公司公文写作知识介绍.ppt

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1、省公司办公室2012年3月,公文写作知识介绍,一、公文概述 二、公文分类 三、公文格式 四、行文规则 五、常用公文写作,主要内容,2,（一）公文的含义（二）公文的特点（三）公文的作用,一、公文概述,3,（一）公文的含义,公文：即公务文书的简称，分广义和狭义的公文。广义的公文：党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书。狭义的公文：党的机关和行政机关处理公务时所使用的公文。,4,党的机关公文：根据中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例规定，是指党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、

2、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题、报告和交流情况的工具。行政机关公文：按照国务院办公厅2001年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法规定，是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,5,公司公文：根据2004年12月1日印发的中国人民财产保险股份有限公司公文处理办法规定，是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是贯彻公司统一法人制度，进行经营管理活动的重要工具。公司电子公文：根据2006年12月21日印发的中国人民财产保险股份有限公司电子公文处理办法（暂行）规定，是指具有中国人民财产保险股份有

3、限公司公文要素，通过“OA系统”和电子公文加密传输系统传输的文本。电子公文与内容相同的纸质公文具有同等效力。,6,（二）公文的特点,7,（三）公文的作用,1、领导与指导作用,2、宣传与教育作用,3、联系与知照作用,4、凭证与依据作用,8,一、公文概述 二、公文分类 三、公文格式 四、行文规则 五、常用公文写作,主要内容,9,二、公文的分类,（一）按行文方向分,（二）按时限要求分,（三）按秘密程度分,（四）按发文级别分,（五）按发文文种分,10,（一）按行文方向分,1、上行文：下级向上级报送的公文，根据总公司规定，上行文只有请示、报告两种。2、下行文：上级向下级发送的公文，如通知、批复等。必须切

4、合实际，不盲目指挥。3、平行文：平行单位或无隶属关系的单位为协商或通知 有关事项而制发的公文，如函等。上行文忌“俗气”，下行文忌“霸气”，平行文忌“傲气”。,11,（二）按时限要求分,1、特急件：文件右上角标注“特急”字样。2、急 件：文件右上角标注“急件”字样。3、普通件：按普通文件流程办理。,12,（三）按秘密等级分,13,国家秘密,（四）按发文级别分,以部门名义发出的文件，用于对上、对下、平行部门之间请示、报告、通知、答复、商洽工作等。,用于省公司部门与总公司对口部门处室、地市分公司对口部门之间沟通信息、安排工作。,部门电函,业务往来,公司发文,以公司名义发出的文件，包括行政发文和党内发

5、文。,14,15,1、公司发文,公司发文流程：,16,17,2、部门电函,部门电函发文流程：,18,19,3、业务往来,业务往来发文流程：,20,（五）按发文文种分,21,22,23,24,一、公文概述 二、公文分类 三、公文格式 四、行文规则 五、常用公文写作,主要内容,25,三、公文格式,26,公文格式,27,眉首,主体,28,主体,版记,29,公文的秘密等级应根据公司规定的划密范围，由部门负责人标明，公司领导审定。只有涉及国家秘密的公文方可标注“绝密、机密、秘密”。公司内部事项，如公司领导重要讲话、财务报表、发展规划、业务通报以及涉及重要数据等，一般标注“商业秘密”即可。,30,1.秘密

6、等级,公司发文的缓急，由部门负责人根据公文办理时限、报送要求等情况确定。在标明急件时，须在“公司发文审批单”的“附注”栏内简要说明紧急理由。,31,2.紧急程度,由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文单位标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时，主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，应保证公文首页显示正文。,32,3.发文单位标识,发文字号简称文号，由发文单位代字、发文年份和发文序号组成。比如“粤人保财险发201112号”。年份、序号用阿拉伯数码

7、标识；年份用全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办单位的发文字号。比如：,33,4.发文字号,公文标题的完整构成：发文单位+关于+事由+的+文种。发文单位、事由和文种被称为公文标题的三要素。标题中的发文单位一般不得省略。有发文单位标识的，标题可以省略发文单位。标题中的关联介词“关于”一般不应缺省。标题中的结构助词“的”不能省略，且不能放错位置。比如，关于开展“读书与分享”活动通知、关于开展“读书与分享”活动情况报告。,34,5.标题,标题必有文种，文种必出于法。要严格使用规定的文种，不得自造文种。如：汇报，申请、总结等。一般不得同时使用两

8、个及两个以上的文种。比如关于的请示报告。但转发通报、批复等时除外。如转发总公司关于通报（批复）的通知。多层转发时可直接转发原始文件，但要在正文中交代清楚来龙去脉。避免出现介词和文种的重叠。比如：转发总公司关于转发集团公司关于转发中国保监会关于印发吴定富主席重要讲话的通知的通知的通知的通知。正确做法是关于转发中国保监会吴定富主席重要讲话的通知。,35,严禁在标题中直接转文号。如关于转发人保财险发20112号文件的通知。如需印发计划、办法等，标题不应写关于的计划，关于的办法，而应写成关于印发的通知，关于印发的通知。标题中除法规、规章名称等加注书名号外，一般不用标点符号。标题用2号小标宋体字，可分一

