电子公文交换系统的设计实现.doc

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1、第 29 卷第 3 期 2 0 0 9 年 8 月郑州牧业工程高等专科学校学报Vol . 29 No . 3J o ur nal of Zhengzho u College of A ni mal H u sba ndr y Engi nee ri ng A ugu st 2009 电子公文交换系统的设计实现健1 , 杨斌2杨(1 . 黄河水利委员会水文局 , 河南 郑州 450004 ; 2 . 黄河水利委员会信息中心 河南 郑州 450004)中图分类号 : T P391文献标识码 : A文章编号 :100823111 (2009) 03200322 03交换系统与单位内部公文处理系统的无

2、缝集成 ,最终实现多级单位协同办公 ,提高整个行政的效率 ,节 省行政成本 。1概述公文是我国各级政府 、企事业单位处理公务和行政管理的重要工具 ,在各级机关 、单位中 “, 办公” 的一个重要内容就是办理和制发文件 ,公文的上传 下达是其中一项重要工作的内容 。传统的公文交换 方式主要采用邮递和直接送达方式 ,这种早期产生 的方式虽然随着历史的进步不断改进 ,但是无法革 除其固有的 、与生俱来的弊端 ,如速度慢 、易泄密 、易 丢失 、成本高等 。在信息高度发达的今天 ,随着我国 电子政务的发展 ,采用电子公文传输系统 ,结合办公 自动化系统 、公文管理等系统实现协同办公 ,提高行 政效率

3、,增加行政透明度 ,解决公文传输过程存在的 上述问题 ,是必然的选择 。4总体架构系统主要分为服务器端和客户端两部分 。服务器端 主要 包括 四 个部 分 : 数 据 库 、服 务 平 台 、电子公文交换平台 、电子公章系统 。客户端主要 包括公文转换软件和公文阅读软件 。公章服务器为 客户端提供电子公章服务 。5系统功能电子公文交换系统功能主要包括 :电子公章 、版 式文件 、公文交换 、系统功能四部分 ,见图 1 。电子公章主要包括 : 公章的制作 、盖章加密 、公文脱密等 。2总体需求公文的方便撰写和功能完善的收发管理是电子公文交换系统的根本内容 ;其次 ,公文交换要解决好 同其他相关系

4、统的无缝集成 ; 电子公文的上传和下 达必须建立在安全的基础上 ; 公文公章的加盖和认 证 、完善的公章管理和用印管理及监督 ;对发送的公 文进行电子签名 、,完整性计算和保密传输 ,对收到 的公文进行解密 、合法性验证和完整性验证 ;对传输 过程的监控和自动错误处理 ;完善的人员 、权限管理 等 。这些都是内容方面要解决的最基本的问题 ,同 时在技术实现方面 ,为了满足业务的未来发展 ,必须 采用模块化设计和开放式结构 , 采用 B/ S 三层 ( 多 层) 结构 ,建设应用模块库 ,提供方便的系统管理和 系统设置等 。版式文件主要包括 : 版式文件生成 、公文补字 、发排打印 、公文浏览等

5、 。公文交换主要 包 括 : 文 件 传 输 、公 文 控 制 、O A接口 。系统管理主要包括 : 交换管理 、用户管理 、日志 管理 。前端用户应用层使用浏览器 。5 . 1电子 公章 系 统电子 公章 系 统 基 于 P KI 体系 ,采用 1024 位非对称和 168 位对称加密算法 ,具有一套完整的加密 、解密和验证方式 ,既能够保证各 种链路情况下的电子公章安全 ,又能够减少硬件加密设备的投资 。公章制作公章的制作只能在公章服务器上 进行 ,下一级的公章由上一级单位来进行制作 。各单位的电子公章图片来源于实物公章的扫描 ,以黑白二值图的方式扫描 ,然后通过公章系统制作电子 公章 ,

6、服务器中不保存电子公章文件 ,电子公章文件仅能存放在移动介质中 ,并与硬件信息绑定 。电子公章文件中包含的图片被多种算法加密 ,符合国家3建设目标通过电子公文交换系统建设实现在各个部门之 间安全 、快捷 、方便 的进 行电 子 公文 的电 子印 章 管 理 、安全打印等功能服务 ,实现各级单位间电子公文 的无纸化传输 。同时 ,开发相应接口 ,实现电子公文要设置公章使用口令 ,保障公章在使用过程中的安全性 。公章以加密文件的方式存储在 U 盘等多种 移动介质中 ,文件采用 1024 位的 R SA 非对称算法和 168 位的对称算法组合加密 ,并和 U 盘的硬件信 息进行绑定 ,文件一旦与此

