dxc书面沟通资料(1).ppt

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2、信息，传递思想与情感。这些书面文字可以长期保存，如果对信息的内容有疑问，事后对信息的查询也是完全可行的。由于书面沟通有据可查，因此在某种意义上还可以作为法律上的凭证和依据，如合同与协议书的条款一旦生效就具有法律效力。不仅如此，书面沟通还能够给读者提供更多的思考时间，使其仔细分析文字上所附有的意义，并且可圈可点。,（2）书面沟通可使下属放开思想，避免由于言辞激烈而与上级发生正面冲突。如果下属面对面地与领导交谈，一般都会有所顾忌，不敢直言，特别是对上司的缺点，下属更不愿直接说出。采用书面形式沟通，下属可以直抒胸臆，晓之以理，动之以情，让领导理解或接受自己的观点和意见，既能使问题得到解决又照顾到双方

3、的脸面，维护了双方的自尊，避免由于言辞激烈而与上级发生冲突与不快。反之，上级采用书面的形式与下属沟通，既能拉近彼此之间的距离，让下属感到亲切，同时下属也比较重视，能够及时改进自己的不足。同时，采用书面形式沟通，写作者可放开思想包袱，从容表达自己的想法，避免了口头沟通时说话不连贯、吞吞吐吐、欲说还休的尴尬情况。,2 书面沟通的缺点 任何事物都是相对的,都具有两面性。书面沟通既有优点，也有不足。书面沟通的缺点也是非常明显的。,（1）书面沟通耗费时间较长。同样的内容，在相同的时间内，口头沟通传递的信息要比书面沟通传递的信息多得多，如花费一个小时写出的东西只需要15分钟就可以说完。之所以如此，是因为口

4、头沟通不需要花费过多的时间进行构思和修改，语言也比较简洁，即使出现一些不规范的省略句、半截子话等也并不影响听众的理解；而书面沟通则不同，需要花费大量的时间和精力对文章结构、内容和逻辑顺序进行构思和修改，并要花费大量的时间做到语法规范、用词准确、语言流畅、条理清晰，可以说，有时花在构思和修改的时间要比实际的沟通时间多得多。,1.2 书面沟通的原则,书面沟通应遵循以下原则:1 书写目的明确 从书写的角度来看,书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供解释、说明情况和说服他人，因而，书写者必须明确自己如何展开文件内容，需要传达什么信息、将信息传达给谁以及希望获得怎样的结果。,2 信息传

5、递正确、完整 正确书写是书面沟通的重要原则，也就是说，写出的文章材料要真实、可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其要明了书写的意图，正确传递想要传递的信息，完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。这样在书写时就必须反复检查、思考，不断填补重要的事项。,3 内容表达简洁 书面沟通中在正确传递信息的同时,应力求简洁。“简洁”与“完整”似乎是一对矛盾，这其实是一个度的把握问题。“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点都罗列在纸上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以进行总结，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。,4 书写格式清晰

6、 在正确表达的基础上，应该力求清晰。清晰的文章能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的意图。要做到清晰，除了要选用符合文章的样式外，还应注意文章的整体布局，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写的，则不能潦草，因为这不仅影响到阅读速度，还影响到读者对文章的理解。,2 求职信和履历表,2.1 求职信 1 求职信的分类 求职信可以从不同的角度进行分类。不同类别的求职信，其内容、侧重点和行文语气也各有不同。,（1）根据有无明确求职目标划分，可以分为两类：一类是具有高度针对性的求职信，它是针对某单位的某一具体职位写的，表示希望面谈

7、的要求；第二类是具有普遍适用性的求职信，它可以投向不同的单位，但不如第一类更具针对性。（2）根据有无实践经验划分，可分为毕业者求职信与有工作经验者求职信两种。,（3）根据求职者是否获得了招聘信息划分，可分为自荐求职信和应聘求职信两种。前者是指求职者在并未获得准确用人信息的情况下，主动向自己感兴趣的单位写的带有自荐性质的求职信，以投石问路；后者则是根据用人单位在新闻媒体上刊登或播发的招聘广告，有针对性地写给单位以谋求某一特定职位及反映自身条件的求职信。前者可能会留给求职者更多展示才华的空间，因为竞争者较少；而后者则会面对众多的竞争者。（4）根据求职的方式划分，求职有托人求职与求职推荐两种，与此相

8、应的求职信也有托人求职信和求职推荐信两种。,2 求职信的基本结构 求职信的基本格式与书信无异,主要包括收信人称呼、正文、结尾、署名、日期和附录六个方面的内容。一般来说，求职信不宜过长，以500字左右为好。否则，煞费苦心所写的洋洋洒洒几页的内容，招聘人员很难去仔细看，但如果确实有值得一提的亮点内容的话，可以作为求职信的附件。求职信也不能太短，这样会显得仓促、没有诚意，自然也就缺乏说服力。下面主要说明正文、结尾、署名、日期和附录的内容。,（1）正文 求职信的中心部分是正文，形式多种多样，但内容都要求说明求职信息的来源、应聘职位、个人基本情况、工作成绩等事项。首先，要写出信息的来源渠道，如“得悉贵公

