会议筹备方案.ppt

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1、项目六 会 务文书,教学目标及步骤,【项目目标】1.了解会务文书的种类 2.学会写作会务文书 3.能成功举办一次会议【教学过程】情境导入知识橱窗案例欣赏归纳理论问题诊断温馨提示任务演练,会议筹备方案,任务一,年末来临，苏明实习的公司即将召开一年一度的大型表彰会，对一年来公司各个岗位上涌现出来的模范人物和先进集体进行表彰和奖励。为了保证会议顺利召开，公司成立了会议筹备小组，由苏明担任会议组织的秘书工作。你知道苏明应该做好哪些会务准备工作并撰写哪些会务文书吗？,一、情境导入,二、情境写作,宏远公司拟召开2010年展览会。会前明确了招商目的:打出品牌效应，提升产品内涵。这也是此次会议的主题。会议时间

2、：2010年8月14日8：00-16：00 会议地点：宏远公司展览厅 主 持 人：会议总裁办助理张石华 参 加 人：宏远公司合作伙伴、企业界知名人士、公司全体员工 如果请你安排这次会议的筹备工作,你还要考虑哪些方面的要素,要准备哪些文件材料呢?,（一）会议筹备方案的概念 会议筹备方案属计划类公务文书，是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排的会议文书。会议筹备方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案，单位内部召开的小规模的例会，可以通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事务，一般不需要起草专门的会议筹备方案。会议的筹备工作做得是否充分到位，直接关系到会议的成功与否。会

3、务工作人员必须以高度的责任心，做好会议的筹备工作。,三、知识橱窗,（二）会议筹备方案的作用会议筹备方案对于会议的召开，特别是顺利召开、圆满完成，具有重要意义。其作用主要有：1.确保会议的周密组织。2.确保会议服务质量和沟通协调到位。3.确保领导意图得以贯彻执行。（三）会议筹备方案的特点1.计划性。会议筹备方案是在会议召开前做出的，对于具体会议的各个环节进行有计划的安排，以便会议顺利召开。2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，在制定会议筹备方案时，要充分考虑方方面面的内容，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是用以指导做好

4、会议筹备工作，方案应当是具体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。（四）会议筹备方案的种类根据具体会议的不同，可以把会议筹备方案分为不同的种类，如大型会议的筹备方案、中型会议的筹备方案。根据编写形式的不同，可以把会议筹备方案分为表格式和文字式两种。,集团公司2010年党建工作会议筹备方案一、会议主题：贯彻落实全省国有企业党建工作会议精神，突出素质工程、创优工程、效能工程、廉政工程等“四个工程”、强化服务生产经营中心工作“一个服务”，以改革创新精神推进集团公司党建工作。二、会议时间：年月日，会期一天三、会议地点：集团公司第五会议室四、参会人员：集团公司党政领导班子；各子分公司党委（党

5、支部）书记，分管党务工作的副书记、纪委书记；集团公司总部各部室主要负责人。五、会议主持：六、会议议程（一）集团公司党委副书记、组织部长总结安排全司组织工作；（二）集团公司党委副书记总结安排全司宣传思想工作；（三）集团公司纪委书记传达省、市纪委全会精神，总结安排全司党风廉政建设工作；（四）颁奖表彰1.表彰集团公司2009年度党建工作先进单位；2.表彰集团公司2009年度“党建工作先进个人”、“优秀共产党员”。（五）集团公司党委与各子分公司党委（党支部）签订2010年度党风廉政建设责任书；（六）集团公司党委书记作重要讲话。,四、案例欣赏,七、会议材料准备（一）大会发言单位材料；（二）会议日程表、参

6、加会议人员名单、主席台座次安排、作息时间表、会议须知等；（三）其他文件。八、会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪、白板和音响、摄影设备，由总裁办公室负责。九、会务工作由集团公司党委办公室、总裁办公室负责(具体分工略)。十、会议经费预算（一）场地租用费：大厦五楼多功能会议室租金一天，共计元。（二）摄像设备租用费：拟租摄像机2台，每台每天租金元，共计元。（三）会场布置费：花卉元、会议横标制作元、会场清扫元，共计元。（四）会议材料费：资料袋、制作命名牌匾等，共计元。（五）会议食宿费：住宿费元，会议餐费元，共计元。集团公司党委办公室 2009年12月20日,公司2009年工会工作总结表彰大会筹备

7、方案,一、会议名称：公司2009年工会工作总结表彰大会二、会议主题：弘扬先进 共筑和谐三、会议时间：2009年月日上午9：0012：00四、会议地点：会议中心五、与会人员：（一）公司领导班子成员；（二）公司各分工会主席；（三）各子分公司、各职能部门主要负责人；（四）工会工作先进单位代表，优秀工会工作者、工会工作积极分子共计80人。六、会议主持：公司工会副主席七、会议议程（一）公司工会副主席宣读表彰决定；（二）为先进单位、个人颁奖；（三）公司工会主席作重要讲话；（四）公司党委书记作重要讲话。,八、会务工作安排（一）会场布置：1.横幅标题：公司2009年工会工作总结表彰大会2.主席台座次：（略）3

