内部控制手册第3部分内控矩阵（c）——15,1一般合同管理业务控制矩阵.doc

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1、15.1一般合同管理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值相关控制点资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.合同依据1.1经营风险：擅自订立合同，造成损失。1.1合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。总部相关部门分（子）公司4订立合同的相关依据2.资信调查1.1经营风险：对方当事人不具备相应的签约和/或履约能力，引发合同纠纷。2.1合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理

2、部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。总部相关部门分（子）公司5营业执照、资质文件、履约能力证明等资信调查分析记录1.12.13文本选择1.1经营风险：使用对我方加重义务减轻权利的合同文本，造成损失。3.1签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。总部相关部门分（子）公司3合同2.12.52.12.62.12.72.12.82.12.92.12.34.合同会签及审批1.1经营风险：

3、未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。4.1合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。总部相关部门分（子）公司3合同会签审批表1.1经营风险：未经不同专业部门负责把关，造成合同无法执行和/或内容不完整。4.2合同会签的表现形式为合同会签审批表。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在合同会签审批表上发表会签意见。分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见

4、；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。总部相关部门分（子）公司6合同会签审批表1.1经营风险：未按规定权限审批，影响生产经营，或造成损失。4.3履行完会签程序的合同，按规定权限审批。总部相关部门分（子）公司6合同会签审批表及相关签报5.文本审核1.12.1经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。5.1下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。总部相关部门分（子）公司5合同会签审批表1.19.11.12.11.1

5、2.1经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。5.2下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。总部相关部门分（子）公司6合同会签审批表1.19.11.12.11.12.1经营风险、合规风险：未按规定审核，导致违规或造成损失。5.3法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。总部相关部门分（子）公司5法律意见书1.19.11.12.12.12.46

6、合同编号1.1经营风险：未按规定编号管理，导致合同丢失、舞弊。6.1合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定对合同进行编号。由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。总部相关部门分（子）公司5合同台账或编号记录2.12.27.合同签署1.12.1经营风险、合规风险：未经授权擅自签约，导致损失。7.1除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。总部相关部门分（子）公司6合同及对应的授权委托书1.12.1经营风险、合规风险

7、：未经授权擅自签约，导致损失。7.2授权签约人应按照中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法相关规定办理授权委托手续，未经授权人批准不得转委托。 总部相关部门分（子）公司4授权委托书登记记录1.12.18.合同盖章1.12.1经营风险、合规风险：印章管理混乱，随意使用，导致损失或舞弊。8.1合同签署后，合同主办部门应当按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定申请加盖合同专用章。盖章时，合同主办部门须同时出示合同会签审批表和相应授权委托书。总部相关部门分（子）公司5合同专用章使用记录2.12.21.12.11.12.1经营风险、合规风险：未按规定盖章，导致损失或舞弊。8.2除股份公司

8、高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案登记外，一律使用合同专用章。合同超过一页的应加盖骑缝章。总部相关部门分（子）公司4合同文本2.12.21.12.11.1经营风险：合同印章未归口管理，管理无序。8.3合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。合同经编号、会签、审批及授权签约人签署后，方可加盖合同专用章，并建立合同专用章使用登记本。合同专用章使用后，应当立即收回并妥善保管。总部相关部门分（子）公司5合同专用章使用记录2.12.21.12.19.合同履行1.1经营风险：对方违约或履行不能时，我方不能及时维权。9.1合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时，合同主办部门

9、应及时通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。总部相关部门分（子）公司3合同履行异常情况处理记录1.1经营风险：未按规定处理合同纠纷，导致我方不利。9.2合同履行过程中发生合同纠纷的，参照股份公司中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法及其实施细则处理。总部相关部门分（子）公司3合同履行纠纷处理记录1.19.11.12.110.合同终结1.1经营风险：未按规定销号，导致管理信息失真。10.1合同履行完毕后，合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续，实行合同全过程的闭环管理。总部相关部门分（子）公司4合同台账或编号记录11.合同台账和报表1.1经营风险：未按规定建立合同管理台

10、账，导致管理信息失真。11.1合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。合同管理台账的主要内容应该包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。总部相关部门分（子）公司6合同管理台账1.12.12.12.21.1经营风险：未按规定报送，导致管理信息失真。11.2分（子）公司每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。分（子）公司4合同报表1.12.12.12.212.例外1.1重大合同未按规定程序办理，造成损失。12.1合同主办部门签订重大合同的，按中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则报股份公司主管部门按规定程序办理。总部相关部门分（子）公司41.12.113.合同检查1.1经营风险：未按规定检查，降低管理控制效果。13.1分（子）公司应当建立合同监督检查制度。分（子）公司应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查，并对检查中发现的问题进行整改。自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。法律事务部根据需要对部分企业进行抽查。法律事务部分（子）公司4合同检查记录合同检查报告(整改情况)1.12.1