防损与法律事务部培训教材.ppt

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1、2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,1,防损及法律事务部,培训教材,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,2,部门介绍,防损及法律事务部,采购防损处,营运防损处,安全防卫处,门店防损及法律事务处,垂直于董事长管理，立足于控制公司损耗，规范公司经营管理，保障公司日常营业秩序及受理法律事务。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,3,防损及法律事务部职能（一）,职能一：控制公司内部损耗1.损耗监督功能：即能够渗透到营运的各个环节，起到监督的作用，减少这些环节中可能产生违规的背景，起到优化环境的作用。2.损耗预警功能：防损部应该构建一套符合营运要求的损耗预警体系，即在信息网

2、络中设立一套预警参数，超过正常参数范围的即成为损耗参数，进入预警程序，进行控制。例如：销售数据、安全库存数、采购订单量预警、商品库存金额、帐期资金占用量、资金预警、新品、特价、竞争店、综合毛利率预警、订货量、库存量、销售排行、周转数、财务付款预警、盘点数据、损耗常参数、异常损耗预警 3.损耗分析功能：能够从损耗现象中及时排列正常损耗、异常损耗，对正常损耗，异常损耗能进行分析，并找出原因及规律。4.损耗处理功能：损耗处理包括三个方面：A、损耗物品的处理，例如损耗商品处理程序 B、损耗流程的处理，找出产生损耗流程的问题，进行纠正 C、损耗人员的处理，对产生损耗从人为因素去分析，并予以相应处理。,2

3、023/2/21,防损与法律事务部培训教材,4,防损及法律事务部职能（二）,职能二：提供安全保障1.保障顾客、职工的人身和财产在公司所控制的范围内不受侵害。：2.保障卖场内良好的生活、工作秩序及公共场所秩序。3.保障不存在导致以上侵害产生的各类因素。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,5,防损及法律事务部工作特点（一）,一.整体性 在组织构架上强调整体性，即防损部各项功能应该统一在防损部形成的统一的体系。,二.独立性 独立性使防损部具有两大优势 一是防损部是公司董事长直接领导的垂直管理部门，因此具有很强的威慑力。在层级结构上的表现为：门店防损员对店防损处长负责，店防损处长对公司防损

4、经理负责，总部防损经理对公司董事长负责。二是防损部工作存在客观性，防损工作渗透到营运的各个部门，但由于其独立的工作体系，因此它能够从客观的角度去分析，在防损体系中设立独立的稽核审计体系，参与监督、控管、采购、营运工作。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,6,防损及法律事务部工作特点（二）,三.服务性 A.首先强调防损为营运服务：防损部通过对损耗的分析，及时掌握损耗的重点，减少商品的损耗和偷窃行为，通过对防范设备及各项营运设备的选择排除各种隐患，保障正常的营运，为顾客提供舒适的购物环境。通过对各种风险控制的宣传、培训，各种风险控制计划的执行，使员工掌握各种风险控制技能，预防各种风险，

5、及时处理各类意外事件。B.总部为门店服务：防损部为店面进行全员防损培训，对防损员进行业务培训和指导，考核，并根据店面的阶段性重点确认自己的工作目标。C.防损工作为公司销售服务：防损部的审计、稽核工作，通过对销售数据，库存数据等各类营运信息的分析，建立起采购订单量预警，资金预警，供应链预警，销售目标预警，综合毛利率预警，促销费用预警，商品结构预警，财务付款预警，从而建立安全的营运预警系统，从而达到服务销售的目的。通过采购防损、营运稽核及时监测异常损耗，达到控制损耗的目的。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,7,营运防损,1.损耗：指经营商品的账面金额与实际盘存金额差。A.损耗额盘点盈

