实用商务日语函电教程.ppt

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1、教材及参考书目,学时分配与考核方式,学时分配（总学时26）课堂讲授：22学时 课堂演练：4学时,考核方式（100分）笔试 70%平时表现 30%,第一节 函电的概念,根据商务印书馆出版的现代汉语词典（第六版）的解释，“函”与“电”除了原本的字义之外，还分别指书信和电报。“函”，广义上泛指信件和文书，是用来传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的“函”，其又远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。,根据2000年国务院发布的国家行政机关公文处理办法的规定，“函”可以定义为不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向无隶属关系的有关主管

2、部门请求批准事项时所使用的公文，是公文中惟一的平行文，其适用的范围相当广泛，是应用写作实践中的一种常用文体。理解“函”的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。,（1）平等性和沟通性“函”主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，充分显示平行文种的功能，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。,（2）灵活性和广泛性“函”是平

3、行公文，行文关系灵活，不限于平行行文，也可以向上行文或向下行文，对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位、社会团体、企事业单位，均可发函。内容和格式也比较灵活，而且平行行文，所以运用得十分广泛。,（3）单一性和实用性“函”的主体内容必须单纯，具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。“函”不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。“电”泛指电报和电传。“函电”就是信和电报（含电传）的总称，二者分别指的是信息传递的手段或方法。“函电”也指通过信函、电报或电传等通信手段传递的信息。,第二节 什么是商务函电,商务函电其实是公文文体的一个实用分支，从行文措辞风格上看，商务函电已形成了白成

4、一体的风格特征。商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等，种类包括了最传统的信函（Letter/書簡）、电报（Telegram/電報），以及后来的电传（Telex/）、传真（Facsimile/）和国际互联网时代的电子邮件（E-mail/E-）等。,商务函电具有一定特殊措辞与格式，对企业起到种种约束作用，其作为企业、单位开展业务时与外部联系通讯，向对方传递商务事项的工具，不需要粉饰性语言，也不宜参杂个人的感情与感受，使用固定的文体格式也非常重要。在此需要强调的是，商务函电的格

5、式在不同的企业也呈现不同的格式。由于口头传递信息难免引起口误、听岔，或记忆不准确、无法留下证据等问题，通常，企业在传递信息、确认意识时只采用书面方式，以准确传递、确认、保存、记录信息，同时还以向多数人传递。日本企业对必要的信息，遵循“文书主义”的原则。因此，在书写商务函电时，必须保证其具有公共性、防止错误、保留记录。,体现逻辑性诉求什么？如何排序？根据重要程度进行叙述。,因此，作为“商务函电”有以下四个特征：,书写格式化 商务函电写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。,信息客观化向对方传递的必须是客观性内容，陈述必须基于事实，判断预测必须基于客观。一切主观的心情要素不得反映在商务活动上

6、。,语言简洁化简洁明了，一句一要点。阅读长句子时，容易造成处理信息偏移。,第三节 商务函电的书写要点,商务函电写作基本规则：,（1）在日本的社交社会上，除了礼仪性函电采用竖写外，原则上采用横书格式。即商务函电以横书为原则。竖写方式多用于人事任命、董事就任、赠与以及贺年等与季节有关的礼节性问候文书。“抗议书”等文书多用横书格式。,（2）文字以现代文字和假名标记商务函电通常使用书面语进行表述。问候类等特定文书使用敬语体，此外的文章使用普通文体。文字除固有名词外，均使用常用汉字表、现代假名，按照常用汉字音训标注读音。学术用语、专业词汇尽量标注假名。,（3）不使用生僻词语尽量避免使用晦涩难懂词语，使用

7、日常会话中的易读易懂的词语。尽可能避免使用外语、专业术语。如果实在需要，可在原语词句上添加注解。不使用略语、俗语、方言。商务函电作为长时期保存，并影响将来的文件，如果使用只通用于狭窄领域的词句，将会影响商务函电本来应有的功能。,（4）数字使用阿拉伯数字商务函电要特别注意数字的表述。横书商务函电通常是用阿拉伯数字。除日本年号外，阿拉伯数字每三位数要加分节号，例如：“25198043円”的数列，以“25,198,043円”的形式书写。另外，为了便于阅读，对于巨大数列的“3,000,000,000,000円”，以“3兆円”、“60,000”以“6万”等阿拉伯数字与汉字混合表述为佳。,（5）使用各种标

8、点符号标点符号可以决定文章的节奏。标点符号标错地方，会导致意思变化，误导读者。多用标点符号使文章具有张弛力，多换行增加纸面空余，可以使文章变得易读。其他符号也具有使文章明快的功能，正确掌握其用法，可增加文章的易懂程度。但“？”、“！”等带有感情色彩的标点符号，则不宜用于带有客观色彩的商务函电之中。,（6）要点是文章的决定因素章节标题可以提起读者的阅读兴趣，需要在文字上多做文章，善于归纳要领。,（7）符号是整理文章的决定性手段符号可以从视觉上整理重要事项，加快读者对文章理解的速度。项目细目繁多时，可以按照如下方式进行分项：一级项目 第一、第二、第三、第四 二级项目（1）、（2）、（3）、（4）三

