电子档案最佳存储介质——缩微胶片.doc

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1、电子档案最佳存储介质缩微胶片中国人民大学档案学院 谢小能 刘培平 归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有以下两个最主要的特性：1、信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2、系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力和发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。 电子档案的利用快捷方便。计算机可以直接访问，检索速度快；并且可以联人计算机网络，实现异地远程调阅。

2、所以，电子档案的利用具有高效率、易联网、易操作的特点，给人类经济、商务、科技、文化等各个方面带来了巨大的好处。但是，对于信息安全的基本要求却是不可忽视的。 一、电子档案的保存现状与存在问题 存储是信息存在的根本，也是信息利用的基础。随着电子档案的大量出现，对于档案工作人员来说，当前应该考虑的一个重要问题是电子档案的长期保存问题，这是档案工作者的职责所在。 尽管电子档案在记录方式上与传统档案不同，但其作为档案的本质、功能与传统档案是一样的。电子档案也是人们在政治、经济、科学、文化活动中产生的，是历史的原始记录。电子档案和传统档案，记录着人类的知识和智慧，是人类文明得以延续和发展的基础。因此，必须

3、确保电子档案的长期、永久保存，使这些极其重要而又无法替代的信息不仅能为我们所用，而且也能为我们的子孙后代所用。 当前，越来越多的信息以电子形式建立。然而，由于电子档案的特殊性，在目前的技术发展状况下，电子档案的数字化存储介质磁盘、磁带、光盘等的长久保存远没有达到令人满意的水平，甚至可以说目前电子档案的保存状况令人担忧。 早在1996年，美国行星数据系统喷气推动实验室的麦克尔马丁、苏珊麦克马洪就说过，“随着越来越多的信息以电子形式存储，导致数据灾难性丢失的可能性就越来越大”“从历史角度来说，直到四、五年前，磁盘还是主要的存储媒介。作为档案存储媒介，磁盘对我们来说简直象灾难一样。”“1976年美国

4、首次宇航员登陆行星的数据到现在二十年过去了，磁盘开始分解。”耶鲁大学助理图书馆长唐纳德沃斯特说，“在美国存储了各种各样的记录和档案，许多公司和机构热衷于奔向信息时代，但不幸的是有些重要的数字信息无法阅读。在俄勒冈州，最主要的全国残疾人数据库不见了；在纽约，宾夕法尼亚州的道路信息被抹掉了，在一些比较大的州，不可替代的土地使用数据库无法阅读，原因仅仅是所用的软件没了。”美国，旅行公司创始人罗伯特斯坦说，“我无法想象100年后我们现在做的东西到那时还能使用。我甚至不认为25年后还能使用。事实上，几年前做的东西到现在已经不能使用了。这是因为两个问题，一是媒介本身能维持多久，另外一个问题是运行媒介的机器

5、。” 事实是，在美国，当研究人员在90年代末查找60年代的计算机磁带上的统计数据时，只有仅存的几台机器还能读出这些数据。信息环境的加速变化造成信息的丢失。美国宇航局NASA60年代火星探测的宝贵电脑资料已无法再读取。这是因为在众多的数字化存储介质中，光盘虽然被认为是目前最好的电子档案的存储介质，但是，光盘仍有着许多致命弱点，令人担忧。由于光盘的读取不只靠盘片本身，还极大的依赖硬设备和软件，因此，设备及软件的延续是光盘长期保存的关键。厂家说他的盘片可以保存100年以上，但没有一个厂家保证几十年后仍有设备及软件可读取现在写入光盘的信息。光盘技术是高科技的产物，光盘技术目前仍处在发展和改进的时期，光

6、盘技术的不稳定带来了设备和软件的不稳定。美国等国家正在生产将光盘数据转换到胶片上的设备，以备长久保存光盘信息，这从另一个侧面说明光盘不能作为长期保存信息的媒体。正如美国学者彼得卫阿代尔斯坦所说：“虽然磁性介质和光盘有数据密集和利用快捷的优点，但这些优点并不能抵消人们对这些介质和硬件永久性的担忧。” 归纳起来，导致光盘存储信息丢失有下列几方面的原因：存储介质过期失效；软件和硬件系统升级换代，如原存储介质的驱动器已淘汰；原存储格式已经淘汰，没有及时转换；而且即使转换，“在各种原因引起的转换过程中，信息的损失、变异都是不可避免的。”计算机病毒的侵害；自然灾害。1995年日本阪神大地震后，缩微品上的信

7、息都完好无损；但计算机、光盘中的数据全部毁于一旦。 二、缩微胶片是电子档案的最佳存储介质 作为档案保存的存储媒介，应该符合以下几点要求：稳定可靠的技术平台；长久保存的媒介；信息读取有保障；信息安全可靠。这四点是相互制约密切相关的。目前，数码式存储介质在这四方面都达不到要求。这在上面的论述中已显而易见。纸张和缩微胶片等模拟介质则完全满足以上要求：模拟信息以人为本，其形式和内容真实再现，信息可见，能够为人所理解，不可更改，信息相对独立于技术环境，信息稳定可靠，能够长期或永久保存。正如柯达信息媒体事业全球副总裁杰夫勒马京指出：“企业与政府开始意识到，模拟介质是保存信息的唯一具有长期性、安全性与投资效

