专案管理(1).ppt

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1、1 專案管理,1-1專案管理（project management）l 有計劃的組織、用人、指導與控制的過程，充分運用企業的資源包括資本、物料、時間與員工等，以達成企業的短期目標。l專案管理是應用管理知識、技能，在既定的時間及預算下，完成專案目標與需求。,1-2 專案管理之特性,l 強調系統觀念及整合功能l 專案經理為專案管理之重心及中心l 專案經理常與各部門主管爭取機構內資源l 運用臨時性組織l 專案管理與傳統（功能）管理交織成網狀權責關係l 專案管理應有適度彈性l 評估專案管理不宜單以專案成敗為基準,1-3 專案管理之目標,l 時 間（以時程為指標）l 成 本（以預算為指標）l 預期成果品

2、質l 最終目的仍以顧客滿意為主,1-4 專案管理之原則,l 籌組具生產力的專案團l 激勵專案成員的使命感l 充分授權l 運用資訊做好溝通管道,2 專案管理程序,2-1 專案管理程序起始（基本管理程序）計劃、執行、控制（作業管理程序）結案（基本管理程序）,2-1 專案管理程序,l五程序在專案各階段中，相互影響、互為因果 l不同階段中，前一階段的“結案”即是下一階段的“起始”,起 始,計 劃,控 制,執 行,結 案,2-2專案管理程序內容(一),l 起始（initiating）：確定階段目標，依照階段目標設計一套工作項目綱要（schemel 計劃（planning）：目標時程（schedule）預

3、算預測（forecast）組織政策標準,2-2專案管理程序內容(二),l 執行（executing）確實執行專案計劃增進專案團隊的技能，以提高專案績效提供資訊開拓商源（solicitation）商源評選（source selection）合約管理,2-2專案管理程序內容(三),控制（controlling）確實地鑑別專案進度的變異情況，並對變異加以控制,結案（closing）專案管理階段性結果完成，該階段結束，進入下個階段最後一階段的專案完成時，結案除了合約結束、專案管理單位裁撤之外，還包括專案管理責任轉移,3 專案規劃,3-1 專案規劃的定義l根據專案目標，規劃應從事的活動、可運用的資源，研

4、擬進行程序，以達成專案目的。,3-2 資源規劃(一),資源規劃的考慮因專案所需資源種類資源來源資源測量單位資源效率影響因素分析專案工作內容,3-2 資源規劃(二),資源規劃之步驟根據專案所需資源種類，調查組織內外可利用之資源評估專案所需資源之特性，並分析每項資源運用於專案之可行性設定資源分配原則，合理分配、妥善運用由專案工作內容估算總資源需求，凡由組織外投入專案之資源，應訂立合約，確保資源供應,3-3 專案規劃過程,研究上級或顧客之需求選定重要幹部建立專案目標設定適當標準研擬工作範圍安排工作程序編排工作進度編列專案預算：經常支出、資本支出,4 專案執行,4-1 專案執行應注意簽訂委託或合作契約

5、書，並對專案成果之表達方式達成協議專案經理應與上層主管、委託機構或合作單位確認專案之目標、經費、進度、查核點時間及應完成之主要事項專案經理與各工作組組長討論專案內容、執行細節，並分配任務及應負之責任各工作組組長將工作分配給組員，並將專案工作說明書分送給各有關單位,4-2 建立完整專案記錄,l 設置資料袋以保存專案資料，為公司財產l準備記錄簿，填寫記錄時應註明日期、目的、結果、討論及參考資料等。l工作記錄經主管或見證人簽字後，可為法律證據，為公司反駁或答辯他人指控抄襲模仿之依據。l屬於機密性的專案，工作記錄不可隨便示人l專案記錄簿可作為員工績效評估之依據，並作為解決專案問題之參考資料。,4-3

6、組成專案團隊,l 專案團隊形成過程1.組成（forming）2.騷動（storming）3.規範（normalizing）4.實行（performing）,4-4 促使專案人員目標行動一致,1.簡明具體地說明專案的目標及應付之責任2.擬定達成專案目標的關鍵因素，例如：組織、資源及團隊等3.確認達成關鍵因素的必要程序或行動，以便研擬具體做法4.依優先順序，將程序或行動排列出5.評估考核執行專案活動之結果,4-5 阻礙專案團隊效能的因素,l 專案人員之期望、意見及價值判斷不同l 專案環境變動及專案目標不明確l 專案人員缺乏團隊觀念，對自己的任務、角色不明瞭l 專案人員選擇不當，成員競爭團隊領導l

