行政管理业务 会务管理&接待礼仪培训.ppt

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1、行政管理业务会务管理&接待礼仪,一、公司主要会议汇总,二、公司会务管理要务,三、公司年会案例介绍,培训提纲,四、公司接待礼仪要点,1、行政管理类,一、公司主要会议汇总,2、党群工作类,一、公司主要会议汇总,3、安全综合类,一、公司主要会议汇总,4、经营管理类,一、公司主要会议汇总,5、科技管理类,一、公司主要会议汇总,6、企划类,一、公司主要会议汇总,7、过程管理类,一、公司主要会议汇总,8、人力资源类,一、公司主要会议汇总,1、准备充分2、组织严密3、服务周到4、确保安全,会务管理的工作原则,二、公司会议管理要务,1、最基本的会议要素：会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。2、形

2、式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。3、内容要素：指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。4、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。5、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。,会议管理要素,二、公司会议管理要务,按组织类型：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议2.按会期周期：定期会议和不定期会议3.按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会等4.按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等,会议管理分类,二、公司会议管理要务,5.按议题性质：专业性、专题性、综合性

3、等6.按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等7.按采用媒介：电话会议、电视会议、计算机会议8.按与会国籍：国内会议和国际会议等,二、公司会议管理要务,会议管理分类,（一）会议的积极作用 1交流信息 2发扬民主 3增强友谊 4统一认识，协调行动 5带动消费，促进经济(二)会议的负面作用 1造成时间、精力的浪费 2金钱的浪费 3信息的重复、浪费 4滋长不正之风,会议的作用,二、公司会议管理要务,会前管理该阶段准备必须充分，是会议举行成功与否的关键会中管理该阶段是具体的实施阶段，是会前准备检验和考验会后管理该阶段是从会议收尾开始，通过总结、落实、提

4、高,会议阶段性管理,二、公司会议管理要务,1、明确会议主题与议题 确定会议名称2、确定参会者名单 确定会议规模与规格 3、确定会议时间与会期 安排会议议程和日程4、明确会议组织机构 编制下发会议通知5、选择会议地点 明确会议所需设备和工具6、安排落实食住行 制定会议经费预算方案 7、准备会议文件材料 制作会议证件8、落实布置会场 会场现场检查,会议阶段性管理（会前准备）,二、公司会议管理要务,1、会议的接站、签到、入住2、会议记录工作3、会间的保卫工作4、会间饮食、住宿、车辆、娱乐等服务工作5、会间信息的收集、跟踪、传递与反馈 6、会间的会场内外的组织协调与引导工作,会议阶段性管理（会中实施）

5、,二、公司会议管理要务,一、收尾事务管理 1.引导离场，清理会场 2.做好参会者离会的服务工作 3.退房、结帐、报销、分摊二、拟写会议纪要三、整理会议文件资料和归档四、会议总结和催办,会议阶段性管理（会后收尾）,二、公司会议管理要务,2002年年会时间：2002年12月31日地点：张江总部花絮：全体烧烤、肯德鸡、室内比赛2003年年会时间：2003年12月31日主题：宝信 腾飞 2004 地点：张江总部花絮：迎新长跑、鹭发大酒店 137桌2004年年会时间：2004年12月31日地点：宝钢文化中心 花絮：大雪、暴冷,公司历年年会回顾,三、公司年会案例介绍,2005年年会时间：2006年1月6日

6、地点：宝山宝宸体育场（体育馆）花絮：1800人自助大餐2006年年会时间：2006年12月29日主题：和谐宝信 地点：宝钢体育馆 花絮：麦王争霸赛、舞林大赛,公司历年年会回顾,三、公司年会案例介绍,2007年年会时间2008年1月2日地点：宝钢体育馆主题：协力.同心2008年年会：金融风暴暂停2009年年会时间2009年12月31日地点：宝钢体育馆主题：协同.奋进,公司历年年会回顾,三、公司年会案例介绍,2009年年会案例（组织体制）,三、公司年会案例介绍,2009年年会案例（组织体制）,三、公司年会案例介绍,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,一、活动保障组织体制 总协调：

7、朱运成 组 长：葛维国 组 员：孙小勇、毛依平、梁启明、张锡明等,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,二、分公司住宿方案 住宿地点：金富门酒店 住宿对象：分公司返沪无住处的员工 住宿时间：2009年12月30日12月31日 住宿费用：元/天，其中12月30日12月31日 费用承担：公司承担会议期间住宿费用，其它由自行承担 住宿人数：回沪需安排住宿人数：130人 住宿预订：由葛维国负责联系，已预订70间标房,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,三、大会接送车辆方案1、车辆预订：由梁启民负责联系交运公司，预订数量待统计后定（估计4-5辆），预订4辆。2、乘车人数

8、统计：由张锡明负责统计张江各部门员工往返乘车人数（张江大院宝钢体育中心）。3、车辆编号：根据各乘车人数统计情况，由张锡明负责编号（14号），并指定车长接车。4、发车时间及路线：12月31日11：15公司张江大院发车宝钢体育中心；表彰大会结束后原路返回。5、入住金富门的分公司员工12月31日11：30由公司安排出来送宝钢体育中心，表彰大会结束后原路返回。6、在宝山工作的员工，原则上自行前往宝钢体育中心，公司不再另行派车接送。,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,6、分公司接机车辆方案,1、分公司12月30日回沪，由公司统一安排接机，接机后送金富门酒店入住。2、31日晚宴结束后，