6、亏（含月末大盘、个别部门周盘）+商品报损+进项税转出（前两项之和*17%）B.损耗率损耗额/不含代销和租赁的销售额*100%C.商品损耗的构成：境外资料显示，在各类损耗事件中，88%是由于作业错误、员工偷窃和以外损失导致的，7%是顾客偷窃，5%属于厂商偷窃。其中尤以员工偷窃所遭受的损失最大。以美国为例，全美全年由于员工偷窃造成的损失高达4000万美圆，比顾客偷窃额高出56倍；再如台湾员工偷窃比率占损耗总额的60%以上。以上资料表明，防止损耗应以加强内部员工管理和作业管理为主。,负责建立并完善营运防损体系，对营运过程中的损耗环节进行控制，规范和监督卖场工作流程和卖场人员行为，避免经营损失，降低经

7、营风险。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,8,营运流程控损重点回顾,一.收货控损重点1.供应商的实际送货日是否在规定交货日交货；（供应商的送货是否及时，是否影响卖场销售，尤其是在促销时由于促销品的不及时到货使销售份额丢失）2.供应商送货时是否出具盖有该供应商公章的出库单；（审核该批货物是否该供应商正规商品）3.收货员工是否按照公司的收货规定收货；（验货后验货员填写一式三联验收单，注明验收数量，由验货员、供应商、二次验货人签字并将验收单分联传送，一联供货商留存，一联营业部门备档，一联由单证组录入后传至审核员审核（此时商品由库管入库，增加库存）；）,2023/2/21,防损与法律事务

8、部培训教材,9,营运流程控损重点回顾,4.二次验货人员是否正确验货；（是否按照每批货物的20%（重点商品100%，如高档烟酒）正确验货，验货后验货员填写一式三联验收单，注明验收数量，书写要规范，有修改处必须有验货员签字确认。由验货员、供应商、二次验货人签字并将验收单分联传送，一联供货商留存，一联营业部门备档，一联由单证组录入后传至审核员审核。）5.电脑录入员是否正确录入；（录入员录入的库存数量是否与实际收货数量相符，是否审核收货单据并正确无误，如验收录入正确，审核通过；如验收数量有误，经店长或经理签字后修改，可由审核员直接生成冲抵单（只在微机中生成，不需打印），将原验收单返还收货处录入员。录入

9、员进行再次录入后，由审核员进行二次审核，直至审核通过；）6.所有进出本公司之商品，都要录入电脑库存；7.营业部门是否及时复核商品数量与每日进货明细表。（适用用当场拉入卖场的商品，尤其生鲜商品的二次验货对部门的非常重要）,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,10,营运流程控损重点回顾,二、退货控损重点1.部门审核供应商是否有足够的货款可办理退货；（主要检核该供应商退货后是否会出现负押款，如出现负押款坚决不能退货）2.办理退货时是否单、货相符；（检验退货单与实际退货商品是否相符，包括数量、规格、重量及价格等）3.退货录入是否正确；（录入员录入的库存数量是否与实际退货数量相符，是否审核退货

10、单据并正确无误，）4.退货单是否整理归档；（门店单证室和部门是否将原始退货单据留存归档，例如人民店因丢失退货单造成后期供应商否认退货，至今无法解决）5.退货单是否严格管控。（除防损人员正常检查外退货单据不得随意外借）,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,11,营运流程控损重点回顾,三.商品报损控制重点1.商品是否达到报损程度；（商品不能再次售卖和退货才能进行报损，尤其生鲜商品能够打折出清却进行报损会造成公司损失，此现象发生频率较高）2.商品报损单上是否填写正确；（商品的数量、规格、重量等是否与实物相符，防损与部门签字是否齐全。）3.商品损益验收审核是否正确；（在审核时应与报损单据核对

11、，尤其对数量与规格重点审核）4.若因人为原因损坏等造成无法退换货需报损处理的，直接责任人要承担公司损失；5.所有报损单据不得丢失。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,12,营运流程控损重点回顾,四、赠品控损重点1、赠品的收货是否准确，派送方式是否正确。2、客服是否确实尽到保管责任。3、赠品的派发是否都符合条件，是否有私分赠品的现象。4、客服处不在赠送的赠品是否及时通知营运、防损处理，处理方式是否符合公司规定。5、赠品的派送量是否与正常商品的销量相符。6、是否不定期抽查赠品库存。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,13,营运流程控损重点回顾,五、大宗出货控损重点1、赊销购

