物业费催缴流程和技巧分享PPT.ppt
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1、物业费催缴流程和技巧,2014年物业费收缴计划 针对2014年的收费情况,第二年的收费工作将贯穿年尾,而且收费有重有次,通过各项细微的服务,定期组织社区文化,规范的管理和有效的宣传转变业主的交费意识。,计划分解如下:,对于收费工作主要需要以下支撑:1、宣传。重点为物业管理条例、建筑工程管理条例、前期物业服务合同及各类案例。主要渠道是宣传栏、单元门及口头宣传。2、收费小组。收费小组主要由经理、主管,其他管理人员及各班组班组长及其骨干员工,平时收费小组主要由管理中心收费员、保洁与秩序维护员构成,有效跟踪业主,催促业主交费。重点时期,维修班介入,突击重点客户。3、法律保障和支撑,主要以文件为主,尽量
2、不通过诉讼解决问题4、建立良好的客户关系。以经理牵头,全面提高服务品质,提供亲情式温馨服务,注重与客户接触的深度,感化重点客户。2014年的目标:为让业主与物业达成共识,而来积极维护,积极参与园区建设而共同努力。形成好的氛围,共同完善园区,美化园区。真的物业与业主为一家。为物业品牌再创新高,物业管理的概念,物业管理,是指业主通过选聘物业管理企业,由业主和物业管理企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护相关区域的环境卫生和秩序的活动。概括一句话,即物业管理是:立足于服务、崇尚于管理、起源于市场、生存系于收费。,物业管理综合服务费的概念,物业管理服务费,
3、又称物业管理费,是指物业服务企业按照物业服务合同的约定对房屋及配套设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护相关区域内的环境卫生和秩序而向业主或使用人收取的费用。,物业管理综合服务费的构成,根据建设部和国家发改委印发的关于印发物业服务收费管理办法的通知规定,物业服务成本或者物业服务支出构成一般包括以下部分:1)管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等;2)物业共用部位、共用设施设备的日常运行、维护费用;3)物业管理区域清洁卫生费用;4)物业管理区域绿化养护费用;5)物业管理区域秩序维护费用;6)办公费用(税费);7)物业管理企业固定资产折旧;8)物业共用部位、共用设施设备及公众责任
4、保险费用;9)经业主同意的其它费用。,物业管理综合服务费催缴作业指引,准时派发缴款通知单予各单元入户门内(一天内完成),对交费用款单约定时间内未来交费的单元编制催缴记录表,项目经理分配催缴工作量于每位客服管家(一天内完成),客服管家根据各自负责的催缴记录表进行首次电话催缴(三天内完成),首次电话催缴结束后,进行情况分类:(一天内完成)近期交纳类:业主明确具体交费日期暂未明确类:暂时无法明确时间和暂时联系不上的(如:无听接电、关机、无信号等)无法联系类:停机、空号、错号或长期关机;异地出差类:长期在异地出差,短时间内无法回来特殊拒交类:因配套设施不完善、服务不足及其他原因拒绝交费,物业管理综合服
5、务费催缴作业指引,项目经理每日监督检查各客服管家催缴记录表及统计催缴日报表,及时纠正物业管家在催缴期间的不足之处。,项目经理每周召开物业管理综合服务费催缴总结例行会议,贯彻执行“催缴工作奖罚制度”,根据欠费类别,针对性采取二次电话/上门催缴措施(每天进行)近期交纳类:在其承诺的交费日期前一天进行二次电话提醒暂未明确类:每日进行电话催缴,直至对方归属近期交纳类无法联系类:利用多种途径取得业主最新电话,同时采取上门催缴方式异地出差类:每日进行电话催缴,引导对方采取异地汇款方式交纳费用特殊拒绝类:进行重点跟进,了解业主所反映的具体事因,及时向项目经理进行反馈,由项目经理指导其催缴措施,欠缴原因,第一
6、类:房屋本体瑕疵1、业主没有收房(未完全收楼),大部分户内工程遗留问题未得到彻底整改;2、已收房,部分还存在工程遗留问题未处理;第二类:对物业公司不满和纠纷1、东西被偷被盗2、工作人员服务不满(保安,保洁等)3、对物业公司服务内容不明第三类:无故不交1、态度恶劣,蛮横不讲理2、态度非常良好,经常抱怨诉苦但就是不交,常见问题,1、对缴费通知无异议 A、清晰告知其欠费缴金额、欠费周期,以便其做好缴费准备;(如该户可能对收费起始日期有异议,最好不要提及。)B、告知其缴费截止日期,必要的时候,可告知滞纳金事宜。C、确定缴费时间。最好不要询问您什么时候有空过来?(该问题大多无效),应主动给业主提出选择题