7、溝通管道不良，缺乏高階主管支持,4-5 克服阻礙專案團隊的因素,當專案團隊成立時，應解釋清楚專案內容及獎酬，成員的任務、角色及責任專案經理應經常與高階主管或專案委託人溝通，讓專案活動各相關團體了解專案目標及應投入之資源高階主管應協助專案經理建立領導角色，發揮團隊效能為預防環境變動帶來的衝擊，專案團隊應制訂因應措施,5 專案控制,5-1專案控制之定義掌握資源，並有效運用，使其達成專案目的之過程 衡量實際的工作結果（資訊）與專案的要求（標準）相比較，分析差異的產生，採取適當行動糾正差異專案控制經計劃設立適當的標準，建立一套完整的溝通網路，在專案執行期間，進行追蹤考核，以達專案目標,5-2 專案控制

8、過程,5-3 專案控制的基本要素,l 進 度l 預 算l 品 質,5-4 專案控制之工具,l控制專案進度、預算及品質之工具,5-5 人性管理的專案控制,詳盡描述整個專案組織中的職權與任務關係，讓專業人員了解 專案經理應經常訪問專案相關的顧客或支持專案的其他部門人員，以了解專案現專案經理應與專案人員及各階層建立相互信任的氣氛，以及溝通管道，使他們能提供寶貴的改進意見專案經理應重視專案組織內之非正式組織，研究其對生產力、士氣、忠誠度及意見溝通上之影響力,6 時間管理,6-1 時間管理的方法l時間管理習慣分析l建立工作計劃（action plan）l目標設定l區分優先順序l找出荒廢時間的因素l制訂會

9、議規劃,6-2 時間管理的程序,程序1：作業（activity）定義：以工作分解結構的方法，區別各項專案的作業並加以文件化。程序2：作業排序程序3：估算作業時間程序4：時程（schedule）發展：專案作業起始日與完成日的排定，並多次演練，直到確定可行程序5：時間控制防止影響時程變化的因素確定時程是否產生變化時程變化時應及時有效的管理,7 成本管理,7-1 生命週期成本l 採用生命週期成本的原因1.生命週期成本可以得到全面性的成本資料2.生命週期成本可以掌握設計的重要因子3.生命週期成本可協助專案策略分析,7-2 生命週期成本的內容,1.研究發展成本專案管理成本先期研發成本裝備設計與測試成本工

10、程資料成本2.投資成本製造成本建築物成本初期後勤支援成本,3.操作與維修成本運作成本維修成本系統裝備改進成本4.系統淘汰成本 報廢與殘值成本,7-3 成本管理程序,程序1：編列資源計劃程序2：成本估算程序3：編製成本預算程序4：成本控制,8 品質管理,8-1 品質管理的意義l 品質政策1.詳細說明要達成的品質為何？如何達成。2.促進功能性組織與專案組織的一致性品質3.建立一個可以對外部說明公司品質觀點的管道（包括信息回饋）4.提供關鍵性品質因素的指引（guideline）,8-2 品質目標,品質目標需具備的特性：a.必須是可達成的b.明確陳述特定目標c.必須是容易了解的d.說明確定的完成日期,

11、建立品質目標的步驟：a.鑑定潛在目標b.將目標數值化c.建立目標的優先順序d.配合高階層經營者的理念,8-3 品質保證,明確的品質目標與品質標準多部門性的，以預防為導向品質保證乃持續改善行動中，收集與使用資料的計劃品質保證是設定與維持品質績效評估的計劃品質保證應包括品質稽核,8-4 品質管制,1.選定管制項目2.設定標準，以提供改正方案決策所需的參考基準3.建立評估標準4.評比實際品質與標準品質5.針對未符標準的程序，採取改正行6.監控評估過程，力求公平、公正7.建立標準作業程序,8-5 品質稽核,達成專案的品質目標產品要安全而且適用遵守品質法規資料的收集與傳輸系統是準確而且合適的適時採取必要

