Excel综合应用简明教程素材与教学课件第2章数据的输入与编辑.ppt

《Excel综合应用简明教程素材与教学课件第2章数据的输入与编辑.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel综合应用简明教程素材与教学课件第2章数据的输入与编辑.ppt（71页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、数据的输入与编辑,2.1 数据输入基本方法2.2 数据输入技巧2.3 课堂练习制作商品销售报表2.4 数据的基本编辑2.5 为单元格设置数据有效性2.6 数据的保护2.7 课堂练习编辑商品销售报表,2.1 数据输入基本方法,在Excel中，用户可以向单元格中输入各种数据，如文本、数值、日期和时间等，每种数据都有它特定的格式和输入方法，下面一一介绍。,2.1.1 输入文本,文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串，例如，“南昌”、“商品1”、“G32”等都属于文本。,输入结束后按【Enter】键，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，输入

2、的内容会同时显示在编辑栏中。输入完毕，按键盘上的【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮 确认。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。,如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，如下左图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，不显示，如下右图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑栏中可看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。,文本扩展显示到右侧单元格中,文本显示被截断,无论文本如何显示，其内容都被保存在当前单元格中。,2.1.2 文本数据的自动换行,1自动换行,要让文本自动换行，可首先

3、单击目标单元格，然后在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮。,2输入换行符,要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+Enter】组合键，效果如下图所示。,这是双击单元格A1后，分别在“京”字和“克”字后断行的效果,2.1.3 输入数值,在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字 09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐，如下图所示。,1输入负数,如

4、果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。如下图所示。,2输入分数,分数的格式通常为“分子/分母”。如果要在单元格中输入分数（如4/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“4/5”，单击编辑栏上的“输入”按钮 后单元格中显示“4/5”，编辑栏中则显示“0.8”，如下图所示。,如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“4月5日”，如下图所示。,3输入小数,如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可，如下图所示。,2.1.4 数值格式设置,当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小数，则系统

5、会根据情况进行自动调整，如下图所示。,要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击“开始”选项卡上“数字”组中的“增加小数位数”按钮 和“减少小数位数”按钮，如下图所示。,此外，利用“开始”选项卡上“数字”组中的按钮，还可为数值设置会计数字格式、百分比样式和千位分隔样式，如下图所示。,利用“数字格式”下拉列表则可以为单元格快速设置各种特定格式，如下图所示。,2.1.5 输入日期和时间,用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，如下图所示。,Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部

6、分用普通表示方法输入的日期和时间格式。,例如，要输入下午3时25分38秒，用24小时制输入格式为 15:25:38，而用12小时制输入时间格式为 3:25:38 PM，如下图所示。如果缺少空格，则所键入的数据将被当作文本型数据处理。,在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，因此，如果要以12小时制的方式输入时间，则应当在输入的时间后键入一个空格，然后输入“AM”或“PM”。,如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中间用空格加以分隔。例如，要在A2单元格中输入 2008年9月26日下午2:52，操作步骤如下图所示。,2.2

7、数据输入技巧,2.2.1 记忆式输入,记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。,在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。例如，在一列中已经输入过“张小红”三个字，在该列的紧临数据区域的其他单元格中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张小红”字样，如下图所示，此时若直接按【Enter】键，就可将该内容输入到单元格中。,2.2.2 将数字以文本格式输入,也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然后在“数字格式”列表中选择“文本”项，此时输入的数字即可以文本格式显示。,

8、若用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等，可在输入数字前加单引号“”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。,2.2.3 快速输入数据,1利用填充柄在一行或一列相邻单元格中快速填充数据,填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针更改为黑色的实心十字形指针，如下图所示。,如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后向上、下、左或右拖动填充柄即可，具体操作步骤如下。,将鼠标指针移到输入数据单元格右下角的填充

9、柄上，按下鼠标左键并向右拖动鼠标到C1单元格，释放鼠标即可完成数据的填充，如下图所示。,如果第1个单元格内容为数字、包含数字的字符串、日期、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图所示。,如果我们希望改变自动填充结果，操作其实很简单。,只需单击填充区域的右下角的“自动填充选项”按钮，在打开的填充选项列表中选择不同选项，即可修改默认的自动填充效果，如下图所示。,2等差序列和等比序列的自动填充,对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列的前两组或前两个数值，以确定序列的首项和步长值，然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充，具体操作步骤如下。,等差序列,选定已输入的等差序列的前两组数值，向下拖动

