科技公司物资采购行政制度.ppt

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1、物资采购管理制度（暂行）,目的及适用范围,1、目的为了提高效率，以厉行节约、制止奢侈浪费的精神，加强公司办公物资采购管理。依据岗位职责，制定本制度。2、适用范围公司的办公用品由行政部统一采购。本制度适用于公司内各部门、各分公司。各子公司可以委托总经理办公室采购，也可以自己采购，但凡是带有公司字样的办公用品必须在样式、规格上与公司保持一致。,采购物资范围,本采购管理制度所涉及的办公物资包括：办公家具、办公设备和办公用具（包括车辆采购）、日常办公用品、各种耗材、其它（会议或活动急需用品）。,采购审批流程及规定,各部门、分（子）公司根据实际需要，确定次月部门所需办公物资的品名、规格型号和数量后，于每

2、月23号填写部门办公用品计划申报单上报公司行政部。常规办公用品用部门办公用品计划申报单填写上报，非常规物品、漏报物品、固定资产类等其他物资和待办事项用非常规物资/待办事项报告填写后上报办理。,行政管理中心经理审核各部门办公用品计划申报单后，根据公司实际库存数量与各部门办公用品需求数量列出公司次月采购计划，并将所需费用列入次月财务支出预算，按批准后的财务预算实施采购。未列入部门次月办公物资需求计划和所需经费超出行政部支出预算的项目或大宗物资，必须由申购部门提出采购报告，报行政管理中心经理审核，经总经理批准后实施采购工作。,大宗物资的定义,凡单项物品采购价格或单项事务办理费用的金额在2000元以上

3、的物品，申购部门必须写出书面报告，附上大宗物品申请单，详细列出需采购物品的名称、规格、型号、数量、最迟到位时间和原因等内容，经行政管理中心经理审核，总经理审批后交行政部采购。,公正性、公开性,凡一次性单件物资金额在3000元以上、5万元以下的采购活动，由行政部和申购部门共同采取竞争性谈判、单一来源采购、询价的方式进行采购。凡一次性采购费在5万元以上的项目，应采取公开招标，投标单位应不少于3家，定标后按规定签定经济合同。,物品验收规定,购置的物品到货后，由行政部核对验收，以报告申请采购的物品还需申购部门核对并签字验收。行政部、使用部门和财产管理部门要严格把关，凡质量、规格等不符合申购要求且不能使

4、用的，应立即调换，否则应予退货；杜绝不合格物品流入，防止造成不必要的损失。因申购部门事先没有写清楚所需物资名称、规格、型号、数量等项目，导致采购物品不合要求，需要退、换货的，由申购部门经理承担退、换货物的成本。该成本直接从部门经理当月工资中扣除。采购回的物品，由行政部和申购部门按照固定资产管理办法和办公用品管理规定办理有关手续。,物品采购的合同管理,采购、供货合同必须由行政部与供货单位签订，其它部门一律不准对外签订合同。,采购时间,为提高效率、降低成本、养成良好的工作习惯。各部门部门办公用品计划申报单和非常规物资/待办事项报告，必须在当月的23号交到行政部，行政部于当月26号前将行政费用预算表

5、交财务部，待费用预算计划批准后，于次月10号至次月13号三天择期进行常规物品统一采购。另，每月23号至25-号行政部再进行一次急需物品、特殊物品采购。过期递交申报单和报告的，若行政部已将费用预算表交财务部且其他部门迟交的申购计划所需费用超出行政办公费用预算的，行政部有权决定不予采购考虑。特殊情况报总经理审批后执行。,办公物资配置规则（暂行）,办公室办公设备配置标准,电 脑 凡是办公室工作人员每人一台电脑，电脑配置根据实际情况决定；市场营销等业务部门人员的电脑为共用配置，暂定为3人一台电脑，具体电脑数量可根据业务发展需求安排。电话机/手机总经办每个办公室、部门经理办公室、职能部门办公室各1个独立

6、座机号码和一个座机；3人以下（含）的职员办公室配置1个独立座机号码、一个座机；特殊用途的座机号码除外。依据实际运行情况添置。公司根据入职人员岗位级别和公司现有资源，可给公司的部门经理配置手机一台，含话费。,传真机根据公司办公要求适时考虑，目前公司共用一台。打印机电子商务部可单独使用一台，置于技术大厅；其他部门与行政部共用一台喷墨黑白打印机，打印机置于行政办。饮水机总经办每个办公室1台、职能部门办公室各1台；10人以下（含）的办公区域配1台，10人以上的办公区域配2台。,垃圾桶原则上每个独立的部门办公室和单人办公室配一个，公共办公区内，根据办公室面积，考虑到美观性和成本问题，每5人共用一个垃圾桶

