文书与档案管理基础练习(含答案) 第一章 文书与档案工作概述.doc

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1、第一章 文书与档案工作概述一、填空题1文书包括 公务文书 和 私人文书 。2公务文书的产生是和文字、 阶级 和 国家 的产生紧密地结合在一起的。3随着文字的出现，必然形成反映人类活动的各种 文字记录 ，从而形成各种 管理活动 中的文书。4我国最早的公务文书是在河南省 安阳县 发现的 甲骨 文书。5由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要，人们把日后仍需 查考 的材料有意识地留存下来，这样文书就转化为 档案 了。6文书是档案的 前身 ，档案是文书的 归宿 ，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。7档案是记录人类社会 实践活动 各种信息的载体。8档案来源于社会实践，档案的形成主体是 人 ，档案

2、记录是 原始信息 ，档案的多样性表现在两个方面，一是档案 门类 的多样性，二是档案 载体 的多样性，人类实践活动的多样性决定了 档案 的多样性。9档案的形成主体既包括自然人，也包括 法人 ，还包括其他的 社会群体 。10文书转化为档案必须有个过程，即 立案归档 。11对国家和社会有保存价值的那部分文书才能转化为 档案 。12文书工作主要是文书的拟制与处理，以服务 现行工作 为主。13档案工作主要是文书的收集与 保管 ，既要为现行工作服务，又要考虑长远的 利用 。14文书工作和档案工作的特征有 服务性 、 政治性 、管理性。15档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、 保管 、统计、检索、

3、 利用 、编研等八项工作。16文档一体化就是从文书和档案工作 全局 出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程的 控制 。17从某种意义上讲，行政管理机关就是 行政管理 信息的加工厂。18采用文档一体化管理模式，可以使档案收集更加完整、 系统 、便捷、 准确 、安全。19公文处理应当坚持实事求是、精简、 高效 的原则，做到及时、准确、 安全 。20文书工作的基本原则有实事求是原则、 少而精 原则、时效性原则、 保密 原则。21精简、优质、 改进文风 ，是文书工作的一项重要原则。22档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的 完整 与安全，便于社会各方面的 利用 。23维护档案的完整，有两

4、方面含义，一是 数量 上，二是 质量 上。24维护档案的安全有两方面含义，一是保证档案 实体 的安全，二是保证档案 内容的安全。25便于社会各方面的 利用 ，这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的 。26便于社会各方面的 利用 这一原则是档案工作基本原则中一个最重要的方面。27办公室的性质有辅助性、 综合性 和 管理性 。28办公室的职能有承上启下、 参谋咨询 和 综合协调 。29办公室既是决策指导中心的 辅助机构 ，又是职能部门和下级组织的 综合平衡 机构。30办公室主要从 收集资料 和 协助决策 两方面发挥参谋咨询的作用。31办公室的综合协调工作内容有统一步调、 化解矛盾

5、、合理安排、 督促办理 。32办公室综合协调工作中的合理安排，最主要的两个方面是 人员 的调配和 时间 的统筹。33埋头苦干、乐于奉献，是文书档案工作人员的 行为准则 。34做好文书档案工作的前提是要有 乐于奉献 的精神。35谦虚谨慎、 平等待人 是文书档案工作人员必须具备的工作作风。36办公室文员应当 腿 勤、 手 勤、 脑 勤。37职业形象是某一职业岗位上的工作人员 综合素质 的外在显现，是社会对其总体印象的 认定 和评价，是人们长期自我 修养锻炼 的结晶。38举止得体，作风干练， 形象优雅 是办公室文员应有的形象。39文书档案工作在党政机关领导体系中是一项政治性、机要性、 事务性 、技术

6、性、服务性 都很强的日常工作。40企事业单位的文书与档案从内容上划分，可分为 管理类 、科技类、会计类、 干部职工 类。41企事业单位文书与档案的特性有：种类多样， 专业性强 ，职能突出。42按照记录内容来划分，最常见的企事业单位文书与档案有 4 大类 10 种。二、判断题1档案是原始的历史记录，这是档案的本质特征。 （ ）2所有的文书都能转化为档案。 （ ）3档案是人类社会特有的现象。 （ ）4文书是档案的基础，档案是文书的精华。 （ ）5文书是档案的因素，档案是文书的组合。 （ ）6文书工作是档案工作的源头和基础。 （ ）7档案工作的服务性表现为一种资料后勤性质的工作。 （ ）8档案室工作

7、是指对机关、企事业单位档案的管理和检索工作。 （ ）9文档一体化事实上是行政信息管理一体化。 （ ）10所谓文档一体化，就是要消除文件与档案的区别。 （ ）11从现行文书到档案是一个连续统一、前后衔接的过程。 （ ）12及时、迅速地办理文书是文书工作最基本的原则之一。 （ ）13统一领导、分级管理，是我国档案工作的组织原则和管理体制。 （ ）14维护档案的完整与安全是档案管理的最基本要求。 （ ）15档案数量上的完整和质量上的完整没有联系和影响。 （ ）16档案的完整与安全之间没有联系。 （ ）17文书档案工作是机关的窗口。 （ ）三、单选题1著作手稿、日记、证书、房地契等文书属于（ A ）A