10、右下角的填充柄，即可完成等差序列的输入。,要用等比序列填充单元格区域，可参考如下操作步骤进行。,等比序列,1 选定从已输入第一个数据单元格开始的列方向单元格区域，然后单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮，在展开的列表中单击“系列”项。,2 在打开的对话框中选中“等比序列”单选钮，在“步长值”编辑框中输入步长值，然后单击“确定”按钮。所选单元格区域按所设置条件填充等比序列。,3多组序列的自动填充,我们除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同时填充多个数据序列。例如，要同时在单元格A1到A6中填充星期，在单元格B1至B6中填充对应的日期，可按如下操作步骤进行。,输入并选定序列初始值后向指

11、定方向拖动该单元格区域右下角的填充柄，释放鼠标，Excel自动填充序列的其他值。,2.2.4 同时在多个单元格中输入相同的数据,要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格，如下图所示。,下面通过制作一个如下图所示的“商品销售报表”工作簿，熟悉一下文本、普通数字及会计数字格式的添加等。,2.3 课堂练习制作商品销售报表,1 启动Excel 2007，将新工作簿保存为“商品销售报表”，单击Sheet1工作表的单元格A1，输入数据，按【Enter】键结束输入，然后在A2至F2单元格中输入数据，

12、用同样的方法在其他单元格中输入数据。,2 选择单元格E3至E9，然后单击“开始”选项卡上“数字”组中的“会计数字格式”按钮，为“单价”列添加上会计数字格式。,3 在A3单元格中输入“AZ-001”，然后按下鼠标左键，拖动A3单元格右下角的填充柄到A9单元格，释放鼠标，系统自动填充上商品编号。,4 向下拖动单元格D3右下角的填充柄至D8单元格后释放鼠标，系统自动填充上商品的单位名称。,2.4.1 数据的清除,所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。,1 选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“编

13、辑”组中的“清除”按钮，在展开的列表中选择“清除内容”，所选内容被清除。,2.4 数据的基本编辑,2 选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在“清除”列表中选择“清除格式”项，单元格区域的货币格式被取消，只显示数字。,“清除”列表中各选项的意义如下：选择“全部清除”：将单元格的格式、内容、批注全部清除。选择“清除格式”：仅将单元格的格式取消。选择“清除内容”：仅将单元格的内容取消。选择“清除批注”：仅将单元格的批注取消。,2.4.2 数据的移动与复制,1移动数据,移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。下面利用剪切、粘贴功能，将单元格A

14、1至A5中的内容移动到单元格C1至C5中，操作步骤如下。,1 选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“剪切”按钮。,2 选中要存放数据的单元格或单元格区域左上角的单元格，如C1，然后单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，所选数据被移动到新位置，原单元格中数据不存在。,若要利用拖动方法来移动数据，可参考如下操作步骤。,将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头形状，按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标单元格地址。释放鼠标，完成数据移动操作。,2复制数据,复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制到

15、指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。,1 选中要复制数据的单元格，按下【Ctrl+C】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“复制”按钮，将数据复制到Windows剪贴板中。,2 单击目标单元格，按下【Ctrl+V】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，所选单元格内容被复制到新位置。,复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制的单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，再单击目标单元格区域左上角的单元格，按下【Ctrl+V】组合键即可。,2.4.3 数据的查找与替换,1数据的查找,1 打开要进行查找操作的文件，单

16、击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和替换”按钮，在展开的列表中选择“查找”项。,若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元格，例如，我们要查找工作表中含“江西”字样的单元格，方法如下：,2 在“查找内容”编辑框中输入查找内容，然后单击“查找下一个”按钮，光标定位到第一个符合条件的单元格中。,3 继续单击“查找下一个”按钮，光标定位到下一个符合条件的单元格。查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。,“范围”下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。“搜索”下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。“查找范围”下拉列表：设置在全部单元格、包含公式的单元格、或单元格批注中查找数据。区分大小

17、写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。区分全/半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。,若单击“查找全部”按钮，对话框的下方会显示所有符合条件的记录，如右图所示，查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。,若只知道要查找的部分内容，还可以使用通配符来进行查找。通配符包括星号“*”和问号“？”。?：用于查找任意单个字符（“?”必须在英文状态下键入）。*：用于查找任意多个字符。,下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。,打开要进行查找操作的文件，打开“查找和替换”对话框，

