理工学院团委学生会秘书部工作计划书.doc

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1、暨南大学第12届理工学院团委学生会秘书部年度计划书 童丹平 （2013年9月2014年6月）目录前言 3正文 3一、自我剖析 3二、部门定位 3三、部门发展方向 4四、部门发展战略 4五、工作日程安排 6六、部门人员设置及人员分工 7七、附录 7结语 15前言在长期的发展后，秘书部在职能上已经基本稳定，开始了职能完善与职能拓展的改革。这种改革使秘书的工作任务有所增加，责任也变大了，下一任期将对本任期所做的改革进行合理化调整，整合资源，细化工作细则，改进工作方式，让秘书部更好地服务于理工学院团委学生会，同时提高部门效率，增强干事工作能力，部门进入过渡与调整阶段。一、自我剖析工作经历： 2013年

2、4月，在任职理工院院会秘书部干事期间，我负责了“宿舍文化节”的宿舍评比部分的活动，锻炼了活动的策划和组织能力，增强了对秘书不的责任感，在活动中，被评为“宿舍文化节”优秀工作人员；2012年11月，参加了院会“智库会议”的问卷的问题的筛选和最后问题的分析，锻炼了信息汇总的能力和总结分析问题的能力，并且，在整个活动中思考了院会的发展中的优缺点，并积极思考了改进方法，对部门和院会的发展都有自己的看法和建议；2012年9月-2013年6月在大学班级担任学习委员，在这一年的工作中，我锻炼了与老师和同学双方面沟通的能力，性格变得更加开朗，积极；在理工学院团委学生会的一年里，我学会了准备物资的流程，开发票的

3、注意事项，也了解了学校周边的各种商店特点和基本物资的价位；还知道了报账、打印奖状，写会议记录等工作的流程，并获得了“理工学院团委学生会秘书部3月份优秀干事”；我的能力与品格： 交际能力：经过在秘书部一年的锻炼，参加了多次出工和到学科和人力两个部门的对点，我的交际能力有了很大的提升，变得更加开朗，不再拘谨，在接下来的一年，我将在部门中起到活跃气氛和与干事沟通交流的角色，使秘书部的内部文化建立并发展，成为院会中一个团结温暖的部门；在大学班级和在图书馆勤助一年的工作和锻炼，我学会了与老师更好的沟通，为同学们争取更多的福利，同时也培养了我一颗为同学们服务的心；换位思考：在作出决定前，我总会站在不同的角

4、度考虑自己的决定是否有利于他人，不会脱离干事的意见而一意孤行；在今后的任期中，秘书部的工作将围绕院会的服务工作进行，全面考虑到院会的利益和其他部门的工作而进行适当的调整；在接下来的一年，我也将充分考虑到三个部长级在部门中的定位，充分配合其他两位部长级的工作，不渎职，不僭越；心思敏感细腻：我善于观察身边每个人的情绪波动，并积极的去为他人解决问题，我乐于与我的干事交流，在工作上和学习生活上帮助他们，让秘书部的干事感受到秘书的温暖，对理工院院会的工作更加充满热情，避免人员的流失；我善于观察，能够发现部门存在的细节问题，并积极思考解决办法，使秘书部更加良好的发展；思考能力：对于秘书部的发展，我有自己的

5、想法，我也了解秘书部存在的问题，并积极思考解决的办法，对于特人的意见，我会加上自己的思考，选择性的采纳，并且要考虑是否有更优的方案，尽量使解决问题的效率更高，同时避免自己的决策发生重大失误；我在部门内的职能定位：我竞选的是秘书部副部长，我希望承担秘书部物资的管理和会议纪录的归档和保存，协助其他两位部长级办好秘书部的特色活动-智库会议和宿舍文化节；同时，我打算承担主要与干事交流的角色，旨在把秘书部打造的更加的和谐温暖，使干事对秘书部和院会充满热情，避免人员流失，使院会发展的更好，直至打造出理工院团委学生会的品牌；我还打算承担在本任期的秘书部正式成立之前的准备工作，包括秘书部物资制度，会议记录制度

6、和标准格式，工作流程的汇总，为秘书部在一开始就走上正轨而打好基础；二、部门定位秘书部归属于学生会行政类部门，主要工作是负责团委学生会会议的记录和活动物资的准备以及活动经费的报账，是团委学生会活动中不可或缺的参与者。同时秘书部针对每个部门还设有对点干事，参与会议的讨论等等部门的各种活动。经过去年的发展，秘书部增加了内部调研的职能，承担了承办“宿舍文化节”的工作。总的来看，秘书部是帮助活动顺利开展，协调部门间关系的重要枢纽，是学生会内部的自我管理,自我服务,自我教育的重要部门，是整个团委学生会的核心部门之一。本任期内的工种重心将放在秘书部的行政类部门的形象的强化和秘书部在理工院各个部门的交流中起到

