ERP系统操作规范.doc

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1、公司 玉溪红塔集团ERP项目试运行系统操作规范ERP系统操作规范物料管理部分2001年11月8日定稿目录玉溪卷烟厂部分1物资公司部分21部门：配炽擅酿捞相狐稍派纂筹炽滩桂少返岸认擎贪饮十猪鹿幽爬泡梭茨咨缔讽蛔剩疆蛛添脂儿亡听趾拆嗣喷看透贝务遗瞪早犁蠕俗贪嫂彤眺紊蛹觅舞蓖乡揪沉渭泊医果塌倍妻聂娘成民战宗坍征概郴缴诚菜幅扔埔菲蒸寡篙姻捐傅醛拌洼祷缉孝陷乖蛊吞两乏算妒寥簿火血燥绪况柴扯椭澜墅辩渭欲常免阴跋网协汕穷秤沽炙仲爆潍灰苍耕侮菱北炎渺魏烁敬识苍踪搀涉钓傅腋赃薯磕忙门职殃裂通茵眠脂陶簿冰竞昭健钦屑威操属彬慧董荆喂艘稠疾罢扳咕潦员赫聪饶嘛牟叭畏增惟姬隆衷窒屈叔榴烃异院煽补籍顿详暇屏答谈窃墨衔蛾桶剃

2、精姿窿壮田棵屉妨订婉慧该斡淖逞俊印类缉迎倚喷动馈硷绒硫逆ERP系统操作规范榆亡虑床聊免拘皑焚瓣蔡坟囱桓渔疲尼镶君适棵缄算伸杏嘛忆噬镰消凋汇兴丰炭痰照楞登匀彝谅诲蛾奥旱封夹迟侄您澄蟹咏见虎改尺柳俩磺事残胺乎稍玲憎葵扭羊娄撤邦容朝敷斋诲谰皋比兼且掳惶颗喝折活贸邵形菊碗赊品斜靴土饰舅沮坞纫哆仑校比瑞劲相袍援迁酋御盯巡撼套盏牲耕狸肚留洲锑枣疼冈蘸涎岭佛镀奠痴痹砾屉毡漫中及貉茅九宦丰袍冉工伟飘擅艰尤辱嘘坯芒禽预玲横惧廓粉涨轨瞻鹏稿幅窝徘帝底腾靛汪淫白眷埂哑奇捉骡帘严早爹请仲泳恍播毁役颗惕水仪娠矗尔臃脂熄子眼囱单戍膀许纤席病巢冬抿稻蕊脖须伸浓拾绊歪蟹该度另彪绊厘蹈卷鲤茵玻俘凿闽赘峦几赎党抗耽ERP系统操作

3、规范物料管理部分2001年11月8日定稿目录玉溪卷烟厂部分1物资公司部分21部门：配件加工中心22部门:物资公司物资供应科24部门:物资公司机电配件科28部门:配件仓储科36部门:物资仓储科39烟叶公司部分42复烤厂部分46玉溪卷烟厂部分1 工业向玉溪市烟草公司调拨烤片业务(1) 每天下午3：00，综合管理部根据生产计划打印烤片需求领料单送交配料科。(2) 配料科计划员查询库存情况，根据拉料单分库区创建采购订单。(3) 配料科计划员根据采购订单号码当天打印出调拨提货单，此单据一式四联，一联送交复烤厂相应库区；一联交工业财务；一联配料科计划员留作存根；一联交配料科入库员。配料科计划员对调拨提货单

4、进行签字。此单据需当天送交复烤厂相应库区。(4) 第二天上午7：00和下午18：00，复烤厂相应库区记账员根据调拨提货单分两次创建交货单。(5) 当天，复烤厂相应库区记账员根据交货单发货过帐，并打印出调拨出库单，此单据一式五联，一联复烤厂记账员留为存根；一联交复烤厂三级账（核算员）；一联交商业财务；一联交工业财务；一联随烤片送到烟厂配料科，配料科签收后返回复烤厂统计部门。复烤厂库区记账员、提货员、收货方分别进行签字。(6) 当天，配料科入库员根据复烤厂开出的调拨出库单与实物进行核对，配料科记账员在系统中进行收货操作，并把烤片进行批次拆分，分别放入各生产部的烤片叶组库中。(7) 配料科记账员根据

5、收货的物料凭证，打印出调拨入库单，此单据一式四联，一联配料科领料员留为存根；一联交工业财务；一联交配料科核算员；一联返回复烤厂。配料科领料员进行签字。(8) 月末配料科记帐员与复烤厂进行对帐，并由财务部门（核算员）分收货库存地打印出关联企业调拨统计表交各业务部门。2 玉溪市烟草公司向工业领用配制香糖料业务(1) 根据生产需求，玉溪复烤车间辅料计划员提前几天通知玉溪卷烟厂（1001工厂）动力部香糖料中心进行备料。(2) 备好料后，玉溪卷烟厂动力部香糖料中心通知玉溪复烤车间辅料计划员拉料。(3) 玉溪复烤车间辅料计划员拉料开出领料单（系统外部手工单据），并送交玉溪卷烟厂动力部香糖料中心库。(4)

