專案管理組織(ch2)投影片1.ppt

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1、專案組織Project Organization,1 專案組織對專案的影響2 組織結構3 專案組織型態之選擇4 專案參與者的角色5 專案辦公室,專案組織課程大綱(NPMA),2,專案的分類依不同委託者、執行者及客戶,個人、同學、朋友、家庭:自己需求專案同組織：內部需求專案同功能部門(Functional Department)跨部門跨組織:外部需求專案同學的作業及報告，選擇的是以上的何種專案？,1 專案組織對專案的影響,4,專案與組織,專案的產出來自許多個人及組織的互動專案受到個人行為的影響專案也會影響個人的行為。專案的環境充滿了複雜、變化、不確定與不可預測性。專案需要調和多數人、單位與組織的

2、資源及工作成果，如軟體發展。由於需要彈性以及高度整合性來回應目標改變並修正組織結構，專案型組織便因應而生。,組織結構與其特性,組織結構包括：所涉及的活動範圍及主要部門管理層級與報告關係每一部門的工作型態和責任職權和溝通的動線 組織基於專業分工劃分其以下所屬次級單位可能分工方式包括功能、地域、產品、顧客、流程、以及專案。,7,專案組織對專案的影響,組織結構、文化、專案管理系統、專案管理辦公室、專案組織成熟度都會對專案產生影響。組織文化與型態會影響專案達成目標的能力。組織獨特特文化包括但不限於以下：-共享遠景、價值、常規、信念與期望-政策、方法與程序-授權關係一覽表-職業道德-工作時數,資料來源:

3、PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,8,專案組織結構,組織結構：功能式、矩陣式、專案式。矩陣式組織又分：弱矩陣、平衡式矩陣、強矩陣。功能式與弱矩陣組織：功能經理主導平衡式矩陣組織：功能經理與專案經理分工管理專案專案式與強矩陣組織：專案經理主導,資料來源:專案管理基礎知識與應用實務,9,組織對專案之影響,資料來源:PMBOK Guide第四版,10,功能式(Functional)組織,優點：-層級分明，員工有明確主管-充分利用組織資源，避免重覆與浪費-有效利用功能部門專業人員，能提高各項專業技能-員工職業生涯有保障缺點：-員工分屬各部門，無法全心投注於專案-專案成員為兼職性

4、，流動率高，權責劃分不易-橫向聯繫少-不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協調,資料來源:專案管理基礎知識與應用實務,11,功能式組織(以學校為例),校長,總務長,學務長,教務長,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,三長間協調專案運作,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,12,功能式組織(以公司為例),總經理,生產經理,行銷經理,會計主任,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,組織內部專案協調,13,專案式(Projectized)組織,優點：-專案成員為全職，有明確責任與任務，易於指揮管理-部門基於專案而設

5、，成員明瞭專案目標-主權在專案經理，管理靈活、回應快速，確保專案成功-專案經理主導，避免與功能經理溝通中專案目標失真缺點：-專案間互相獨立，資源不易共享，造成成本偏高-專案人員只重視專案所需專業知識，團隊間不易共享經驗，不利於專業技術提昇-專案成員缺乏職涯保障，擔心專案結束失去工作,資料來源:專案管理基礎知識與應用實務,14,專案式組織(以學校為例),校長,經濟部育成計畫專案經理,專案經理2,專案經理3,專案助理,專案助理,專案助理,職員,職員,職員,職員,職員,職員,專案團隊內部溝通協調,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,專案經理直接隸屬於校長,15,專案式組織(以公司為例),總經

6、理,專案經理1,專案經理2,專案經理3,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,專案團隊內部溝通協調,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,專案經理直屬於總經理或執行長,16,矩陣(Matrix)組織,優點：-靈活、回應快速-專案經理調動功能部門資源容易-多個專案同時進行時，容易整合資源-專案結束時程原回歸員工能部門，不必擔心失業缺點：-員工分屬各部門，無法全心投注於專案-專案成員為兼職性，流動率高，權責劃分不易-橫向聯繫少-專案經理負荷大，需處理專案工作，還需與功能經理溝通協調-專案成員接受多重領導，專案經理與功能經理衝突時無所適從-不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協