8、.代表席座次：（略）4.具体准备事项：席卡、音响、音乐碟、麦克风、投影仪、茶水、鲜花等。（二）颁奖安排：1.工会工作先进单位：公司分工会，由颁奖；2.优秀工会工作者：、，由、颁奖；3.工会工作积极分子：、，由、颁奖。由负责依次向颁奖领导递奖牌。（三）就餐安排：（略）（四）交通安排：由公司统一安排乘车前往。九、会议资料准备：由公司工会办公室负责。十、会议经费预算（略）公司工会 年月日,会议筹备方案通常由标题、开头、主体和落款等四个部分组成。（一）标题。会议筹备方案的标题，一般由召开单位或范围、会议名称、文种名称三要素构成，（二）开头。开头部分一般写明召开会议的缘由、宗旨、依据、主办和承办单位、会

9、议名称等会议基本要素，说明会议召开的必要性、合法性。（三）主体。主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、会议经费等事项。（四）落款。落款写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。,五、归纳理论,会议筹备方案写作要素,1.确定会议主题2.确定会议的时间和地点3.确定会议的规模4.确定会议议程5.确定会议文件和材料的准备包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。6.确定会议组织和分工,下面是一次经济工作会议的筹备方案，分析指出其

10、不足之处，并进行修改。市经济工作会议筹备方案1.会议的时间、地点：拟定于月至日(4天)，在招待所召开。月日下午或晚上报到。2.会议规模：（1）参加会议人员(正式代表)；(2)特邀代表和列席人员，工作人员(含服务人员)共计人。3.会议议程：会议由市委书记、市长分别主持。第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；第二天分组讨论（围绕会议确定的讨论题目进行）；第三天继续分组讨论；第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。4.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责。,六、问题诊断,禁毒防艾工作会议筹备方

11、案一、会议时间、地点拟定于1月31日上午10:00至中午12:30，在市体育馆召开。二、参加会议人员全国各地区禁毒防艾委员会成员，全国禁毒防艾协会专家，市禁毒宣传大队局长、副局长，市艾滋病研究委员会会长及副会长，各地区青少年代表，共计300人。三、会议议程会议由市全国禁毒防艾协会主持上午：（1）市禁毒防艾协会专家提出现存的问题（2）市禁毒宣传大队局长发言（3）市爱滋病研究委员会会长发言（4）青少年代表感触发言（5）各地区代表就宣传方案提出建议（6）讨论研究,中午：（1）各禁毒防艾大队总结所有建议及意见（2）市全国禁毒防艾协会专家总结报告四、会议议题（1）禁毒工作最弱、最严重的地区（2）怎么让群

12、众体会禁毒防艾的重要性（3）禁毒防艾宣传工作的重要性（4）怎样在各地区做好宣传工作及宣传过程中的安全问题五、会场设备和用品的准备市全国禁毒防艾协会在1月31日前预定市体育馆，并于1月31日上午完成会场布置(略)。六、会议材料准备（1）全国禁毒防艾协会专家的发言稿.（2）市禁毒宣传大队局长的发言稿.（3）市爱滋病研究会会长发言稿.（4）青少年代表发言七、会议服务工作安排（略）八、会议经费预算（略）市全国禁毒防艾协会 年月日,参考答案,存在的问题：会议主题不明确，拟定会议筹备方案时，要明确会议主题 禁毒防艾工作会议筹备方案 一、会议主题 为促进青少年的健康发展,并让全体市民对毒品及艾滋病有深刻的了

13、解,特召开此次对禁毒防艾知识宣传方案讨论,会议的重点是讨论研究如何做才能在群众心中深入该方面的知识,提出相应的对策。,一、制定会议筹备方案，要注意：1.科学安排、创新方法。制定会议筹备方案时，应注意科学安排会议，提高会议效率。既保证实效，又节约成本。2.具体周密，妥善安排会议事项。大中型会议涉及人员多，头绪繁，内容杂，在制定会议筹备方案时应通盘考虑，周密部署，妥善安排各有关事项，避免遗漏和差错。3.层次分明，合理安排结构。写作时要合理安排各条款间的逻辑顺序，要条款分明，顺序合理。4.明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。反复与领导和有关方面商定，必要时可召开联席会征求制定的意

14、见或方案。二、会议文件和材料主要有：主报告、发言材料、日程表、与会人员名单、作息时间表、参阅文件。三、会议地点的选择标准：大小适中、环境适合、交通方便、设施齐全。,七、温馨提示,八、相关链接,会议筹备方案与会议策划方案的区别 会议策划方案一般包括会议筹备方案与会议预算方案。而会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织与实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容，但是对会议的时间、地点、议程和经费等方面的内容设计具体。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。会议预算是将策划

