龙湖集团招标管理原则专项内审结果报告（41页） .ppt

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1、龙湖集团招标管理原则专项内审结果报告,集团内审中心,目录,A.审计目标、范围,A.审计目标、范围,审计目标,A.审计目标、范围,各地区公司09年2-7月工程、采购类符合招标范围的相关合同,审计范围,制度依据及审计范围,制度依据,成都公司至今尚未根据集团管理原则制定实施细则，造成流程实际执行与集团管理原则要求偏离较大，造采职能负责人蒋承江负管理责任,B.审计发现的主要问题,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 1.招标范围,北京、重庆不满足招标周期情况突出,北京滟澜山：3笔“合同需求提晚了”重庆西永：3笔“与营销节点安排冲突导致”,不满足招

2、标周期最多的项目,项目整体招标计划不到位、工作清理和跟踪不力 职能间缺乏沟通协调,未能充分发挥矩阵效应项目总监陈明伟、寇晓军应负管理责任,症 结,现 象,B.审计发现的主要问题 纪律 1.招标范围,不重视特殊审批流程，流程和权限被绕过，使公司管理层及集团运营中心信息严重滞后，只能被动接受既成事实,特殊审批流程执行情况不佳,危 害,集团运营中心09年4月关于严格执行龙湖集团招标管理原则的通知http:/,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 2.有效投标单位数量,重庆、上海招标有效投标单位数不足,有效投标单位数不少于2n+1a).技术标合格

3、；b.)经济标报价范围与招标文件发包范围一致、标价计算上不存在算术错误。,如因技术标淘汰引起有效标不足，应及时引入新的分供方或触发免招标特殊审批流程。,集团原则,保证有效竞争环境，控制和降低成本,对有效标理解有误 为招标而招标，形式大于实质,症 结,目的,对 症 下 药,造采会议决议,典型案例 伪招标,B.审计发现的主要问题 纪律 2.有效投标单位数量,对外走形式，对内要讲清楚，不要把自己人给忽悠了,目标已锁定，采用招标形式仅是为了形成竞争态势，以取得更低的价格,对外：走“形式招标”对内：走特殊审批流程，取得合法性,地区公司理由,点 评,对 症 下 药,造采会议决议,B.审计发现的主要问题,审

4、计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 3.开标,北京公司公开唱标违反集团管理原则,不进行投标单位在场的公开唱标,公开唱标表面上看来体现了公平公正原则，但对公司的成本控制可能带来实质性损失：,可能造成最低价中标单位得知价差较大而放弃“露底了”，对以后同类项目的招标报价带来负面影响,北京公司目前采用最后一轮公开唱标的做法，抽样12单，其中5单采用最后一轮公开唱标,集团原则,现 象,危 害,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 4.评标,集团原则：技术标只有合格与不合格之分，避免主观判断,技术标评定过程，定性分析比

5、重较大，结果容易受主观因素影响。一条线，避免人为因素的干扰，凡是评定为合格的均视为符合龙湖技术要求,目的,部分地区公司对集团评标原则理解有误，开标后直接淘汰高价标,B.审计发现的主要问题 纪律 4.评标,如因对投标文件理解差异造成的首轮报价虚高而被淘汰，可能会错误淘汰了不该淘汰的单位，降低投标竞价的竞争性,北京抽样12单，有1单开标后直接淘汰高价标,重庆抽样10单，有1单开标后直接淘汰高价标,成都抽样7单，有4单开标后直接淘汰高价标,对症下药,一般需经过经济标初步评审确定高价标报价清晰无误、无须澄清方可淘汰,隐 患,现 象,造采会议决议,B.审计发现的主要问题 纪律 4.评标,集团原则：经济标

6、选择每标段前2名或前3名（入围单位大于5家时）,形成龙湖的投标游戏规则，逐步减少分供方试探性报价行为，避免虚报，保持竞争性,重庆、成都公司存在开标即定标，不议价的情况。,价格似海棉，“挤挤总是有的”拿时间紧为理由，是招标管理没做好的直接体现,在目前的市场环境下，不得“初次开标即定标”，必须议标后方可定标,目的,长期合作、对价格有把握；时间紧，没时间谈了，当天就得定标,地区公司理由,点 评,现 象,对 症 下 药,造采会议决议,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 5.定标,集团原则：合理最低价中标,考察、入围阶段把关不严，导致最低价被淘汰