7、調，會影響目標達成,資料來源:專案管理基礎知識與應用實務,17,弱矩陣組織,總經理,功能經理1,功能經理2,功能經理3,職員,職員,專案經理,職員,職員,職員,職員,職員,職員,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,專案經理隸屬於功能經理下,18,強矩陣式組織,總經理,總專案經理,功能經理,功能經理,專案經理,專案經理,專案經理,職員,職員,職員,職員,職員,職員,專案團隊內溝通協調,資料來源:參考PMBOK Guide第四版,專案經理隸屬於專案經理辦公室或高階主管,專案組織例題,Ans:D,答案分析：在功能式組織裏，每個參與專案的人員都有明確的功能主管，所以，當專案經理或專案成員遇到問

8、題時，就須先將問題上報給各自的功能主管，並由這些功能主管們協商後，再將協商結果下達給專案經理或自己的部門成員。反之，在專案式組織中的溝通則是由專案經理主導。,當專案在不同的組織結構中執行時，其溝通模式是否相同？A.是，都是由功能經理來主導專案的溝通。B.不是，在功能式組織中，專案經理還是專案溝通的主要人物。C.是，都是由專案經理來主導專案的溝通。D.不是，在功能式組織中，專案的溝通須仰賴功能經理。,資料來源：長宏專案管理顧問公司,專案組織例題,組織結構往往會影響專案能分配到的資源多寡。John Woods是ABC組織中的專案經理，但是其權限很小，可使用的資源也很少，專案預算都掌握在功能經理的手

9、上。請問，John所處的是什麼樣的組織?A.強矩陣式組織B.弱矩陣式組織C.平衡矩陣式組織D.功能式組織,資料來源：長宏專案管理顧問公司,3 組織型態之選擇,21,22,選擇專案組織型態,選擇專案組織型態之準則：-建立新專案之頻率(頻率次數如何？母公司涉入專案相關活動之程度)-專案期程(最近的專案期程多長)-專案的規模(人力及資源涉入之層級，與公司中其他活動的資源關係)-關係的複雜度(功能部門涉入專案的程度及關係),資料來源:專案管理基礎知識與應用實務,選擇專案組織型態,4 專案參與者的角色,24,25,專案經理的角色,整合者、溝通者、決策者、激勵者、福音傳播者、變革代理人。尤其在溝通花費最多

10、時間。在預算及時間限制內，交付符合技術規格及利益目標之最終成果。三種特質：-知識(knowledge)：專案經理需具備專案管理相關知識的能力-績效(performance)：專案經理要具備將專案管理知識執行，達成專案績效的能力。-個人能力(personal)：指執行專案或相關活動的行為表現與個人效力(personal effectiveness)，包括態度、核心人格特質與領導專案團隊達成目標的能力。,資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,26,專案團隊中其他角色,專案技術師合約管理者專案規劃及控制者專案會計師聯絡者、協調者現場、品質管理者、監工功能部門技術代表、功

11、能經理專案助理專案發起人或贊助者.,資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,5 專案辦公室(Project Management Office,PMO),27,28,專案辦公室,為使專案更有效達成任務而提供對專案的指導與支援的單位。愈趨向專案式組織架構，成立PMO的機率愈高。專案經理向PMO彙報，PMO再直接彙報給高階主管。專案辦公室的功能，包括但不限於以下幾點：-提供裝備與資料的專案團隊發展中心(人員管理與技術訓練，包括專案經理之訓練與輔導)。-溝通協調、資訊發佈、協助專案衝突與問題解決。-協助專案人力資源整合、後勤與行政支援。-專案經理、贊助人、功能經理及其他利

12、害關係人間集中化溝通管道。,資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,專案組織例題,下列哪一項是專案經理最常從事的活動？A.領導B.溝通C.協商D.控制,資料來源：長宏專案管理顧問公司,專案組織例題,Ans:B,答案分析：專案管理辦公室是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。它主要負責：與母公司或顧客整體經營目標相關聯的專案和子專案的整體規劃，包含：執行之優先順序、輕重緩急和執行方式.等。,_是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體，且是各專案經理的輔導站，並可統一協調各專案之間的溝通。A.專案經理B.專案管理辦公室C.專案管理團隊D.利害關係者,資料來源：長宏專案管理顧問公司,HW1 專案簡介與組織,專案簡介：請選定分組的專案題目，略述題目內容，贊助者是誰？專案欲完成之目標，就時間、預算、內容範圍及品質等分述之。專案可能涉及的stakeholders有那些？專案組織：請閱讀、暸解教科書第二章內容，你們分組專案組織應採何種型態較宜，為什麼？專案組織應納入那些人員？扮演那些角色？請繪一組織架構圖說明之。,