天音通信办事处作业手册.ppt
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1、,手册修订小组2010/07,办事处作业手册宣导资料,关于手册培训学习的说明,Text in here,Text in here,简介,关键点,工具书,自学教材,帮助办事处经理如何更好的学习手册,答疑,管理文档,目录,基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,目录,基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,1、办事处的概述2、办事处的组织架构3、办事处人员的岗位职责和任职要求4、办事处的办公环境建设,办事处的概述,办事处的定义 办事处是在分公司的管理和指引下,全面负责所辖区域的销售管理、市场管理、渠道管理、客户服务与管理、厂商运营商关系维护的基层执行组织。办事处的职能说
2、明 1、销售管理:完成销售计划,达成产品覆盖,提高产品市场占有率。2、市场管理:通过市场宣传、终端建设和管理、销售代理管理等方式来拉动产品 销售。3、渠道管理:执行公司渠道策略,实施渠道规划,促进渠道指标达成。,办事处的概述,4、客户服务与管理 向客户宣导公司有关销售、市场、财务等方面的政策,为客户提供产品、终 端、物流、售后等顾问式服务。5、厂商运营商关系维护 加强与当地厂商、运营商的日常对接与业务合作,提升合作关系。办事处分类,办事处的组织架构与说明,说明:1、没有设置区域主任的办事处,三个代表直接归属办事处经理管理。2、移动、电信相关人员业务管理归属平台相关业务部,但要对办事处运 营商任
3、务指标负责 3、客户代表、市场代表、市场专员对非正编各类销售代理管理负责,岗位职责和任职资格,办事处经理:-营销策略与计划管理销售管理团队建设与管理关系管理办事处助理:-市场资源的配置与管理信息传达人事行政管理财务管理区域主任-销售目标达成信息收集与处理团队建设厂商客情维护市场管理市场专员-计划管理终端管理促销管理销售代理管理市场信息其他销售代表-销售额及sell in计划达成大客户DSO指标达成关系管理其他市场代表-终端销售目标达成终端管理及信息收集反馈销售代理团队管理客户代表-销售计划达成终端管理及信息收集促销团队建设关系管理其他移动业务经理-运营商关系管理销售目标达成运营商信息管理其他电
4、信业务经理-运营商关系管理销售目标达成运营商信息管理平台管理其他,办事处组织与平台对接关系图,办事处组织与平台对接关系说明,分公司营销平台四个部门的重要工作以及销售政策主要与办事处经理沟 通,办事处 经理整合资源并制订销售方案,在经过与各区域主任及市场专员探讨后付诸实施。分公司市场部、三星营销部的一般性日常促销活动主要与办事处市场专员 沟通,办事处市场专员制订具体执行方案,在经过与办事处经理探讨后付诸实施。分公司商务部职能由销售支持变更为服务支持,且严格按照办事处数量进 行配置,主要帮助办事处处理客户销售工作中的日常性繁杂性信息性的事务。大客户部直接与大客户进行业务对接,办事处负责大客户的客情
5、维护终端销售支持工作。分公司人事行政和财务部的一般性日常事务直接与办事处助理对接,相 关重要信息知会办事处经理。分公司总经理、分公司营销部、市场部及其他职能部门的重要工作事项仍需由办事处经理负责执行。运营商平台主要是对接办事处的业务经理级业务专员,全员运营商工作 推动,办事处经理要承担主要职责,办事处组织-区域管理,区域的定位 区域是办事处的下级机构,是根据业务需要为正编人员设立的办公场 所.设立区域主任负责日常管理但非专职管理责任人。区域的管理 1、在营销职能上 分公司营销平台的政策、资源、信息等相关日常工作,在办事处 所在地根据工作内容分别对接到销售主任和市场专员,在区域全部对 接到区域主
6、任。2、在支持服务职能上 与客户相关的销售市场工作,分公司支持平台可直接对接到办事处和区 域的客户代表、市场代表。其他日常后勤服务工作分别对接到办事处助理和 区域主任,但涉及到办事处整体的数据、信息等工作,仍需要办事处助理与 区域主任的相互配合完成。区域的硬件配置由分公司报总公司总裁办审批,详情请参照有关标准执行。,办事处的办公环境介绍,办公室选址规范和指引 选择原则:满足需求、环境适宜、控制成本 选择要求:交通便利、就近原则、办公与住宿分开、写字楼商用两用 楼居住楼可根据区域实际情况进行选择。搬迁规定:办事处租房到期后,若非可节约费用或公司决策原因,现 租房在能满足需求的情况下,办事处不得轻