9、行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,36,37,印发、转发、批转的区别：“印发”的原文制作和来文渠道是本单位。印发不能是上发下、下发上、也不能我发他，只能是自发自。“下发”和“印发”意思相同，但“下发”是口语，不规范，应避免使用。“转发”的原文制作和来文渠道是上级单位、不相隶属单位和下级有自主行文权的单位。转发下级单位公文的，主要是为了提高公文的规格和效力。“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。下属职能部门提出具有全局性的建议、意见和报告，而这个部门就这些意见、建议无直接行文权，必须报上级单位批准、转发到有关部门和单位贯彻落实。批转只能上批下，不能以下批上。,

10、主送单位即公文的主要行文对象，公文不能主送领导个人。上行文特别是请示，主送单位一般只有一个，不能多头行文。主送单位一般使用全称或规范化简称，比如“各市分公司、顺德支公司、省公司各部门、国际保险部：”。,38,6.主送单位,从内容上讲，正文要把事情交代清楚，是什么、为什么、怎么办，准确明白，观点鲜明。从形式上讲，正文要条理层次分明，文字简练确切，标点符号准确，篇幅短小精悍。从语言上讲：格调要庄重，语言要平实，措辞要严谨，讲究质朴性和规范性。“中国人民财产保险股份有限公司广东省分公司发文稿纸（续页）”仅用于填写正文内容。主送单位、拟文部门名称、拟文时间、附件正文等内容一概不应在此页内出现。,39,

11、7.正文,40,草拟正文中的常见问题：,41,42,43,附件是附属于正文的相关材料，对正文起到说明、解释、补充、证实的作用。与公文正文一样具有同等效力。凡印发、转发、批转某一文件时，该文件本身就是正文内容的一部分，而不属印发、转发、批转文件的“附件”。在正文下空1行、左空2字处，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件应使用阿拉伯数字标明序号，附件名称本身和后面不加标点符号。例如：附件：1.2.,44,8.附件,附件应与公文正文一起装订，并在附件内容左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左

12、上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。应注意附件的层次。附件的附件应放在附件内容之后，不应与附件在同一层次出现。,45,成文日期即公文生效的时间，公文如果没有生效时间，在某种意义上就是一纸空文。成文日期以签发单位领导的签发日期为准。联合发文以最后签发单位领导的签发日期为准；会议通过的文件以通过日期为准，特殊情况以印发日期为准。成文日期用汉字完整书写年月日。如“二一一年八月十二日”，不能写成“2011年8月12日”或“11年8月12日”或“二0一一年八月十二日”或“二o一一年八月十二日”或“二零一一年八月十二日”。,46,9.成文日期,印章须与发文单位标识一致。联合上报的

13、公文，由主办单位加盖印章即可。联合下发的公文，发文单位都应加盖印章，主办单位印章在前，其余按规定顺序排列。,47,10.印章,附注是指需要说明的其他事项。它是对公文发放范围、使用时须注意事项所做的说明，不是对公文内容作出解释或注释。如有相关说明事项或急件说明时，可在附注中标明，但须标明人名和时间。正式文件如带附注，应在成文日期的下一行加括号标识。请示文件应在附注处写明联系人和联系电话。,48,11.附注,公文应根据公文内容标注主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由揭示公文内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。除会议纪要外，所有公文均应标注主题词。主题词居左顶格标识“主题词”

14、三字，后标全角冒号。词目之间不加顿号而是空一字。,49,12.主题词,13.报送和抄送单位报送单位是指除主送单位外需要知晓公文内容的上级单位。抄送单位是指除主送单位和报送单位外需要知晓或执行公文内容的单位。报送单位和抄送单位，均应使用全称或规范化简称。14.联系人和联系电话 公文应在版记处留下联系人姓名和联系电话，方便工作联系。姓名前应标注所在部门，联系电话应标注区号。15.印发单位和印发日期 印发单位是指具体主办、制发公文的部门。,50,51,一、公文概述 二、公文分类 三、公文格式 四、行文规则 五、常用公文写作技巧,主要内容,52,（一）确有必要才行文（二）按工作关系行文（三）按职权范围

15、行文（四）逐级行文（五）行文方向要区分主次（六）党政单位分开行文,53,四、行文规则,对口行文：单位对单位行文，部门对部门行文，党委给党委行文，行政给行政行文。联合行文：平行单位可以联合行文，上、下级单位之间不能联合行文。逐级行文：一般而言，总公司只发文给省级分公司，不能直接给地市分公司、区县支公司；地市分公司、区县支公司不能直接给总公司发文。,54,关于核稿、审核的一些要求,55,一、公文概述 二、公文分类 三、公文格式 四、行文规则 五、常用公文写作,主要内容,56,（一）请示与报告,请 示,报 告,上级单位对请示必须批复,请示必须一事一文,请示一般只写一个主送单位,请示与报告都是上行文，