8、私人文书 B公务文书 C机密文书 D公开文书2我国现存最早的甲骨文书是在（ C ）发现的A陕西临潼 B北京 C河南安阳县 D甘肃敦煌3不属于档案形成主体的是（ D ）A自然人 B法人 C社会群体 D猿人4不属于文书工作和档案工作特征的是（ C ）A服务性 B政治性 C阶级性 D管理性5档案工作作为一种资料后勤性质的工作，其特征是（ A ）A服务性 B政治性 C管理性 D阶级性6对文件材料的整理、编目、归档是文书工作内容的（ C ）A文书的形成和制作工作 B公文的处理工作C公文的管理工作 D接待来访、处理来信7不属于文书工作基本原则的一项是（ D ）A实事求是原则 B少而精原则C时效性原则 D统

9、一领导，分级管理8既有事务性工作，又有政务性工作，属于办公室性质的（ B ）A辅助性 B综合性 C管理性 D中介性9不属于办公室性质的一项是（ D ）A辅助性 B综合性 C管理性 D中介性10成为上司最可信赖的“伙伴”是商业活动办公室文员素质要求的（ A ）A可靠性 B责任性 C谨慎性 D组织能力四、多选题1文书工作和档案工作的特征有（ BCD ）A保密性 B服务性 C政治性 D管理性2文书工作的基本原则是（ ABCD ）A实事求是原则 B少而精原则 C时效性原则 D保密原则3办公室的性质有（ ACD ）A辅助性 B中介性 C综合性 D管理性4办公室的职能有（ ABC ）A承上启下 B参谋咨询

10、 C综合协调 D收集管理5企业、事业单位文书与档案的特性有（ ACD ）A种类多样 B承上启下 C专业性强 D职能突出五、名词解释1文书是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。2档案是指国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3文书工作就是通过互相衔接的一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。4档案工作就是对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作。5档案室工作是指对机关、企

11、事业单位档案的管理和利用工作，还包括对下属机构档案工作的监督和指导工作。6文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文书生成制发到归档管理的全过程控制。文档一体化事实上是行政信息管理一体化。7三位一体指单位内部实行文档一体化，文书处理完毕，立卷、著录工作也同时完成。8职业道德是人们按照社会分工从事一定职业时，所要遵循的道德标准。9职业素养是人们按照社会分工从事一定职业时，所应具备的素质和修养的总称，是一个人的职业品质和职业能力的总和。10职业形象是某一职业岗位上的工作人员综合素质的外在显现，是社会对其总体印象的认识和评价。它是人们长期自我修养锻炼的结晶。六、简答题1档案的内涵和外延。答：

12、档案来源于社会实践； 档案的形成主体是人； 档案记录是原始信息； 人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。2文书工作和档案工作的特征。答： 服务性； 政治性； 管理性。3文书工作的具体内容。答： 文件的形成和制作工作； 公文的处理工作； 公文的管理工作； 接待来访； 为领导人员准备参考材料等。4文档一体化的意义。答： 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全； 文档超前控制； 信息检索效率提高。5文书工作的基本原则。答： 实事求是原则； 少而精原则； 时效性原则； 保密原则。6档案工作基本原则。答： 统一领导，分级管理； 维护档案的完整与安全； 便于社会各方面的利用。7档案工作“统一领导、分级管

13、理”原则所包含的内容。答： 全国的档案工作统一于各级党委和人民政府领导之下； 国家全部档案由各级各类档案机构分别集中管理； 党政档案和档案工作实行统一管理。8办公室的性质。答： 辅助性； 综合性； 管理性。9办公室的职能。答： 承上启下； 参谋咨询； 综合协调。10办公室综合协调的内容。答： 统一步调； 化解矛盾； 合理安排； 督促办理。11文书工作的责任表现（意义表现）。答： 它是机关、企事业单位工作的纽带； 它是机关、企事业单位领导工作的助手； 它是保守党和国家机密的一个重要环节； 它可为档案工作打好基础。12档案工作的责任表现。答： 要保障档案原貌的真实、完整无损； 要坚持来源原则等久经

14、考验的档案原则； 要使档案信息转化为知识，实现档案价值的增值。13职业道德所包含的内容。答： 要有强烈的事业心和责任感； 要有埋头苦干、乐于奉献的精神； 谦虚谨慎，平等待人； 遵守纪律，严守秘密； 要勤奋工作，主动负责。14文书与档案工作人员的职业素养内容。答： 有高度的政治责任心和思想觉悟； 掌握本单位、本专业、本部门的业务知识、专门业务和工作规律，不断提高文书和档案的处理效率和质量； 有良好的工作作风和精明干练的办事能力； 要有丰富的现代科学文化知识，掌握现代化办公的本领； 应有较强的写作、口头表达能力，并具备概括分析、社会活动、协调组织、应变能力等。15商业活动对办公室文员的素质要求。答