7、易搬迁。如搬 迁不能超过公司规定的相关费用。硬件配置:在基础配置以外公司新增加了投影仪设备,办事处的文化墙和业务墙,文化墙是向员工、客户传达公司文化的重要窗口。业务墙主要用于办事处内部各种制度、政策、工作跟进的张贴。,办公室的6S管理制度6S管理内容责任人和责任区6S检查制度办公室环境维护制度卫生值日制度办公司设备维护制度资料维护更新制度办事处环境建设和6S管理的检查处罚制度,办公室环境维护和维护制度,办公室环境维护和维护制度,6S管理内容,办公室环境维护和维护制度,卫生值日制度:办事处需要制定卫生值日表、办公室打扫规范和相应的处罚制度,并公布张贴。(参照“6S管理”标准执行)办公设备维护制度
8、:电脑使用必须严格按照公司规定,禁止随意下载软件、网络游戏等 由此导致的问题,使用人将承担全部责任,并按公司规定处罚。资料维护更新制度:根据公司最新要求,及时更新文化墙和业务墙的设计要求。由办事 处助理根据分公司及办事处经理的要求,定期更新业务墙中的资料和 政策。检查制度和责任人:由总部、大区、分公司各级部门定期和不定期的对办事处办公环境 进行检查,尤其是分公司的检查最为重要。,目录,基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,1、办事处的行政管理2、办事处财务管理3、办事处人力资源管理,办事处的行政管理,考勤管理 办事处所有员工都必须严格遵守公司的考勤管理规定,详尽的有关制度需参照
9、下发的总公司最新文件和分公司补充文件执行 主要管理制度如下:作息制度签到制度外出制度其他考勤制度检查制度处罚措施,办事处的行政管理,会议制度-“日计划,周检讨,月总结”,办事处的行政管理,会议记录及反馈要求:,办事处的行政管理,办事处档案管理办事处档案的分类办事处档案管理要求责任人-办事处助理档案柜-如图所示检查要求-对照相关要求进行检查,办事处的行政管理,办事处日常费用管理 1、差旅费 2、业务招待费 3、电话费 4、邮寄费 5、办公费和维修费员工行为规范 员工行为规范的主要目的是加强公司员工职业行为建设和办公纪律,提高全公司员工整体素质,树立公司和个人的良好形象 以上管理内容参见总部和分公
10、司自行制定的相关文件以及天音通信员工手册执行,办事处的财务管理,预算管理-提前申请、预算内使用费用核销流程-在OA系统上操作执行市场费用的财务管理 1、销售代理工资发放流程 为使销售代理工资能够安全快捷准确的发放,公司要求销售代理工资发放 采用打卡方式,不得经由办事处直接发放现金。销售代理提供身份证复印件,由分公司财务统一办理存折后发放给销售代理。每月15日分公司出纳依据办事处、分公司市场和财务审核确认的工资表,将工 资存入统一办理的销售代理账户 2、店员奖励通知与兑现流程及监控机制-参见财务部下发的文件 3、其他市场费用管理-详见市场部与财务部共同下发的相关文件 采购评审项目管理-参见财务部
11、下发的文件也可查阅办事处作业手册,目录,基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,办事处的人力资源管理1、办事处员工聘用管理2、办事处员工培训管理3、办事处绩效考核管理4、办事处的团队建设5、办事处经理述职制度,办事处人力资源管理-聘用管理,招聘原则“公正、公开、公平”的原则“直系亲属回避”原则,员工的直系亲属不得同时在公司内任职。招聘实施流程 招聘准备:1、办事处的主要招聘对象为办事处正编员工以及销售代理等非正编员工。2、招聘发布的主要内容包括招聘职位、人数、任职资格、工作职责等信 息。3、招聘渠道的选择须根据职位的紧要度和机密等级,主要方式有:校园 招聘、内部推荐、参加招聘会、
12、发布报刊网站等招聘广告。4、正编员工由办事处经理向人事行政部提出招聘需求,非正编员工由办 事处负责招聘。,办事处人力资源管理聘用管理,新员工试用管理试用期通常为3个月,公司将根据员工的表现决定转正或延长其试用期如因品行不良或表现不合格者,公司提前一周通知停止试用并予以辞退。试用期未满而离职的员工,公司按照实际出勤支付薪金。试用期间表现合格,经个人申请转正,并提交工作总结,由办事处经理、分 公司总经理考核面谈,分公司人事行政经理审核后,依照相关流程办理转正手续。员工离职管理解聘分为开除、辞退、辞职、自动离职四种。开除与辞退参照劳动法的有关规定执行。辞职是指员工因个人原因,主动向公司提出离职。辞退