15、方案数字化的过程。策划为预算提供了方向，预算为策划方案提供资金的保证。会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实，一般是先进行策划和制定预算，再设计具体的筹备方案。,1.长江职业技术学院拟于2010年5月4日召开学院第五次团代会。团代会的主要内容包括学院党委书记讲话、兄弟院校代表致词、团委书记做工作报告、表彰“五四红旗团委”和“优秀团员”等。为了锻炼学生的能力，学院学工部和团委将整个会议的筹备工作交给了叶子所在的学生社团“红帆秘书事务所”。叶子他们接到任务后，既十分高兴又忐忑不安。为了不辜负学院领导的信任和同学们的期待，在老师的指导下，他们认真拟定了会议的筹备方案，精心安排了会议的议程，分工草

16、拟了会议的各种文件。请你也作为“红帆秘书事务所”的一员，起草一份会议筹备方案。,九、任务演练,2.根据提供的材料拟写一份会议策划方案（满分40分。其中方案30分，表格10分）(要求：标题用2号黑体，小标题用3号仿宋体加粗，正文用3号仿宋体。必须在规定时间内将拟写的方案在自己机位保存并打印提交)材料：2011年5月26日5月28日 第五次全国秘书培训工作大会 宁波 主办方：劳动部 承办方：会议文件写作（满分20分）(要求：手写，规定时间内上交纸质文档)为本次全国秘书工作大会拟写一份接待方案。,为增强集团公司品牌的影响力，加深客户对集团公司的了解，答谢各方合作伙伴和客户对集团公司长期的支持，创造良

17、好的沟通机会,在媒体和客户间建立良好口碑与广告效应，扩大集团的知名度和美誉度，进一步诠释集团的企业经营理念，坚定客户与集团共创双赢的信心，集团公司拟定于2009年12月30日晚在长沙大酒店多功能宴会厅举办新年客户答谢会，届时将邀请有关单位出席活动，约160人参会。请根据以上材料，拟写一份完整的会议筹备方案。,参考写法,喜迎新年 真诚答谢 2010年集团有限公司新年客户答谢会筹备方案一、活动主题：喜迎新春 真诚答谢二、主办单位：集团有限公司三、协办单位：大酒店四、活动时间：2009年12月30日晚18：3022：30五、活动地点：大酒店多功能宴会厅六、活动目的：借新年元旦佳节之际，以答谢会为交流

18、平台与客户展开良好的沟通与了解，答谢回馈广大客户及社会各界，进一步增强集团的品牌效应，提升企业的影响力与社会公信度。七、参加人员：（一）客户200余位；（二）上级领导；（三）集团有限公司领导及工作人员；（四）协办单位领导及工作人员。,八、活动内容：（一）来宾签到，服务人员引领来宾到宴会大厅依席位次就座；（二）主持人宣布会议开始，介绍来宾；（三）介绍集团有限公司8年来的发展历程和所取得的成绩；（四）客户代表致辞；（五）上级领导酒会讲话；（六）集团有限公司总裁致答谢辞；（七）新年客户答谢宴会。九、前期准备：（一）文字资料准备：公司幻灯片简介、酒会领导致辞、主持人串词等；（二）物品准备：请柬、礼品、

19、席位牌、赠品、节目道具等。十、会务工作：由集团公司总裁办和酒店共同负责（具体分工略），提前1天布置好活动现场（包括室外、室内横幅、幻灯片与舞台音响的调试工作等）。十一、费用预算：晚餐费用元，酒水费用元，请柬、签到薄、席位牌元，横幅元，礼品元，奖品元，主持人费用、节目表演费用元，交通费用元，不可估算费用元。费用合计预算元 集团有限公司 2009年12月1日,会议简报,任务四,（一）会议简报的概念 简报的概念简报是党政机关、人民团体、企事业单位内部用于汇报工作，反映问题、沟通情况、指导工作，交流经验、传递信息的一种简短的有一定新闻性质的文书材料。（二）会议简报的作用 1.沟通作用。2.指导作用。3

20、.宣传作用。,一、知识橱窗,（三）会议简报的特点1.内容专业性强。2.篇幅简短。3.限于内部交流。4.具有时效性。（四）会议简报的种类会议简报是在会议召开期间编发的反映会议进展情况的临时性简报。一般由会议秘书或主持单位编写。它有两种形式：1.报道式简报。2.转发式简报。,见教材P156-157,二、案例欣赏,见教材P157.,三、问题诊断,会议简报的写作格式（一）报道式会议简报会议简报通常由报头、报体（正文）、报尾三部分构成：1.报头。2.报体。3.报尾。（二）转发式会议简报 1.标题。2.按语。标印时，按语的字体字号要与正文有明显区别。3.正文。正文部分就是简报所要转发的发言或建议的内容。编辑时，要对原会议记录或发言稿进行文字梳理，对即兴发言中的口语或不规范的语言要适当的修改，但应保持发言的风格。,四、归纳理论,编发会议简报的注意事项 编发会议简报，要注意做到一快、二简、三精、四准。（一）快，即速度要快。（二）简，即文字简洁。（三）精，即材料要精。（四）准，即内容要准确。,五、温馨提示,1.为系里的一次会议制作和编发一期简报。2.和学校负责编发简报的老师联系，向其请教编发会议简报的经验，并和他一起，为学校的某个会议编发简报。3.深入一家公司，和其秘书人员一道，为公司的某次会议编发简报。,六、任务演练,