邮政培训:用户投诉处理方法和技巧.ppt
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1、省公司服务质量监督检查部,用户投诉处理方法和技巧,服务是邮政永恒的主题,是邮政一切工作的出发点和归宿。邮政营业、投递和11185客户服务是邮政企业面向用户的三大服务窗口,其服务质量的高低直接影响企业的竞争能力、经营效益和长远发展。加强邮政服务管理,提高服务水平,对邮政企业参与市场竞争,保持又好又快、可持续发展具有重要意义。邮政的服务网点遍布城乡,点多面广,营、分、运、投各生产环节紧密相连,缺一不可,具有全程全网、联合作业和确保质量的特点。邮政的产品就是服务,是在邮件传递过程中同时完成的,必须确保服务质量。,一个满意的顾客,l一个满意的顾客会告诉1-5人l 100个满意的客户会带来25个新顾客l
2、维持一个老顾客的成本只有吸引一个新顾客的1/5l更多地购买并且长时间地对该公司的商品保持忠诚l 购买公司推荐的其他产品并且提高购买产品的等级l对他人说公司和产品的好话,较少注意竞争品牌的广告,并且对价格也不敏感l给公司提供有关产品和服务的好主意,为什么要做好投诉处理工作,一个不满的顾客,l一个投诉不满的顾客背后有25个不满的顾客l24人不满但并不投诉l一个不满的顾客会把他糟糕的经历告诉10-20人并拒绝该公司的产品l投诉者比不投诉者更有意愿继续与公司保持关系l投诉者的问题得到解决,会有60%的投诉者愿与公司保持关系,如果迅速得到解决,会有90-95%的顾客继续与公司保持关系,为什么要做好投诉处
3、理工作,最根本的原因是客户没有得到预期的服务,即实际情况与客户期望的差距。即使我们的产品和服务已达到良好水平,但只要与客户的期望有距离,投诉就有可能产生。,1、在使用服务过程中,有人岐视或小看他们,没有人聆听他们的申诉 2、没有人愿意承担错误或责任 3、因为某人的失职令他们蒙受金钱或时间的损失 4、他们的问题或需求得不到解决,也没有人向他们解释清楚 5、客户认为我们应该义不容辞地去解决一切,1、客户希望他们的问题能得到重视2、能得到相关人员的热情接待3、获得优秀服务,最终能使他们所遇到的问题得到圆满的解决,客户投诉的四种需求,1、被关心 客户需要你对他表现出关心与关切,而不是感觉不理不睬或应付
4、。客户希望自己受到重视或善待。他们希望他们接触的人是真正关心他们的要求或能替他们解决问题的人,他们需要理解的表达和设身处理的关心。2、被倾听 客户需要公平的待遇,而不是埋怨、否认或找借口,倾听可以针对问题找出解决之道,并可以训练我们远离埋怨、否认、借口。,3、服务人员专业化 客户需要明白与负责的反应,客户需要一个能用脑而且真正为其用脑解决问题的人,一个不仅知道怎样解决,而且负责解决的人。4、迅速反应 客户需要迅速与彻底的反应,而不是拖延或沉默。客户希望听到“我会优先考虑处理你的问题“或”如果我无法立刻解决你的问题,我会告诉你处理的步骤和时间“。,最先受理客户业务咨询和投诉的部门、员工为首问责任
5、者,全权负责处理或督促协调相关部门解决客户用邮过程中的服务问题,直至客户满意,不得推诿、扯皮。,处理投诉基本原则-首问负责制,如何处理投诉,如何处理投诉,投诉处理流程,最先受理客户业务咨询和投诉的部门、员工为首问责任者,全权负责处理或督促协调相关部门解决客户用邮过程中的服务问题,直至客户满意,不得推诿、扯皮。,处理投诉基本原则-首问负责制,处理投诉基本原则,具体来说:1、属于本部门、本单位职责范围内的,一律在本部门、本单位予以解决。2、能立即答复的,必须当即答复客户。3、对由于客观原因不能当即答复的,或不属于本人职责范围内的问题,应及时向客户说明原因,并与相关部门、单位联系尽快解决答复客户。在
