旅行社管理系统操作说明.ppt

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1、产品部Ver1.0,旅行社管理系统使用说明,目 录,系统总体流程,具体操作流程-业务,财务总体介绍,具体功能介绍-财务,实例操作流程-财务,旅行社管理系统流程,系统设置,线路管理,订单管理,团队管理,采购管理,导游报账,财务管理,基本管理,角色设置,部门设置,员工设置,往来单位设置,酒店类型设置,餐标设置,房标设置,新建线路,提交线路,新建订单,新建团队,团队计划表,修改采购计划,录入采购执行,新增报账单,提交报账单,报账单审核,财务审核,成功,失败,生成采购计划表,修改报账单,失败,审核,审核,关闭,成功,舱别设置,旅行社管理系统操作流程-计调,新建线路,系统信息设置,提交线路,新建订单,新

2、建团队,订单成团,生成采购列表,报账单审核,旅行社管理系统操作流程-采购,步骤一,查看采购计划,步骤二,修改采购计划,步骤三,录入采购执行,旅行社管理系统操作流程-导游,步骤一,新增报账单,步骤二,报账单提交,步骤三,修改报账单,导游针对本帐号所带团队且尚未报帐的团队，进行报账。,填写完报账单后进行提交，进入团队审核和财务审核,当计调或财务打回报账单时，导游再进行报账单的修改及提交,目 录,系统总体流程,具体操作流程-业务,财务总体介绍,具体功能介绍-财务,实例操作流程-财务,系统角色的设置 包含导游，计调，采购，财务等角色。部门的设置 设置公司内部的部门以及部门上下级之间的关系。员工的设置

3、编辑员工基本信息，及所属部门和所属角色。往来单位的设置 往来单位的新建和剩余额度说明。,步骤一：员工帐号的授权,1，怎样设置一个角色？,旅行社管理系统-基本管理-角色管理点击“添加角色”，可进入角色权限输入界面进行所建角色的名称设置和权限的分配。点击“保存”后，该角色显示在角色列表内,2，怎样进行部门设置？,旅行社管理系统-基本管理-部门管理点击“添加部门”，设置部门名称，上级部门，部门主管等基本信息点击“保存”，该部门显示在部门列表中,3，怎样进行员工设置？,旅行社管理系统-基本管理-员工管理点击“添加员工”，设置员工编号，姓名，部门，角色等基本信息点击“保存”，该员工显示在员工列表中,2,

4、注意事项：1，勾选后直接把该员工的角色分配为导游2，勾选后必须在下方输入为该员工分配的系统帐号和密码，即可为该员工开通系统帐号。,1,4，往来单位的额度说明,旅行社管理系统-基本管理-往来单位点击“添加往来单位”，设置往来单位基本信息新增往来单位时会设置往来单位可挂帐的额度，每消费一笔订单会产生已用额度，剩余额度=挂帐额度-已用额度,酒店类型的配置 餐标的配置 房间类型的配置 座位舱别的配置,步骤二：资源的配置,1，资源类型的配置和维护,旅行社管理系统-系统设置-资源类型维护可配置酒店类型，餐标，房间类型，座位舱别的基本信息。点击新增，可在本页面进行新增，点击往来单位，弹出其对话框。,新建线路

5、 包含设置线路信息，套餐价格，站点。线路的提交 线路的查询,步骤三：新建线路及线路的管理,1，怎样新建一条线路？-设置线路信息,旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置线路信息。注意必填项及图片的添加和上传。,1，怎样新建一条线路？-设置套餐价格,旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置线路信息。新建线路时必须要新建个套餐，否则此线路无法使用。,1，怎样新建一条线路？-设置站点,旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置站点在“设置线路信息”页面输入线路信息保存后，会根据出发地和目的地默认一个站点。用户也可自行设置站点信息。,2，线路的提交,旅行社管理系统-线路管理-线路列表-线路提交线路新建后