9、级项目、四级项目（）、（）、（）、（）五级项目 a、b、c、d 六级项目（a）、（b）、（c）、（d）、通常只用在列举单句、事项、分条书写的时候。,（8）修改文稿必须清晰、易懂订正时在错误之处打划上单横线“”或双横线“”，在错误处上方加盖订正人的印章，添加订正后的正确文字。数字有误时，将有误的数字组全部划上订正线，并在其上方添加正确的数字。漏字之处，添加“”或“”符号，在其中间补遗，然后在其上方加盖订正人印章。各类证书或法律文件属于特殊文书，订正时除了在订正之处订正盖印外，还须在栏外注明消除字数和添加字数，加盖订正人印章。,（9）必须编写页码报告、传阅审批文件等文书页数在两页以上者，各页上标明

10、相应的页码，明确前后页的关系。做骑马装订时，左页需在该页的左上端或左下端，或下端中央编写页码；右页则在该页的右上端或右下端，或者下边中央编写页码。,（10）收尾手法简单的表格、图表等可以插入文中，如果需要另页做表时，文中需注明：“別紙参照”或“別紙参照”等提示字样。附加文件过多时，表格、图表、图片需要标注流水号，如：“表1”、“表2”、“図1”、“図2”、“写真1”、“写真2”等字样。照片需要贴在与文稿同样大小的底纸上，添加题目和说明短文。如果文书页数多达数十页时，应在图表的页边上粘贴索引纸，给文稿阅读者提供方便。,（11）对外文书注意使用敬语把握区别信函撰写人与读者之间的关系，行文中的称呼、

11、敬语的使用必须到位。但原则上内部文书不必使用敬语。,文稿中除了必须正确使用敬语外，还必须对书写人以及书写人一方的人员、职称采用谦称。此外，在商务函电写作中，还需要注意以下几点：传达的信息简洁、目的明确。措辞避免模棱两可。明确时间、收发信者。为了使文书内容成为证据，必须准确记述收信人、发信人、时间、数字等要素。其中价格、数量等数字事项需要特别注意。不陈述个人意见。商务函电是表示“公司、单位的意志”的文件，注意不得参杂个人的意见和感受。以“一事一文”主义为原则。一文中如果同时陈述两件以上的事情，会妨碍理解，也会让事件失去本应有的分量，作为致歉信或者问候信也有失礼仪。同时，为了便于归档，按事项的处理

12、需要复印份数，分别保存在各相关的档案卷宗。函电文书起稿时尽量归纳在一页纸内。如果文稿有数页，需要标注页码，归档时用钉书机钉住左上角。复印留档。商务函电主办事项的内容记录、交易上的证据，原则上需要留存副本。因此，文书上必须标明“副本”、“留底”、“复印件”等字样。,第四节商务函电的种类,商务函电虽然林林总总，细分种类繁多，但从收件人的大类上可分为“内部文书”和“对外文书”两大类。（1）内部文书：函件收发人在企业内部进行上传下达和横向联系的联络文书（2）对外文书：以客户等对象为收函人的对外文书，其并不代表发函人个人意志，起到表明企业意向，保证企业信用、维持交易和业务的发展作用。“对外文书”包括与外

13、国或外国企业发生联系的“涉外文书”。此外，从言外行为的分类，又可以把商务函电相应的分为“合作类”、“竞争类”、“和谐类”和“冲突类”这四种商务函电。,4-2内部文书的特征 从普通的便条，到分发到全国所有的分支机构的通知，内部文书的种类林林总总。由于属于内部文件，其带有对内的特点，遣字措辞不必拘泥庄重美化语，言简意骇的表述方式是其基本。,4-1什么是内部文书？顾名思义，“内部文书”是企业内部传递信息和沟通交流，发给企业内其他部门或上级的文书。同一事项涉及人员越多，交流越困难。作为联系人与人、组织与组织的内部文书，其重要性显然易见，因此，应正确掌握内部文书的书写方式，准确传达信息。,4-3内部文书

14、的种类命令指示类企业组织中由上至下传达组织决定事项的文书通知类：企业规章制度等相关文件规定类：人事、劳务、福利卫生相关文件指示类：业务指示、命令相关文件,业务联系类企业日常工作中，各级人员与部门之间的联系、通知类文件。通知类：会议、学习通知委请类：委请相关人员执笔、提交问卷答案等传阅类：人事变动、员工喜丧相关消息便条类：转达外出中的来电或来客信息,报告申请类企业组织自下而上的报告、提议、申请等文件。报告类：出差、调查、情况汇报相关资料申请类：事病假、退休退职、带薪休假、婚丧假等提议类：改善业务等相关建议、提议,记录类以记录特别事项为目的的文书。会议纪要：记录会议内容、决定事项的文件人事档案：人