6、营业厅受理营业员无法离柜处理的,应引导客户到网点负责人或相关人员处办理。,处理投诉基本原则,4、对不属于邮政经营范围的客户需求或投诉,要耐心向客户解释说明。5、客户咨询、投诉的问题,本岗位或本部门无法解决的,应详细记录客户反映的问题及客户姓名、地址、联系电话,并向客户说明原因,做好解释工作,认真填写中国邮政客户投诉处理工作单,1小时内转交或传真给上级投诉管理部门处理。,处理投诉基本原则,案例:不执行首问负责制 号码为EG206474866CS的特快邮件,7月27日到达新郑薛店支局后因投递员请假,支局未安排替班,邮件延误3天。但在此期间用户王博拨打11185客服电话查询,客服人员给用户提供新郑速
7、递部门电话让用户自己询问,新郑速递又将用户推给薛店支局,薛店支局接电话人员又简单说“我们是储蓄,这不归我们管”。层层推诿,无人协助解决,直至7月30日用户也未查询到邮件下落,一怒之下越级投诉至集团公司。,处理投诉基本原则,案例:执行首问负责制 10月20日郑州史女士着急等待一封广州寄来的内装承兑汇票的特快,网上从收寄局发出后就一直没有信息,用户无奈求助到11185客服中心,经多方查询发现邮件在长沙被延误,话务人员严格执行首问负责制,急用户所急,想用户所想,为把延误的时间抢回来,特事特办,网上密切关注邮件动向,一路通知郑州邮区中心局、速递邮件处理中心、郑东速递公司优先处理,最终赶在用户使用前将邮
8、件妥投。话务人员的工作责任心和服务态度得到用户的高度赞扬。,处理投诉基本原则,接待投诉,1、用户聆听 聆听是一门艺术,从中你可以发现客户的真正需求,从而获得处理投诉的重要信息。2、表示道歉 如果你没有错,就没有理由惊慌,如果你真的出错,就得勇于面对,请记住客户之所以动气是因遇上问题,你漠不关心或据理力争,找借口或拒绝,只会使对方火上加油,适时的表示歉意会起到意想不到的效果。3、仔细询问 引导用户说出问题的重点,有的放矢。,受 理 投 诉,4、表示同情 如果对方知道你的确关心他的问题,也了解他的心情,怒气便会消减一半,找出双主一起同意的观点,表明你是理解他的。5、记录问题 好记性不知烂笔头,把客
9、户反映的重点问题记录下来,不会耽误多少时间。6、解决问题 探询客户希望解决的办法,一旦你找到方法,征还应客户的同意,如果客户不接受你的办法,请问他有什么提议或希望解决的方法,不论你是否有权决定,让客户随时清楚地了解你的进程,如果你无法解除,可推荐其他合适的人,但要主动地代为联络。7、礼貌地结束,受 理 投 诉,1、受理用户来电、来访后,认真填写用户投诉处理工作单,详细记录用户反映的问题,做到时间、地点、业务类别、服务过程、具体意见等内容全面、层次清晰,并在1小时内转办相关责任单位;对受理的重大服务投诉问题或媒体采访,要及时向主管领导汇报,按照领导指示正确处理 2、每起结办、转办的投诉,认真登列
10、台账,特别是回复日期,对回复不及时的要及时催办。,投诉记录、转办,投诉记录、转办,3、投诉核查工作的目的就是要查明投诉的真实情况或邮件收寄、转发、投递的相关节目。核查回复要用具体情况或详实的邮件经转节目、投递签收节目来表述核查处理结果,禁止使用“我局正常发出”、“正常经转”、“已经妥投”之类的含糊简单回复,同时还要明确说明本单位有无责任,便于上级单位进一步调查核实。,投诉记录、转办,投诉调查-收寄局 1、邮件收寄局(省、市、县、邮政支局)要查明邮件确切的收寄网点和时间,具体邮件种类;封发总包号码,路单号码,所走路邮(航空邮路应注明承运的航空公司及航班号);下一环节单位派押的汽车车牌号码、邮运列