7、的作用的提升，部门内部文化的建立和发展。n 工作现状1. 物资管理的基本雏形已经建立，还需要进一步建立物资借还制度。2. 秘书部建立了在各个部门的对点，会议记录已经基本做到“每会一记”，并有专人对会议记录进行归档。3. 进行了三次的内部调研，调研已经成为秘书部的功能之一。4. 秘书部在2013年4月成功举办了第一届宿舍文化节。5. 建立了报账的工作流程。6. 完成了简历大赛的承办，但是影响力还不够大。n 存在问题1.秘书部在各个部门中联系各个部门的作用没有凸显，使理工院院会的各个部门在工作上有很多脱节，使工作的效率和知名度降低，不利于院会活动的开展。2.物资的问题：物资的准备与借还情况比较混乱

8、，不能及时了解到物资的去向（如有些部门因为活动需要借取相关物资未及时归还或归还时为通知秘书部相关负责人），准备物资时没有按照相关程序（如向秘书部要物资时，没有相应的物资表），而且没有专门的物资储藏室。3规章制度的问题：秘书部的规章制度不够完善如报账制度、物资管理制度。此外，干事对工作的流程都很不熟悉，导致院会的物资借还一直存在问题，这也和各个部门没有严格按照流程借还物资有关；4.秘书部干事的工作内容问题：目前秘书部的工作重心是做会议记录，并且会议记录的格式很凌乱，内容冗杂，不简洁，没有起到记录的作用；此外，仅仅是做会议记录也没有体现秘书部作为核心部门的价值，更加没有让干事得到锻炼，这与干事们加

9、入秘书部的初衷有出入，不利于秘书部人才的保持；5.秘书部干事与对点部门的关系问题：许多秘书部对点干事并没有真实地融入对点部门，对点部门活动的参与度不够，并没有成为对点部门的一员，一些部门也仅仅把秘书部的工作内容局限于做会议记录，让秘书部干事很难真正参与到其对点部门的活动中去；6.部门特色活动问题：内部调研形式单一，效果不佳，提出的建议有的不具有可行性或者各个部门的执行力度较低。“宿舍文化节”的7.部门归属感问题：部门凝聚力低，对工作的热情度不高，工作没有体现秘书部的真正的作用，使干事有落差感，导致最终工作效率低，并且人员流失程度大。三、 发展方向n 秘书部在理工院的联络作用 在本任期内，秘书部

10、将着重加强秘书部在与院会的联络作用，使各个部门知晓彼此的工作，更有利于工作快速的进行。n 院会各个部门对院会活动的了解与把握 为了使各个部门对院会活动更加了解，秘书部欲在本任期内编写本年度院会工作的年历，并在每个月编写本月活动的月历，是各个部门对院会的活动有一个提前的了解，这也有利于院会活动的宣传和活动更顺利的进行。n 物资制度的建立 在本任期内欲建立完善的基本物资表和物资价位表，方便于其他部门举办各类活动时预算的快速确定和物资的快速到位；此外，建立完善的物资借还制度，并要求各个部门严格按照借还制度的流程借还物资。n 行政体系的完善 在任期初期，编写秘书部物资管理条例报账流程等工作文献，编写各

11、个部门的工作流程及注意事项，并对干事进行适当培训，做到每个干事负责其对点部门的活动物资借还与账务。必要时可进行工作内容的考核。n 制度的强化和书面化 秘书部不仅要建立部门内部规章，还有建立对外规章。部门内部规章主要包括参加会议前的准备等其它基本规范：对外规章主要包括物资借还规章、会议室借用等等；建立好规章制度以后，将工作的流程和制度打印成册，发给干事，有利于干事更快的熟悉本部门的工作，同时减轻干事的工作压力。n 秘书部干事工作重心的转移 为了使秘书部的干事更好的融入对点部门，并使秘书部干事得到更好的锻炼，增强其工作能力，在本任期内，要求秘书部干事全面参与到对点部门的活动中，并且要求秘书部干事阅

