丰田内燃机制造A3资料的制作技巧.ppt

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1、A3资料的制作技巧,2010.4,2,什么是丰田的A3资料？,定义：将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上。即用 一张A3纸即可展现“问题解决的整个思考流程”。,3,丰田式A3资料的特点,A3资料有哪些特点？,4,丰田式A3资料的特点,A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的“一目了然”的资料,A3资料有哪些特点？,5,丰田式A3资料的特点,通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司之间的有效沟通，便于上司有针对性的指导。A3资料是人才培养（OJD）的重要工具.,A3资料有哪些特点？,6,丰田A3资料的特点,逻辑清晰、重点突出、一目了然,7,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目

2、的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,8,Step1 明确制作目的,制作什么样的资料要依其目的而定,9,资料是说明、传达信息的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,用途如何,报告,联系,商谈,裁决,Step1 明确制作目

3、的,10,因为资料是说明或传达信息的工具，所以根据看资料 的人不同，其内容也要相应变化。应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、状况、兴趣以及理解能力。应该充分考虑的对方的情况 心理距离（是肯定还是否定）专业性(对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识)立场(所属部门、职务、负责的业务等),1.考虑是“面向谁”的A3资料,Step1 明确制作目的,11,Step1 明确制作目的,考虑资料使用的场合:场景决定内容。是向上司报告用，开会说明用或发放用等 考虑资料使用人 企划决裁：充分整理说明制定对策的理由 和内容，并明确希望上司予以判断的要点。实施报告：及时准确地反映事实，包括 具体实施情况

4、以及实施对策后的结果等。,2.考虑如何使用A3资料,12,即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告:-事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释-需要决策的内容,Step1 明确制作目的,3.考虑A3资料用于何种用途,13,例子,决裁,通知,14,Step1 明确制作目的,在明确“面向谁”，“如何使用”，“何种用途”之后，深入思考制作此资料的目的，明确需要传达的要点，及需要强调的问题解决步骤 最后，确定A3资料的标题,4.考虑A3资料要传达什么内容,15,案例学习1（15min）,阅读案例，明确资料的目的，思考资料撰写过程中必须注意的地方。,16,17

5、,“面向谁”：对象,部门内部 组长,“如何使用”：传达方式,谁）B组长如何使用）在部门内组长会议上进行发表,“何种用途”：用途,联络（要求协助）,“什么内容”：资料强调的要点、标题,强调的要点）明确问题：改善创意制度的主旨、尚未完成“部门目标”分解问题：现阶段的主要问题是什么制定对策：具体实施内容（希望各位组长给予何种支援）,标题）“改善创意”提案 本年度计划（案）,18,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,19,STEP2 撰写资料纲要,撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料

6、的 前提 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步 骤、符合逻辑顺序：（1）确定纲要的主体（2）确定对纲要主体进行补充的内容（3）检查纲要整体,20,明确问题,把握真因,设定目标,分解问题,制定对策,21,Step2 撰写资料大纲,简明易懂，遵循问题解决的步骤是关键,有效工具：问题解决流程图（PSFC）,22,什么是问题解决流程图（PSFC）,是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图的方式串连起来，是制作好的A3资料时的“骨架”，展现了问题解决的“逻辑思维过程”PSFC:Problem Solving Flow Chart,23,A3,PSFC和A3的关系,24,问题解决流程图的特

7、点,有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系(逻辑思维过程),有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分(弱项）,有助于节省A3的制作时间和上司的指导时间,25,案例学习2（15min）,阅读案例，按照解决问题的步骤制作纲要,26,27,28,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,29,Step3 确定版面设计,根据做好的纲要，确定资料的版面设计 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤,标题,顺着思路展开,30,Step3 确定版面设计,场景,

8、数据,数据,数据,从结论开始,纲要,数据,数据,结论,分别显示纲要和数据,步骤 1,步骤 2,步骤 3,步骤 4,步骤 5,步骤 7结果和评估,步骤 8下一步行动,最终报告,行动方案计划,31,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,32,Step4 撰写资料内容,题目,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。“一目了然”地突出重点强调

9、的内容,33,Step4 撰写资料内容,详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“简明扼要”：尽量只写1行文字；1句话表达一个内容；相同的语句不 要重复,不好的例子：由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生 产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和 作业方法进行改革好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原来汽车并行生产。需要改善车间布置和作业方法,34,Step4 撰写资料内容,详细说明（1）撰写各文本框的内容1）行文要“简明扼要”“具体”和使用”主动语态“具体”：避免抽象的表达方式“主动语态”：昼尽量避免被动的表达方式2）使用图表，强化视

10、觉效果,不好的例子：今年的销售情况还可以好的例子：今年的销售完成了目标的98%,不好的例子：业绩由下属的干劲所左右好的例子：下属的干劲极大影响着业绩,35,Step4 撰写资料内容,详细说明（2）修饰资料，使内容一目了然1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号,修饰的目的不是为了漂亮，而是为了易于理解，强调重点！,36,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,37,Step5 检查校对资料,题目,采用问题解决流程制定的纲要是否流

11、畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？,整体的思路是否清晰易懂,是否遗漏了想说的内容,纲要主体是否醒目,空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合适,38,1)垂直条状图,用于比较绝对值的大小,2)线形图,用于查看浮动，推移的情况,制作资料的有效工具工具 常用图表介绍,39,3)饼状图,用于比较各项所占的份额,4)水平条状图,用于比较各项所占的份额,A3制作工具常用图表介绍,40,5)复杂的图表,强调重要数据,6)散布图,用于确定不同数据之间的关联,A3制作工具常用图表介绍,41,用于项目类别繁多时比较各项目数值大小,7)雷达图,A3制作工具常用图表介绍,42,根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题注明单位/刻度注明数据/信息的来源使用多张图表时要标明序号,使用图表的注意事项1,43,1200,（单位）,950,900,1000,反弹?,0,0,200,400,600,800,1000,1200,（单位）,无变化,增长,恢复到1981年的水平,1月,3月,5月,1月,3月,5月,不同的刻度造成不同的印象,不同时期的数据造成不同的印象,使用图表的注意事项2,44,A3资料=你现在的能力,问题解决能力,资料制作技巧,不断的实践,完美的A3资料,激情,