6、为草稿状态，点击提交后，此线路才能使用，不然新建订单和团队时无法看到此线路,3，怎样进行线路查询？,旅行社管理系统-线路管理-线路列表线路列表中的线路来源有来自于交易市场的线路和本系统中的线路。输入线路名称或选择线路来源，可查询到与输入内容匹配的记录。可支持线路的模糊查询。,新建订单 订单的查询 订单参团,步骤四：新建订单和订单参团,1，怎样新建一条订单？,旅行社管理系统-订单管理-新建订单选择线路时，会自动带出出发地点，选择团队时，会自动带出该团的出发日期如果选择的往来客户是零售客户，则不允许挂账，也就是说必须未收金额为0才能保存，不然无法保存此订单。选择的是统一管理的往来客户时，要本次未收

7、金额小于或等于剩余挂账额度时才能保存此订单点击“手工添加游客”，可弹出添加游客的对话框，添加接送站操作相同,2，怎样查询订单？,旅行社管理系统-订单管理-订单列表根据红色框内的关键信息，可在订单列表中快速查询出与之匹配的订单内容。订单来源于交易市场，智慧旅游网，办公系统。来源于交易市场和智慧旅游网的订单不可修改和删除，只能查看和参团。,3，订单参团,旅行社管理系统-订单管理-订单列表在订单列表页面，勾选该订单前的复选框后点击参团，在弹出的选择团队界面可实现多笔订单加入某团队的操作。另外，直接点击该条记录操作栏中的“参团”，可实现单笔订单参团操作。,新建团队 团队计划表 生成采购计划,步骤五：新

8、建团队及团队的管理,1，怎样新建一条团队？-团队信息设置,旅行社管理系统-团队管理-新建团队-团队信息设置注意必填项的填写,1，怎样新建一条团队？-从订单导入游客信息,旅行社管理系统-团队管理-新建团队-从订单导入游客信息在本线路或相关线路的订单复选框中选中订单，单击“加入团队”，然后单击“下一步”。,1，怎样新建一条团队？-完善团队游客资料,旅行社管理系统-团队管理-新建团队-完善团队游客资料默认选中“选择订单游客”，点击添加，可弹出该订单未计调游客列表，进行复选选择游客。同时也可新增订单游客名单。选择完成后点击“完成”即可。,2，团队计划表-修改计划表,旅行社管理系统-团队列表-团队计划表

9、计划表中房差金额，其他费用等可编辑的字段默认带出的数据为整个订单的数据。点击修改，用户可对其进行编辑。,旅行社管理系统-团队列表-团队计划表单击“显示/隐藏列”，弹出选择隐藏列表，勾选要隐藏的列，点击选择，界面将隐藏勾选的字段,2，团队计划表-显示隐藏计划表,3，生成采购计划,旅行社管理系统-团队列表-生成采购计划选择某团队的“生成采购计划”，可生成采购计划表，生成一次采购计划表后，再点“生成采购计划”则自动跳转至已产生的采购计划中。,修改采购计划 录入采购执行,步骤六：编辑采购计划,1，修改采购计划,旅行社管理系统-采购计划选择某团队的“修改采购计划”，可对采购计划进行修改和保存系统默认自动

10、带出酒店，餐馆，门票，导游的采购清单项，旅运，娱乐和线路勾选可带出。,2，录入采购执行,旅行社管理系统-采购计划选择某团队的“录入采购执行”。采购执行默认带出采购计划中的数量和金额，用户可根据实际情况对其进行编辑一定要输入“指定酒店”，“指定餐馆”等往来单位，不然无法进行保存,新建导游报账单 报账单提交,步骤七：导游报账,1，新建报帐单,旅行社管理系统-导游报帐-新建报账单选择某“团队编号”，点击保存，可带出该团在采购执行编辑的一些报账金额，用户可对其进行修改，新增等操作。保存报帐单。团队名称中只能带出当前导游的帐号所带的团队，且须尚未报帐的团队。,2，提交报帐单,旅行社管理系统-导游报帐-报

