采购部工作流程.doc

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1、采购部工作流程1.采购供应计划编制工作流程.2 2.材料、设备供应工作流程.3 3.甲控材料、设备管理工作流程.5 4.特殊情况采购供应程序 .6 5.材料的品种更改后的处理.6 6.剩余材料设备的处理程序.6 7.供应商的选择：.7 8.采购合同洽谈审批工作流程.7 9.材料、设备验收专项工作流程.9 10.供应商评估管理办法 .10 11.付款工作流程. 11 1.采购供应计划编制工作流程A. 采购计划编制工作流程 项目计划编制（工程部）工程进度计划提供（工程、预算部）采购计划编制（采购部）协调确定否 督促实施数量（预算部）进场时间（工程部）合同洽谈最迟时间（采购部）合同签订最迟时间（采购

2、部）1. 工程部根据公司开发项目编制项目计划； 2. 工程部根据项目计划，提供工程进度计划，包括各材料、设备的采购；材料、设备的大致进场时间； 3. 采购部根据工程部工程进度计划及依据设备材料采购、制作、运输周期进场时间编制采购计划，内容包括方案最迟确定时间、合同洽谈最迟时间、合同签订最迟时间； 4. 采购部将采购计划报送总经理。 5. 数量及进场时间由预算、工程部提供。B. 季度、月度供应计划的编制工作流程 需求计划编制（工程部）需求计划审核（预算部）实际工程进度（工程部）采购部编制供应计划工程部确认列明产品名称/数量/进场时间等需符合合同条款/合理安排进场供应商（采购部）督促* 1. 工程

3、部根据实际工程进度编制材料、设备需求计划； 2. 预算部审核工程部递交的进度编制材料、设备需求计划；3. 供应计划应按季度及月度编制，供应计划应详细列明供应产品名称、规格、数量、进场时间、 使用部位等； 4. 供应计划的编制应符合合同条款，合理安排各工序进场时间； 5. 采购部根据需求计划，编制供应计划并与工程部沟通确认，督促供应商按时完成； 6. 供应计划的落实情况将作为供应商评估依据之一。 2. 材料、设备供应工作流程 需求描述（工程部）选样（采购部）方案论证（采/工/预）清晰特殊材料封样封存（采购部）是供应商选择（采购部）合同洽谈及签订（采购部）否采购部：中途验收/不定期检查工程部：督促

4、/跟踪/通知进场/ 接受验货/施工管理供货单/工程验收单/竣工单工程竣工决算确认（预算部）合同移交及管理（采/工/财）合同移交及管理（采/工/财）结算及付款（采购、财务部）合同执行/供应商评估（采/预/工）归档（采购部）1. 工程部根据设计要求对所需材料、设备提出详细描述但不限以下描述之一: 1.1 品牌描述； 1.2 性能或功能、规格描述； 1.3 样品或样本描述； 1.4 工程图纸描述。 2. 采购部根据材料、设备描述进行选样，同时组织相关部门进行方案论证。 2.1 工程部门提供的材料、设备的描述完整清晰具有可操作性，由采购部提供三种以上（含）与描述一致或接近的产品供设计部选择，并及时分析

5、其经济指标及技术指标，必要时提醒考虑其他能带来更好价值的选择； 2.2 工程部门提供的材料、设备不完整清晰、不具有可操作性，采购部应要求设计部准确详细地进行描述； 2.3 对工程部提供产品准确描述，采购部找不到相应产品或在规定时间内不能提供相应产品，应及时反馈意见并说明理由； 2.4 与工程部观点意见有分歧经协调不能达成一致，提请公司领导协调。 2.5 一旦确认，对有特殊验收要求的材料应采取封样，采购部封存一份。 3. 选择供应商。 3.1 根据采购内容，选择可能供应商； 3.2 必要时安排供货商会同工程部等部门进行技术洽谈； 4. 合同洽谈及签订。 4.1 对已合作多年成熟的产品，不需要制作

6、样板的，可直接进入合同洽谈及签订程序； 4.2 对公司首次使用产品，或该产品经实际安装才能确定效果，一般需要经制作样板确认后方可进行合同签订； 4.3 按规定组建谈判组进行商务洽谈直至确定。 5. 合同移交与管理。 5.1 将合同副本(除需保密部分)送交工程部、财务部等相关部门，由工程部负责并督促按照合同中的材料、设备进行管理。 5.2 采购部加强配合工程部对质量进行中途验收；建立供应商备料及加工定期报表制度，由供应商定期将备料情况及加工进度详细列表申报工程部、采购部。 5.3 严格按照验收管理办法对材料、设备进行接收及验货。 6. 合同执行 6.1 供货单作为材料、设备结算付款时不可缺少文件

