如何做一名优秀主管时间管理0620.ppt

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1、如何做一名优秀的主管-高效时间管理,主讲人：国际市场部2012-6-21,时间管理回顾,时间管理现状,时间管理方法,时间管理技巧,一）时间管理回顾,1)一天多少秒？2）如何体会时间的价值,时间的重要性,1）效率、效果、效能2）工作价值体现,1）4代理论发展2）2/8法则4象限法则目标ABC法则计划,效能及价值的思考,基本理论,如何更深刻体会时间的价值,高考失利，复读的孩子,流产的妈妈,一年,一月,XXX的一天,吴斌的最后20S,110米跨栏12.87S,一秒,一微秒,焦急等待的热恋情侣,一天,一小时,效果,效率,把事情做对（Doing the things right.）,效能,把事情做对（D

2、oing the things right.）,效果,效果,效果,把对的事情做对（Doing the right things right.）,做对的事情（Doing the right things.）,我们无法提升生命的长度,但是我们却可提升生命的宽度和广度;,二）时间管理的现状,你的一天是如何过的？,08:45 上班，擦桌子，泡茶，开机。09:00 老总亲自过来找J经理谈有关部门二季度销售问题，中间老总接听电话、其他部门负责人汇报工作等，使他们的谈话一直延续到10:00。10:00 结合老总的销售意见，J经理准备布置部门工作，又有客人打来电话催促出货，挂完电话，公司内部电话沟通后，再电话

3、回复客人，解释到10:20。10:20 结合客人反映的问题，找来订单负责人，强调订单生产出货等事情，中间不断有其他下属请示工作，例如：样品标准，测试标准等，J经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11:00。11:00 对业务组，订单组递上来的文件等进行批示、处理、签字；回复客人邮件，一直到12点，还有大部分的邮件未回复。12:00吃过饭，与同事短聊了12:00 匆匆一会，猛然想起下午有月度会议开，自己的月度总结报告未做，于是赶紧冲进办公室，利用午休赶报告。,某经理的一天,12:30 写总结计划，终于在13:00上班，会议前赶完。13:00 准时参加公司月度会议，但因会议室设备调试故

4、障，及其他部门负责人迟到原因，耽误15分钟。会议一直持续到15:30，期间接到很多国外客人来访行程安排的电话。15:30 联系住宿酒店、飞机票务处，帮客人定好入住酒店、飞机票后，准备回复客人邮件，突然一下属找他谈话，关于个人与部门配合不协调及与其他部门衔接等问题。16:00 回复客人邮件，处理与其他部门衔接问题。16:30 召集部门开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，但会议不仅没有达到J经理的预期目的，还激发了更多下属意见。一直持续到17：15下班。17:15 下属走后，J经理一看，已经没有时间完成会议上老总要求的3季度计划报告，客人邮件未回完，客人样品未安排，客人来访吃饭酒店未

5、安排，请款及车辆未安排，部门内部问题未解决等等，只好背着电脑，准备回家加班,1)他人干扰 2）电话干扰3）会议干扰,4）上司的不定期召见 5）下属的不定期报告,6）分工不明确7）做了很多不该做的事情,8）未计划未有效控制 9）未分清轻重缓急和主次,订单主管的工作,日常性事项,1）收发邮件2）收发快递3）接打电话4）打印复印 扫描,1）部门内部2）与其他部门3）与银行4）与货代5）与报关行6）与政府机关等,沟通事项,1）文体事务2）救火事务 3）其他,其他事项,08:45-08:50 查看日程安排，昨日计划，工作遗留08:55-09:20 收邮件，标注重点，及时回复09:20-09:30 联系工

6、厂、货代、报关行装柜报关事宜09:35-09:45 登陆国际收支网站，联系银行，做好回款登陆10:50-11:20 收发快递、订单制作下达11:25-12:00 制作报关、清关资料，跟进与货代联系，内部文 件程序办理 13:00-14:00 单据（报关，清关）办理，打印、签字、复印扫描、发快递14:10-15:00 部门沟通，其他部门协调，部门会议等15:05-15:30 业务员、客户要求协调（订单要求、产品要求）15:35-16:00 收发邮件，跟进订单（工厂、货代、业务员沟通）安排第二天装柜等事项16:05-16:35 文件整理，订单汇总，计划安排16:40-16:55 工作检点，总结17