11、账列表选择提交也可在新增或修改报账单的时直接提交,团队审核 财务审核,步骤八：报账审核,1，团队审核,旅行社管理系统-团队管理-报账审核单击“审核”，弹出报账单列表。审核打回时，必须要填写打回的原因，打回后导游可修改编辑报账单。团队审核通过时，进入财务审核。,2，财务审核,旅行社管理系统-财务管理-财务审核选择要审核的报账，单击“审核”，审核状态变为“已审核通过”。当财务审核不通过时，导游可对报账重新进行修改编辑与提交。,目 录,系统总体流程,具体操作流程-业务,财务总体介绍,具体功能介绍-财务,实例操作流程-财务,财务总体介绍,报表分析,财务管理,财务设置,出纳登帐,业务收款,业务付款,收入

12、登帐,支出登帐,借款管理,转账取款,财务调账,财务审核,财务明细,账户流水,往来账款明细表,往来账款汇总表,团队收支一览表,财务模块,具体功能,收入明细表,支出明细表,收入汇总表,支出汇总表,业务与财务数据逻辑,财务,业务,线路订单,采购执行,导游报账,业务收款,业务付款,财务明细,收入登帐,支出登帐,借款管理,转账取款,财务调账,报表分析,财务流程,财务设置,出纳登帐业务收款业务付款收入登帐支出登帐借款管理转账取款财务调账财务审核,财务明细报表分析,目 录,系统总体流程,具体操作流程-业务,财务总体介绍,具体功能介绍-财务,实例操作流程-财务,财务具体功能-财务设置,启用财务模块前，应先进行

13、财务设置收入、支出项目设置系统中有默认收支项目，这些项目不能被删除、禁用银行账户设置系统中的“现金”账户，为默认账户，开始使用时，要先设置账户的初始余额，这个余额将直接影响账户流水余额设置的新的银行账户，需要设置初始余额,财务具体功能-出纳登账,业务场景：对业务中收到、付出的钱进行账户的确认数据来源线路订单、采购执行数据中，有收款金额及付款金额的业务操作方法进行出纳登账时，点击业务后面的“出纳登账”，将登账金额及账户记录清楚即可可多次出纳登账，点新增即可,财务具体功能-业务收款,业务场景：主要处理各种类型的业务收款对应收业务的后续收款处理客户的预收款数据来源线路订单、收入登帐及导游报账中自动产

14、生的收入记录，未收款大于0的情况注意点如客户不清楚收款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。预收款的处理同上,财务具体功能-业务付款,业务场景：主要处理各种类型的业务付款对应收业务的后续付款处理客户的预付款数据来源采购执行、支出登帐及导游报账中自动产生的支出记录，未付款大于0的情况注意点如客户不清楚付款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。预付款的处理同上,财务具体功能-收入登账,业务场景：主要处理公司其他各类收入业务注意点如发生的收入是属于团队相关的收入，需要录入团号，会根据团号将收入汇总至团队收支一览表如发生的收入，没有收到全款，则必

15、须要录入发生收入业务的单位等,财务具体功能-支出登账,业务场景：主要处理公司其他各类支出业务注意点如发生的支出是属于团队相关的支出，需要录入团号，会根据团号支出汇总至团队收支一览表如发生的支出，没有付完全款，则必须要录入发生支出业务的单位或个人等,财务具体功能-借款管理,借款包括借支团款、其他借款两种业务选择借支团款业务时，需要选择导游及团号还款录入还款单时，需选择需还款的借款业务借款管理列示现有借款记录及还款情况,财务具体功能-转账取款,业务场景主要处理转账业务、提取现金业务及将现金存入银行业务,财务具体功能-财务调账,业务场景主要处理往来单位之间，账款尾数抹平、因质量等原因扣款、账款收不回

