总帐培训.ppt

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1、,总 帐 管 理,总帐管理,一.实际的事务处理二.预算和保留款三.合并和报表四.系统设置,总帐概述,JE,实际会计 信息,预算会计信息,PO,保留款会 计信息,帐户余额总帐管理,报表,随机查询,录入会计信息,会计事务处理,查询会计信息,总帐与子系统的集成,采购,应付,定单,应收,资产,库存,总帐,总帐是储存会计信息的中心,接收来自财务和制造模块的会计信息,会 计 循 环,总帐管理,凭 证 审 核、分 析 和 更 改,生成财务报告,凭证登帐,建立经常性分录,录入凭证,凭证转回,成批分配,转帐及合并,会计循环,凭证引入,会计循环,维护会计期创建分录外币分录转换审核和修改分录分录过帐余额重估余额转换

2、合并帐套审核和调整余额运行会计报表关闭会计期,创建分录,软件的会计分录包含了三部分内容:日记帐批(Batch):在相同批中的分录必须公用相同的会计期 过帐是按批来过帐日记帐分录(Journal entry):在一个日记帐分录中所有的分录 行公用相同的货币和分类日记帐分录行(Journal entry line):在日记帐分录行中借方必 须等于贷方,创建分录方法,手工分录冲帐分录循环(重复)分录成批分配分录日记帐分录引入,日记帐自动转换,1.输入记帐本位币日记帐2.输入外币日记帐3.输入数量日记帐,审核和修改日记帐,过帐以前 1.随机审核日记帐明细信息 2.通过报表审核日记帐明细信息 3.在输入

3、日记帐分录屏幕中修改日记帐,过帐,过帐后更新帐户余额过帐分录到暂记帐帐户(Suspense Account)自动生成内部往来分录(Balance Intercompany Journal)定义自动过帐,余额重估,月末重估资产和负债等帐户的余额,外币,外币,本位币,本位币,余额转换,为了随机查询,报表和合并不同币种的余额.转换实际或预算的余额到某种外币,软件总帐自动用期间平均汇率转换收入和费用帐户软件总帐自动用期间末汇率转换资产和负债帐户软件总帐自动用历史汇率转换权益帐户软件总帐把转换产生的差异过帐到差异帐户(CAT)CAT account(Cumulative Translation Adju

4、stment),合并帐套,为了集团财务报表的需要,合并一个或多个帐套.,1 子公司,2 子公司,3 子公司,合并,母公司,查询和调整余额,随机查询通过表报查询编制调整分录,运行财务表报,使用财务表报生成器编制(FSG)资产负债表,利润表等客户化的财务表报FSG Financial Statement Generator,关闭会计期,完成帐务处理以后关闭或永久关闭会计期,总帐管理,创建本位币日记帐分录,创建日记帐分录概述,手工,引入,冲帐,重复分录,成批分配,1,2,3,4,3,4,5,6,2,3,4,5,2,3,4,5,业务发生,输入分录,反冲标记,生成分录,引入,修改,审核,过帐,定义分录,

5、生成分录,手工日记帐,金额数量,引入日记帐,应付,应收,采购,项目,成本,总帐接口表,总帐批,总帐标题,总帐行,引入日记帐,过帐错误科目至暂记帐科目建立汇总分录引入描述性字段修改引入分录错误行删除引入分录,创建反冲日记帐,打上反冲标记指定反冲期间生成反冲分录反冲分录过帐,创建循环(重复)分录,每个会计期重复发生的会计分录,定义成循环分录设置(定义)循环分录生成循环分录,创建成批分配分录,创建(定义)成批分配分录生成成批分配分录,循环分录和成批分配分录,成批分配,循环分录,公式分录,货币,公式,每个分录行公式,是,是,外币,本位币,数量,本位币,数量,A*B/C,任何公式,每个公式多行,一个公式

6、一行,外 币 分 录 的 转 换,总帐管理,外币分录转换流程,开始,定义外币,记帐本位币,定义转换率类型,分离公司用户,定义日常转换率,5-1-94 CND SPOT.83.,输入分录,外币分录,自动转换,过帐,帐户余额,报表,结束,本位币,外币分录转换,定义和分配外币定义转换率类型定义日常转换率输入外币分录外币分录过帐查询外币余额,定义货币,软件应用产品已经预定义了所有ISO货币可以根据需要定义非ISO货币分配定义的货币到帐户,定义转换汇率类型,公司类型(Corporate)现货(Spot)用户(User),定义日常转换汇率,输入货币信息输入转换率,输入外币日记帐分录,相同日记帐批可使用不同