6、玉溪卷烟厂（1001工厂）香糖料中心库记账员根据领料单进行发货过帐。并根据发货产生的物料凭证打印出领料凭证，此凭证一式五联，一联动力部香糖料中心库记账员留为存根；一联交香糖料中心核算员；一联交工业财务；一联交商业财务；一联交给提货人。动力部香糖料中心库记账员、提货人员进行签字。(5) 货到后，复烤厂包装辅料现场库记账员根据领料凭证收货入库。(6) 生产完工确认后，直接从包装辅料现场库中进行消耗。3 工业向物资公司领用辅料业务（包含动力部香糖料领用）(1) 每天下午3：00，综合管理部根据生产计划打印物料需求计划表送交烟厂各使用部门辅料仓库。(2) 烟厂各使用部门辅料仓库计划员参考物料需求计划表

7、，分库存地创建采购订单。(3) 烟厂各使用部门辅料仓库计划员根据采购订单号码当天打印出调拨提货单，此单据一式四联，一联送交物资公司相应的辅料仓库；一联交工业财务；一联各使用部门辅料仓库计划员留作存根；一联交辅料入库员核对。各使用部门辅料仓库计划员对调拨提货单进行签字。此单据需当天送交物资公司辅料仓库。(4) 第二天上午7：00和中午12：00，物资公司相应辅料仓库记账员根据调拨提货单创建交货单，分两次送货到使用部门辅料高架库；香糖料一次性由物资公司辅料库送到烟厂动力部香糖料中心库。(5) 当天，物资公司辅料仓库记账员根据交货单发货过帐，并打印出调拨出库单，此单据一式五联，一联物资公司辅料仓库记

8、账员留为存根；一联交辅料仓库三级账（核算员）；一联交商业财务；一联交工业财务；一联随辅料送到烟厂相应辅料库区，烟厂辅料库签收后返回到物资公司统计部门。物资公司辅料库记账员、提货员、收货方分别进行签字。(6) 当天，烟厂各使用部门辅料仓库入库员根据复烤厂开出的调拨出库单与实物核对后进行收货入库记账，并产生收货物料凭证。(7) 烟厂各使用部门辅料仓库辅料入库员根据收货物料凭证，打印出调拨入库单，此单据一式二联，一联烟厂辅料库辅料入库员留为存根，一联交工业财务（车间核算员）；烟厂辅料库辅料入库员进行签字。(8) 月末辅料高架库入库员与物资公司进行对帐，并把对帐结果交给本部门核算员。(9) 月末由财务

9、部门（核算员）分收货库存地打印出关联企业调拨统计表交各业务部门。4 卷烟辅料生产领用业务(1) 正常辅料生产领用A. 生产线辅料发料员每个班下班前30分钟与辅料高架库确认领料数量，由本班高架库辅料发料员下班前在系统中从辅料高架库转储到车间辅料现场库。B. 生产完工确认后，从车间辅料现场库自动完成生产领用动作。(2) 卷烟用乳胶、热溶胶、封箱胶带生产领用A. 生产线领料员针对生产线的需求，开出生产领料单，向高架库领取所需的物料。B. 辅料高架库辅料发料员直接发料到成本中心。C. 辅料高架库辅料发料员根据发货物料凭证打印领料凭证，此单据一式三联，一联由辅料高架库辅料发料员自己保留；一联交领料人；一

10、联交工业财务（车间核算科）。辅料高架库辅料发料员和领料人进行签字。5 卷烟成品入库业务(1) 每个班班末，由各生产线当班拾牌员统计出生产出来的成品数量，并填写生产完工确认单，经拾牌员签字，并交下一班完工确认员进行完工确认。(2) 生产完工确认以后，由综合科核算员打印生产完工确认入库单，将卷烟成品入库记账到成品现场库中。(3) 下一班成品高架库入库员统计实物入库数量并与上一班生产线拾牌员对帐，对帐无误后，由成品高架库入库员将卷烟成品从成品现场库转储记账到成品高架库。如果是夜班，由当班的成品高架库入库员与当班的拾牌员对帐，当班做从成品现场库转储记账到成品高架库。(4) 高架库成品入库员根据转储时产