8、率的途径。”他这里所说的模拟介质是指缩微胶片。 美国档案保存委员会在加拿大的一次会议上发布了一份关于机读、人读记录的白皮书，它提出：档案保存的首要任务是尊重实事求是，即收集并无限期地保存有价值的信息，使之能向公众提供档案记录；次要任务是应及时的、不昂贵地向公众提供档案记录；更次要的任务是能以便捷的方式提供档案信息。该白皮书认为：在目前条件下，最安全、最便宜、最有保证的档案保存介质是黑白银盐感光材料，即银盐缩微胶片。最有意思的是，提出这个白皮书的几位委员都是搞电子影像的专家。美国在电子领域一直走在世界前列，可以说在电子影像应用方面是最有经验的。即便如此，他们在电子档案保存方面仍持这么谨慎和实事求

9、是的做法，的确值得我们借鉴。 缩微摄影技术是模拟影像记录，它不仅记录文件的信息内容，也记录文件的外形特征，甚至包括立体物品和彩色信息。它满足档案部门要求反映真迹的基本要求，是迄今为止最成熟的全文“真迹”高密度存储和自动检索的技术。 缩微胶片的保存期长，是能够长久保存的介质。摄影胶片的持久性取决于胶片塑料片基和银影像的持久性。如果冲洗正确，贮存条件好，醋酸片基的寿命将超过100年。聚酯片基化学性能更稳定，寿命可达500年以上。银影像的持久性也很出色，可达几百年。国家标准和国际标准对档案胶片的性能要求作了说明，这使人们不必怀疑这种介质的持久性。除了使用具有档案质量的摄影胶片以外，档案行为还要求有适

10、宜的贮存条件，这也在相应的国家标准和国际标准中作了说明。 缩微胶片上信息的读取不需要复杂的硬件，用很简单的光学仪器就可以，只要一台阅读设备就行，甚至用放大镜都能够阅读。技术上也不会发生重大变革。缩微胶片是卤化银制成的，使用的是将来也不大可能变化的技术。因此，采用缩微胶片保存档案，基本上是无风险的。可以说，采用模拟影像技术的缩微胶片，是信息安全与延续的根本保障。待添加的隐藏文字内容3 三、COM系统实现电子档案向缩微胶片转化的工具 通过COM系统可以将贮存在磁盘、磁带和光盘内的电子档案转移到缩微胶片上，以缩微品的形式保存。 COM系统就是将计算机输出的机读信息转换为文字、数字、符号等人读信息，然

11、后再将其记录在感光胶片上的信息处理系统。所谓COM，即为Computer Output Microfilm(计算机输出缩微胶片)、Computer Output Microform(计算机输出缩微品)、Computer Output Microfilmer(计算机输出缩微胶片装置)等英文名称的字头。COM技术是把计算机的高速运算与缩微摄影的快速记录结合在一起的技术方法。 COM系统主要是由COM主机、冲洗机、拷贝机等设备组成的。此外还包括缩微胶片阅读器、阅读复印机等外围设备。COM系统的结构主要可以分为输入部分、字符发生及显示部分、成像及显影部分和控制部分等。首先，来自磁盘(带)、光盘的信息经

12、输入部分输入机内，然后，经过必要的转换，将输入的信息转换为该系统使用的编码；再通过字符发生器将其转换为文字、数字或图形等人读信息，并显示在阴极射线管上；摄影机控制部分则可根据来自指令部分的信息，控制摄影机的动作，将由字符发生装置产生的文字、图形等信息高速记录在感光胶片上。COM胶片的显影加工同普通缩微胶片的加工方法一样。 COM系统向胶片上记录信息的速度可与计算机工作同步，记录速度快，尤其比向纸上打印的速度快得多，因此，COM技术是把计算机的高速运算与缩微摄影的快速记录结合在一起的技术方法。 目前许多单位为了电子影像的安全保存，使用纸来存储电子档案信息。但是，与缩微介质相比，录入速度慢，纸质档案占用空间大，手工查阅效率低，使用不方便，保存期也不如缩微胶片长。所以使用纸质作存储介质来长久保存档案远不如使用缩微胶片。可以认为，电子档案目前最安全、最低廉、最可靠的保存媒介是银盐缩微胶片。但是，COM系统的价格比较高，没有必要每个档案部门都置备一套COM系统，可由信息中心或网络中心购置，档案部门需要将电子档案转换成缩微胶片时，由信息中心或网络中心代劳，这样既经济、方便、及时，质量又有保证。 (北京市，邮编：100872) (责任编辑 张占江)