7、让业主做答。如:王大哥,您看您是这个周周六还是周日过来呀?确定日期,紧接着确定具体时间点。您是周六早上还是下午过来啊?因为周末工作比较多、前来缴费业主较多(暗示业主交物管费的很多),到时候我好协调好工作带您缴费。如业主周六真来,到时带其缴费有何不可!D、注意事项:主动引导业主在我们的思路框架内回答问题、确定时间。不要给其过多的思考和疑问时间,快速结束通话。,常见问题,2、对缴费通知有异议 A、对物管费起始日期不认可 耐心倾听其诉求,找出其问题的薄弱点,在表示理解对方的疑问或异议的同时,解释物管费收取期限的标准。(业主已签按合同收楼期开始收取,且物业前期已开始服务;工程遗留问题属正常问题,可在收
8、楼后维修完成。)B、无工程遗留问题或业主因无时间未收楼 这是业主的问题。不收楼不代表不按合同约定收楼日收取物管费。,常见问题,C、未入住能不能少交物管费。要点:未入住物业服务照常进行,物业服务不只是针对个体住户,而是属于全体业主。,常见问题,D、工程遗留问题未得到彻底处理 工程遗留问题(小问题)属正常问题,在收楼后业主通过验房保修的形式,物业会敦促地产公司进行整改,且在维修期内,业主所提问题,地产公司都会负责安排维修。1)对于那些切实可以维修的小问题,可对业主做出维修完成期限承诺,让业主先行安心缴费。此类业主常把工程问题与物管费相混淆,甚至拿物管费作为拒交或拖延的挡箭牌,一部分业主通过解释可以
9、做通工作,另一部业主则坚持要处理完工程遗留问题才缴费,针对此类业主。催缴后,应马上跟进该户问题的处理,越快越好,处理好了问题,业主答应过缴费的自然很少反悔。2)在与业主沟通的过程中,应该反复解释我们的工作流程,特别是从业主报修问题到维修完成期间我们的工作流程。目的在于,向业主表明我们的工作的规范和严格,以及业主所认为的小问题的处理流程和时限,争取让业主理解和支持我们的工作。同时,话题转到他今天电话里所提出的问题,作为公司代表,一定会如实向上反映,向业主表明他的问题会被得到重视、会有人负责到底的态度和决心。3)紧接着,确定缴费时间。无论业主说什么时间,尽量让其确定一个较具体时间,这样业主来的可能
10、性较大。即使不来,也利于我们下次电话催费的切入。业主答应了没来,下次打电话问他,他便不再好意思一再推脱。,常见问题,E、对物业服务有意见 1)对某个员工服务有意见:表达歉意,做出改善的态度。2)对某项服务的不满意:如电梯前室、楼道卫生不满意。告知业主马上做出整改,同时接着可以询问业主:您对我们的服务还有没有其他意见或建议?(让业主感受到我们的诚恳和对工作的负责态度,缓和其内心的抱怨或不满情绪)3)抱怨配套设施不完善 站在业主的角度,表达对业主心声的理解。同时耐心向业主承诺物业服务与配套设施的关系和区别。(配套设施属开发商的问题,开发商的任何承诺与物业服务是有区别的,必要的时候可向业主解释虽然地
11、产和物业同属中大集团,但是各自独立运营的两个子公司)。针对业主的抱怨,同时还应向业主表明,将把业主的心声(配套设施不完善,业主生活不便)反映给公司领导,领导会与地产公司进行沟通,维护业主的权益。,F、与物业有纠纷或者争吵而拒交 业主因为细小的琐事而与物业管理单位发生摩擦与矛盾,属于正常的事情。业主就以拒绝交纳物业服务费用来对抗。从心理学的角度来分析,从人的自尊心角度来讲主动交会觉得没有面子,所以就选择拖欠管理费以达到发泄心理不满的目的,使对方首先低头,以满足其心理需求。因此,物业服务单位不要与业主斗气、争高低,通过与业主的沟通,对于业主可以考虑给业主下台的阶梯,物业服务单位要有得理且挠人的胸怀
12、,让业主吐吐腹中的“苦水”,让业主倾诉也是一种疏导业主情绪的有效办法。,常见问题,G、东西被盗业主家中被盗事件是小区基本的治安事件,首先要确定保安各岗位职责是否出现纰漏,没有纰漏(有相应记录证明)及时提供警方相应证据,并与业主做好解释安抚工作,将影响减少到最小。对因为家中因被盗事件发生的业主而不交物业费的,第一时间了解事件整个过程和处理结果,做到心中有数。认真做好该户服务的所有记录(代收包裹、日常诉求等.)催缴时要有底气,并跟业主解释物业公司的服务内容,必要时拿出之前的记录。多次催缴无效时报告领导,由领导决定是否采取其他措施。,常见问题,常 见 问 题,3、钉子户:态度恶劣,油烟不进;态度极好
13、,但隔岸观火,发牢骚 物业费不交其实侵犯的不只是物业公司的权利,更多的是那些已经交了物业费的广大业主的权利。交了费的业主可以享受物业提供的所有服务,没有交费的也不能因为他们而把大家的公共服务停止掉。所以可以考虑让其他业主、他的亲戚朋友(最好是跟他关系或者熟悉)帮忙做思想工作。有理有节的催费,先通知后上门,再不停的带骚扰性质的频繁上门,同时把事实和道理讲给他们听,最好有人证和物证,物业已经做了能做的所有事情。告知业主发律师函了,但是一定要注意做事的方式与方法,还有上访人的品性等条件,以及及时检讨下自己是否对钉子户们作过什么不该做的事情,避免搬石头砸自己的脚。,电话催缴过程,一、通话切入1、节日问