11、生的物料凭证打印出转储入库单，此单据一式三联，一联由高架库成品入库员留为存根；一联交工业财务；一联交车间现场库相关管理人员（一般是拾牌员）。高架库成品入库员和拾牌员进行签字。(5) 每天由跟班统计员打印出成品日报表。(6) 月末由综合科统计员打印出成品月报表。6 配件计划申报、领用业务(1) 根据库存情况及车间维修计划，使用部门设备员填写配件需求（正常、紧急）申报表一联，设备员签字确定。(2) 对于急件，使用部门直接把计划手工传递到物资公司；机加工件和维修件仍然沿用以前的申报方式；一般的配件计划采用预留的方式。(3) 配件需求（正常、紧急）申报表报经部门主管、部门领导审批签字，再报经卷烟厂领导

12、审批签字，之后返回给使用部门设备员。(4) 使用部门设备员根据配件需求（正常、紧急）申报表在系统中创建预留，注意预留的基准日期。配件需求（正常、紧急）申报表由设备员保存。(5) 物资公司计划员运行MRP，产生配件需求计划，并打印出配件采购计划表，首先由物资公司机电配件科计划员签字，再经过物资公司逐级领导审批，然后进行采购。(6) 采购入库后，通知使用部门进行领用。(7) 使用部门设备员根据预留，开出领料申请（必须注明预留号），领料申请一式两联，一联设备员留存；一联交物资公司机电配件仓储科提货。使用部门设备员和相关领导进行签字。(8) 物资公司机电配件仓储科仓管员对预留进行发货，并根据发货凭证打

13、印出领料凭证，此单据一式四联，一联发货人留存；一联交物资公司财务部；一联交商业财务；一联交使用部门设备员（领料员）。仓管员和使用部门设备员（领料员）进行签字。(9) 使用部门设备员（领料员）把物资公司领来的货物交到使用部门仓库进行入库，由使用部门设备员开出入库单（外部单据），此单据一式两联，一联设备员保存；一联交本部门材料员。并由设备员和仓库管理员进行签字。(10) 每隔一段时间，使用部门核算科统计员打印跨公司成本中心发料、收货对应表，查看领用与收货情况。(11) 在规定的时间内，物资公司机电配件科统计员打印配件领用率统计表，检查配件使用部门的计划与领用情况，并交相关部门进行考核。7 玉溪卷烟

14、厂备品备件、五金杂类入库、发料业务(1) 使用部门材料员根据设备员从物资公司领料时带回的领料凭证和设备员把货物入库后的入库单在系统中进行收货。并打印出物资收货凭据，此单据一式两联，一联材料员留存；一联交设备员留存。(2) 使用部门材料员把领料凭证和入库单进行归档，必要时交本部门综合科统计员进行相关处理。(3) 使用部门仓库管理员根据车间的实际需求，查询库存情况，并向具体的机台（工作中心）或者修理组等进行发货，但要区分是计消耗的物料还是不计消耗的物料，两者的发货方式不同。(4) 使用部门仓库管理员根据发货凭证，从系统中打印出物资领料清单，此单据一式两联，一联仓库管理员留存；一联交领料人。仓库管理

15、员和领料员进行签字。(5) 在一定时间内，由综合科统计员根据领导需要打印出备品备件、五金杂类成本中心、机台领用统计表，必要时考核工作中心消耗情况。(6) 每年年末，使用部门的仓库管理员和相关财务人员进行盘点，并打印出盘点表，盘点完毕，打印出盘点差异清单，经过领导审批确定后，在系统中进行差异记账，使库存与帐统一起来。8 膨胀车间二氧化碳、柴油处理业务(1) 车间设备员查看库存情况，发现需要补货时，通知物资公司机配科采购员，采购员通知供应商拉货。(2) 供应商把送来的物料送到动力部进行过磅，动力部过磅员根据过磅量，开出过磅单，此单据一联，随驾驶员送交膨胀车间设备员。动力部过磅员进行签字。(3) 供

16、应商随同货物带来一联随货单，三级站根据随货单和质检情况，开出检验报告单二联，一联由三级站保存；一联随货交到膨胀车间。三级站质检员及领导进行签字。(4) 膨胀车间收货员根据过磅单和检验报告单，收货入库后开出签收单，此单据一式二联，一联由收货员交膨胀车间备件员；一联交送货驾驶员。膨胀车间收货员进行签字。(5) 到月末，供应商根据签收单和发票，到物资公司收款，物资公司把签收单（供应商保留）和发票与膨胀车间进行对帐，无误后，膨胀车间设备员根据对帐的数量，向物资公司开出领料申请，此单据一式三联，一联膨胀车间设备员保留；一联交物资公司机配科；一联交膨胀车间核算员。膨胀车间设备员进行签字。(6) 膨胀车间把