15、事变动记录统计数据：经营、销售、会计等相关统计数据,4-5对外文书的特征“对外文书”是企业与企业之间沟通与交流的文件。除了转达意识之外，同时对外文书还是影响该企业的形象与评价的标尺。书写对外文书应注意：恰到好处地使用敬语让人感到诚意有礼有节,4-4什么是对外文书“对外文书”是代表企业对外发送，发给顾客或者交易方的文书，在书写上不仅要求诚挚归纳书写，还要求注意商务礼仪和行文优美。为此，需要习惯商务函电的措辞和表述形式。在此特别提醒注意，对外文书包括涉外文书。,4-6对外文书的种类“对外文书”可以分为贸易文书和社交及礼仪上的文书。贸易文书通知类贸易条件、事项、内容的相关变更通知。此外，还有其他的会

16、议、说明会、推介会等会务通知。,祈请类向对方传递本方希望，委请对方的文书。索取请求类：委请对方提供报价、样板目录等更改要求类：委请更改交易条件、价格此外，还有委请对方介绍、委请对方讲演等,其他订单类：订购商品、服务商品回函类：照会函回复催促类：催促对方此外，还有抗议函、谢拒函、致歉函等文书。,照会函有疑问疑惑时向对方咨询，并要求对方回复、解疑的文书。照会函也包括确认库存、到货、货不对板、数量不符、诚信度、企业业务等内容的照会函等。,在商务函电中，作为商务人员必须把握好一个原则，即无论是“对外文书”还是“内部文书”，商务函电仅表示企业意向，不代表个人意志，这样才能起到确保信用，维持和发展企业的作

17、用。同时，商务函电公文语言的特点，同时也具有信函的一般特征，因此通常在函电的开头语和结尾语中较多地运用正式的礼貌套语，这已成为商务函电的一大语言特色。商务函电作为公文应予以保存，因此在起草该类文书时，必须注意文书应该具有一定的效力。,注意,商务函电在机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文书文稿的好坏直接影响对外形象，对内信息传达的准确度。一方面商务函电是记录企业运营的信息载体，也是企业沟通力、执行力的重要保障因素。,商务函电也体现一企业的企业文化，在实际应用的商务函电中，由于企业和文稿起稿人不同，在函件的编排、结构、语言表述和行文措辞方面会呈现

18、多样化。但无论商务函电的多样化如何呈现，其共同的要点可以归纳为以下两点：,第一是采用简洁易懂的文书形式第二是采用恰当的信息交互方式,以上两大要点的缺失，都会妨碍业务的顺利进展。因此，有必要从商务函电所承载的重要作用中考察这两大重要因素。,第一节商务函电的起草方法,采用横书格式使用A4纸 商务函电除了问候明信片之类特例外，以使用横书格式和A4纸为基本。文字的大小和行距应从便于阅读的角度去考虑，同时注意对一些不得已需要使用的生僻字加注读音。遵循一事一文原则 一文中如果同时陈述几件事情，会妨碍理解，也会让事件失去本应有的分量。另外，作为致歉信或者问候信则有失礼仪。行文简洁扼要 商务函电文稿的行文遣词

19、尽量避免复杂和冗长的表述，不宜使用比喻和倒置的手法书写商务函电文稿。使用附件 商务函电以一页纸为基本原则。如需要表格、图表、图像、地图等资料时，可以另备附件。陈述内容多，文稿页数超过一页时，必须编写页码。,第二节商务函电的结构,2-1函电的基本书写格式 商务函电有基本的固定格式，由“文書番号、前文、本文、末文、結語”构成。在通用的横书格式和问候邀请类的竖写格式中，其各自的常见惯用形式如下：,横书格式,A 发文号日期【文書番号日付】B 收函人【宛名】需写所属部门和职务。公司收函时后续“御中”，个人收函时后续“様”，有职务者“（职务）内山様”。C 公司名称部门职务姓名【社名所属役職氏名】可同时写地

20、址与联系电话。联名发函时按职务高低顺序落款。D 标题【】简洁表明主题，“”“件”标题比较常见。E 前文(开头语+季节问候语+感谢语)【前文(頭語+時候挨拶+謝意)】前文以三要素各自丰富的组合构成。文中根据需要也可以省略谢意部分。F 主文或正文（致函事项说明）【主文（用件説明）】致函事项为与标题联动的主题内容，在说明部分中陈述致函事项的理由和背景。G 结尾文（結結語）【末文（結結語）】总结致函中心意图。邀请函之类的文书，为了引起对方的重视，该部分必须有画龙点睛之功。H 其他【他】如果内容比较简单，可以在文中附加“下記要領”字样，在、“記”下行起注明相关内容。如有附件，写明附件名称、数量等。,内部