7、,提高考察的重视度，在入围阶段筛选合格的供应商入围 入围即代表满足龙湖对实力、能力、产品的要求，不得在定标时以主观理由淘汰,对症下药,病 灶,案 例,造采会议决议,在非最低价合格中标时，需在在定标报告里做出书面记录，在总经理审批时，一并完成该特殊事项审批，并抄送运营中心。,B.审计发现的主要问题 纪律 5.定标,集团原则：必须与目标成本、相似项目历史成本比较,与目标成本和相似项目比较是经济标评标判定的重要参考依据，不是摆设；不比较，也许最低价也要比类似项目招标结果高很多却茫然不知,危 害,相似项目历史成本获取困难,直接咨询各地区招采负责人 通过成本系统“分供方管理”模块查询,地区公司反映,解

8、决 途 径,造采会议决议,跨地区历史项目各地区造采负责人、招采中心负责人、预结算组负责人有跨地区查询权限,B.审计发现的主要问题 纪律 5.定标,中海议标、定标规则详细约定了评定标过程中各种情况的处理原则,议标单位的选择，应以标价为顺序，不得跨越标价顺序人为地挑选投标单位安排议标。目的：避免人为因素干扰招标结果的客观性,工期因素：如果工期在招标文件中已经作了限定要求，而投标单位或议标单位已经响应的，则在定标原则上，不应再考虑工期因素。目的：避免定标中主观因素干扰,可以修正投标总价的情况、不得修正投标价格的情况 无因降价：议标单位出现无因降价的，无中标优先机会 目的：规范澄清报价要求，避免报价信

9、息泄漏后的非理性降价带来的风险,建议：运营中心制定龙湖评定标规则，明确评标、定标细节标准和判定尺度,龙湖尚为形成统一明确的评标、定标详细规则,外部视角,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 6.招标组织,定标会议严肃性普遍不足，重庆、西安最差,注：北京公司对定标会与会人员有明确的记录，其他地区公司无记录，为招标经办人回忆的。,点 评,定标会议是招标中最为重要的会议，不参与定标会议、对评定标细节了解不充分，却会签审批定标报告是不负责任的做法,招标组长和副组长应同时参加，不能同时参加缺席会议应授权同意召开，否则会议无效,实际未见任何授权记录,

10、定标会组长副组长至少一人参加。在定标报告中，明确记录定标会参会人员及缺席人员授权情况，在会签审批时由相关人员确认。,现状,集团原则,对 症 下 药,造采会议决议,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,纪 律,B.审计发现的主要问题 纪律 7.会签审批,会签审批：合同需求、入围审批、招标文件,集团09年2月关于OA中“工作联系-招标审批”模块的使用公告http:/,北京入围和招标文件大量缺少工程经理会签 重庆合同需求未在“招标审批-合同需求”模块中提交，经办人漏添加权限表规定的会签审批人员 上海“合同需求”大都未经网上审批,对招标审批权限表和OA招标审批模块的培训宣贯不足导致：

11、“工程经理”岗位非系统固化，但经办人不熟悉权限表，不知道必须手工添加哪些人员 工程部不知道要在招标模块中提交“合同需求”上海工程人员无网上提交“合同需求”的意识,信息中心将权限表中规定“必须手工添加”的岗位直接固化到系统中 造价采购部就权限表及OA招标审批模块的应用给予工程人员指导培训,对症下药,现 象,成 因,B.审计发现的主要问题 纪律 7.会签审批,会签审批：合同需求、入围审批、招标文件（续）,造采会议决议,B.审计发现的主要问题 纪律 7.会签审批,会签审批：评定标报告,隐患,评定标人员不参与评标报告的会签，甚至在任何地方都没有记录：是否认可定标结果，有无异议无从得知 上网审批的定标报