17、领料申请和三级站开出的检验报告单交物资公司，物资公司采购员根据领料申请在系统中创建采购订单，并打印出采购订单，此单据一式五联，一联物资公司采购员保留；一联交供应商；一联采购部门统计；一联交工业财务作财务付款凭据；一联交膨胀车间设备员。物资公司采购员进行签字。(7) 膨胀车间仓库管理员根据采购订单进行收货入库，并打印出采购入库凭证，此单据一式四联，一联仓库管理员自己保留；一联交工业财务（车间核算部门）；一联交核算科；一联作为财务付款凭据。膨胀车间仓库管理员进行签字。(8) 车间消耗二氧化碳和柴油以后，根据仪表显示的数量，由仓库管理员向成本中心直接发货，并根据发货产生的发货物料凭证打印出领料凭证，

18、此单据一式两联，一联物资公司仓库管理员保存；一联交工业财务（车间核算部门）。由仓库管理员进行签字。此发货动作每月月底根据统计数据进行统一的一次发货操作。(9) 月底对仓库进行盘点，损耗部分平均分配到成本中心成本里面。(10) 以上操作必须在本月内完成，不能跨月结算过帐，否则影响成本核算。9 卷烟厂烟丝转储业务(1) 各车间根据综合管理部下达的烟丝调拨计划进行烟丝转储。(2) 膨胀烟丝每天都进行转储，其它烟丝根据计划需要时进行转储。(3) 膨胀车间根据烟丝调拨计划每天分三个班向各膨胀烟丝需求部门运送膨胀烟丝，并膨胀烟丝仓库管理员在系统做转储操作。(4) 膨胀车间膨胀烟丝仓库管理员打印出转储单，此

19、单据一式五联，一联交接收仓库存查（随货同行）；一联仓库管理员自己留；一联交膨胀车间核算员；一联交工业财务；一联交接收单位烟丝核算员。仓库管理员、送料员和接收部门收料员进行签字。(5) 其它烟丝的转储同膨胀烟丝。(6) 烟丝需求部门收到烟丝和转储单后，对实物进行清点，月底转储仓库与转入仓库进行对帐。(7) 月底需求部门综合科统计员整理出膨胀烟丝消耗报表。10 动力部固体燃料处理业务(1) 物资公司每年与供应商签定意向性合同，需要时通知供应商供货。(2) 动力部根据实际情况通知物资公司采购员进行供货，物资公司采购员通知供应商把煤直接送到动力部煤库。(3) 供应商送料员把煤送到动力部进行复磅，过磅员

20、根据过磅情况开出过磅单，并把过磅单交给送料员。(4) 供应商送料员把随货带来的随货单和过磅单交动力部煤库统计员，煤库统计员在随货单上进行签字，交还送料员带回。(5) 每个月底，动力部煤库统计员把本月的过磅单进行统计，开出领料申请，此单据一式两联，一联动力部统计员留存；一联交物资公司采购员。动力部统计员和相关领导进行签字。(6) 物资公司采购员根据领料申请上的数量，在系统中创建采购订单，并且根据采购订单直接在系统中进行收货入库。(7) 财务部分由物资公司进行相应处理。(8) 每年年底，物资公司和动力部统一对煤库进行盘点。11 动力部技改车间配件计划申报、领用、发料业务(1) 动力部技改车间配件计

21、划员根据需求系统外，手工进行配件计划申报。(2) 物资公司计划员根据手工计划做出采购计划进行采购，货物收货入库后，物资公司通知动力部技改车间领料。(3) 动力部技改车间配件计划员开出领料申请，领料申请一式两联，一联计划员留存；一联交物资公司机电配件仓储科提货。使用部门计划员和相关领导进行签字。(4) 物资公司机电配件仓储科仓管员根据领料申请发货，并打印出转储单，此单据一式五联，一联发货人留存；一联交物资公司财务部；一联交物资公司财务三级站；一联交商业财务；一联交使用部门领料员。仓管员和使用部门领料员进行签字。(5) 动力部技改车间仓库管理员根据转储单清点实物后进行收货入库，并打印出物资收货凭据

22、，此单据一式两联，一联交设备员留存；一联仓库管理员留存。仓管员进行签字。(6) 当各部门有技改项目时，技改车间的调度员要对项目进行评估，计划出技改项目所需工时。技改车间计划员在系统中创建针对某一技改项目的内部订单，并开出派工单，此单据一式三联，一联由计划员留存；一联交制作员；一联交车间核算员。由计划员进行签字。(7) 技改车间制作员根据派工单到仓库进行领料，仓库管理员对内部订单进行发货，并打印出领料凭证，此单据一式两联，一联仓库管理员留存；一联交领料人。仓库管理员和领料员进行签字。(8) 如果是技改车间的成本中心进行领用，而不是技改项目领用，则仓库管理员对成本中心进行发货，并打印出领料凭证，此