12、买单按一式三联填写完毕后，是否有店长、部门处长、业代课长签字后出货结款。2、对支票付款方式应严格控制其预留印鉴，以防货款无法收回。3、大宗出货数量应与赊销购买单核对一致，并且各方签字必须齐全。4、在盘点时应注意大宗出货的商品，如已出货未结款或未出货已结款商品，防止出现盘点差异。5、由厂家直接送货的大宗业务，其空进手续的检查必须严格，防止出现错误或舞弊行为。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,14,营运流程控损重点回顾,六、外盗控损重点1、卖场前部的陈列不应挡住收银员投向卖场及顾客流动区域的视线。2、口香糖、巧克力及其它体积小价值高且吸引人的商品，必须放在收银员看得到或者偷窃者不便于

13、隐藏的地方。3、由于季节的变化而易失窃的商品，应该将这些商品的摆放位置进行调整，这些商品通常应陈列在商店货架的端头附近，也可考虑放在收银台和入口位置。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,15,营运流程控损重点回顾,七、内盗控损重点（一）1.定期对长短款前几名的收银员进行调查，并在平时的工作中进行检查。（可在其上机时检查是否有长短款现象）2.经常性对店面的购物情况进行检查，对收银员的操作进行暗中测试。3.对配送中心和厂家直送商品的接收数量进行核对。4.加强对夜间值班人员及送货人员的检查。5.经常召开员工会议，共同讨论店面的管理制度和流程，使员工有机会发表他们对超市防盗防损经营方面的观

14、点和建议，以便我们不断修改完善各种制度和流程。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,16,营运流程控损重点回顾,七、内盗控损重点（二）6.建立举报信箱和电话，受理顾客、员工关于偷窃方面的信息。7.对顾客退换货，商品退换货工作流程进行监督、检查。8.对员工购物制度严格规定，建立员工购物通道，并加强对员工购物行为的检查。9.加强对员工进出的管理以及现场的管理。10.对已出现的有内盗行为的员工，要从严从快处理，并及时通报。11.加强对员工入司前的背景调查和人司后的培训工作。12.建立严密的防损制度，并加强锁和钥匙的管理。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,17,A.原槐底店10

15、部门课长刘建波在其位，不谋其政，商品赠品管理混乱，缺乏起码的职业道德；3月28日大盘后，防损人员对其多个商品数据存在疑问，又进行了重盘，发现诸多问题：例如，露露杏仁露3月份亏损4367瓶，金额达到8515.65元，就此刘建波不但没有进行自查自咎，且拒不配合防损人员的调查，推卸责任，缺乏职业责任感；而且10部门还存在多种商品库存数据不准确的情况；存在严重的失职责任。案例分析：1.主人翁意识缺乏，对商品、赠品管理漠视；2.不能正确把握自己的角色定位，出现问题一再遮掩、搪塞，缺乏责任感、职业道德；3.给公司造成的损失依然没有人来承担，公司就这么不明不白的蒙受了损失，这是最惨痛的教训；,营运防损案例分

16、析（一）,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,18,营运防损案例分析（二）,B.槐底店2005年1月份4月份损耗居高不下，在门店防损处的大力控损下和门店各部门的积极配合下，5月份损耗率降到了2.3。控损措施：1.大宗出货和部门退货必须由防损处课长助理以上级人员进行实际商品品类、数量的清点，防止各种损耗、隐患的发生。2.前台收银区域增设防损流动巡逻岗，紧密注视前台收银员工的收款操作情况，给心怀不轨的员工和顾客以警示。3.实行对食品处、非食品处的10、11、12、14、30、34、35、36等8个重点防控部门进行周盘。4.对11、31（音像制品区域）、34、35部门实施内保人员重点防控。