9、司正在拓展省外业务，招聘新人，且昨日又在商报上读到贵公司的招聘广告，故有意角逐营业代表一职。”记住不要在信中出现“冒昧”、“打搅”之类的客气话，他们的任务就是招聘人才，何来“打搅”之有？如果目前公司并没有公开招聘人才，即并不知道该公司是否需要招聘新人时，可以写一份自荐信去投石问路，如“久闻贵公司实力不凡，声誉卓著，产品畅销全国。据悉贵公司欲开拓海外市场，故冒昧写信自荐，希望加盟贵公司。我的基本情况如下”这种情况下用“冒昧”二字就显得很有礼貌。,其次，在正文中要简单扼要地介绍自己与应聘职位有关的学历水平、经历、成绩等，令对方从阅读完毕之始就对你感兴趣。但这些内容不能代替简历，较详细的简历应作为求

10、职信的附录。最后，应说明能胜任职位的各种能力，这是求职信的核心部分。目的无非是表明自己具有专业知识和社会实践经验，具有与工作要求相关的特长、兴趣、性格和能力。总之，要让对方感到，你能胜任这个工作。在介绍自己的特长和个性时，一定要突出与所申请职位有联系的内容，千万不能写上那些与职位毫不沾边的东西。比如，你应聘业务代表一职，就不宜在求职信中大谈“本人好静，爱读小说”等与业务无关的性格特征，否则结果肯定是遭到淘汰。,（2）结尾 结尾一般应表达两个意思，一是希望对方给予答复，并盼望能够得到参加面试的机会；二是表示敬意、祝福之类的词句，如“顺祝愉快安康”、“深表谢意”、“祝贵公司财源广进”等，也可以用“

11、此致”之类的通用词。最重要的是别忘了在结尾认真写明自己的详细通讯地址、邮政编码和联系电话，如果让你的亲朋好友转告，则要注明联系方式、方法、联系人的姓名以及与你的关系，以方便用人单位与之联系。,（）署名 按照中国人的习惯，直接签上自己的名字即可。英文求职信中一般习惯在名字前加上“你诚挚的”、“你忠诚的”、“你信赖的”等形容词，但这种方法在中文求职信中不能轻易效法。（）日期 日期应写在署名的下方，应用阿拉伯数字书写，年、月、日需全都写上。（）附录 最基本的就是个人简历，将一份完整的与招聘职位相结合的个人简历放在求职信之后，供用人单位详细了解求职者的个人资料。,附录也可以包括其他一些对应聘职位有帮助

12、的有效证件，如学历证、学位证、职称证、身份证、获奖证书、户口复印件等。除非用人单位特别强调需提交这些附件，这一类附件可以等到面试时再提供。如果有上述证件的复印件附后，需在正文左下方一一注明。,写求职信的注意事项 要写好求职信，应特别重视以下几个方面：（）称呼要准确、得体。一般情况下，收信人应该是用人单位的人力资源管理人员，他们有权决定是否录用你。求职信的称呼与一般书信不同，书写时须正规些，所以要尤其注意收信人的姓名和职务，因为他们第一眼从信件中接触到的就是称呼，他们的第一印象如何，对于求职的结果有着重要影响。,一般而言，称呼要根据用人单位或企业的情况而定，如果写给国家机关或事业单位的人事部门负

13、责人，可用“尊敬的处（司）长”称呼；如果是“三资”企业，则可用“尊敬的经理（先生）”；如果是企业的厂长、经理，则可称之为“尊敬的厂长（经理）”；如果写给院校人事处负责人或校长的求职信，可称“尊敬的教授（校长、老师等）”。求职信不管写给什么身份的人，都不要使用“老前辈”、“师兄（傅）”等不正规的称呼。如果打探到对方是高学历者，可以用“博士”称呼他，则他会更容易接受。,（）问候要真诚。开头部分的问候起开场白作用。即使是素昧平生的人，信的开头还是应该有问候语，这是必不可少的礼仪。问候语可长可短，即使短到“您好”两字，也体现出写信人的一片真诚。问候要切合双方的关系，交情浅不宜言深，以简洁、自然为宜。（

14、3）内容须清楚、准确。正文从信笺的第二行开始写，前面空两格。书信的内容尽管各不相同，写法也多种多样，但都要以内容清楚、叙事准确、文辞通畅、字迹工整为原则。此外，还要谦恭有礼，即根据收信人的特点及写信人与收信人的特定关系进行措词。,（4）“包装”要讲究。求职信的“包装”也是十分重要的，因为，看信人最先看到的不是信的内容，而是信的外观形式。因此，一封书写漂亮、布局美观的信，会让人感到愉快和舒服。求职信的“包装”主要是指：最好选用标准尺寸（A4）、质地优良、白色无格的信笺。最好使用打字机或电脑将信的内容打印出来，如手写的话，墨水颜色以蓝黑为佳，忌用铅笔和红色水笔书写。信文要在信笺的中间位置，书写格式