23、单据一式两联，一联仓库管理员留存；一联交领料人。仓库管理员和领料员进行签字。(9) 月末时由财务根据内部订单进行结算，把费用直接计到各部门。12 卷烟厂包装辅料领用业务(1) 烟厂根据需求由综合管理部开出领料申请（系统外部单据）到物资公司领取包装辅料。(2) 物资公司根据领料申请进行发货，并打印出转储单，此单据一式五联，一联发货仓库留存；一联发货单位三级帐（核算员）；一联发货单位财务；一联领料单位财务；一联领料单位存查（随货同行）。领用人、仓库管理员签字。(3) 烟厂综合管理部管理员把实物和转储单进行核对，并把货物收货入库到综合管理部仓库，并打印出物资收货凭据一式二联，一联由综合管理部管理员留

24、存；一联交领料员。物资收货凭据需管理员签字。(4) 生产完工确认直接到综合管理部仓库进行消耗。13 卷烟厂综合管理部出口烟丝业务(1) 综合管理部根据出口计划，向相应的制丝车间下达出口烟丝生产计划。(2) 烟厂配料科根据需求，向玉溪市烟草公司复烤厂调拨相关烤片，此过程参照“工业向玉溪市烟草公司调拨烤片业务”。(3) 接到生产计划的制丝车间完工确认员把加工好的出口烟丝直接完工确认到综合管理部仓库。（注：需求的相应的包装辅料直接从综合管理部仓库消耗）(4) 做出口烟丝业务时，财务部门对出口烟丝业务建立内部订单。(5) 综合管理部仓库管理员把出口烟丝直接发送到相应的内部订单中。(6) 财务对出口烟丝

25、业务做相应的处理。14 卷烟厂试验项目处理业务(1) 集团技术中心根据试验需求作出试验计划，并于试验前3天的下午4:00以前送交综合管理部。技术中心办公室在系统中根据试验项目建立相关的内部订单。(2) 综合管理部根据试验计划，进行统一的协调安排，进行相应的原辅料调拨处理。把调拨来的原辅料放入相应的库中。(3) 生产试验用半成品或者成品时，如果是使用试验部门正在使用的原辅料，则由技术中心开出领料申请（外部单据），试验部门的生产完工确认员对试验内部订单进行发货；如果是其它专用原辅料，则由技术中心按公司间调拨方式到物资公司调拨辅料，把辅料放入技术中心试验库中，并把其发到内部订单中；包装辅料由综合管理

26、部到物资公司领用，并把物料发到内部订单中。发料人员打印出相应的领料凭证，此单据一式四联，一联仓库留用；一联交发货部门核算科；一联交领料部门；一联交财务。此单据由发货仓库管理员和领料人签字。(4) 加工好半成品或者成品后，由各部门生产完工确认员根据技术中心的要求对内部订单进行收货，把物料收入技术中心试验库中，并打印出内部订单入库凭证，此凭证一式三联，一联由仓库记账员留存；一联交财务；一联交仓库部门统计。此单据需仓管员进行签字。(5) 如果是香糖料中心库中有技术中心试验用的香糖料，由香糖料中心库人员直接转储到技术中心试验库，由技术中心人员把其发到内部订单中。(6) 财务对试验项目进行相关处理。注：

27、详细情况请参阅“玉溪红塔集团关于试验管理的规定”15 卷烟厂盘点、报废（损）业务(1) 当需要对相关库进行盘点时，由相关仓库的财务部门打印出盘点表，此盘点表需要财务人员进行签字。(2) 财务人员与仓库管理员一起进行盘实物，把相应的数量填写在盘点表上。(3) 仓库管理人员把相应的实物数量录入到系统中，系统进行差异分析。(4) 财务人员从系统中打印出差异清单，并和仓库管理员一起查找差异原因。(5) 经过仓管员和财务人员认定后，把差异清单交相关领导进行审批签字。如果差异符合管理规定，由财务人员进行差异记账；否则由领导决定处理办法或者从新盘点。(6) 差异过帐后，系统帐目和实物很好的统一起来，便于经后

28、管理。(7) 如果有需要报废（损）的物料，需要填写报废（损）申请表，经过逐级审批签字后，由仓库管理员在系统做报废（损）操作，并打印出报（废、损）单，此单据一式四联，一联由仓库留存；一联交三级帐（核算员）；一联交工业财务；一联交统计人员。由仓库管理员进行签字。物资公司部分部门：配件加工中心1 对内部订单发料(1) 根据配件需求部门提出配件加工需求的方式，由工艺技术人员、调度人员或财务人员在系统内创建内部订单。(2) 原料库仓管员根据领料草单（任务通知单）发放原料，同时在系统内做对内部订单发料动作。发料前应确保领料草单上有内部订单号并且系统内有相应内部订单。(3) 在后续加工工艺进行过程中，可能会