14、候 2、告知公司某项活动,邀约业主参加。(如周末会议中心的某项活动)3、各项通知、提示(如停水、停电通知,车位租赁等通知)4、各类回访(VIP、独居老人、满意度调查),在此类回访中切入物管费催缴要特别注意是否合适。5、维修完成回访、销单回访。(在该类回访中切入物管费催缴时机较好,可在业主前来确认工程问题的完成和销单签字时顺便缴费)6、其他(业主因某项事物需要询问及了解时主动打电话给物业管家时刚好切入物管费催缴事宜)。,二、做好记录,A、在获得业主前来缴费的时间后,无论答应是本周还是月末,在预缴费前一天,还应给业主做一次回访。如:某某先生,上次给您打电话,您说明天过来缴费,明天早上您大概几点过来
15、啊,我们好提前给您做好安排?(目的还是确定时间,再次督促业主,确保邀约成功)B、对于对缴费有意见不缴的业主,做好详尽的记录。便于下次回访有良好的切入点。在下次回访之前,就业主提出的问题或意见作出整改或回答准备,在下次回访之时,才能给业主一个良好的答复和交代。既然,问题解决了,业主也就没有推脱的理由了。下次电话沟通的时候,汇报完整改情况后,继续向业主发出缴费邀约,确定缴费时间。(李女士,上次您提的问题我们这边都做出了整改,您看您是这个周六还是周日过来交一下费,您是刷卡呢还是交现金)。,A、调整沟通思路。对于不同的业主采用不同的沟通内容 B、不断提升自己的电话技巧。如言语表达、解释能力、应变能力以
16、及电话里的“亲和力”C、不气不馁,继续努力。,三、不断总结经验和技巧,催缴物业服务费的注意点,1.了解催缴业户的基本信息。2.催缴人员要明晰物业服务内容和相关法律法规,做到基本的问有所答,答有所依。3.对催缴业户日常反映的问题要及时给予回复和处理,耐心做好解释工作。4.针对重点客户要公事公办,特事特办。,收费方法与技巧,1、客户主管要亲自上门收费。服务中心收费小组分成几部分:一部分是以客服主管牵头,客服管家为组员,此小组占整个收费工作的三分之一;第二组以经理牵头,所有客服是组员,解决一些客服管家无法完成的疑难问题;第三部分,以经理为主,处理久拖不交的欠费问题。2、在催费时,先发催费函,然后给业
17、主发律师函,第三轮发“律师函后函”,“律师函后函”上恳请业主将不交费的原因和家中存在的问题在“律师函后函”上写明,返回服务中心,服务中心将尽力解决,服务中心本着与业主真诚相处的原则,最好与业主以友好、解决问题的态度和方式与业主沟通协调问题。发律师函后,有15%的业主能交物业费。,收费方法与技巧,3、服务中心对收费成员在收费过程中遇到的问题进行汇总分类,每天经理助理都要开“碰头”会,不断调整收费策略,在收费较好的高峰时,预测会有低谷的出现,提前对收费策略制定预防措施。4、打仗要靠指挥部,服务中心经理和客服主管相当于收费工作的“司令部”,对整个收费工作要作好全面指挥。5、收费“指挥部”核心成员每天
18、要分析收费进展状况;同时,特别关注客服管家等收费小组成员的心态,对连续几天收费排名靠后的成员,了解其原因:是主观倦怠,还是需要服务中心的支持;客服主管要主动对下属给予关心,保持沟通。,收费方法与技巧,6、每3天就要给客服管家开会,大家共同探讨收费措施。7、离年底越近,催收时间越紧迫。与业主比较有效、节省时间的沟通方式是通过文字交流,服务中心制定统一的“收费答客问”,对业主反映比较共性的问题编写成页,遇到业主提出疑问,为避免纠缠,可以给他一份,以提高收费人员与其沟通的效率;同时避免收费人员中了业主的“圈套”。8、与业主是一个长期相处沟通的过程,在收取物业费的同时,要及时为业主解决问题,不能只收费
19、,不解决问题;要逐渐建立物业在业主心目中好的口碑,为明年更好地收费奠定基础,埋下伏笔。,收费方法与技巧,9、把业主的事当自己的事去做。有时候可能业主在小区碰到你,会向你反映一些在物业服务急需改近的见意,我们最好都用随身携带的小本子把业主见意逐一记下来,不能马上解决的耐心向业主解释,能解决的马上通知各部门现场解决,让业主看到我们的服务态度和对业主的重视成度。以真情感人,有时候在关联部门人手不够的情况下,我们甚至可以亲自帮忙。,收费方法与技巧,10、加强自我学习,提高服务意识与技能。个人的职业道德培训,包括职业思想(全心全意为业主和使用人服务的思想)、行为规范和行为准则(仪容仪表、日常行为、来电来
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