12、读本周内上传的其他部门的会议记录，并在对点部门开会的时候，要求秘书部干事有发言时间，汇报其他部门的工作进度；这样更加有利于院会各个部门的工作进度在秘书部汇总，从而促进各个部门对整个活动的了解和把握，使理工院院会的工作更好的进行，取得更好的效果。n 秘书部特色工作的优化 为了使院会的发展更好，打造理工院团委学生会的品牌，需要增设内部优化功能，主要形式是内部调研和智库会议。通过内部调研发现团委学生会存在的重大问题或团委学生会某职能部门存在的重大问题，并通过智库会议商讨解决的方案，促进团委学生会和谐化。欲将智库会议分为上下期两部分，上部分发现问题，下部分验收成果，并进一步提出解决方案。 在第一学期的

13、中下阶段，进行一次内部调研，通过调研的方式收集了解理工学院团委学生会内部人员对理工学院团委学生会的看法以及存在问题的提出，然后邀请各部门优秀的干事与部长一起讨论解决问题的关键方法。这样不仅让各个部门的智慧汇集在一起完善理工学院团委学生会，而且让各部门更加了解理工学院团委学生会的现状，并针对性地进行改进。第二学期中下阶段，进行第二次调研，主要针对上期的智库会议的建议措施的实施情况和作用进行验收，并对遗留的问题进行深度的思考，力争提出解决方案，为下一任期的院会提供参考。秘书部的另一个特色活动-“宿舍文化节”仍然保持“三部分活动”的形式，但是在活动前期的准备工作要更加仔细，包括对检查宿舍评委会成员的

14、培训；宣传力度增加和宣传形式的创新；在活动过程中加强与老师方面的沟通，尽快确定活动的内容，奖品，时间，参赛要求等，不要模棱两可；在活动过程中和获奖宿舍的沟通要及时并且准确，尽量避免出现重复通知和错误通知的情况；在活动中，负责每个部分活动的负责人要更加静谧的联系，避免出现此次各个活动不被除了负责人以外的人了解的情况，是活动品质降低；微博风采展示的评分规则可以公开化，以一分书面评分规则的形式呈现出来，使活动更让大家信服；秘书部管理特色 三个部长级分别在生活上对点3个干事，对其进行大学生活和学习上的指导和关心，以“结对子”的形式，是干事对部门的归属感增强，对工作的了解增加，热情增加。每月进行一次部门

15、发展的反思，不仅仅是部长级的反思，要让干事参与进来，培养他们对秘书部的发展规划和对秘书部的责任感和使命感，使秘书部更加快速的发展，并且更具有“家”的感觉。n 部门文化建设 对外方面秘书部要建立部门微博，通过微博来建立秘书部良好的形象。对内，部门在建立初期就要尽快建立好部门的微信群，Q群，方便干事的生活和工作的交流；落实部门的“周跑计划”，让大家在锻炼身体的同时增进部门感情；为了增进部门内部感情。在每个干事生日时，都要准备一次聚会，送上生日礼物和祝福。在重要的节日，部长级要组织外地的干事一起过节，让干事感受到秘书部的温暖。部长级应时刻保持与干事的联系，从生活上关心干事，干事遇到问题，除了在例会上

16、讨论解决外，还可以私下找部长级进行辅导。部长级要留心部门的情绪波动，发现异常要及时和该干事取得联系，并且巧妙的开导。每个月还要举行三次左右的聚餐。平时部长级要经常带领部门一起出去玩，增进部门感情。四、部门活动的大致安排 1. 智库会议的主要流程 前期准备：内部调研，上半年的智库会议旨在发现理工学院团委学生会存在的问题或者是某些部门存在的重大问题。由秘书部整理成资料，并提前发给参加会议的干事与部长级，并要求各部门有所准备，针对问题提出一些看法；下半年的智库会议旨在总结上期智库会议的成果落实情况，并进一步提出遗留问题及解决办法。 会议过程：由秘书部主持整场智库会议，并安排先关人员进行会议的记录等等

17、。会议主要由主持人进行控制，完全按照主持人的要求执行，并针对问题展开激烈的讨论。 后期的总结：秘书部会根据会议内容写出对调研的报告，并分发给各个部门与主席团，为大家活动的顺利进行提供参考。2. 宿舍文化节主要流程 前期准备：包括物资准备，场地申请，开幕式嘉宾邀请，各种表格的制作与打印等。 宿舍文化节开幕式：包括动员大会及本次宿舍文化节的大概流程，包括时间，报名方式等。 星级宿舍评比：从院会和各系分别挑选初赛和复赛评委会成员，并在宿舍检查前1-2天召集评委，进行评分培训，宿舍检查完成后由秘书部进行成绩的统计和排名，并在微博上和通过秘书部的干事短信通知获奖宿舍。 微博风采大赛：包括活动前期的宣传和