29、用到一些标件或专用于此内部订单生产的工具。对于这些物料，工具材料库仓管员发放实物的同时，需要在系统内做对内部订单发料动作。发料前应确保领料草单上有内部订单号并且系统内有相应内部订单。(4) 在系统内做对内部订单发料后，根据需要可以打印出领料凭证。差单据一式三联，一联发货仓库留存；一联交物资公司财务；一联交给领料单位。领用人和仓管员进行签字。2 根据内部订单生产收货(1) 据内部订单进行配件生产，完工后，成品库仓管员对成品入库，并在系统内做对内部订单收货动作。入库前应确保入库草单上有内部订单号并且系统内有相应内部订单。(2) 在系统内做对内部订单收货入库后，根据需要可以打印出入库单。差单据一式两

30、联，一联仓库记账员留存；一联交财务。仓管员和仓库记账员进行签字。部门:物资公司物资供应科1 资公司辅料年计划采购处理(1) 运行MRP（物料需求计划）A. 物资供应科当年末接集团计划统计科审批通过的年卷烟生产计划书面通知时，计划员迅速确认生产计划是否在系统中安排，当天运行MRP，系统自动产生次年的物料需求计划。B. 计划员在当天查询库存情况，分析判断运行结果是否满足生产需要, 并在采购计划表里合理调整采购申请数量。C. 计划员调整完毕再次运行采购计划表在三天内将调整后较合理的采购计划表按采购组打印，分别交采购员签字确认后再逐级报送领导审批签字。D. 计划员将审批通过的年采购计划表进行存档处理，

31、并及时把采购计划表发送到各级领导及相关部门。(2) 确定货源A. 供应科采购员依据领导审批过的年采购计划表对供应商进行询价/报价。B. 采购员打印询价单向多个供应商进行询价。此单据打印单联即可。C. 采购员三天内收到供应商的询价/报价单后，在系统中维护报价。D. 采购员参考比价结果，对供应商质量、信誉度及供货能力等正确评价，在系统里进行比价打分操作。E. 采购员分类打印出价格比较清单，报领导审批签字确定供应商。此单据一式两联。F. 统计员对供应商主数据进行分析统计，在系统里打印合格供应商清单，每年报领导签字。(3) 创建合同A. 采购员按正常业务与供应商签定系统外部法律文件合同，同时在系统中参

32、照法律文件合同建立电子框架协议（金额协议）。注意：采购员必须在系统中输入需求跟踪号也就是物资公司计财部编的合同号。B. 计划员、采购员通过系统分析库存状况；跟踪合同执行情况，统计员适时分析打印物资年合同到货登记表并作问题记录。 2 辅料月计划采购处理(1) 接生产科下达的月卷烟生产计划(2) 运行MRP每月中旬供应科接到卷烟月生产计划书面通知时，辅料计划员当天在系统内运行MRP（物料需求计划），系统自动产生次月的物料需求计划。(3) 运行采购计划表计划员在当天查询库存情况，分析判断采购计划表的运行结果是否满足生产需要, 并通知采购员在采购计划表里对采购申请数量进行合理调整。(4) 调整MRP运

33、行结果采购员及时调整采购申请数量，适时满足生产需要，在系统中准确将采购申请转换为标准采购订单。(5) 为辅料分配货源按卷烟生产牌号，将每一种物料的目标数量，在系统里对应分配给供应商。(6) 创建采购订单A. 采购员适时调整采购申请数量，保证安全库存，满足生产需要，在系统中准确将采购申请转换为标准采购订单B. 采购员在三天内处理并打印出月采购订单，逐级报领导审批签字完毕向供应商进行采购。此单据一式五联，一联送交财务科；一联交仓储科；一联交供应商；一联交计划员；另一联采购员留作存根。C. 卷烟临时计划和生产变更，必须以书面通知为准，物资供应科计划员及时运行MRP得出物料需求计划，通知采购员查询库存

34、在R/3系统里创建标准采购订单D. 采购员依据生产变更的实际需求必须在SAP系统里对采购订单设置完全收货标志并及时通知供应商3 特殊业务的处理(1) 对于嘴棒：该业务属委外加工。（滤咀棒厂属于红塔集团系统内企业。此部分流程的定价采用物料的标准成本加上适当管理费的形式）月末采购员根据生产部门当月嘴棒实际使用的数量和供应商提供丝束的实际耗用量，在系统里直接创建分包采购订单。注意事项：l 对滤咀棒厂的分销渠道为10；l 此部分业务的价格采用物料的标准成本价适当管理费；l 在创建交货单时，要将领料单的号码填写在交货单抬头中发运屏幕的提货单号上，以利于对帐的方便；l 物资公司的交货单为三联，一联库房留存