12、告是否反映了评定标真实情况缺少复核，更无法追溯查询,填制定标记录，供定标会议与会人员签署后，扫描后与定标报告一同提交审批 OA审批则仅需系统固化人员复核审批即可,对症下药,记录定标会议参与人员信息（可追溯性）作为定标会参与人认可定标结果的记录（定标会议严肃性）简化网上审批流程，提高审批效率（高效性）,作 用,造采会议决议,北京、重庆和西安部分中标通知书未经审批,B.审计发现的主要问题 纪律 7.会签审批,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,考察的重要性,推荐人回避,招标资料规范,注意,B.审计发现的主要问题 注意 1.考察的重要性,不重视考察报告,西安、上海、成都抽样的大部

13、分分供方考察无考察人员信息,北京公司对所有考察人员均有详细记录，且所有抽查项目均使用标准明确的考察表,现状,重庆所有抽样的分供方考察均无考察人员信息。,隐 患,考察的深度和全面、客观性，直接影响到入围和技术标评价。考察报告则是入围审批最重要的依据，粗制滥造的考察报告可能直接导致招标失败或给工程埋下地雷。,系统性解决,建议集团运营中心建立龙湖标准的分供方评价管理体系，明确考察标准、入围条件、分供方过程评价、分供方评级等,B.审计发现的主要问题 注意 1.考察的重要性,工程人员应是考察的组织者和核心成员，不参加考察如何进行技术标评定,危 害,北京公司有3单招标涉及9家分供方考察无工程人员参与（注：

14、在可做出判断的样本中，西安、上海均有工程人员参加，重庆、成都信息缺失，不作判断）,试用承建商其评价,定期评估,承建商考察意见表由公司领导和部门考核代表签署意见,承建商名册试用 承建商履约情况调查表,承建商名册合格 合格承建商履约情况调查承建商履约情况调查表 履约情况评价未获通过的，自动丧失今后工程投标资格,承建商考察,3,1,2,“承建商管理体系”（合约部统一管理）,中海,考察无工程人员参与,现象,外部视角,B.审计发现的主要问题,审计主要发现 七大纪律三项注意,考察的重要性,推荐人回避,招标资料规范,注意,B.审计发现的主要问题 注意 2.推荐人回避,重庆、成都、西安所有抽样均无从获取推荐人

15、信息,北京所有抽样均可获取到推荐人信息（在入围单位一览表中记录）；,上海抽样中绝大部分无法获取到推荐人信息；,推荐人参与考察，且为该职能唯一参与人,1,推荐人为唯一的评标人,2,注：,评定标过程未考虑推荐人的适当回避,B.审计发现的主要问题 注意 2.推荐人回避,评定标过程未考虑推荐人的适当回避（续）,典型案例,系统性解决,投标流程要保证公平公开，则要做到“形式上”和“实质上”的独立。,建议运营中心在制度中增加推荐人回避相关要求：,严格把关资格预审考察，推荐人不得参与考察推荐单位,评定标阶段，推荐人员如有回避需要，应主动申请回避，但是由招标小组组长确定是否必须回避,B.审计发现的主要问题,审计

16、主要发现 七大纪律三项注意,考察的重要性,推荐人回避,招标资料规范,注意,B.审计发现的主要问题 注意 3.招标资料规范及完备性,运营中心对招标相关文档进行规范，编制龙湖集团标准模板，细化评标报告要求，以减少地区间文档质量的差异,系统性解决,地区间招标相关文档的规范及完备性差异巨大,详细比较：,造采会议决议,C.总结,集团运营部应尽快修改完善招标管理原则，出台集团统一的招标管理原则配套文件,在充分调研的基础上，出台统一的招标管理原则的配套文件,对推荐人回避进行规范,建立系统的龙湖分供方管理评价标准和体系,C.总结,运营中心制定龙湖评定标规则，明确评标、定标细节标准和判定尺度,信息中心将审批权限表中规定“必须手工添加”的岗位直接固化到系统中,C.总结,五地区公司哭脸笑脸大集合,综合点评,此次审计中注意到，北京公司招标相关文件的规范性、标准化及完备性在五个地区公司中表现最为突出，为集团标准化模板提供了可借鉴的范本，值得各地区公司学习。,审计结果显示，集团各地区公司对招标管理原则的理解深度不足，执行有效性均不理想，亟待整体提高；集团运营中心应加强对制度的完善及管理原则的再培训。,特别表扬,谢 谢！,