7、之一； 6.2 材料、设备付款时，供应商须得到工程部在交货时间、数量、质量的书面确认，否则不予付款。 7. 评估及归档。 7.1 合同履行完毕后，采购部会同公司领导、工程部等有关单位对合同执行及供应商绩效进行评估； 7.2 经办人将合同执行过程记录连同合同绩效评估情况一并归档。 3. 特殊情况采购供应程序应急采购及不正常采购的设计变更三方协调（采/预/工）预需求料单编制（施工队）预需求料单审核（工程部、预算部）预报批（采购部）预先批后购先购后批材料进场及管理（工程部）预不能按正常采购程序采购的设计变更或临时增补应急且按照正常的采购供应程序操作不能满足工程进度需要，对材料、设备须采取特殊采购供应

8、方式。 1. 凡涉及设计变更或临时增补应急的材料、设备，施工队应事先与采购部、工程部协调并确定能满足工程项目进度要求的材料、设备，包括品种、规格、质量要求等技术资料； 2. 对不能满足工程进度要求的材料、设备变更，提请副总经理协调； 3. 工程部发文或出图； 4. 工程部根据设计变更的文件编制需求料单同时注明急件，并列明所需材料、设备依据、名称、规格、数量、合理进场时间； 5. 采购部向总经理报批，可先行采购，后补办审批手续； 6. 对已采购的材料、设备，采购部通知工程部、预算部，材料进场后由工程部进行后续管理工作。 4.材料的品种更改后的处理因材料品种变更分以下三种情况处理： 1、合同签订前

9、：按规定重新办理 2、合同签订后，材料设备未生产或未发货前，采购主管与供应商协商取消合同，若不能取消，则视责任情况经采购部经理签署意见后，报总经理处理。 3、合同签订后，材料设备已运抵工地，采购主管与供应商联系退货，如不能退货，则视责任情况经采购部经理签署意见后，报总经理处理。 5. 剩余材料设备的处理工作流程材料设备剩余时，采购主管负责联系退货，如不能退货，则视责任情况经采购部经理签署意见后，报总经理处理。 * 6. 材料、设备验收工作流程 材料、设备到达验收（工/施工队）材料进场及管理（工/施工队）否通知供应商（采购部）合格签字确认（工/施工队）开具入出库单（采购部） 记入台账投入使用1.

10、 每批材料、设备到达后，工程部、施工队及经办人准备验收资料和工具并组织有关人员进行验收，对大宗材料、设备应采取随机开箱抽检，抽检率应不低于5%； 2. 应经过工程部、施工队相关部门的预检合格方可进场，对已进场受检的产品， 供应商必须提供产品合格证、检验报告的资料； 3. 对须经复检的材料、设备，要对每一批货进行随机抽样并送有关部门检查合格方可使用； 4 材料、设备到达现场经验收合格后，由施工队、工程部现场签字确认； 5. 施工队或工程部须及时将材料、设备交给采购部，开具入出库单，同时按用料单位、材料用途等记入相应材料台帐； 6. 根据验收情况如发现材料、设备与需求料单或合同条款不符时，经办人应

11、及时通知供应商到现场确认并提出处理意见； 7. 对未经使用或调试难以判断内在质量的材料、设备，工程部还要组织进行二次验收； 8. 任何未经检验或未能确认检验结果以及经检验不合格的物料不准投入工程使用。7. 供应商评估管理工作流程 提供多家侯选供应商（采购部）是进入采购程序（采/工）实施采购初定若干供应商否实地考察评分是核准为供应商进入合同及实施阶段重新评估合格否否淘汰是核准为合格供应商否(一).总则 为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。本办法适用向公司长期供应材料、设备的供应商。(二).管理原则 1. 预供应商评估管理为采购部根据采购计划，广泛收集供应商资料，录入供应商信息

12、库，进行评估，通过评估的作为预供应商。为实施采购做准备。2.通过采购程序实际确定的供应商为正式供应商。 3. 采购部会同工程部、预算部对正式供应商进行评价，不合格的解除。 4. 对供应商评定信用等级，根据不同等级确定选择顺序。(三).供应商的筛选与评级 1. 公司资质 2. 质量水平 3. 供货安装能力 4. 技术研发能力 5. 已有的合作状况，包括：合同履约率、年供货所占比例、合作年限、合作融洽关系等。 6. 售后服务质量(具体筛选与评定时，根据实际情况形成指标体系并给出各指标的权重和打分标准。) (四). 筛选程序 1. 对每类产品由采购部从供应商信息库或经市场调研后提出 3家以上预供应商名单。 2. 必要时组织工程部、预算部拟定邀请报价书对外进行招商。 3. 对初定的候选厂家进行实地考察并填写调查表。 4. 经对各候选供应商逐条对照打分并计算出总分排序后决定取舍。 (五).确定为正式供应商的，按程序进行合同签订；没有通过的，请其进行改进并保留其未来的候选资格。