7、:00-17:10 待办事项整理，日程安排计划17:15 收拾桌面,海外订单员的一天,主动跟单管理,收集信息，实行信息管理,实行报告和单证管理,海外订单员能力,实行对帐和表格化管理,建立JIT思想，看板管理,掌握主导权，实行催单管理,供应链思想，实行协调管理,善于稽查，实行成本管理,善用时间，实行计划管理,善于总结，实行创新管理,缺乏条理与整洁,不懂授权,不会拒绝,享受“忙”，接受“盲”,缺乏明确的目标,拖延，行动慢,缺乏优先顺序,有始无终，喜欢做会的,主观原因,I,II,III,IV,被打扰浪费时间（开会、电话、不懂授权）,工作系统浪费时间（办公软件、官样文件、审批程序等）,管理系统浪费时间

8、（被参与“救火”）,生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊等）,客观原因,研究证明：中层管理者平均8分钟被打扰一次,三）时间管理方法,1）高效时间管理的前提,积极的心态使命与目标,远景(Vision)与目标,现状,目标,目标,目标,远景,现状,SMART 原则,目标能唤起你最高尚的才能,measurable,specific,relevant,attainable,time-based,2）排定 Priority,紧急性,艾森豪维尔原则,重要性,Company Logo,垃圾邮件、电话、过于简单事情、聊天等,不重要,被参与救火事情、某些会议、某些报告、无计划的打扰，如电话、来访.,不紧急

9、,紧急,危机、重要会议、已到期项目、情报收集分析、报告,准备事项、预防措施、价值整合、计划、关系建立、授权,重要,第一类 是所有能够带来新利润点、增加营业额的工作第二类 是为了维持现有状态，或使现有状态能够持续下去的一切工作第三类 包括所有必须去做、但对企业和利润没有明显价值的工作,3)工作分类,在完成所有第一类工作之前，不开始第二类工作，而且在全部完成第二类工作之前，绝不着手进行任何第三类的工作,设定优先次序，可将事情分为五类A=必须做的事情B=应该做的事情C=量力而为的事情D=可以委托别人去做的事情E=应该删除的工作努力争取大部分的时间都做A类及B类,再次细分类,4.找出最佳时间,5.每日

10、工作预定表,一日之计在于昨夜必须做的事情，写下来。相关工作一并完成。不做预定表以外的工作。,日程计划,6.授权有道,管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。武田：对不起，你没有授权。,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。,7.处理高价值事项,8.处理低价值事项,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会

11、放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。做正确的事比正确的做事更重要,9）应用工作软件,ERP系统：将客户关系、库存、财务、OA完美融合外贸管理软件：将报价、送样、订单、采购、QC、仓库、出运、财务等全部外贸业务流程数据贯通起来，提高工作效率,10.懂得说NO,明确岗位职责学会拒绝不太重要和不相关的工作，但不丢绣球，跟领导沟通时，明确沟通目的，提出方案拒绝太慢反而会造成抱怨太多害怕冒犯某人想好借口您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。,11.总结，改变

12、,养成不拖延的习惯给自己每天工作打分向上司汇报工作时，提供可选择的方法，而不是丢皮球总结，改进方法,多创造革新,勤劳低头日作后的中国农民，永远都不会忘记抬头看看天。,四）时间管理小窍门,同时做两三件事情（边听边说边写边看）有效利用时间（听讲座、看书评、看影评）花钱买时间（社会分工）顺序先后（袜子，裤子，衣服）日历，仅一本重复做的事情，归纳总结，提高效能，预留空白时间利用软件减少工作量容易的事，一次性做完，2分钟法则，难办的事情，香肠分割法，各个击破,用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事让文件在面前只流通一次下班倒数第二件事：总结当天工作，计划明天工作下班最后一件事：收拾办公桌学会拒绝，享受属于自己的时间及时扔，保持桌面干净，及时归档,Thank you,