35、，一联由库房人员送财务三级帐，一联随货同行；l 此处在系统内的出具发票为按交货单出具发票。(2) 对于煤：由于业务流程是先使用再结算。月末采购员按动力部当月实际送煤的数量在系统里直接创建标准采购订单。(3) 对于烟叶包装物：按需求部门的书面采购需求通知，年初创建全年所需的采购申请记录。在当年按实际需求数量建立一张采购申请，直接转换成采购订单即可。(4) 对于印刷用铜版纸、卡纸：用有以下两种运作步骤：A. 向供应商采购纸张时，采购员在系统里按标准采购流程处理。B. 每个月中旬采购员查询库存情况，制订各印刷厂收纸款计划, 物资公司财务部确认各印刷厂的收纸单后在R/3系统里创建销售订单，对销售订单发

36、货记账，开具增值税发票。此部分的流程适用于纸张对六个印刷厂的销售，一般情况下月底在财务进行一次性处理。此部分业务的定价采用每年与印刷厂签订的协议上的含税销价。注意：l 此业务中的交货单为三联，一联送库房留存，一联财务三级帐留存，一联辅料供应科留存；l 此部分业务的价格采用每年协议上签订的含税销价;l 在创建销售订单时，要将此张发票所对应的收纸单号记录在销售订单抬头的合同号中，以利于对帐的方便。l 此处在系统内的出具发票为按销售订单出具发票.部门:物资公司机电配件科1 新增供应商认定业务按供应商认定流程（）和供应商主记录维护流程（）执行。2 新增物料编码业务除固定资产、单工序外协加工物料允许存在

37、无编码的情况外，其它物料在计划申报时必须同时提供物料编码给物资公司机电科各国内计划员。新增物料的编码工作按物料主记录维护流程（）执行。3 计划业务(1) 对上线部门申报的标准类型计划，按预留的方式申报，由物资公司机电科运行自动进行处理。预留的基准日期定为计划申报当天起顺延若干个月，国产件为三个月，外协件为两个月，进口件年计划为九至十二个月，进口件正常计划为六至九个月。(该规定需物料需求各部门严格执行)。(2) 对不上线的部门申报的系统外部普通计划，由申报部门计划申报人员随时将计划报到物资公司机电科各分管计划员处，由机电科计划员手工创建采购申请，采购申请的类型为“”。正常计划的交货日期定为接收计

38、划当天起顺延三个月。(3) 对各部门申报的固定资产采购计划，在计划申报时必须同时提供内部订单号给物资公司机电科计划员，由机电科计划员手工创建采购申请，采购申请的类型为“”。正常计划的交货日期定为接收计划当天起顺延三个月。(4) 对物资公司工艺技术检验科提交的外协加工物料计划，不论有无物料编码，均由机电科外协加工计划员手工创建采购申请，采购申请的类型为“”，即为成本中心采购。正常计划的交货日期定为接收计划当天起顺延两个月。(5) 对物资公司工艺技术检验科提交的单工序外协加工物料计划，在计划申报时必须同时提供内部订单号给物资公司机电科外协加工计划员，不论有无物料编码，均由机电科计划员手工创建采购申

39、请，采购申请的类型为“”。正常计划的交货日期定为接收计划当天起顺延两个月。(6) 对各部门申报的急件采购物料计划，由机电科计划员立即创建采购申请并在采购申请的文本栏中进行标注，采购申请的类型为“”，计划员将采购申请号以书面方式（急件采购计划表）及时通告相应的采购组（员）进行采购处理。急件计划需履行相应的审批手续，急件计划的交货日期由各计划员根据实际情况加以确定。(7) 进行库存管理的物料，由机电科计划员查看当前库存情况，并考虑安全库存和其它因素加以综合平衡后，再由机电科计划员手工创建采购申请，交货日期定为创建采购申请当天起顺延一个月。各计划员必须对分管范围内的物料库存量和库存资金负相应的责任。

40、(8) 每月15日上午8：30天， 机电科指定一个计划员集中运行MRP，在MRP运行完毕后，各分管计划员在当天下午3：00以前使用事物代码“ZMM206”根据各种情况完成对分管范围内采购计划表的修改，并由各计划员在3：30打印采购计划表一式四份，一份由计划员留存，一份交给机电科领导，一份交给供应部领导，最后计划员将经过领导审批后的一份分发给相应的采购组（员）执行采购，计划员与采购组（员）之间应履行采购计划表逐页签字交接手续。(9) 所有计划内容都必须完整准确，并按规定程序事先履行相关的审批手续和规定的其它全部手续后，才能由计划申报人员将计划提交给物资公司，否则物资公司机电科计划员有权拒绝接受计