11、车车次、路单签收时间和签收人姓名;是否收到关于该邮件的验单。,投诉调查-收寄局,1)查清“收寄网点、时间和具体邮件种类”,是判断邮件时限是否延误,和确定封装不合格责任单位的重要依据 2)查清“封发总包号码,路单号码,所走邮路(航空邮路应注明承运的航空公司及航班号)”,是下一环节单位核查接收情况的必要依据。3)查清“下一环节单位派押的汽车车牌号码、邮运列车车次、路单签收时间和签收人姓名”,是撇清本单位责任的主要依据,同时也是下一环节跟进核查的依据之一。4)查清“是否收到关于所查邮件的验单”是理清上下环节之间责任的重要依据。,投诉调查-收寄局,投诉调查经转局 2、经转局(省、市、县、邮政支局)要核
12、查确切的邮件接收时间,接收路单号码,总包号码以及有无破损(破损的发验时间和验单号码);转发路单号码(开拆后转封总包号码),所走路邮(航空邮路应注明承运的航空公司及航班号);下一环节单位派押的汽车车牌号码,邮运列车车次,路单签收人姓名和签收时间,是否收到关于该邮件的验单,投诉调查经转局,1)查清“邮件接收时间、接收路单号码、总包号码以及有无破损(破损邮件的发验时间和验单号码)”,是理清本单位与上一环节之间责任的主要依据。2)查清“转发路单号码(开拆后转封总包号码)、所走路邮(航空邮路应注明承运的航空公司及航班号)”、“下一环节单位派押的汽车车牌号码、邮运列车车次、路单签收人姓名和签收时间”和“是
13、否收到关于该邮件的验单”的必要性,与刚才在收寄局核查内容中讲过的一样,这里不再重复。,投诉调查经转局,投诉调查投递局 3、投递局(省、市、县、邮政支局)要核查确切的接收时间,总包号码及有无破损(破损的发验时间和验单号码),开拆、转发、投递时间,投递次数、投递方式(窗口投交、面交、插箱、单位传达室、物业收发室、代投点、村邮站等),签收人姓名(代签人与收件人关系)及证件号码,是否投递给据邮件领取通知单或邮件催领通知。,投诉调查投递局,1)查清“邮件接收时间、接收路单号码、总包号码以及有无破损(破损邮件的发验时间和验单号码)”的必要性,与刚才在经转局核查内容中讲过的一样,这里不再重复。2)查清“开拆
14、、转发时间”,是理清邮件处理环节延误责任的主要依据。3)查明“投递时间、投递次数、投递方式(窗口投交、面交、插箱、单位传达室、物业收发室、代投点、村邮站等),签收人姓名(代签人与收件人关系)及证件号码,是否投递给据邮件领取通知单或邮件催领通知”,是理清投递部门责任的重要依据。,投诉调查投递局,投诉处理重大问题 1、专题调查。省公司、市局应独立开展亲自调查,以确保调查的真实性。调查前应先拟定详细周密的方案,由两名以上工作人员共同进行。调查时应出示有效证件和有关证明,并制作调查笔录,及时复制相关文件、单据和证明材料。2、调查过程应先走访用户。详细了解用户使用业务过程、用户反映服务问题的真实情况;再
15、到内部逐环节查明问题症结、责任环节和责任人。在查明事实的基础上,制定解决问题的方案,给用户一个满意的答复。,投诉调查重大问题,投诉处理重大问题 3、向责任单位下发整改通知书,限期整改。对用户投诉涉及的管理责任进行追究。对客观问题应当召开联席会,协调相关部门采取措施解决,防止类似问题的重复出现。4、调查处理完毕写出文字材料,向领导汇报。专题调查要坚持实事求是的原则,过程中要注意收集材料和证据,要把每一个专题办成铁案。,投诉调查重大问题,对待越级投诉,1、处理升级投诉之前一定要对用户投诉的问题有全面的了解,做到心中有数。2、假设可能出现的几种情景及应对措施。3、在了解用户投诉意图的基础上,设定可能
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