13、与辞职员工的工资发至辞职之日。任何一种形式的解聘,员工离开公司之前,与公司之间的债权债务关系应当全部结清,且双方保持结算之后六个月内的相互解释与协商的过程。经协商无法解决的,可以通过司法途径进行仲裁。正式员工辞职,必须提前三十天提交辞职报告,填写员工离职审批表,经批准后办理离职手续。,办事处员人力资源管理-培训管理,培训目标:提高员工的任职能力和工作技能,帮助员工规划职业生涯,保持公司与员工的竞争力。培训要求:办事处经理是办事处内部培训工作的第一责任人,负责组织并管理办事处的培训工作。办事处内部的培训管理水平是对办事处经理管理能力考评内容之一。培训形式:正规授课、日常研讨、内部会议、“传、帮、
14、带”培训工作实施要求:有目的的组织培训、管理培训过程、提前准备好培训资料培训课程、讲师、教材、评估要求-详见办事处作业手册内容,办事处人力资源管理-绩效考核管理,绩效管理的概念 绩效管理是一种以实现股东价值为驱动力,通过绩效计划、绩效指导、绩效评估、绩效结果应用、实现对公司各层级组织、各类员工工作绩效的客观衡量、及时监督、有效指导、科学奖惩,确保企业及子系统的工作表现和业务成果能够与组织的战略目标保持一致,并促进组织战略目标实现的过程。绩效考核的原则客观性原则 结果与过程并重原则 绩效考核的项目与具体指标-见后页绩效考核的应用 作为办事处员工月度绩效奖金的依据。明确公司价值导向,通过绩效考核牵
15、引员工的行为。员工日常工作考核结果,构成年度综合考评中“个人业绩达标”的最终结果。作为相关人事决策的依据。,办事处人力资源管理-绩效考核管理,办事处人员各岗位考核指标,办事处人力资源管理-团队建设,企业文化的推广加强企业文化的培训和宣导 营造办公室的企业文化氛围 建立学习型组织 企业文化的输出 团队的建设办事处经理首先要以身作则,加强自我管理 建立信任关系,培养团队成员的良好素质 用人所长,容人所短 建立良好的组织气氛 不定期的组织团队活动 处理好个人与团队的关系 人才的培养与激励,办事处人力资源管理-团队建设,人才的培养与激励人才梯队建设人才评估、选拔、调配组织氛围员工关系工作认同与肯定愿景
16、激励人才保留文化留人制度留人 情感留人发展留人,办事处经理述职制度,办事处经理述职制度目的 加强对办事处各项关键工作的跟进落实,加强对办事处经理工作成效的评估。述职方式-分公司审议人员到办事处所在地,先进行实地调研,再 听取办事处经理述职报告 述职频率-每季度一次,不定期。述职流程-实地走访、听取报告、总结分析报告内容、提出改善建议、结果评估与应用述职时间-12天述职内容:参照总部、大区或分公司制定的述职模板,目录,基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,1、渠道管理2、客户管理3、运营商作业管理4、客代门店作业标准5、终端作业标准6、厂商对接7、PSIOA系统应用与管理,目录,
17、基础篇,管理篇,业务篇,工具篇及附表,4,1,2,3,渠道管理1、渠道策略2、零售店(客户)开发流程3、渠道规划4、日常渠道管理5、渠道考核,渠道管理-渠道策略,总体渠道策略思想 建立天音自有的优势渠道策略,通过渠道扁平化实现总成本领先战略2010年渠道策略:提升渠道质量、扩大渠道覆盖。各T级市场实施全面直供。T1T4 重点培养KA、GES、厂商定义的有价值的客户。T5T6市场直供为主,分销客户为辅。加强B网建设,完善B网体系。成为运营商的直接供货平台。积极发展拓宽其他渠道如:网络电视购物等。,渠道管理-市场的分类标准、渠道模式图,渠道管理-零售店(客户)开发流程,零售店(客户)开发流程终端普
18、查的流程零售店资料管理零售店的分类办法客户资料管理分销渠道选择详细操作流程请在公司OA系统中下载,渠道管理-终端普查流程,渠道管理-新客户开发流程,分销渠道客户资料表及填写说明:详细资料见办事处作业手册相关附表调研重点:经营规模分销规模经营规模零售规模终端作业及IT能力物流配送能力合作状况(跟天音有过合作)经营状况 分销渠道的评估选择-对当地经销商进行调研,组织进行评估,按照得分高低作为谈判正式合作的优先次序。,渠道管理-分销渠道选择,渠道规划 办事处渠道规划流程见后图日常渠道管理-详见办事处作业手册内容 新产品渠道规划流程 月度渠道规划实施流程 窜货管理-可从OA系统中下载详细文件渠道考核
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