7、U 盘分离 ,使用公章文件时就不能通过验证 ,盖章操作将失败 。公章查询可以使用多种方式对电子公章系 统中已有的公章和已发放的公章信息进行查询 。公章作废将由于各种原因作废的公章进行作废操作 ,并记录作废原因 。作废的公章 ,不能再继 续使用 。公章备份与恢复对系统中的电子公章进行 备份 ,防止由于硬件故障引起的系统瘫痪 ,并可以在系统恢复后快速恢复电子公章信息 。系统日志可以查看所有的用户操作 ,以及 后台的盖章和打印操作 ,保证所有操作都是可以进行回溯的 。为多个 C EB 文件 。自动批量转换提供了自动转换功能 ,可以使用户后台进行批量作业 ,大大提高了工作效率 。5. 3电子公文交换

8、电子公文交换系统与单位组织结构密切相关 ,在系统设计时要充分考虑单位特点以及实际情况 ,可将电子公文交换系统划分为多个节点(中心或分中心) ,进行有效的集合 ,实现跨地域 、跨部门的公文传输 ,并和电子公章系统结合 ,实现电子公章的盖印 ,不但解决了红头红章文件异地打印的问题 ,还可以二次利用电子公文 ,进行收文处理 、归档等操作 ,整个系统体现了电子文档一体化的概念 。公文上载公文上载可以通过和 OA 系统结合的方式来实现 ,从 OA 系统流转的公文文件生成版式文件 ,并将公文的要素以 XML 的方式传入到电子公文传输系统中 。公文签发公文上载后 ,就进入待签发状态 ,签发人预览上载的版式文

9、件 ,确认无误后指定公文的发送单位以及公文的打印份数 ,系统自动记录签发人和签发时间 。公文盖章采用可视化盖章技术 ,点击盖章按钮 ,会弹出 选 择 公 章 的 对 话 框 显 示 U 盘 中 的 公章 ,确认后文件中会出现所选公章的图样 ,可以将其拖动到希望的位置 。点击“确认盖章”会弹出公章口令验证对话框 ,输入正确后才可完成盖章操作 。联合盖章公章系统应支持对公文的联合盖章操作 ,在可视化的界面中方便的进行联合盖章的操作 。公文发送公文发送不局限于点对点 ,单个单位的公文发送 ,同级单位之间 ,不同级单位之间都可以使用传输系统进行公文发送和接收 ,真正做到图 1 系统功能结构图5 . 2

10、 电子公文版式文件 在电子公文交换系统中 为了保证电子公文的正确性和严肃性 ,电子公文格 式必须为版式文件并包含完整准确的版面信息 ,保 证版式文件能够原版原式 、不可修改并且保证收文 方浏览 、打印的效果与发送方发送的公文完全一致 。转换文件 可以根据事先设定好的参数模板 来进行单个文件的转换 ,转换设置的参数 ,文件路径 都可以以工作单文件的形式进行存储 。制作软件可 选用多种输入插件 ,将 DO C 、PD F 、W PS 、S2 、S72 、和 S92 以及可支 持 打 印 的 格 式 的 文 件 转 换 为 版 式 文多维电子公文传输 ,充分体现电子公文传输的优势公文的接收和回执公文

11、发送到接收单位后 ,接收单位需要发送回执 ,确认已经收到公文 ,防止抵赖 。同时接收单位可以阅读 、打印公文 。公文预览接收单位用户可以通过 I E 查看版式文件的内容 。公文中的公章在显示器上显示的是一个模糊的公章 ,防止被屏幕拷贝 。公文打印打印时 ,收文单位向公文服务器发送打印请求 ,判断请求是否有效 。在打印过程中 ,任何情况下包括机械或人为损坏 ,都能保证不会将电子公章打印到别的文件上 ,也不会将公章盖到空 34 郑州牧业工程高等专科学校学报第 29 卷回执监控如果收文单位长时间没有回执 ,发文单位可以通过电话等方式督促收文单位接收公 文 。系统也提供多种接口 ,支持电子邮件 、短信

12、等提醒方式 。证了远程传输中不被非法篡改 、不走版 、不变形 ,真正实现公文的安全性 、严肃性及规范性 。5 . 6系统集成5 . 6 . 1与 OA 集成在原有的办公自动化公文管 理系统中进行拟文 、办文 、定稿等公文流转的过程 ,定稿后的电子公文转换成版式文件 ,进入到电子公 文交换系统中 ,经过盖章 、签发 、发送后 ,将电子公文发送到相应接收单位 。接收单位的电子公文交换系 统收到公文后 ,将电子公文打印 、脱密后转入到本单位公文管理系统中 ,进行收文登记 ,并可以将电子公 文进行二次利用 。各单位系统间可以用版式文件 +XML 的方式进行数据的交换 。5 . 6 . 2与 CA 系统