15、： 语言文字能力； 组织能力； 可靠性； 责任感； 谨慎性； 机智和交际能力； 获取相关信息的兴趣。16文书与档案工作人员的职业形象具体表现。答： 外貌端庄，服饰整洁； 举止有理，说话得体，平易近人； 温和，耐心，富有亲和力，善于营造团结合作的工作氛围； 乐于助人，与周围的同事关系融洽； 恪守时间，工作高效，思路清晰，办事利落，精神饱满，富有创造性。17企业、事业单位文书与档案的特性。答： 种类多样； 专业性强； 职能突出。七、论述题1简述文书的产生。答：随着文字的出现，反映人类活动的各种文字记录必然形成，从而形成各种管理活动中的文书。但是，作为管理国家工具的公务文书，却是随着国家的产生而出现

16、的。所以说，公务文书的产生是和文字、阶级及国家的产生紧密地结合在一起的。2简述文书的发展和演变过程。答：社会愈向前发展，文书作为统治阶级管理政务的工具，亦随之不断地变化和发展，从文书的制成材料看，由甲骨开始而至青铜、竹木、铁质、石板、泥板、纸草、纸张等；从文书的名称看，由“典册”、“中”、“典籍”到汉代出现了“文书”一词，后“文书”的名称又有变化，由“文案”、“文卷”、“案卷”、“簿籍”、“文牍”、“牌子”、“本案”而后最终到民国又称“文书”。东汉发明了纸张，到了东晋末期，公文全部用纸书写，纸张就成了惟一的公文书写材料。文书用纸之后，引起了文书本身形式及各种有关公文制度的变化。如文书由竹木的篇

17、或版等形式变为卷轴，后又改成折叠式；公文盖印方法也由以前的封泥法改为朱色水印办法；公文押字之制变化为“骑缝”或“押缝”制度；出现了草体字等。到后来，随着各级机关广泛地使用文书，无论是种类、名称，还是内容、形式，也都越来越丰富多彩。3简述文书与档案的联系与区别。答：（1）联系：文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。文书是档案的基础，档案是文书的精华。文书是档案的因素，档案是文书的组合。（2）区别：公务文书是用于管理国家机关政务和企事业单位事务的工具，档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。4为什么说文档一体化是文书与档案工作的发展方向？答：（1）文档一体化

18、事实上是行政信息管理一体化；（2）文书处理和档案管理的传统管理方式是两项互为独立的工作。随着社会的发展和信息管理科学化，使档案的利用占有越来越重要的地位；（3）实行文档一体化，不仅可以加强档案部门对文件管理的超前控制，保证进馆档案的质量，还能减少档案部门的工作程序，改变文书档案事后监督指导的被动局面，避免重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化；（4）现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷地用于档案工作。数据库技术的发展，使我们可以将庞大的公文或档案信息进行有序组合，并可据此发展检索技术；允许建立多媒体对象数据库，将照片、声音等特殊档案纳入到统一的数据库系统之中。网络技术的运用可以彻底消除文

19、书部门与档案部门因为地理分割而无法实现一体化的顾虑；（5）文档一体化的技术已经成熟，文档一体化大有作为，因此，它是文书与档案工作的发展方向。5单位内部文档一体化的操作有哪些方法？答：（1）在文件登记时，按全宗内档案实体分类方案为文件分类；（2）鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级；（3）在已经分类和鉴定价值的基础上为文件立卷；（4）为文件标引档号、分类号、主题词等；（5）将文件主要特征著录在案卷封面上。6试述文书档案工作在机关工作中的地位与作用。答：随着生产的社会化、管理工作的科学化，文书档案工作的地位和作用显得日益重要。（1）地位：文书档案工作的职责和任务决定它在党政机关领导体系中

20、占有十分重要的地位，它是一项综合性的工作，是一项政治性、机要性、事务性、技术性、服务性都很强的日常工作，是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节。文书档案工作是否得力，直接关系到领导机关的指示是否能顺利贯彻，指导作用能否充分发挥，各项任务能否圆满完成。（2）作用： 文书档案工作部门处于枢纽地位，在机关中发挥承上启下、沟通信息的作用。文书档案管理部门是机关的综合部门，在机关管理体系中处于中心位置，处于各组织结构的中介地位，是承上启下、联系内外、沟通信息的纽带。 文书档案工作是领导的重要参谋。参谋作用是领导和领导工作对文书档案工作提出的客观要求。文秘档案人员既要能办文办事，又要参与政务，辅助决策。这是新形势对文书档案部门的新要求。 文书档案工作是机关领导的助手。此作用突出地体现在文书处理、会议组织、来访接待、政务接洽、领导活动安排、打字印刷、编写大事记、档案管理以及领导临时交办的各项工作上。 文书档案工作在机关中还起到“窗口”作用。文书档案部门的工作风貌，会对领导机关和声誉带来一定的影响。文书档案人员办事效率、态度等，也往往反映着一个机关的风貌。评价一个机关工作作风的好坏，是否有官僚主义、衙门作风，都与其工作的好坏有很大的关系，因而它是机关的“窗口”。