7、。垃圾袋原则上，一个垃圾桶一个月配一卷垃圾袋（一卷垃圾袋50个），实际使用量超出公司规定数量时，详见办公物资管理规定。烟灰缸每个单人办公室可配置1个、会议室配置2个。一般情况下，不允许员工在办公室内抽烟。,客 座总经办配置2张，沙发一组；大厅配置客座6张或沙发2组。具体由行政部根据办公环境调配。文件柜总经办办公室可配置木制文件柜2个，其他办公室可各配置铁皮文件柜2个。档案柜行政部、人力资源部、财务部可配置一个，其他部门依据实际需求情况添置。茶 几总经办各办公室可配置1张，大厅或会客室配置一张，具体可根据办公环境调配。,茶 杯总经理办公室和前台文员处可配置一次性水杯，其他部门不配置。茶 叶茶叶分

8、两种，总经办各办公室的客人，使用高档茶叶，一般部门来访人员使用普通茶叶。总经理办公室和前台文员处可配置茶叶，如遇客户来访各部门经理，由前台文员或部门人员负责接待。费用由行政部控制。,办公物资配置规则（暂行）,入职人员办公文具配置标准,人员职位定义,总经办：总经理、副总经理、董事长助理。部门经理：各部门经理。办公室普通职员：部门经理助理，总经理助理，技术岗位人员。专职办公室人员：行政专员、人力资源专员、财务人员、办事处商务文员。其他非办公室人员：后勤人员。,总经办 黑皮本或1号皮质笔记本、1号水性笔(0.7mm)、铅笔、文件栏、文件册、文件夹、笔筒、面巾纸、单线电话座机。部门经理皮质会议记录本或

9、2号皮质笔记本、2号水性笔、铅笔、文件栏、文件册、文件夹、笔筒、面巾纸、电话座机。办公室普通职员软面抄、2号水性笔(0.5mm)、铅笔、文件栏、文件夹、文件册。,专职办公室人员软面抄、2号水性笔、财务专用笔（0.35mm-0.38mm）、铅笔、橡皮擦、文件栏、文件册、文件夹、笔筒、裁纸刀/剪刀、订书机、计算器、涂改液、订书针、回形针、白板笔、透明胶、固体胶、便利贴（以上物品以实际工作需要为原则发放）其他非办公室人员软面抄、2号水性笔。,办公物资管理制度（暂行）,办公物资的定义,办公物资分为固定资产和低值易耗品两种形式。固定资产指：凡采购时价格在五百元以上、使用或保修期年限在一个会计年度的（含一

10、年），或数量较多、总值较大，而又集中管理的物品。低值易耗品（办公文具）指：笔、纸、本子、拉练袋、打印机耗材等固定消耗品。,办公物品领用流程与规定,凡领用办公物品，各人员须先至本部门负责人或部门助理处申请报备，由部门责任人或助理统计本部门申请物品的数量和种类后，于每月23日上报至行政部，下月3号由申购部门指定人员至行政部一次性领取。原则上，行政部在每月固定时间统一发放办公物品，不再与各部门人员零碎领取办公用品。,原则上，各部门不得额外多领计划外和办公文具配置标准外的办公物品。领取办公物资时须做好领用登记手续，贵重物品和固定资产领用后将责任到人。大件物品，如文件柜，由行政部采购并办理好出、入库手续

11、后直接安置到申购部门。,办公物品使用规则,固定资产：因个人使用或操作不当等原因损坏公司固定资产的，若产生维修费用，个人将承担实际维修费用的50%；若遗失物品将按物品购买时的价格根据使用年限折旧后赔付。具体费用由财务部核算。,低值易耗品（办公文具）：办公文具正常使用期限为2-6个月内的，使用中因保管不善遗失的，个人照价赔偿或自行添置，公司不再额外发放。使用中非人为损坏、由质量问题引起故障的办公文具可将故障的物品退还到行政部，以旧换新。其质量鉴定由行政部负责解释。,办公文具正常使用期限为1个月内的，使用中因保管不善遗失的，由当事人自行添置，公司不再额外发放。使用过程中如发现有浪费行为的，行政部下月

12、将不予审批新用品，并对其部门经理从当月绩效成绩中扣除2分。若单一部门办公物资实际使用量超出办公物资配置管理规则规定的，由部门经理承担超出物资购置费。个人辞职时须归还所有领用的可重复使用的办公物资，方可办理辞职手续并结算工资。,物品使用时限,所有办公环境配置标准内的办公文具使用期限除纸、笔、工作簿、订书针、回形针、透明胶等单项价格在5元以内的物品为一个月外，其他根据物品保质期限清单规定时间使用。办公文具申请数量根据各部门实际需求领用。计划内的办公物品，各部门超计划时间消耗完的，公司不再额外发放；由各部门自行解决。各部门如遇办公资源缺乏的情况时，先报备部门经理，由部门经理签字递交申请单至行政部核实

13、、报总经理批准后再作调整。,公用物品的使用责任与借用责任,物品使用责任各部门办公区域的公用固定资产及低值易耗品，由各部门所有人员共同监管。公用固定资产因质量问题出现故障的，由行政部负责联系人员维修，公用固定资产因员工使用不当造成人为损坏并产生维修费用的、因保管不善丢失的，参照本规定第四条“办公物品使用规则”进行处理。找不到责任人的，由部门人共同员承担，并对其部门负责人扣除当月绩效2分。,物品借用责任借用公司证照、车辆或其他物品时须做好借用登记手续，并注明归还时间。逾期未归还又未通知行政部者，将从当月绩效成绩中扣除2分；无论是否逾期，归还物品时未按要求做好归还登记手续，将从当月绩效成绩中扣除2分