15、要统一。信纸的折叠。这里推荐两种稳妥的折叠方式：其一，将信纸纵向三等分折叠，在换方向折叠时让信纸两端故意折成一高一低。采用这种折叠方法的人一般被认为是谦虚朴实、讲究礼仪的人；其二，将信纸纵向对折，然后在折线处再往里折一至两厘米宽，最后横扣对折。这种折法，表示发信者性格文静、有一定的文化修养。,（1）根据确定好的客观的求职目标，摆正心态。一个人要客观地确定自己的求职目标并不容易，因为，在人才被看成“商品”的今天，人才市场的供求规律也在时刻影响着这种“商品”的价格。这一规律决定了求职者进入就业市场的时候，不能一厢情愿地认为单凭学历就一定应该得到什么样的工作。参与竞争前，应当对自己的实力作一个明确的

16、估价，然后再确定应聘哪个水平的职位。只有摆正了自己的位置，确定了合理的目标，求职信才能有的放矢，才能提高应聘的成功率。,4 求职信的写作技巧,（2）文字通顺、简明扼要、有条理。要用简练的语言把求职者的求职欲望及相应的个人条件和特点表达出来，切忌堆砌辞藻。因为，求职信的读者不会把很多时间浪费在阅读冗长的文章上。那种刻意地卖弄文采，想方设法堆砌华丽和时髦辞藻的做法只会弄巧成拙，使人反感。（3）稳重中体现个性。求职信不是显示文学才华的地方，最好用平实、稳重的语气来写，但这并不排除以独特的思维方式给对方造成强烈印象的做法。一封求职信，无论内容多么完备，如果吸引不了对方的注意，就会毫无用处。对方如果对求

17、职信中的陈述不感兴趣，也将使求职者前功尽弃。,（4）要在信中流露出自信。要把握好自我展示和谦虚之间的平衡，要想求职成功就必须推销自己，强调自己的价值，这就少不了要自我展示一番，但是这种展示一定要避免浮夸。在中国文化里，谦虚是一种美德。但对于求职者而言，过分的谦虚可能会使人觉得你什么也不行。所以，求职者应遵循“适度推销”的原则。在求职于外资企业时可多一些自我展示，而在应聘于国有企业时应多一些谦谦君子之风。（5）尽量不用简写词语，慎用带“我”的字眼。求职信中太多的“我觉得”、“我认为”等表达方式很容易给用人单位留下你自高自大、处处以自我为中心以及不成熟的感觉。,（6）争取面试机会，莫提薪酬问题。求

18、职信所要达到的目标是建立联系，争取面试机会。谈薪酬的问题为时尚早，关于薪水的要求可以放在面试阶段去讨论。求职信的最后，要特别注意提醒用人单位留意你的简历，并请求给予回音，以争取进一步联系的机会，获得面试的资格。（7）诚信为本，动之以情。“诚信为本”就是态度要诚恳、诚实、不卑不亢，内容实事求是，突出优点时应多摆事实而少下结论，通过自己的叙述让用人单位下结论，形容词要用比较级，不要用最高级。求职信中说的一切都必须能够在面试中得到支持和证实。写求职信时怎样做到以情动人呢？这需要进行换位思考，揣摩招聘人员的心理，从而采取相应的对策。,2.2 个人履历表,一份内容完整的履历表，一般包括如下项目：个人资料

19、、求职目标、任职资格、学历、工作经历、专长与成就、学术论著、课外活动、外语技能、社团职务、推荐人等。就具体的个人履历而言，项目的取舍应视求职者个人实际情况及履历用途酌情选用或赠补，各项内容的详略应因人、因事而异。以下对一些重要项目加以简要介绍。,1 个人资料 履历表的第一部分是个人资料。一般应列出自己的姓名、性别、年龄、政治面貌、学校、院（系）及专业、获得何种学位及概括自己的愿望等等。,2 教育背景 目前，随着教育体制改革的深入，学校及学科名称变化很大，适当地介绍学校和专业便于用人单位尽快地了解你的学历背景。专业包括自己所学的专业和业余所学的专业及特长；具体所学的课程；自己所受教育的阶段；各种

20、证明材料、证书等级等教育背景的陈述。此外，要突出与招聘工作密切相关的论文、证书及培训课程等。,（1）教育经历。列出你所接受的教育过程，提交你的主要学习成绩，你所得到过的各种奖励、荣誉及在学校曾经担任过的职务。注意，如果你的学习成绩并不优秀，或在校期间没有担任过什么职务，最好不要笨拙地暴露自己的缺点。（2）有关课程和知识体系。这里有两种情况：如果你的简历并没有什么特殊的针对性，在这部分应尽可能列出你所学过的全部课程，包括主修课、辅修课，因为你不知道哪一门课是用人单位最感兴趣的；如果你的简历是有针对性的，就可以只列出学过的、能使用人单位感兴趣的课程。,（3）列出你受过的其他教育或训练。内容包括你在工作、生活及个人兴趣方面发展而来的能力。例如，现在一些大学生求职者都接受过汽车驾驶训练并获得了驾驶执照，或是有外语口语证书及计算机等级证书，或者曾获得某项体育比赛的冠、亚军等，这些情况均可列入履历表。,与您一同创造贵公司发展史上的奇迹,德信诚,