21、文书 上述系对外文书的文稿范例，在编写内部文书时省略公司名称，E部分使用“平素世話”或“毎業務、誠苦労様”等、G部分则使用“忙中恐縮願”等问候语。甚至，有些内部文书可以省略E和G部分的文字。另外，在发内部活动通知时，可以使用软柔的字体和插图。,2-2函电的基本结构（文書番号、前文、本文、末文、結語）（1）文書番号（发文号）（2）前文（开头文）“前文”的基本形态 商务日语函电的“前文”由“开头语（頭語）+季节问候语（時候挨拶）+感谢语（謝意）”构成基本结构。通常在季节问候语之后另起一行写感谢语。感谢语由则“祝福辞”与“感谢辞（或致歉辞）”构成。开头语（頭語）：謹啓、拝啓、謹復、拝復开头语的使用原

22、则：“謹啓”用于去函的庄重场合“拝啓”用于去函的普通场合“謹復”用于复函的庄重场合“拝復”用于复函的普通场合,祝福辞：,感谢辞：,致歉辞：,（3）本文（主文或正文）,商务日语函电中“本文”为书写函电事项的部分，起头需要一个从“前文”导入正文而改变话题的导语“起言葉”，常用的导语如下所列：“”、“”、“実”、“時”、“”、“願件”、“早速”等等。没有“前文”的函电，自然不必“起言葉”。通常内部文书可以省略寒暄措辞，直接进入主题。,（4）末文（结尾文+结语）,结尾文：,结语：结语（結語）是与开头语中的“頭語”相呼应使用的套语，使用规则如下：,第三节商务函电的书写方法,3-1“6W2H”8要素,（1

23、）When发函日期、实施日期、期限、期間、开办时间、星期、结算日、决策日等。（2）Where地址、场地、会议点、集合地点、收件地点、交接地点等。必要时，添加地图，明示有无停车场等信息，提供交通信息。（3）Who收发函人姓名、主办单位名称、招待者名称等，文责归属，事项相关人。（4）What简洁的事项名称、函电宗旨、会议内容、物品内容、事项内容等。（5）Whom目标人（6）Why发函的目的、理由、根据、计划、方针、意图等。（7）How达到发函目的所要手段、方法、程序、措施等。（8）How muchmanylong预算、报价、经费、费用、订货量、分量、日数、时数等。,3-2 行文需简洁,文章短小精干

24、，目的明确，标的清晰为了便于阅读，句子的字数以45字左右，25字为一行的结构。一段落以78行、字数150250字比较理想。善于归纳要点书写文章是商务人员应该具备的条件。,3-3 长文章要添加摘要,即使是业务报告类文件，文章长度以45页为宜。超过5页的文章，需在开头部分加上摘要。如果文章内容复杂、数据较多时，可另起一页书写结论和要点。,3-4 分项编写，简洁明了,无论内容怎样复杂的文章，将事项一项一项分开整理，即可令读者容易理解。分项编写手法利用得当，按照事项的重要顺序书写，可令文章井然有序。容易发现遗漏部分，可以防止内容缺失。,写作高水平文章，需要善于从广泛收集众多的数据与资料中，甄别选用最有

25、用的东西。通篇挤满文字的文章只能削减和降低读者的阅读欲望与热情。字里行间适当留出一些空白也是写作商务函电的重要要素。把握可读性、准确性、内容量尤为重要。,3-5 善于省略和整理,3-6 文稿必须易读易懂,1.准确定位读者 商务函电必须是让没有直接关系的第三者都能够十分理解的文章。不使用专业术语、内部习惯用语。考虑收函人与发函人的关系遣词用字，不误用敬语。,2.“起承转提”，结论先及 商务函电通常先及结论。商务函电与普通文章的“起承转合”不同，应该采用“起承转提（提案）”。冗长啰嗦的说明，最后才能抓住要点的文章，对于读者而言就不算是好文章。模仿优秀范文的商务写作效率最好，特别是内部文书有必要沿用

26、该企业的惯例文章格式。,3.具备基本条件 商务函电使用现代通用标记。尽量避免使用旧式假名标记和日常会话中已经不用的语言表述方式。除企业之间的正式交流使用的文书外，普通采用“”文体。同一文章必须使用同一文体。,第四节起草顺序,4-1 定好标题 考虑好发函内容，尽量选择简洁的标题。充分考虑标题与内容的整合性，以免给收函人带来困惑。,4-2 起草发函内容 决定发函格式，从发函编号、日期、收函人、发函人落款起稿。考虑文书的性质与收函人的关系，书写问候语、开头语、结束语等。需要同时发送附件则预先准备附件。,4-3 文中的“说明”部分，首先考虑采取分项编号分项编写文章格式 实际起稿时，该部分往往最为费时，

27、而且，在下一项中可能涉及。因此，该部分的内容可以预先在计算机的“记事本”上整理出来，然后在文中改为容易理解的文体，这种方法在商务函电中不失为一种便利的起稿方法。,4-4 整体修改文章整体行文需与发文事项相适应，文稿完成后从头到尾检查，重点核实有无遣词用字无误，对专有名词、数字等部分要特别仔细检查。无论文章长短，都要反复阅读，养成良好的核查习惯。,4-7 具体范例人物：东京商事株式会社销售促进部的小山先生事项：为了扩大东京商事株式会社的产品销售范围，小山先生经顾客太阳物产株式会社山田部长介绍，与从事会展业务的东京展示株式会建立了业务无关系。后来，在东京展示举办的商品展览会上，东京商事的展品获得了