17、,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,19,营运防损案例分析（三）,C.渤海店在2004年春节备货时可口可乐积压库存800多件，保质期为04年12月底。燕山店采购主管与可口可乐公司业务员江涛联系，说能否把这批货换掉，江涛说可以低价格买走。可如果将这批货低价卖掉，公司就出现了负毛利近两千多元，采购主管将情况反映给渤海店店长庞江明，庞江明将此情况又反映给贾志亮，贾志亮说既然卖给可乐公司，就让采购跟他们要点优惠政策。后采购主管与可乐公司业务江涛谈妥，江涛答应给1000元的矿泉水做补偿，将情况汇报给贾志亮后，贾志亮表示同意。就这样于7月27日在没有货款到位和任何手续的情况下，业务员江涛将货拉

18、走。两天后食品处处长李宝玉与于江涛联系，一直未果，到8月1日，庞江明给贾志亮打电话，说可乐大宗走不了了，只能换货，贾志亮同意换货。8月3日，在一直和江涛联系未果的情况下，庞江明向贾志亮说明业务员跑了。就这样在两张没有可乐业务员签字的白条下，将500件可乐、150件醒目、150件雪碧，共计800件（单价4.4元*9600瓶）在众目睽睽之下提走，给公司造成直接损失高达42240元。案例分析：这是一起公司被骗事件，造成本事件的根本原因在于从店长到执行者都没有按照流程制度的规定进行操作，而且监督机制没有起到应有的作用。我们对工作的责任心和到那里去了？,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,20

19、,安全防卫,紧急事件的处理程序 1.炸弹处理程序 2.火险处理程序 3.打劫处理程序 4.恐吓处理程序 5.打架滋事处理程序 6.停电处理程序,负责建立并完善安防体系，对公司的出入口进行控制，维护公司营运秩序，保证顾客、员工的人身安全及避免公司财产的损失。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,21,紧急事件的处理程序（一）,A.炸弹处理程序1.发现可疑物后，立即汇报管理层；2.经店长或在场最高负责人许可后，立即打110报警并执行“一级警戒”；3.配合警方的指导，必要是以其他名义疏散顾客或实施管制措施；4.不可触及可疑物，划出警戒线，不许人员接近，待警方赶来处理。,B.火险处理程序1.

20、员工发现火情立即报告防损及法律事务处和总指挥，并组织本部门员工进行就地灭火；2.发现火情，各负责人对讲机打到防损及法律事务处频道，服从统一指挥；3.各处长及组长要精心组织，切实按分工履行职责；4.各处长及组长随时观察现场情况，发现异常立即报告总指挥。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,22,紧急事件的处理程序（二）,C.打劫处理程序1.在发现收银员被打劫时，在匪徒不注意时，第一时间拨110报警；2.对持有武器、枪支的匪徒，不要与其发生正面冲突，保持冷静，在确认可以制胜时，等待时机将匪徒擒获，尽量记住匪徒的身材、衣着、车辆的牌号、颜色、车款等；3.匪徒离开后，立即保护现场，匪徒遗留的

21、物品，不能触摸；4.匪徒离开后，将无关人员、顾客疏散离场，将受伤人员立即送医院就医；不允许外界拍照，暂时不接待任何新闻界的采访。,D.恐吓处理程序1.任何人接到恐吓电话时，均应耐心应对，并设法立即通知防损，并注意保密。2.按照应急处理程序展开。3.迅速通知公安机关处理并提供协助。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,23,紧急事件的处理程序（三）,E.打架滋事处理程序1.如发现超市内有人捣乱，立即通知防损人员到现场制止；2.阻止员工和顾客围观，维持现持秩序；3.拨打110报警，将捣乱人员带离现场，必要的送交公安机关处理；4.对捣乱人员造成的损失进行清点，由警察签字后作汇报，如有重大损