9、分公司自由活动（购物、游玩、访友），返程自行安排。,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,四、现场服务 1、饮料茶水：一楼大厅休闲区矿泉水，由专人负责为活动员工提供服务。2、会议资料：一楼大厅休闲区由专人负责为活动员工发放。,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,五、外围交通1、周边交通秩序：由葛维国负责邀请宝山分局交警支队负责承担宝钢体育中心现场交通指挥任务。2、公司私家车：为确保私家车停车安全，赴宝钢体育中心参加活动的私家车驾驶员，请服从保安统一指挥停放在指定位置。,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,六、会议公安、消防申报1、编制“12、

10、31系列活动”表彰大会突发事件应急处置预案。2、编制“12、31系列活动”表彰大会安全消防保卫方案。3、由孙小勇负责向宝山分局申报，并落实“12.31”活动项目消防验收，获取许可证。,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,七、费用预算（一）行政出资 住宿费用：元/天75间2天0000元 公司宴请：00元/桌0桌0000元 工作餐：00元/桌40桌0000元（二）工会出资车辆费用：00元/辆6辆1天00元矿泉水费用：100箱元00元其它费用：00元 上述费用总计：000元,八、相关活动保障安排明细表,2009年年会案例（活动保障）,三、公司年会案例介绍,2009年“杰出员工、杰出

11、团队”表彰大会受奖人员统计表,“杰出员工、杰出团队”受奖人员统计表,三、公司年会案例介绍,分公司参会人员统计表,分公司回沪人员统计,三、09年年会案例介绍,分公司参会人员住宿签到表,分公司参会人员住宿签到表,三、09年年会案例介绍,分公司参会人员在沪日程安排表（一）,三、09年年会案例介绍,分公司参会人员在沪日程安排表（二）,三、09年年会案例介绍,场外宣传：签名板,三、公司年会案例介绍,展板,摄影板,柱子,场外宣传：展板、摄影板、柱子,三、公司年会案例介绍,场内宣传：主舞台背景,三、公司年会案例介绍,舞台,西1区：自动化事业本部300人,东1区：智能化事业本部130人,西2区：各职能部门部门

12、95人,东2区：解决方案事业本部320人,领导12,双杰领奖人员，第2-8排，左右各15坐，合计：210位,分公司参会人员，排5排，左右各5排，合计135位,西4区：系统服务事业本部240人,东4区：机电成套事业本部120人,东3区：营销本部宝康、宝立、宝希（合计60人）,南1区：研发部60人、海外事业本部74人,南2区：宝景公司350人,领导13,第1排，集团团委委员，合计30人,场内舞台及座位,三、公司年会案例介绍,回家看看：晚宴背景,三、公司年会案例介绍,2,13,8,18,10,5,14,16,11,12,6,3,4,9,7,1,15,19,17,21,23,24,25,20,22,回

13、家看看：晚宴台型,三、公司年会案例介绍,接待礼仪培训内容,四、公司接待礼仪要点,一、会议座次安排常识,二、宴席座次安排常识,三、乘车座次安排常识,根据国际惯例的原则：领导面向会场时，左为上，右为下。1、领导人数为奇数时，1号领导居中，2号领导 排在1号领导左边，3号 领导排右边，其他依次 排列。,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,根据国际惯例的原则：领导面向会场时，左为上，右为下。2、领导为偶数时：领导人数等于2时：,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,3、领导为偶数，领导人数大于2时：第一种摆放座次方法：1、2号领导居中，1号领导偏左，2号领导在1号领导右手位置，3号领导依

14、然在l号领导左手位置。根据左为上的说法。,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,3、领导为偶数，领导人数大于2时：第二种摆放座次方法：1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置。,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,4、领导为偶数小结（1）会议主席台领导为偶数时，座次排列摆放争论较多，一般应参照第一种摆放次序（理由左为上）。（2）两种方法没有正确不正确之分，各个地区习惯不同。（3）在实际情况中，可根据1号领导习惯，参照原来次 序摆放桌签。（4）如以前惯例1号领导是按第二种，就按此摆放桌签。,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,向上

15、级领导汇报工作或参加上级领导来开座谈会座位安排1、长条桌横对门时（对中间一门或两边两个门）A为上级领导，B为主方席,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,向上级领导汇报工作或参加上级领导来开座谈会座位安排2、长条桌竖对门时 客方为上级领导或外来单位，主方席（人面门站立右手方为主方）,一、会议座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,中餐宴会座位的排列：我国习惯按各人本身职务排列，以便于谈话。1、当只有一位主人时，1号来宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一侧，3、4、5、6、7、8、9号等来宾依次分别坐在两侧。2、当有两位主人时，即有第一主人和第二主人时，1号来宾坐在第一主人右手的一侧，

16、2号来宾坐在第一主人左手的一侧，3号来宾坐在第二主人右手的一侧，4号来宾坐在第二主人左手的一侧，5、6号来宾分别坐在1、2号来宾的两侧，7、8号来宾分别坐在3、4号来宾的两侧，其他来宾依此排座。,二、宴席座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,冷餐会（又叫自助餐），常用于宴请人数众多的宾客。1、往往设主宾席座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动取食进餐。2、这种进餐形式越来越受到欢迎，宾主双方感到轻松自由，便于交流。,二、宴席座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,乘坐轿车时，通常有两种情况：1、当有专职司机开车时：1号座位在司机的右后边 2号座位在司机的正后边 3号座位在司机的旁边 如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间2、如果是主人自己开车时：则要请主宾坐到主人的右侧 即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置,三、乘车座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,1、乘坐中型商务车时，通常原则：中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。2、乘坐中大型面包车时，通常原则：前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。,三、乘车座次安排常识,四、公司接待礼仪要点,预 祝 各 位 2010 年 的 事 业 如虎添翼，更上层楼！,