28、众多与会者的好评。,4-5 使用附页附件商务函电以一页基本原则。如需要表格、图表、图像、地图等资料时，可以另备附件。陈述内容多，文书页数超过一页时，必须编写页码。,4-6“取”与“舍”的选择“说明”部分是商务函电的核心，简洁扼要起草“说明”部分尤为重要，在该部分中必写的要素不可或缺，而主题之外的事项必须省略，这点也非常重要。,因此，小山先生准备给东京展示的佐藤部长写一封感谢信，他首先作了如下构思：,（1）展示会参加成功（2）東京展示佐藤部長、様（3）会期3日間、全雨降（4）5千部配布（5）商品A20件、商品B5件問合（6）商品、今後定番（7）展示会予算増額（8）、他会社紹介（9）件含、来週直接

29、訪問,内山先生在考虑以上事项时，到底要向对方表达些什么，自己的脑子却混乱了。,4-8 迷惑时思维要回归“标题”与“主项内容”内山先生回过头再次阅读“标题”与“主项内容”部分，重新认识到该文书是一封感谢信，将眼光放在“感谢的理由”这一点上，重新理顺主项内容。,（1）是最重要的报告内容 保留（2）是对东京展示表示感谢的内容 保留（5）是成功参展的旁证内容 保留，但需要改换形式（8）登门拜访时再打听（7）作为5的补充资料 保留，但需要改换形式（9）放在结束语部分,（3）不需要的内容 删除。（4）将5的说明复杂化 删除。（6）导致主项内容复杂化 删除。,经过一番构思上的整理，内山先生写出了如下主项说明

30、：“佐藤部長的確、成功裡会期終。、商品予想上回反響、部内今後積極的展示会等参加旨決定次第。”同时，在感谢信的结束语中，插入了“後日、挨拶伺存。取急御礼申上”这样的礼仪套句。,第五节反面范例,反面函件的特征 什么是反面函件？商务函电承由于其承载社会性交流之重任，因此最应该避免的是记载和传递错误的信息。另外，一份不能让人充分理解的函件，本身就已经失去了发函的意义。故应该以明快的语言文字去书写准确的商务函电。,常见的错误,错字漏字 输入文字时要注意同音异意字，避免误选文字 误）私自信確認、対照商品 正）私自身確認、対象商品,主谓语相隔 主谓语相隔的越远，主谓关系就越难捕捉 误）内山展示会件先日貴社伺

31、際、佐藤部長渡。正）展示会件先日貴社伺際、内山佐藤部長渡。,双重表述、修饰过多 尽管不是双重表述，重复同义词给人赘述的印象 误）禁煙場合、明確効果現。正）禁煙場合、効果現。,相关系不明确 在错误例句中，无法判断科长是否新上任 误）新任部長課長工場見学伺予定。正）新任部長、課長工場見学伺予定。,重叠使用助词 重叠使用助词会妨碍理解，同样指示代词也不宜多用 误）米国州石油商社幹部氏正）米国州、石油商社幹部氏,动词活用形省略假名等 不宜使用，以免给人不恭敬的感觉 误）見、利用。正）見、利用。,书写偏差 非特殊情况，文字表述需统一 误）漁期夏言。、回遊魚正）漁期夏。、回遊魚,第六节商务函电文稿的检查点

32、,一篇商务函电文稿起草完毕后，应该认真仔细检查复核，以免错漏导致信息误传。在检查文稿时，可以按照以下重点进行检查：,（1）文章内容有无遗漏？（2）意思是否模棱两可？（3）标题、事项名称与文章内容是否相符？（4）内容是否首尾一致？（5）数字、名称有无错误？（6）有无错字、漏字？（7）字、句、节有无顺序颠倒？（8）有无使用生涩难解的语句、汉字、略语？,第七节商务电子邮件,7-1 关于商务电子邮件 随着政务电子化、互联网、电子邮件的普及，商务函电的交互方式已经发生了很大的变化。但通过函电传递发函人意图的本质没有发生变化。本节对商务领域的电子邮件做一下分析：,7-2 商务电子邮件的优缺点优点 不受物理

33、性距离限制，可以即时发至对方邮箱，实现快速 的信息交流。添加图表、图像、音频视频文档非常简便。方便保存、传阅、二次使用。可以同时发送多人。可以减少办公用品费用、邮资等办公成本。,缺点 通常不能用于合同等与金钱相关的正式文书。由于可以轻松地发信，有时会给人欠缺礼仪的印象。由于安装的软件或设置不同，发文的字体、各式可能走样。存在因网络安全不完善或误操作发信而泄漏信息的危险。,7-3 使用注意事项 使用不同的文件名，以免同名文件混同。添加文档时，要确认收函人使用的计算机环境是否可以 打开添加文档。不使用特定电脑限定的文字、半角片假名。最好使用简洁的签名。定期备份邮箱地址、电子邮件。不要忘记回发收讫信