22、害要通知保险公司前来鉴定，作为索赔之依据；5.发现任何顾客在超市内打架，立即拨内部电话，通知防损及法律事务处人员到现场制止；6.不对顾客的是非进行评论，保持沉着、冷静，及时疏散人群。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,24,紧急事件的处理程序（四）,F.停电处理程序1.只能使用紧急照明、手电筒、不能使用火柴、蜡烛和打火机以及任何明火。2.如收银机不能运转，收银员立即将收银机抽屉锁好，并坚守岗位。3.收货部停止收货；4.金库停止工作，现金全部入库锁好（入保险柜），5.防损及法律事务部立即对超市的进口、出口进行控制，在暂时不知道停电时间长短时，关闭入口，可先劝阻顾客暂不进入商场；6.启

23、动广播，安抚顾客，管理层人员协助防损及法律事务处维持现场秩序，避免发生混乱和抢劫等，如需要停业关店的，则进行顾客疏散工作；7.生鲜部限量加工商品，所有电力设备作关闭电源处理，所有冷库立即封门，如时间过长，陈列冷柜中的商品要移入冷库中保存；8.所有人员坚守岗位，各部门管理层要派人员对本区域内的零散商品进行聚集处理；9.设备课应立即询问停电原因及停电时间长短，店长根据实际情况决定是否停止营业。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,25,消防基础知识,一.灭火器常识1、干粉灭火器：适用于一般可燃性固体（木材、纸张）火灾、可燃性液体（汽油、燃料油）火灾、通电电器火灾、可燃性金属（钾、钠）火灾

24、。2、泡沫灭火器：适用于一般可燃性固体（木材、纸张）火灾、可燃性液体（汽油、燃料油）火灾。3、1211灭火器：精密仪器火灾、电器火灾。4、二氧化碳灭火器：适用于可燃性液体（汽油、燃料油）火灾、通电电器火灾。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,26,消防基础知识,二.消防四懂四会懂得本职岗位的火险隐患懂得扑救火灾的方法懂得预防火灾的措施懂得逃生的方法会报警、会使用消防器材、会扑救初期火灾、会组织疏散逃生,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,27,消防基础知识,三.发生火险事件怎样处理？应做到谁发现谁先灭火，扑救火灾的同时通知执勤人员及监控室，由在岗及执勤人员立即通知相关领导

25、，紧急行动，形成灭火指挥小组。灭火过程中随时查看事件严重程度，不能自控报警，在组织疏散顾客的同时并组织其他人员控制火势、消灭火险保护好公司财产，第一时间恢复正常工作。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,28,消防基础知识,四.明火作业有哪些要求？加强明火管理，禁止在具有火灾、爆炸危险场所使用明火，申请明火作业要按动火等级办理审批手续，有关人员要到现场进行检查、监护制定动火作业方案，落实相应的消防安全措施。五.库区物品储存规定？库存物品应当分类，分垛储存，每垛占地面积不大于20平方米，垛与垛间距不小于1米，垛与墙间距不小于0.5米，垛与梁柱的间距不小于0.3米，主要通道的宽度不小于2

26、米。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,29,安全防卫典型案例（一）,A.2003年9月，河北师大体育学院的三名大学生到槐底店盗窃，被内保发现并将一名大学生带到办公室询问，由于处理不当，造成我公司督察与体育学院数百名大学生发生冲突，并由此引发公安机关的一系列搜查及对我员工的拘留，最后导致公安机关对我公司广场收取停车费40万元。教训是沉痛的，一件小事的处理不当就会为公司造成40万元的损失。分析：1.为什么我们做事就不能更加严紧呢？2.当今社会，群众维权意识较强，在处理这些问题上我们要更加注意。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,30,采购防损,控损重点：1.规范合同管理，

27、避免因合同条款不公正、填写不规范等原因造成的法律诉讼等情况的发生，使其程序化、制度化、规范化。2.加强对采购业务的监核，适时对卖场商品进行市调。3.建立供应商回访机制，从中了解和发现问题。,负责建立并完善采购防损体系，对采购过程中的各个环节进行控制，规范和监督采购工作流程和采购人员行为，避免采购损失，降低采购成本。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,31,采购防损 合同管理篇,一.商品供应合同书的管理1.商品供应合同书由采购中心及各店采购处相应部门采购主管负责签定。2.商品供应合同书为一式三份，防损及法律事务部、财务管理部（处）、供应商各留存一份。3.合同签批流程 采购主管索取并审