7、的日记帐批输入货币,转换率类型和转换率,外币日记帐过帐,外币日记帐过帐相同于本位币日记帐过帐外币在转换过程中可能会引起被转换的金额借方不等于贷方.软件的过帐程序解决这个问题的方法是把差异增加上去相同于最大的日记帐行,查询外币余额,使用帐户查询来查询外币帐户余额通过表报来查询外币信息,总帐管理,分录使用连续编号(Audit Journal Entries),使用连续编号概述,分类:银收 采购 调整编号:自动 自动 手工分录建立:手工 自动 手工开始值:1 28 N/A,1,2,3,28,29,30,4,7,23,使用连续编号概述,定义文档连续名分配文档连续名设置预置文件创建日记帐通过文档连续编号

8、出报表,定义和分配文档连续编号名,自动连续编号手工编号,设置预置文件,总是使用:所有类别分录都使用部分使用:不是,所有类别分录都使用,不使用:不允许使用,重 估 余 额,总帐管理,重估余额概述,5/17,应收帐款,10,000,外币,本位币,应收帐款,转换率0.8,8,000,5/30,应收帐款10,000,应收帐款7,500,转换率0.75,未实现汇兑损失 500,重估余额,定义未实现的汇兑损益帐户定义重估汇率运行重估产生会计分录重估分录过帐从报表上查询重估后的余额反冲重估分录结束外币余额,定义未实现的汇兑损益帐户,未实现的汇兑损益帐户的作用,定义重估汇率和运行重估产生重估分录,为实际的和预

9、算的余额定义期间汇率目前仅有实际的余额可以重估指定重估的参数运行重估,重估分录过帐,重估分录,未实现的汇兑损益帐户,相应重估帐户(本位币),过帐,反冲重估分录和结束外币余额,次月反冲重估分录反冲重估分录过帐继续重估循环结束外币余额汇兑损益实现,余 额 转 换,总帐管理,余额转换概述,软件总帐允许把实际或预算的余额从记帐本位币转换成任何一种外币根据国际会计准则,使用不同的汇率转换不同类型的帐户期间平均汇率:收入和费用帐户期间末汇率:资产和负债帐户历史汇率:权益帐户设置CTA帐户(Cumulative Translation Adjustment)CTA帐户,国内称为差异折算帐户,余额转换,定义货

10、币,CTA帐户并分配到帐套定义期间汇率定义历史汇率运行转换随机查询和通过表报查询,总帐管理,预 算 会 计 循 环,预算概述,预算有预算期间,预算帐户和预算金额组成定义预算,分配预算帐户给预算组织,使用不同的方法记录预算金额,预算会计循环,决定预算控制的程度定义预算录人预算金额查询和修改预算冻结预算关于预算的报表,决定预算控制的程度,明细级别的预算控制汇总级别的预算控制拒绝类型的预算控制警告类型的预算控制指定金额的类型和边界建立预算控制组,决定预算控制的程度,设置帐套使用预算控制预算控制执行资金的检查和资金的保留在软件采购,Oracle应付帐,Oracle总帐,定义预算期间,创建新的预算或维护

11、已存在的预算请求预算日记帐分配预算状态:打开,当前,冻结分配主预算自动拷贝预算 新旧预算必须是相同的期间,可以不同的财政年度,定义预算科目,Oracle总帐使用预算组织来指定预算帐户和决定在科目范围的预算控制选项预算组织可以是部门,地区或成本中心等,定义预算科目范围,分配预算科目的范围指定预算录入的方法录人预算科目的货币,包括数量明细级别预算控制 选择自动保留款 资金检查级别 选择金额的类型 选择资金检查的边界,定义预算控制组,工资,资金检查级别 无,资金检查级别 拒绝,资金检查级别 警告,发票,申请,允许越过1000,定义预算控制组,指定每个组允差的百分数,允差的金额和越过的金额分配不同的预

12、算控制组给不同的用户,输入预算方法,输入预算金额输入预算分录创建预算公式创建成批预算分录转移预算金额装载预算,预算分录过帐,年度结转及冻结预算,预算分录的过帐相同于实际分录年度结转仅仅是PJTD余额结转到下年度YTD余额清零冻结预算是拒绝未授权的修改,输入预算概述,预算金额,重复分录,成批分配,过帐,定义公式,预算分录,装载预算,输入金额,1,1,1,2,2,2,3,3,4,输入分录,过帐,转移预算金额,转移预算金额,3,4,建立预算,装载,生成金额,1,2,3,4,生成分录,过帐分录,2,3,4,5,装载预算,从试算表中装载预算,PC 试算表,SQL*Loader,GL_BUDGET_INT

13、ERFACE,软件总帐预算,总帐管理,保 留 款 会 计 循 环,保留款概述,可用资金=预算-实际-保留款,保留款的循环,设置保留款会计输入保留款分录查询分录明细保留款分录过帐查询可用资金取消相应的保留款保留款的报表年度的处理,设置保留款会计,必须实行预算控制输入保留款会计科目打开保留款年度定义保留款类型,输入保留款,四种方式手工输入保留款分录使用成批分配生成保留款分录使用分录引入来引入非Oracle系统的保留款事务接收来自软件子系统的保留款事务,手工录入保留款分录,保留款分录的手工录入和实际分录的录入很相似 确省的货币是记帐本位币 不能录入外币保留款分录批软件总帐验证分录行如果借方不等于贷方