12、的改正行動已確認所有的改正機會,8-6 品質計劃,明確界定組織的內、外部顧客充分顯示消費者需求的特徵，並指引品質設計的方向在專案的品質管理執行初期，即明確告知專案管理單位品質計劃必須依據消費者需求的改變及時反應確認品質程序有效的運作，且品質目標按進度逐步實現,9 工程管理,9-1 系統工程管理l系統工程的意義以定義系統、發展系統及評估系統等經濟有效的綜合技術，來解決問題、滿足需要的綜合學科,9-1 系統工程管理(續),l系統管理的特性：目標導向跨領域的團隊工作技術專家爭取授權以變革成長為導向參與式、民主式領導目標承諾及自我激勵,9-2 資料管理,l 專案進行期間，各類由合約商所發展出來的資料文

13、件，建立一套資料管理系統，進行維護、選擇、保管、使用資料等工作。l 資料庫管理系統（database management system；DBMS）容許不同使用者同時操作具有資料整合性需定期或不定期維修，以確保資料準確、新穎,9-3 介面（interface）管理,l 在專案過程中，採用管理方法，以改善介面間的關係及提高系統的整體效率與效益介面管理的目的明確定義靜態介面（組織日常生活運作的介面，非專案所發展的）初期掌握技術性定義，確保專案成功依管理階層與專案階段，提供動態介面管理技術依專案階段與管制階層，控制需求的變化,9-4 介面管理的要點,好的開始a.發布專案執行計劃b.建立完整的專案工作

14、分析結構c.建立專案組織d.發布專案程序指引e.提出專案資材採購預估表f.頒布業務權責手冊,規劃專案整合程序建立整合性的工作分析結構、時程與預算計劃 建立整合性的專案管制計劃介面衝突管理訂定縝密的專案轉移計劃,10 人力資源管理,10-1 人力資源管理的目標l 達成專案團隊的工作滿足感l 創造專案的執行優勢l 促進專案團隊的效率l 提昇專案團隊的形象,10-2 人力資源管理的策略,l 吸引策略：培養專案團隊的可靠性與穩定性，允許團隊人員在指定工作範圍內有穩定、一致的表現，運用薪酬制度l 投資策略：延攬多專長的員工，提高專案應變彈性，儲備多樣專業技能l 參與策略：授權到最低層，使大多數員工參與決

15、策,10-3 專案團隊的建立,1.建立一個堅實的組織：矩陣式組織是專案管理常見方式2.選拔適任的專案領導人工作熱忱企圖心溝通技巧專業技能有遠見的決策能力領袖魅力3.改善實體的工作環境,4.消除溝通障礙 權責劃分不清 規則定義不明 專案目標模糊 過度簡略的專業術語 缺乏適用的文件 未能有效的管理會議 欠缺合適的工具與設備 未及時化解衝突,10-3 專案團隊的建立(續),領導與激勵專案團隊a.選用正確的人員b.善用專案團隊的工作誘因c.消弭團隊中的難纏人員d.發掘並鼓勵有創造力的人員e.適度地授權f.推動持續性的訓練,激勵專案團隊a.辨識造成專案不和諧的源頭b.矯正危害團隊精神的負面因素c.發掘團

16、隊精神有益的正面因素d.建立專案團隊的典範e.培養專案人員的使命感與責任感,10-4 專案人員的訓練與發展,l 訓練與發展的過程1.專案目標、策略、文化2.人力資源策略3.人員的行為與態度4.人員訓練發展計劃確定訓練發展的目標規劃訓練發展的內容及方法學習原則的應用：目標的設定、練習、回饋及加強學習激勵,5.訓練方案6.訓練執行7.方案評估8.訓練發展計劃評估學習者參與評估選定衡量標準、衡量方法、衡量時間評估訓練發展的真正效果,10-5 績效評估,l 績效評估制度的建立l 績效評估的應用,11 溝通與衝突管理,11-1 專案溝通l專案內外部的人或團體，進行語言或非語言系統的過程l專案溝通方式-向

17、下、上、雙向、水平、斜向溝通,11-1 專案溝通(續),溝通過程溝通方式專案溝通的障礙語言文字結構問題語意的扭曲訊息傳送問題過濾資訊溝通之心理問題：感受、選擇性知覺、透過語言無法表達的感情經驗問題、具情緒偏見的刻板印象,11-1 專案溝通(續),凡事墨守成規，不知變通管理階層的疏離階級優越感的自我設限生理障礙開會氣氛不佳權力鬥爭有效溝通訊息傳送方面語言方面溝通行為方面,12-2 專案衝突管理,l 衝突的徵兆危機、偶發事件緊張關係不滿意、負面語言誤會彼此分得很清楚,l衝突的基本原因 目標衝突 爭奪有限資源 個性衝突、感情衝突 角色衝突、價值觀與認知衝突 權益利害衝突 組織的變革 職責規定不清 參