28、核相关证件，议定合同；采购中心经理或采购处长审核签字；防损部采购防损主管对供应商资格及合同所需证件进行审查；防损部经理对已审查通过的合同进行审核签批；合同审核签批之后传到执行中心录入组录入。录入后的合同传回防损部，防损部在方正系统中审核确认形成有效合同；防损部盖章并登记之后将合同返给相应部门。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,32,采购防损 合同管理篇,4.合同修改流程 采购部提出书面修改合同条款建议，注明修改理由、修改事项，报防损部签批；采购主管要求供应商在原合同修改条款处或新签协议书上盖章；采购中心经理签字确认；防损部采购防损主管审核通过；防损部文员在修改处盖章生效；防损部在

29、方正系统中对该合同进行修改。5.合同借阅流程 采购人员在借阅簿上签字，注明归还期限；借阅人对所借阅合同在借阅期间负有妥善保管的责任，如有损坏、丢失，由借阅人承担相应责任；借阅人对借阅合同不得私自修改、篡改；借阅人在借阅期限内及时归还合同。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,33,采购防损 合同管理篇,二.工程及设备购买合同的管理1.工程及设备购买合同由执行中心采买处负责签定，传至防损及法律事务部进行审核；2.合同审核通过之后由执行中心填写合同审批单，按合同审批单的程序由相应负责人签字认可；3.合同审批通过之后方可盖章生效。4.合同审批单由盖章单位留存。三.其他合同的管理1.其他合同

30、的签定由合同的相应需求部门负责签定；合同为一式三份，甲乙双方和防损及法律事务部各留存一份，合同签定之后交防损及法律事务部审核。2.合同内容审核完毕之后返给相应需求部门并根据防损及法律事务部的意见进行修改，修改之后由相应需求部门经理签字认可；3.防损及法律事务部再次审核之后给予盖章并存档。,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,34,采购防损典型案例（一）,A.2005年留营店店庆期间，石家庄采购处36部门采购孟庆军利用促销搞活动之便，在没有和36部门供应商签定任何协议的情况下，强制进行买鞋赠袜子活动，将赠品袜子按4.8元/双的单价强制摊派给36供应商，市场价格3.3元/双，差额1.5元

31、/双，总计12000双；活动结束之后却通知供应商将赠品货款交到槐中路的大药房。其中疑点重重：1.为什么不和供应商签定促销协议？2.为什么不换一种方式搞促销，从卖场34部门买出，还可以增加门店销售5万余元？3.赠品“袜子”从何而来？为什么和市场价比较每双相差1.5元？,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,35,采购防损典型案例（二）,2005年5月18日30日，公司进行销售大比拼，有个别门店为了达成预定销售额和毛利额，采用虚增销售和虚增毛利的形式。真可谓是不择手段。虚增销售：平推销售，走空进空售形式。虚增毛利：找各种理由进行进价调整折已销，尤其是将不合作供应商的未结货款、生鲜配送进行折

32、已销，可恶之极；五花八门，形式多样。各店虚增毛利明细：威尼斯店：纯虚增毛利20915元；费用体现毛利22861元 燕山店：纯虚增毛利11350元；费用体现毛利24780元 绿岛店：费用体现毛利30308元 远洋城店：费用体现毛利5700元弊端：1、我公司损失12个点税金。2、无形中增加了财务部门的工作量，因为他们要使进项税和销项税持平。3、由于采购人员不填写收费协议录入应收费用系统，增加了采购营业外收入的不可控性,2023/2/21,防损与法律事务部培训教材,36,总 结,1.防损、防损；以防控损，因此防损及法律事务部致力于建立系统化的控损体系。2.防损工作不应该只是防损部的部门工作，它体现的应该是整个公司、整个门店的全员防损。,