14、,软件总帐用保留款帐户建立平衡的分录如果没有过帐可以直接删除保留款批和分录,保留款过帐,当保留款分录过帐以后才能成功保留资金,可用资金=预算-实际-保留款,查询可用资金,指定金额类型指定保留款类型指定会计科目,取消保留款,在保留款分录中打上反冲标记生成反冲保留款分录反冲保留款分录过帐软件应付款和软件采购自动建立反冲分录,年度的处理,软件总帐提供四种方法,FY94-End预算厖?.5000保留款厖.1500实际厖?.800,可用资金?.2700,预算厖?.4000保留款厖.0实际厖?.0,可用资金?.4000,FY95-Beginning,年末清零,FY94-End预算5000保留款1500实际

15、800,可用资金2700,预算4000保留款1500实际0,可用资金2500,FY95-Beginning,年度的处理,仅保留款,FY94-End预算5000保留款1500实际800,可用资金2700,预算5500保留款1500实际 0,可用资金 4000,FY95-Beginning,年度的处理,保留款和预算,FY94-End预算5000保留款1500实际800,可用资金2700,预算6700保留款0实际0,可用资金6700,FY95-Beginning,年度的处理,可用资金,总帐管理,合 并 帐 套,合并帐套概述,多公司多帐套的合并,子帐套1,子帐套2,子帐套3,母帐套,公司A,B,公司C

16、,公司D,E,F,运行合并,公司 A,B,C,D,E,F,合并帐套概述,多公司一帐套的合并,公司A,B,C,D,E,F,帐套,合并帐套概述,校验子公司帐套校验母公司帐套定义合并运行合并删除合并的明细过帐合并批运行合并报表,定义合并,在多个帐套之间不同的货币,日历或会计科目结构的合并指定相应的帐套选择合并的方法选择合并的货币,定义合并,定义合并的规则 会计科目合并规则 编码段合并规则若二种规则有冲突,会计科目编码规则优先于编码段合并规则,定义会计科目规则,子公司的科目范围,01-100-1000 到 01-800-1998,会计科目规则,01-199-1999-999,母公司的科目,定义编码段合

17、并规则,子公司科目,01-300-4000到4500,01-120-4999-500,拷贝值,单一值,单一值,累积值域,运行合并,子帐套,运行日记帐引入,JE合并分录,母帐套,过帐合并的分录批,删除合并审计明细,在查询完合并审计报告以后,从CONSOLIDATION_AUDIT Table 中删除不需要的会计数据,合并分录批过帐和运行报表,运行完合并和分录引入以后,合并分录批过帐到母公司帐套打开的会计期内运行标准表报查看合并的详细信息 例如:合并分录报表.,总帐管理,月 末 表 报,使用FSG建立客户化表报,定义行集定义列集定义内容集定义行序列定义显示集自动拷贝报表组成定义表报定义报表集运行报

18、表,使用FSG建立客户化表报,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,3 4,行集,列集,内容集,行,显示集,报表,3 4,3 4,3 4,3 4,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,3 4,3 4,3 4,3 4,3 4,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-0

19、9-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,03-04-3302-10-0601-08-0503-09-11,01-06-05,01-06-05,总帐管理,定 义 软件总 帐,定义软件总帐概述,创建帐套定义科目定义财务控制,创建帐套和定义职责,定义会计科目结构定义会计期间选择记帐本位币定义职责(使用系统管理模块),定义值集,控制什么类型的值将被使用,最大的尺寸是多少,是字符型的还是数字型的不包括段值,告诉总帐如何决定什么值是有效的段值分配值集到段,定义科目结构,定义段值,值集1格式尺寸,值集2格式尺寸,值集3格式尺寸,第一段,第二段,第三段,段值,在会计科目结构

20、段中输入相应的值,0102,段值,100101,HEAD1000,安全管理,保密规则(包括,不包括)NSFFVSD NSFFKSA规定了什么职责可以进入什么段相互校验规则(包括,不包括)禁止会计科目段的非法组合,仅用在系统允许动态插入科目 NSFFKR,定义会计期类型和会计期间,使用预定义的会计期类型定义新的会计期类型 月,年,季处理期间未的会计信息处理年尾的会计信息,定义货币,软件应用产品已经预定义了所有ISO货币可以根据需要定义非ISO货币分配定义的货币到帐套,定义帐套,$,$,01-100-100001-100-200001-200-1000,1,31,科目结构,会计期,货币,帐套,定义帐户,输入会计科目(仅不允许动态插入)定义内部往来和暂记帐户定义汇总帐户,定义财务控制,定义别名定义预算控制组自动过帐保留款跟踪优化系统表现定义计量单位,