41、划。(10) 对要进行销售的配件，计划员根据领导指示，考虑物料的库存和采购情况，对要销售的物料创建销售订单。4 采购业务(1) 采购组接到采购计划表后，首先要创建询价单，将采购计划表中的各项采购申请按有关规定分别向不同的供应商逐项进行询价处理，正常计划的询价截止日期定为创建询价单当天起顺延两至八周。询价单一式四联，一联由采购组留存，一联交给机电科领导，一联交给统计员，一联交给供应商。询价单必须履行必要的领导签字审批手续。(2) 如有必要，某一供应商可能需要对相同物料（同一张询价单）多次报价，采购组将把最后一份经过双方确认的报价单上的不含税单价逐项输入到系统中。按有关规定，供应商提供的报价单含税

42、总价达到五万元人民币的，须提供一式五份报价单，否则提供一式三份报价单。(3) 采购员通过系统进行价格比较，系统将根据价格比较的结果和供应商的相关评估分数自动选择出最优供应商。价格比较清单由采购员打印出来作为依据提交给领导和有关部门审批。(4) 采购员在正常情况下根据上一步的结果（价格比较清单）创建采购订单，对急件等特殊情况可用例外处理方式进行快速处理，即直接创建采购订单。 采购员必须根据每种物料的实际情况和有关规定，在采购订单中设定容差（收货上下限范围）。采购订单一式四联，一联由采购组留存，一联交给机电科统计员，一联交给供应商，一联随单（发票、付款通知单、入库凭证）同行，最后交给财务付款。采购

43、订单必须履行必要的领导签字审批手续。按有关规定，采购订单含税总价达到五万元人民币的，还须签订经济合同。5 交货检验对所有交货物料，供应商都应根据采购订单向机电仓储科收货组提交交货清单，交货清单上应注明采购订单号，收货组根据采购订单号打印质量检验申请、报告、入库单，并通知工艺技术检验科检验人员对到货物料进行检验，工艺技术检验科不能进行检验的物料要及时作相应的送检处理，质量检验不合格的物料，由工艺技术检验科出具不合格品通知单，通知相应采购组作退货处理。质量检验合格的物料由收货组作物料分流处理。质量检验申请、报告、入库单一式四联，一联由收货组留存，一联交给工艺技术检验科，一联交给分库仓管员，一联交给

44、供应商。收货组、工艺技术检验科和分库仓管员之间应履行必要的签字交接手续。工艺技术检验科质量检验人员的日常工作区域应以机电仓储科收货组以及各分库的待检区为中心。6 收货分流入库记账收货组对不入库物料先根据质量检验申请、报告、入库单和领料单在系统中作收货动作，产生入库凭证，再根据不同情况作暂存处理或作直接分发(配送)处理。对入库物料收货组应分流到各分库，分库仓管员收到物料并核对无误后，由记帐员根据质量检验申请、报告、入库单在系统中做收货动作，产生入库凭证。入库凭证一式四联，一联由记帐员留存，一联交给分库仓管员，两联交给财务分别作付款凭证和记帐凭证。记帐员、分库仓管员之间应履行必要的签字交接手续。7

45、 发票校验付款物资公司财务科收到供应商发票后，根据采购订单、入库凭证作发票校验，核对无误后即可付款。二氧化碳、燃烧用柴油等特殊物料以及服务费用（如维修费）由集团财务作发票校验并付款。部门:配件仓储科1 配件仓储科对物资公司外购物料的收货业务(1) 当供应商将货物送至相应仓储部门时，仓管员首先查看供应商的交货单上有无相应的采购订单号码，如无采购订单号码则让供应商补上采购订单号码或通知相应的采购部门。(2) 供应商的交货单上有采购订单号码则在系统中查询采购订单的收货情况，还有未清的数量和未收货的情况，则将货物收到待检区，在系统中打印出检验通知单，第一联由仓管员留存，第二、三、四联交检验部门，。当检

46、验部门将检验通知单第三、四联反馈时，仓管员将检验通知单第三联交记账员，第四联交采购员。(3) 记账员在接到检验通知单时就在系统中做收货处理并打印出入库凭证，第一联由仓管记账员留存，第二、三联交物资公司财务，第四联交仓库部门统计员。2 配件仓储科发货的业务(1) 当配件仓库向成本中心发货时，领料部门首先明确自己所属部门的成本中心并在领料单注明成本中心号码、物料编码和数量然后将领料单交相应的仓管记账员，仓管记账员根据领料单通知仓管员发放实物并在系统中做记账处理和打印领料凭证，第一联由仓管记账员留存，第二、三、四联交物资公司财务，第五联交领料人。(2) 当配件仓库对预留发货时，领料部门首先明确自己是对那一个预留凭证领料并在领料单注明预留号码、物料编码和数量然后将领料单交相应的仓管记账员，仓管记账员根据领料单通知仓管员发放实物并在系统中做记账处理和打印领料凭证，第一联由仓管记账员留存，第二、三、四联交物资公司财务，第五联交领料人。(3) 当对咀棒车间发料时，仓管记账员根