18、后期转发量的统计，及最后获奖宿舍的公布，通知（由宣传部和秘书部的该活动的负责人共同完成风采大赛的宣传和后期转发量的统计）。 宿舍竞技比赛：在活动正式开始前1周进行游戏试玩和工作人员的培训，是工作人员了解活动的流程和比赛规则，整个活动包括签到，活动开幕，游戏进行，收尾，评分总分工作。 宿舍文化节闭幕式：包括整个活动的回顾，与会嘉宾的感言，宿舍代表发言，3个活动的颁奖仪式，合影留念。 部门内部对活动的总结与反思，留作书面资料，留给下一届秘书部作为参考。五、工作日程安排2013-2014年度第一学期前期1.开展迎新的准备工作及前期的宣传工作 2.迎新工作的准备及展开 3.整理会议室，进一步优化团委学

19、生会办公环境。打印并贴出办公室各项管理条例，同时发给各部门4.整理清点物资, 购买办公室常用物资。5.招收新干事。收集部门成员的资料，制作部门内部通讯录.收集各个部门的工作流程细则，排版打印成册。6.进行部门第一次例会，指定部门秘书，了解各个干事们的喜好，分配好对点部门、各人负责的工作、例会时间；发放部门内部通讯录；开展对新生的交流工作，内容主要以新生比较关心的事项为主7.进行秘书部内部第一次培训，内容包括对学生会及其其他组织的介绍、对秘书部的工作进行介绍发放工作制度并强调必须熟悉制度。培训后部内聚餐，增加部员间的感情，增强部门凝聚力及部员间的沟通8.为各部门的例会及部长例会协调好时间9.负责

20、好新一届的纪念服10.坚持带领部门一起体育锻炼，增进感情11.安排好每周的例餐，并充分利用好例餐的时间，增进部门的感情，不要让例餐成为形式。中期1.教授干事如何购买物资，准备物资，报账等等，并进行实践2.配合各部门的特色活动，积极参与理工学院团委学生会的各项活动3.进行内部调研，发现理工学院的重大问题，并组织各部门参加智库会议共商解决办法，然后写出相关的报告，打印并分发到各个部门与主席团4.坚持带领部门一起体育锻炼，增进感情5.选择一个周末进行部门拓展，可以与其他部门联谊。后期1. 坚持带领部门一起体育锻炼，增进感情2.清点秘书部物资，补充不足的物资。3.部门总结，针对上学年进行总结分析得失4

21、.开展部门内部活动，增强部门的凝聚力，并观察一学期下来干事的状态，必要时进行一对一交流，避免人员的流失5.对干事进行工作熟练程度的考核，并做相应的奖惩2013-2014年度第二学期前期1.进行干事间交流，组织部门内部活动，增强部门凝聚力。 2配合各部门的特色活动，积极参与理工学院团委学生会的各项活动3.清点秘书部物资，补充不足的物资4.实行代理部长级，将报账、物资管理等相关事务全部交到干事手中5. 坚持带领部门一起体育锻炼，增进感情6.对干事是否留任的问题进行初步的摸底调查，并进行第一次的动员工作中期1. 对代理部长的培养，为后期部长级换届做准备，第二次对留任问题进行调查，并对有意留任的干事进

22、行重点培养2. 进行内部调研，发现理工学院的重大问题，并组织各部门参加智库会议共商解决办法，然后写出相关的报告，打印并分发到各个部门与主席团3. 坚持带领部门一起体育锻炼，增进感情后期1. 部门总结，针对上学年进行总结分析得失2. 进行最后的留任动员，针对每个干事进行咨询，并为其进行生活和学习安排的指导，对有意留任的干事进行部长级竞选的指导3. 在部长级换届的前一个月左右，部门内要举办一次模拟面试，使干事了解部长级换届的流程及强化干事的面试心态及面试能力六、部门人员设置及人员分工职位级别职位人数直接上级下属人员主要职责级别人数正部级1秘书长副部级2分配工作，与各部门部长级和主席团沟通；审定部门各种计划和方案；负责监督、指导主管和干事的工作，并负责内部优化的相关事宜。干事10副部级1正部长干事10主要负责活动报账。1正部长干事10主要负责活动物资准备和会议记录的归档干事9部长级无无协助部长级完成工作，参与部门决策。 *每个部长级对点3-4个干事，进行生活上的指导和关心，但是部门的工作要求每个干事都能够熟练的掌握