34、息。,7-4 商务电子邮件格式,注意：电子邮件不宜使用以下格式的文字,第八节季节问候语及开头结束语,8-1 季节问候语,8-2 开头结束语,“拝啓拝呈敬具敬白”和“謹啓謹呈謹白謹言”需要根据与对方的关系或文书内容区别使用。使用“急啓草”、“前略草”时，省略季节问候语和谢意。,8-3 结尾文范例,以上三种结尾文可以应用于多种场合的文书。作为结尾部分，注意行文要流畅、利索、干脆。另外，与季节无关，“時下”一词用起来十分方便，随时可用。在函件开头部分写上“時下”，接着就可以书写庆贺的问候及平时承蒙厚爱的感谢之辞。,练习题問次文書下線部入語句後書出。NO.成年月日（1）会社代表取締役社長（2）株式会社

35、 代表取締役社長 創立周年挨拶（3）（4）候、貴社盛栄、喜申上。平素格別高配賜、厚礼申上。（5）、弊社今年創立周年迎。業界各位支援厚情（6）、心感謝（7）。何、今後倍旧支援指導賜、願申上。（8）、周年感謝気持、記念品同封、笑納幸存。（9）、書中挨拶申上。（10）,問2次日本語中国訳。（1）旧年中世話。（2）回答、願申上。（3）何分返事待申上。（4）貴社隆盛慶申上。（5）歳晩候、貴社盛業喜申上。問3次中国語日本語訳。（1）最近本人从松田公司退社，开设如下新公司并独立经营，谨此致意。（2）这也是各位主顾大力支持的结果，我们对此深表谢意。（3）尽最大的努力，以满足各位老顾客的需要。（4）在总公司工作

36、期间，公司两方面均蒙特别关照。（5）鞭策自己为公司业务发展而努力。,問4提供言葉使、文書作成。（1）旧年中誠支援賜物社員一同一層精励社業鞭撻（2）盛夏清祥度結構恐縮一同季節風味厚情期待売上新健勝,問1（1）株式（2）殿（3）拝啓（4）残暑（5）（6）賜物（7）（8）（9）略儀（10）敬具問2（1）去年承蒙您的多多关照。（2）敬请回复为盼。（3）恭候佳音。（4）恭祝贵公司事业日益兴隆。（5）岁末之际，祝愿贵公司生意兴隆。,問3（1）度、松田商社退社、下記通新会社設立独立発足、謹挨拶申上。（2）得意様各位絶大支持賜物深感謝。（3）最善尽、得意様各位満足努力。（4）本社在勤中公私共格別懇情賜。（5）

37、非才鞭打社業興隆努力。,問4（1）謹賀新年 旧年中大変世話、誠。弊社10周年迎、皆様支援配慮賜物。本年社員一同、一層社業精励、指導鞭撻、願申上。平成年元旦,（2）拝啓 盛夏候、貴社、時下清祥、慶申上。、度結構品、誠。心、恐縮。従業員一同、季節風味満喫。厚情、重感謝申上。当店期待沿、一層売上増加目指、気持新。厳暑続、皆様、健勝過。、礼。佳恵,問5次文書下線部適切語句書入 新会社設立披露宴（1）拝啓 時下隆昌（2）慶申上。平素格別支援賜、深謝申上。（3）、私、皆様援助下、新会社設立準備進、（4）度無事発足運。今後、皆様支援応、懸命努力（5）。（6）、別紙（7）、皆様方披露兼、記念祝賀会催存、多忙中

38、、誠恐縮、何来臨賜願申上。敬具（8）1.日時：年月日午後時午後時2.場所：会館（市町）3.地図貼付、恐縮、同封、月日出欠都合知願申上。以上,問6次中国語日本語訳。（1）敬请百忙之中拨冗光临。（2）新公司将于月日开业，还盼一如既往给与关照。（3）烦请在月日前用随函附去的明信片告知能否出席。（4）我们想按附记所述举行一次小型宴会，庆祝新公司成立周年。（5）我这次当选本公司常务董事全是靠了诸位的热情支持与关爱，在此特表衷心谢意。問7枠与言葉使、簡単文章作。案内秋過運会友好輪多忙中出席準備出欠記日時場所会費,問5（1）案内（2）段（3）（4）（5）所存（6）（7）（8）記問6（1）多忙恐縮、何卒来臨賜