16、但二者不能混用。,上级单位对报告无须批复,报告可以汇报一系列情况,报告可以写几个主送单位,57,如何写请示？,标题的写法：发文单位（一般可省略）+关于+事由+的+请示正文的写法：请示缘由：简要说明请示的理由和依据；请示事项：应写明请示上级机关给予指示、批准的具体事项等。内容要具体，所提建议和要求要切实可行；用语要明确肯定，不得含糊其辞；语气要得体，一般可写“拟”。结束用语：一般用“妥否，请批复”等惯用语。省公司关于规范请示类公文处理流程的通知（粤人保财险办发2011302号）,58,如何写报告？,标题的写法：发文单位（一般可省略）+关于+事由+的+报告正文的写法：缘由：交代报告的起因、缘由或说

17、明报告的目的。如：“根据，现将有关情况报告如下，请审阅”；报告事项：将工作的主要情况、措施与结果、成效与存在问题、解决意见和建议等分段加以表述。要注意通过现象揭示问题的实质，分析发展趋势；要以数据和材料说话，内容力求详实而又概括。结束语：一般用“特此报告”、“专此报告”结束。注意事项：报告不得夹带请示事项。数据和材料必须翔实、准确。,59,（二）通知与通报,通 知,通 报,通知主要用于发布规章制度、转发公文、传达需办理和周知的事项等；通知主要目的是布置工作，有严格的约束力，要求执行。,通知与通报都是需要周知的内容,通报主要是表彰先进、批评错误，传达、交流重要情况；通报主要目的是交流、了解情况，

18、具有普遍的指导意义。,60,如何写通知？,1、发布性通知：标题：发文机关（可省略）+关于+印发（转发、批转）文件+文种。正文：一般对印发、转发、批转的文件提出意见，表明态度，写明目的和意义，提出希望和要求。2、指示性通知：标题：可用三要素齐全的公文标题，也可省略发文单位。正文：由缘由、执行事项、执行要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确，条理清楚，充分体现政策性、权威性和原则性，并要切实可行，便于受文单位操作。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,61,3、知照性通知：标题：写法同前。正文：交代清楚知照事项，不必对事项予以议论评价和阐发意义。一般包括形成该事项的过程

19、、原因、根据、事项的具体内容。4、会议性通知：标题：写法同前。正文：开头写明召开会议的原因、目的、会议名称，主体写主要议题、出席对象、会议时间和地点、有关要求等。,62,如何写通报？,1、表彰性通报：介绍先进事迹；先进事迹的性质和意义；表彰决定；希望号召。2、批评性通报：错误事实或现象；错误性质或危害分析；惩罚决定或治理措施；提出希望要求。3、情况性通报：缘由与目的；情况与信息；希望与要求。,63,事例要典型，具有普遍的教育意义和指导作用；材料要真实，不夸大不缩小，数据准确可靠；态度要明确，通报情况，表扬先进，批评落后；行文要及时，尤其是定期通报，如月通报、季度通报；详略要得当，篇幅不宜过长，

20、重点突出；措辞要讲究，注意把握政策，掌握分寸，合情合理。,64,65,（三）函,按照内容和用途分为三类：1、商洽函：用于平行单位或不相隶属单位之间商洽、联系工作，要直陈事项，用语谦和；2、询问、答复函：用于不相隶属单位之间询问、答复处理有关问题，答复时标题可用“关于的复函”；3、请批、批准函：用于向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的单位制发的批准函。,66,（四）批复,1、批复的标题要明确表示对请示事项的态度，如“关于（不）同意的批复”；2、批复的主送单位只有一个，即发出请示的下级单位；3、批复正文由批复依据、批复事项和执行要求三部分组成，第一句话一般为“你分公司

21、关于的请示（文号）收悉，经研究，现批复如下”；4、批复具有很强的时效性；5、要一文一批，不能多事一文批复。,67,（五）会议纪要,会议纪要由标题、开头、正文、参会人员四部分组成；会议纪要的标题要写明会议的性质，如“总经理办公会会议纪要”、“党委会会议纪要”等；会议纪要开头要说明会议时间、主持人、目的、主题等情况；会议纪要是对会议主要精神、要点的概括，不是会议记录，不能事无巨细，有闻必录。一般使用“会议听取了”、“会议决定”、“会议强调”、“会议要求”等。会议纪要最后注明出席和列席会议人员。,68,69,70,71,一些题外话,公文写作是基础性工作，写好公文需要花时间、下功夫。,72,Thank You!,