【精】文件管理制度.doc
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1、文件管理制度第一章 总 则为规范公司文件管理秩序,提高文件处理工作的效率和文件质量,促进与提高公司管理工作效率,根据本公司实际情况,特制定本制度。一、文件处理工作流程的终结部门为企管部,负责文件整理、归档,实行不定期检查。二、阅批文件,必须签署明确意见、姓名和审批时间,以明确责任。各级主管签署意见时行文应明朗、清晰、具体,并对所签署的意见负有不可推卸的责任。三、阅批或签发文件一律用签字笔或钢笔,禁止使用铅笔。四、文件一经签发,即为定稿,未经签发人准许,不得擅自修改原意。五、坚持实事求是、精简、高效的原则,各部门主管应遵循及时、快速、准确、安全保密的公文处理原则,各司其责,尽快审核文件,签署意见
2、,按工作流程转交下一个办理部门。避免因时间或接口造成文件积压误事。七、秘密文件的处理必须严格执行相应的保密制度。八、公司文件处理时限:1、 特急件:随到随办。2、急件:1天内处理完毕。3、普通件:2天内处理完毕。4、超过处理时限的文件,由企管部催办。 第二章 文件种类及形式一、公司文件种类主要包括:1. 决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排的文件。包括企业股东大会、董事会及其其他重大会议做出的决定和高层管理人事任免的决定。2. 通知:包括发布各类规章、制度的重要通知和传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项、员工的录用及除名等一般性通知。3. 通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或
3、者情况。4. 说明:适用于向上级汇报工作,具体反映某一情况,提出意见或者建议。5、申请:适用于向上级提出更改的建议或意见。6. 函:适用于不相隶属部门之间相互商洽工作,询问和答复问题。7. 会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。8. 其它需要各部门联合办理的文件。第三章 文件行文规则一、 公司重大文件(决定及重要通知)一般以红头文件形式发文,由公司名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、横线、标题、主送、正文、附件、发文部门、成文时间、印章、附注、抄送等部分组成。二、一般性通知、会议纪要由标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等部分组成。三、 函、通报、说明等其它需要各部门联合办理的文
4、件格式不做硬性规定,但原则上内容要包括标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等,不可太过随便。四、 文件用纸为A4型纸,左侧装订。第四章、文件密级规定一、文件机密等级1、普通件 :指非机密文件。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论,按正常文件处理方式。2、密件:指不宜向公司以外人员透露内容的文件。指定人员核阅处理。3、机密件:指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文件,部门经理以上人员或指定人员核阅处理。4、绝密件:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件,公司经营班子成员或指定人员核阅处理。二、密级文件处理规定:1、各级人员处理密件资料,须严守秘密。因泄密而造成损
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