39、願申上。（2）来月日新会社発足、従来同様高配願。（3）手数、出席都合就同封月日知幸存。（4）当社創立周年記念、下記通小宴催存。（5）私、度当社専務取締役選任。皆様温支援厚情心深感謝。,問7 会案内 暮秋候 皆様変元気活躍存。今年恒例会下記通開催運。会早回数、回重友好輪広多忙中存、出席願申上。、準備都合上月日出欠幹事連絡。記 1日時月日（土）午前時午後時 2場所鶴間 地下鉄千代田線駅下車北口徒歩2分 電話番号00-000-0000 3会費円（当日持）幹事TEL03-1234-5678,問8 次文書中国語訳、度御社、創立周年迎、記念祝賀会当社招待、感謝堪。創立以来、堅実努力積、業界中年長、不動地位

40、占、業界驚異的、手本。何卒、今後発展上、業界貢献、当社相変愛顧賜切願申上。当日、喜列席、親祝詞申上存。、取急書面祝詞申、招礼次第。,問9中国語日本語訳（1）对您这次就认贵公司总经理要职，特表衷心祝贺。（2）由来函获悉，贵公司建设中的新大楼业已落成，真是可喜可贺。（3）就允许我们在此向贵公司全体员工表示祝贺，并祝愿今后取得更大的发展。（4）获悉贵公司新产品“”在本次展示会上获得金奖，特此祝贺。（5）我们另行寄去些薄礼，聊表祝贺之意，敬请笑纳。,問10与言葉使簡単文書作成（1）新支店開設発展社員一同精励拝察祈別送心品納書中（2）貴台長男良縁婚礼家族祝心品幸甚存,問8在贵公司迎来创建30周年之际，承

41、蒙邀请出席纪念会，不胜感谢之至。贵公司自创建以来，努力成就非凡，在业界奋斗30年而地位不可动摇，成绩骄人，堪称楷模。恳请贵公司今后事业进一步发展，贡献业界的同时，一如既往予以厚爱为盼。当天在列席之际，当陈祝贺之词。谨此函贺，以示谢意。問9（1）度貴殿御社取締役社長重責就任由、衷心祝申上（2）書面、新築中貴社新屋落成由、慶祝至存。,（3）御社職員一同祝意表、今後一層発展祈念。（4）貴社新製品度展示会金賞獲得承、。（5）別便心祝品送申上、笑納幸甚。,問10（1）新支店開設、誠拝啓 貴社盛栄、慶申上。毎度引立賜、感謝申上。、度新支店開設由、心祝申上。貴社目見張発展、深敬意表。社長様社員一同様、並精励

42、賜物拝察。機、今後発展、心祈申上。、祝代、別送心品届、納幸存。、急書中祝申上。敬 具,（2）令息結婚心祝申上拝啓 立春候、貴社、盛栄、慶申上。平素格別厚情賜、誠。、承、貴台長男様、良縁整、婚礼儀、誠喜心祝申上。度婚儀、家族、御社皆様、上喜拝察、更一層発展祈申上。、祝、心品届、納、幸甚存。、書中祝申上。敬 具,問11次枠、適当言葉選各文書下線部分入未着金額拝誦遅延B/L判明解決見通起必着猶予貴簡悪別途手当意想外出来事（1）弊社、毎月末日代金支払、月支払代金申訳。事故手形、。支払代金、月日送金申上、了承願申上。,何卒、事情賢察、容赦、願申上。（2）貴信拝承。発送商品、驚。各方面調査、台風鉄道水、商

43、品某地停留、申訳。商品、航空便送、緊急需要供。、各部茲許同封送付申上、査収。,（3）、月日付貴簡。度大変迷惑、申訳。関係基、調。明確根本的原因究明。上記、本件貴社要求通支払申上、今後再事故十分注意。,問12次中国語日本語訳（1）收到贵公司对标题产品交货期延误的询问，深感愧疚。（2）上述情况未能及时向贵公司通报，敬请原谅。（3）由于本公司员工业务不熟练，给贵公司带来了巨大的麻烦，在此深表歉意。（4）我们无法在约定的日期内将台洗衣机的货款存入贵公司的银行账户，为此向你们表示诚挚的歉意。（5）对这次因本公司的失误而造成的产品质量问题实感愧疚，深表歉意。,問13与言葉使、謝罪文書作。注文納品問合恐縮存

44、納入約束納入日遅延詫機械故障事態復旧必納入賢察許容詫,問11（1）弊社、毎月末日代金支払、4月支払代金遅延 申訳。事故手形、解決見通。支払代金、月日 必着 送金申上、悪了承願申上。、事情賢察、容赦、猶予、願申上。,（2）貴信拝承。発送商品 未着、驚。各方面調査、台風鉄道水、商品某地停留 判明、申訳。商品 別途手当、航空便送、緊急需要供。、B/L各部茲許同封送付申上、査収。,（3）、月日付貴簡 拝誦。度大変迷惑、申訳。関係 貴簡 基、調。明確根本的原因究明。上記意想外出来事、本件 金額貴社要求通支払申上、今後再事故 起 十分注意。,問12（1）標記製品納期遅延貴社問合、恐縮。（2）上記事情早速貴