18、考架構與文化之差異,13-2 專案衝突管理(續),l衝突的過程1.潛在的對立或彼此意見不相容2.認知差異與成員個人介入3.專案組織成員或部門間的意圖4.衝突行為5.衝突處理結果,l 衝突處理原則1.探討它的起因2.正視衝突，並將之轉化為正面的作用3.專案衝突若轉為私人恩怨，應加以疏導，再作處理4.由於不熟悉組織制度而引起的衝突，應特別說明相關規定,15 風險管理,15-1風險管理週期風險計劃（專案計劃階段）風險評估（執行階段）：風險識別、風險評等風險分析（執行階段）風險處理（執行階段）：風險規避、風險降低與控制、風險轉移,16 合約管理,16-1 擬訂專案合約 專案合約的內容 專案合約之執行與

19、管理的基本認知掌握時程適時檢討評估付費受益之體認 建立互信之合作關係 權責分明，成敗與共,16-2 專案合約管理之步驟,1.專案合約之先期準備工作2.專案合約執行與管理：時間管制、品質管制、預算管制3.專案合約之變更管理4.專案合約之驗收與結案：產品交付、審查會議等,17 後勤管理,17-1 後勤管理l 後勤的功能 需求（requirement）獲得（acquisition）分配（distribution）儲存（storage）維修（maintenance）,l 後勤管理的內容 企業內後勤：指原料到生產線間的後勤活動 工廠內後勤：指工廠間料與半成品的後勤活動 企業外後勤：指成品至最終消費者間的

20、後勤活動 逆向後勤：指廢棄物與瑕疵品返場修理或報廢處理,17-2 企業後勤,l 需求面 強調顧客需求，以滿足顧客為第一要務功能性的需求：後勤系統對公司的貢獻 財務性的需求：使收入極大化，提高消費者滿意度的收益,l 成本面強調後勤成本佔銷售額比率及總成本的概念，成本因子包括：1.消費者服務水準（以喪失銷貨額為基準）2.運輸成本3.倉儲成本4.訂購成本5.批量成本6.存貨持有成本,17-2 企業後勤(續),l 後勤工作要項管理要項：計劃、執行與控制管理標的：原料物、再製品存貨、製成品後勤系統輸入要素：天然資源、人力資源、財務資源、資訊後勤系統輸出項目：-行銷導向的競爭優勢-時間與地域效用-對顧客的

21、服務-公司專屬所有權,17-3 後勤工作,服務消費者需求預測配銷溝通存貨管理物料控制訂貨系統,零組件供應工廠與倉庫的選擇採購/包裝/交通/運輸回收品/廢品處理倉儲管理,17-4 後勤管理的要項,預算需求服務水準利潤水準後勤審查：功能性審查、存貨審查、運費審查等,18 計劃書的撰寫18-1編寫專案計劃書,(1)封面：專案名稱、編號、專案經理、執行機構（或單位）、執行時間及日期（編寫計劃書完成日）等。(2)摘要（專案申請表）(3)緣起及背景(4)目的(5)執行程序（實施方法）(6)預期效益(7)預定進度：註明專案執行之起訖日期，及查核點之日期及內容(8)預算：經常支出、資本支出(9)參考文獻(10

22、 附錄,18-2 專案計劃書的種類及內容(一),l 詢價書的內容 工作條款 規格 必須完成的工作項目，包括軟體、硬體、文件等對於工程計劃書，管理計劃書、成本計劃書的要求標準合約商應遵循的規定或法規相對應的單位或人員,18-2 專案計劃書的種類及內容(二),l 工程計劃書1.對需求的了解描述2.工程方法：可行備案、推薦備案3.可行性分析4.測試5.設備與人員6.工作分解結構與時程7.工程人力對照矩陣8.物料需求9.次合約商,18-2 專案計劃書的種類及內容(三),l管理計劃書過去的績效與經驗合約商與需求者共同組成專案團隊的管理方式專案的架構a.合約的目標如何達成b.在合約進行過程中，不同介面間的