13、的集成通过利用 CA 系统提 供的接口 ,公文交换系统的安全体系可以与其进行无缝的集成 。公文交换系统与 CA 的结合主要体现在把 CA 作为公文传输过程中的一个保证信道安全 的平台 ,公文传输系统作为这个安全平台上的一个应用 ,对传输内容实现公文系统与 CA 系统的双重加密 。公文文件在公文发送单位形成之后 ,可以通 过 CA 平台完成对公文数据的摘要 ,加密 ( 收文单位公钥加密) 、签名 ( 发文单位私钥签名) 功能 ,然后通 过网络传输公文 ,公文收文单位可以通过发文单位的公钥认证文件来源是否合法 ,同时用收文单位的 私钥进行解密 ,最后还原成公文文件 。6结束语公文脱密下载脱密下载到

14、本地计算机后正式公文文件中的红色公章转变为黑色公章 。脱密后电子公文可根据需要在内部办公应用系统中再进行 使用 。公文转办具有公文转办功能的单位可以将收到的电子公文转发给其他相关单位进行办理 。公文催办实现公文催办有多种方式 ,来文 提醒 、电话催办 、电子邮件 、手机短信等 。公文删除收文单位没有权限删除已经接收的电子公文 ,发文单位对没有发出的电子公文可以 删除 ,对已经发出的公文按照接收方要求决定是否可以进行删除处理 。公文查询和统计系统管理员可以统计所有 单位的收发文情况 ,部门管理员可以统计本单位所有人员的收发文情况 ,一般操作人员根据其权限可 查看相应的收发文情况 。5 . 4系统

15、管理(1) 交换管理在公文交换中心设置交换中心 管理员 ,负责管理公文交换平台 ,包括各单位基本信息管理 ,交换管理员的授权与身份标识 ,交换公文的跟踪与公文状态管理等 。在每个交换分中心设置交 换管理员 ,负责发送公文到其他单位 ,跟踪公文在其他单位的处理情况 ,签收其他单位发来的公文等 。(2) 用户管理整个系统只有一个系统管理员 ,负责对电子公文交换中心进行维护 。每个单位节点 有一个单位管理员 ,由系统管理员建立 ,维护本单位的用户管理 。单位普通用户是由单位管理员添加 ,权限由单位管理员设置 。(3) 日志管理日志分为两部分 ,一部分是和整 个系统相关的 ,如登录 、建立和删除单位数

16、据库等 ,一部分是和单位相关的 ,如添加删除用户 、各种传输 操作等 。5 . 5安全管理综上 ,电子公文交换系统对应用单位的信息化现状没有特殊要求 ,对于当前没有采用公文处理系统的单位 ,可以直接使用该系统的公文起草 、签发 、发送 、接收等功能进行公文的发送与接收 ;对于正在使用办公自动化电子公文处理系统的单位 ,则可以 将现有的办公管理与电子公文交换系统进行紧密集成 ,实现办公 、收发文全过程的自动化处理 。因此 ,采用电子公文交换系统可以同时存在直接的录入报 送方式和通过办公自动化电子公文处理系统集成的公文交换方式 ,从而在网上构筑一个安全 、高效的电子公文交换平台 。参考文献 :(1

17、) 电子公章系统的安全电子公章系统基于P KI 体系 ,采用 1024 位 RSA 非对称算法和 168 位的对称算法组合加密 ,在服务器端制作和发放电子 公章 ,以加密 文 件 的 形 式 存 放 在 U 盘 等 移 动 介 质中 ,与移动介质的硬件信息绑定 ,同时在发放公章时 设定用户使用口 令 , 以进 行 用户 身份 验 证 , 保 证 安全 。(2) 版式文件的安全转换后的版式文件与转 换前的文档内容版式完全一致 。生成版式文件后不能再修改 ,既防止恶意篡改 ,也防止不小心误操作造 1 杨 春 林 . 信 息 管 理 学 M . 北 京 : 高 等 教 育 出 版 社 ,20031章祥荪 ,杜链 . 电子政务及其战略规划 M . 北京 : 科 学出版社 ,20041王长胜 ,张宇贤 1 中国电子政务发展报告 M . 北京 :社会科学文献出版社 ,20041孙正兴 ,威鲁 . 电子政务原理与技术 M . 北京 : 人民 邮电出版社 ,2003 中华人民共和国电子签名法 20041 2 3 4