16、来需把账结平等各种需要调账的业务应收款调账：对应收支类型为：收入；收入项目为调账。应付款调账对应收支类型为：支出；支出项目为调账。提供三种调账方式：选择单据调账、按时间自动调账、按比例自动调账选择单据调账：适用于知道哪笔业务需要调账按时间自动调账：适用于不知道哪笔业务需要调账时。调减时：先从最早的业务开始调账，金额不够调账金额的就依次调下一笔业务，直到将金额调完为止。可手工修改按比例自动调账：适用于不知道哪笔业务需要按调账时。调账时，根据现有业务未结清金额，按金额比例调账。可手工修改,财务具体功能-财务审核-导游报账,导游报账审核流程：新增导游报账-计调提交-计调审核-财务审核注意点导游报账财

17、务审核时，将根据报账数据产生财务记录。每一条财务记录，对应一个财务编号自动产生的财务记录，可在财务明细中查询到对应的单据类型为导游报账数据逻辑，以下字段如有数据就产生一条财务记录导游现收-自动产生收款记录导游现付-自动产生付款记录本次记账金额-根据收入、支出项目，分别自动产生收入、支出记录未付导服费-自动冲减该导游的应付记录导游预支团款-自动冲减该导游的借支团款记录应付导游金额-自动产生该导游的一笔应付记录,财务具体功能-财务审核-导游报账,财务具体功能-财务审核-导游报账,财务具体功能-财务明细,报表说明主要显示所有财务记录的明细表，包括由业务系统自动产生的财务记录及财务模块录入的财务单据可

18、根据各种查询条件进行查询,财务-报表分析,账户流水主要用来查询公司账户的进出流水账可以按账户查询，也可以查询全部账户的流水账往来账款明细表主要是往来单位、导游、员工对账时查询的报表能查询期间内具体每一笔业务的往来明细数据，非常方便对账能让每笔业务数据，有据可查，从一定程度上保障数据安全性往来账款汇总表主要查询截止到某个时间，公司总体的往来账款汇总情况能从汇总表中直接点击查看，可以联查到明细表团队收支一览表能清晰正确的反馈出每个团队在期间内是所有收支情况、利润情况，以及团队状态能查询出所有已报账完成的团队利润情况收入明细表、收入汇总表、支出明细表、支出汇总表对收入、支出情况查询的报表能按不同的汇

19、总依据，从各维度统计收支情况,财务-报表分析,目 录,系统总体流程,具体操作流程-业务,财务总体介绍,具体功能介绍-财务,实例操作流程-财务,实例操作,业务场景：销售一条线路10000，收款2000，后续收款8000流程：订单管理-新增订单-财务管理-业务收款,新增订单,后续收款,实例操作,业务场景：发团前，公司根据团队计划，向xx酒店预订20间房，单价200；预付1600。月底将尾款付清。流程：采购管理-采购列表-录入采购执行-财务管理-业务付款前期操作：建立好团队，制定了采购计划,实例操作,业务场景：发生了导游报账外的有关团队的其他收入和其他支出收入：直接在财务管理-收入登账中，录入一张单

20、据即可支出：直接在财务管理-支出登账红，录入一张单据即可,财务管理-应付款调账,财务管理-支出登账,财务管理-业务付款,录入支出金额2040元，已付款金额为0元,选择对应的调账单据，录入调账金额：-40元,选择对应当业务单据，录入付款金额：2000元,举例：公司为xxx团出游，向华洋旅游用品公司购置一批旅游帽等装备，共2040元，购置时未付款。月底结账，抹去尾款40元，付款2000元，账务结清。操作步骤如下：,实例操作,业务场景：支出（收入）登账后，进行了付款（收款），后发现支出登账数据有误，需要修改。有以下几种处理方式：,财务管理支出(收入)登账-修改,财务管理-业务付（收）款-删单,1.删除对应付款单（收款单），再修改支出（收入）登账单,2.根据错误的金额，通过应付（收）款调账功能，进行调账，调整至正确数据。如：原支出登账记录收入为800，后发现有误，应要记1000。可在应付款调账中，选择对 应的单据，调增200即可,财务管理财务调账-应付（收）款调账,THE END,