23、整合方式c.對於專案所發生問題的反應方式d.如何運用成本控制的方式管理成本e.如何管理專案績效,18-2 專案計劃書的種類及內容(四),l 成本計劃書直接成本與間接本的彙總表人員成本與工時對照矩陣人員成本與工作對照矩陣工作成本與工時對照矩陣物料成本成本報告表差旅成本管理成本次合約商成本,18-3 計劃書的評審,l 關於工程計劃書方面 合約商對專案的了解程度 合約商所建議的方案，可行性如何 合約商的商譽與以往的經驗 人員水準 時程是否合理,18-3 計劃書的評審(續),l 關於成本計劃書方面成本計算是否合理？有無高估或低估成本對照表是否清晰成本因素是否考慮周詳l 關於管理計劃書方面管理的組織是否

24、完整可行所建議的專案管理方式及管理能力是否完備,19 專案評估考核,19-1 評估方法l 基準評估法 定量評估：數據分析 定性評估：價值判斷 經濟性評估法 群體評估法,19-2 評估模式,評估模式的功能1.專家評估2.整合評估專家意見建立評估模式1.針對與評估專案進行文獻查閱，了解該類專案評估時所採用的評估模式與方法。,2.收集該專案相關資料、統計分析，以便深入了解專案內容及執行現況，並確立評估目標。3.研擬評估架構及設計評估模式草案4.舉辦評估模式說明會，邀請專案執行者、委託者及評估專家等共同討論，達成評估共識，建立可行評估模式,19-3 專案評估考核,l 專案評估考核之階段、時期及目的,1

25、9-4 專案評估的注意事項,l 規劃專案評估時應注意1.首先確認專案評估應為事前、期中或事後評估2.認定評估的層面及標準3.選擇適當的評估方法及工具4.排定評估考核作業的日程表5.編列評估預算及合理的預算分配,l 依專案性質建立評估模式l 評估對象應考慮主客觀因素l 評量評估應受到重視l 借重專家評估,20 完成專案管理,20-1 專案管理結束的程序l專案管理責任轉移l準備結案報告，包括：專案成本記錄專案物質使用狀況待辦事項工程設計文件檔採購裝備文件檔專案管理人員的調遣辦理移交手續,20-2 專案管理之技能,領 導專案經理必須對專案任務的達成負責讓專案顧客滿足顯示良好的團隊領導技巧在未知的與不

26、可預期的狀況下工作,面對風險的狀況面對非專案人員的不信任有使用專案工具與技術的技能在既定工作規範與運作下工作在有限的人力與資源限制下工作在不受各功能性單位藩籬限制下完成任務,20-3 專案管理的任務,確定專案任務與成果結合各個功能性單位的人力與資源建立專案組織規劃專案組織目標與工作確定專案成員之職責建立與執行專案規劃書,爭取各部門支持維持專案成員之團隊精神決定資源之需求與分配計劃專案之執行方式確定專案作業之流程,20-3 專案管理的任務(續),跟專案組織內外溝通召開專案會議解決專案問題要監督專案之執行過程並與以支援檢討並評估專案之成員支援其他專案成員並作為溝通的橋樑維護學習指標的紀律撰寫專案報

27、告解散專案組織,20-4 激 勵,激勵專案成員的措施設立工作目標建立獎懲制度加強雙向溝通協助部屬做決策改善工作環境推行人性人才培育計劃 人才培育=理性人事規劃+員工應負責任,20-5 專案經理的職權,有權向功能部門要求支援，組織專案團隊，以便達成專案目標控制、分配及運用所有專案內核准之資源指派、領導及評估專案工作人員對專案之規劃、進度及控制，做最後決策管理指導所有參與專案的功能部門逐日活動,20-6 專案經理之介面,與政府機關的介面與社會大眾的介面與客戶的介面與專案團隊的介面與功能部門的介面與機構管理的介面,20-7 專案經理與介面管理,確認並界定專案相關各種介面的所在規劃專案各項工作及進度表，並整合這些介面將所有介面的情況現在或未來通知專案相關單位指導並協調各項專案工作進行，若發生介面問題，立刻改正解決，使專案工作順利，達成專案目標,20-8 專案經理的能力條件,專業知識及經驗管理知識及技能個人特質及人際關係系統觀念及分析能力評估及甄選專案經理,20-9 專案經理應注意事項,注意效率及效能平衡預算、進度及品質重視顧客滿意度兼顧短期的直接效果及長期的間接效果,