18、在“查找内容”编辑框中输入查找内容“上宫?敏”，然后单击“查找全部”按钮，则只查找到“上宫小敏”，如下左图所示。若在“查找内容”编辑框中输入“上宫*敏”，然后单击“查找全部”按钮，则查找结果如下右图所示。,2数据的替换,要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。,1 打开要进行替换操作的文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“替换”。,2 打开“查找与替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容，在“替换为”编辑框中输入要替换的内容，然后单击“查找下一个”按钮，如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元格，如下右图所示。,3 单击“替换”按

19、钮或按【Alt+R】组合键，将替换掉第一个符合条件的内容。,单击“替换”按钮，将逐个替换找到的内容；若单击“全部替换”按钮，将替换所有符合条件的内容,在建立工作表的过程中，有时为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。下面以为员工花名册中的“联系方式”（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有效性，操作步骤如下：,1 打开文件，选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。,2.5 为单元格设置数据有效性,2 打开“数据有效性”对话框，分

20、别在各选项卡中进行相应的设置，如下图所示，然后确定即可。,3 单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告，如下右图所示。,4 单击“重试”按钮，重新输入；若单击“取消”按钮，则取消用户当前的操作。,2.6.1 保护工作簿,为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小和位置等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤如下。,2.6 数据的保护,1 打开要进行保护的工作簿，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮，在展开的列表中选择“保护结

21、构和窗口”。,2 选中“窗口”复选框，在“密码”编辑框中输入密码，如下左图所示，然后单击“确定”按钮。打开“确认密码”对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示，然后单击“确定”按钮。,结构：选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操作均无效。窗口：选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。密码：在此编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成。,保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编辑和修改操作了。下图所示是工作簿保护前、后右击工作簿中工

22、作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表的操作菜单变为灰色，不可用。,保护工作簿后不可用的菜单项,要撤销工作簿的保护，可单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮，在展开的列表中取消“保护结构和窗口”前的对钩。,若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。,输入正确的密码,2.6.2 保护工作表,保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗口不被编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。,1 打开要进行保护的工作表，然后单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮。,2 保持默认的复选框选中状态，输

23、入密码，然后单击“确定”按钮。在打开的对话框中再次输入刚才的密码，然后单击“确定”按钮。,这时，工作表中的所有单元格都被保护起来，不能进行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且只读的。,要撤销工作表的保护，只需单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“撤销工作表保护”按钮。若设置了密码保护，会打开“撤销工作表保护”对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作表的保护。,2.6.3 保护单元格,对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用中，Excel允

24、许用户只对工作表中的部分单元格实施保护，而另一些部分内容则可以随时改动。,若只想保护工作表中的部分数据，此时可按如下步骤进行设置。,1 选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所示。然后“设置单元格格式”对话框的“保护”选项卡中清除“锁定”复选框的选中，最后单击“确定”按钮，如下右图所示。,2 单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮，在打开的对话框中设置保护密码，然后只选中“选定未锁定的单元格”复选框，如下图所示，最后单击“确定”按钮。,这一步的选择是关键,此密码是可选的。如果不提供密码，则任何用户都可以取消对工作表的保护并更改受保护的数据,3 确认密码后单击“确定”按钮，未选中

25、的单元格受到保护。对工作表中的部分单元格进行保护后，只能对选定区域进行编辑，而其他单元格则受到保护，如下右图所示。,被保护的单元格只能查看，无法编辑,下面通过编辑“商品销售报表”，来熟悉数据的查找与替换、单元格格式的清除及工作表的保护操作，效果如下图所示。,2.8 课堂练习编辑商品销售报表,1 打开文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“替换”，在打开的对话框的“查找内容”编辑框中输入要查找的内容“AZ”，在“替换为”编辑框中输入“AJ”。,2 单击“全部替换”按钮，打开完成搜索并替换完毕对话框，单击“确定”按钮，查找到的内容被替换，然后单击“关闭”按钮关闭“查找和替换”对话框。,3 选中要清除格式的单元格区域，然后单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮，在展开的列表中选择“清除格式”项。,4 单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮。,5 输入保护密码并选择保护选项，然后单击“确定”按钮，在打开的对话框中再次输入刚才的密码，然后单击“确定”按钮。最后将工作簿另存。,