14、。若丢失所借物品者，除照价赔偿借用物品（按物品购买时的价格根据使用年限折旧赔付）外，还将从当月绩效成绩中扣除5分。若损坏所借物品，则由借用人自行承担维修费用。所有借用的公司物品在个人离职时必须归还，否则按物品经济价值和重要性，予以所借物品经济价格三倍的罚款处理。,车辆管理制度（暂行）,车辆使用范围,公司现有车辆（车牌号：湘E：IDC66）原则上归属于高层领导用车，其他部门如有紧急情况需用车，需向行政管理中心申请，经总经理批准后方可用车。公司车辆根据工作需要，由行政管理中心请示总经理后批准，对公司车辆进行统一配备和调整。除公司领导临时安排外，公司车辆（湘E：IDC66）不为业务部门及各子公司出车

15、。公司车辆只服务于公司人员及业务，如要外借必须经公司总经理签字批准。总经理不在公司时，由行政经理代为电话请示后派车。,用车规则与责任,公司车辆由行政管理中心负责管理，严禁公司员工在未告知公司行政经理或总经理且未办理用车手续的前提下私自驾车外出，一经查出，由当事人承担外出路线的油费及造成影响的损失费，并扣当月绩效分15分 公司车辆使用完毕后，未按时归还行政管理中心或者转借他人，借车人和司机每人每次扣绩效分3分。,空调使用管理制度（暂行）,温度设置,1、夏季使用空调：原则上是室外温度高于30摄氏度以上方可开空调，并且空调温度设定值为25摄氏度。2、冬季使用空调：原则上是室外温度低于8摄氏度以下方可

16、开空调，并且空调温度设定值为25摄氏度。,开放时间及责任管理,1、达到如上温度要求开设空调的，空调开设时间为8:30-5:30,(特殊情况例外，但人员离开之前必须关闭空调，并检查确定空调已全部关好)。2、若办公区没有人，或长时间不在办公区（30分钟），必须将空调及时关闭，以免遭成不必要的浪费。3、为了使空调达到最佳效果，使用空调时应注意关好门窗。,4、各部门应指定专门值班人员对空调进行开关控制、检查；下班之后各部门的空调必须及时关闭。5、由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，要追究其使用者的责任。6、要注意用电安全，如遇突发雷雨时，应立即拔下空调插头，若发现电路或空调线路故障要及

17、时停止使用并报修，不得强行使用。7、各部门责任人应及时对空调进行维护清洁（参照卫生区域责任划分管理条例）。,补充说明,以上各项规定希望全体员工共同遵守并贯彻执行，行政部将对上述行为随时进行检查，若发现未按上述规定执行者，将对部门责任人和责任人员各予以乐捐50元处理。,会议室使用管理规定（暂行）,使用流程与原则,1各部门使用会议室，一般性会议或培训需提前2小时至行政前台填写会议室使用申请表，有物品要求的请作好说明，以便行政部安排；每周固定的例会或部门会议由部门负责人填写申请表，只需登记备案一次不必重复申请。2会议室使用申请通过后请提早30分钟到行政前台处登记领取钥匙并检查会议室所需设备，若会议不

18、能在预定时间内使用时，申请人或例会部门负责人应提前20分钟通知前台文员。3会议室是公司专门用于召开学术报告、会议和接待客人的场所，未经行政办允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。,4会议室使用遵循重要的事优先办、先全局后部门的原则；如遇特殊情况、临时紧急会议可先通知行政前台，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。若遇到多个部门同时需要使用会议室，则由部门负责人与前台商量后再作时间安排。5会议室使用期间，申请使用人有义务提醒与会人员注意爱护会议室设施，保持会议室清洁。6会后应及时与行政前台联系做好会后整理工作并归还钥匙。,员工住宿管理制度（暂行）,

19、住宿要求,有以下情况不得入住公司宿舍：已在外租房居住者，有不良嗜好者，有传染病者，不遵守本制度者等。经理以上级别人员和特别技术人员，经公司审批同意后可提供住宿；特殊人员经公司审批同意后、可酌情给予提供住宿。,控制要素,节约水电，煤气使用完毕务必关闭，每天睡前应巡视一遍。发现水管破损，煤气泄漏等问题应及时与房东报修。宿舍卫生由住宿在内员工轮流清扫。对员工与社会人员勾结偷盗；员工偷盗宿舍内公司或员工财产的行为，除赔偿损失外，给予50-200元的处罚。,员工入住时是单人间还是双人间、或者多人间的情况由行政办视情况统一安排，入住人员必须服从公司管理。总监及以上级别人员，或事先约定的相应级别的人员可以享受公司承担水电费的福利。,注：简单家电的意思是电视机、洗衣机、床、衣柜、沙发、桌子、椅子、热水器。空调和冰箱看房东是否提供。,配置标准,从现在开始,