45、社連絡差上、何卒、容赦願申上。（3）当社社員不手際、大変迷惑、深詫申上。（4）洗濯機台代金約束期日貴会社口座振込、心詫申上。（5）度、当方過不良品問題、申訳、深詫。,問13 納期遅延謝罪 拝復貴社清栄慶申上。、去月日付、注文納品問合恐縮存。月日納入約束、今回納入日遅延全当社責任、詫申。仕上工程突然機械故障、貴社迷惑事態、現在機械復旧、連日残業重生産体制増産日必納入所存。何卒、以上事情賢察、許容願申上。、詫報告申上。敬 具,問14次枠、適当言葉選各文書下線部分入取揃愛顧祝品最新注文書賜請求申上発注指導際頂戴同封微力丁重（1）、度当社創立、祝祝辞、芳情深感謝。何申、経験浅、今後切願申上。（2）、先

46、般商品代金、早速当社取引銀行口座払込受領。,、右受領書送付申上、査収願存。今後賜、願申上。（3）先般、当社販売部員参上節、大量注文、厚礼申上。昨日、出張先貴店注文書回送、注文品、一週間後船便発送申上。、当社同封、次回出張訪問、品切品生、注文書記入上、再度賜願申上。,問15 与言葉使礼状作（1）師走隆昌歳暮格別恐縮寒厳自愛上多幸新春（2）謹啓地震早速見舞援助社員一同心配恐縮見舞被害平常休心本来謹言,問14（1）、度当社創立 際、丁重 祝祝辞 祝品 頂戴、芳情深感謝。何申、経験浅、微力、今後 指導 切願申上。（2）、先般 請求申上 商品代金、早速当社取引銀行口座払込 受領。、受領書 同封 送付申上

47、、査収願存。今後 愛顧 賜、願申上。,（3）先般、当社販売部員参上節、大量注文 賜、厚礼申上。昨日、出張先貴店注文書回送、注文品、取揃、一週間後船便発送申上。、当社 最新注文書 同封、次回出張訪問、品切品生、注文書記入上、再度賜願申上。,問15（1）結構品、誠拝啓 師走入、今年残僅、貴社隆昌、慶申上。、本日丁寧結構歳暮品、厚志御礼申上。平素格別引立上、高配賜、恐縮存。寒厳折、皆様自愛上、多幸新春迎祈申上。、書中礼。敬 具,（2）地震見舞礼謹啓 初秋候、皆様清栄、喜申上。、度地震際、早速丁重見舞、厚御礼申上。上多大援助、社員一同感謝言葉。皆様心配、見舞、恐縮。皆様方商事感。今回地震弊社受被害相当

48、大、現在平常営業。何卒休心願申上。本来参上、挨拶申上、失礼書中御礼申上。皆様健康発展、心祈。謹 言,問16枠適当言葉選入今日至迫長年得意様貨物至急入用到着何回答分割払便宜至急入金過需要期出荷通知1 当方発注出荷状況至急知思。契約積期、当方今貴社必要。貴社当方月日付問合対、非常驚。同問合状添付。当方、期限内荷渡願。,2、先般注文代金、3回分割払願、1回分支払先月、2回分以後支払。対、催促申上、恐縮、受注商品特別用、特値段勉強、。従、帳簿整理上資金繰上差支、何卒、願申上。3 月日付貴社注文既納期。通常月日到着、到着、何連絡。当方今商品、以上遅月日、場合当方、貴社対、提出。,問17 与言葉使、督促状

49、作。前略注文必着願申到着困惑約束期限経過手配取急草,問161当方発注出荷至急知思。契約定積期迫、当方今貴社出荷通知必要。当初、当方期日通出荷非常重要指摘申上覚、貴社当方月日付問合対、何回答非常驚。同電報一部添付。当方貨物至急入用、貴社契約定期限内荷渡願。,2、先般注文下着代金、三回分割払願、第一回分支払先月、二回分以後支払。長年得意様対、催促申上、恐縮、受注商品特別用、特値段勉強、分割払便宜。従、帳簿整理上資金繰上差支、何卒至急入金、願申上。,3月日付貴社注文既納期過。通常9月5日到着、今日至、到着、何連絡。当方今商品需要期、以上遅月日、到着場合当方、貴社対、提出。,問17前略 先日注文10台

50、、月日必着願申、本日月日到着、大変困惑。約束期限大幅経過、迅速手配願申。取急願。草,問18次枠適当言葉選次入新規取引件結果確信折返申出前回協力要請申出次第決定今心待（1）、月日付貴書申入、当社、慎重検討、受決定。通知申。貴社業界地位実績、当社製品販売量、大伸信、高配願申。、当社取引条件、販売委託契約書、他関係書類同封、必要事項記入、捺印、送付願申。,、会社案内同封、高覧幸存。（2）、今月日付書状当社製品取扱、貴意通手配願申。、取引条件。何卒、今後引立願申。（3）、貴社基金件、承諾。当社育成必要性感、喜協力。、詳、後日伺。配慮願申。（4）、月日付貴書申越,出店件、慎重検討結果、出店、知申。立地条