濮阳九天城地产项目二期入伙流程方案36PPT.ppt

《濮阳九天城地产项目二期入伙流程方案36PPT.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《濮阳九天城地产项目二期入伙流程方案36PPT.ppt（36页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、濮阳九天城(二期)入伙安排,目录：,一、接管验收 二、入伙前准备工作 三、入伙工作,1.2、房屋及公共设施设备复验流程,1.3、各项资料的移交流程,1.4、钥匙交接流程,12月20日,12月28日,接管验收小组人员及责任安排（12月20 日12月25日）物业工程维护部（郑强）负责接管工程、配套、设备等资料的验收移交工作；物业客服部（陈娟）负责业主资料的验收移交以及协助楼宇的验收移交工作；物业工程维养部（郑强）负责房屋主体、配套公共设施和机电设备的验收移交工作。物业工程维养部（郑强）准备好接管验收记录表格（12月 18日）房屋设施验收单房屋接管验收表 公共设施设备验收单 物业返修联系单 钥匙交接

2、单物业公司总办（羊志宏）按以上表格清单印制，并购买文件柜，文件袋，钥匙柜（11月10日前）。置业公司工程部提供接管验收计划进度表（10月30日以前）,（一）、接管验收2、接管验收准备工作,（一）、接管验收2、接管验收准备工作,居安置业公司移交部分产权资料（12月20日-12月25日）国有土地使用证 规化用地许可证 建设开工许可证 标准地名使用证 工程竣工验收合格证 公共配套设施综合验收合格证 商品房销售许可证 供电系统合格证 消防设施合格证 房屋供暖验收合格证 有线电视合格证 安全监视和通讯系统合格证 其他须移交的证件,（一）、接管验收2、接管验收准备工作,置业工程部移交综合竣工验收资料（12

3、月20 日-12月25日）总平面图 建筑竣工图 结构竣工图 水、暖、电、竣工图 设备竣工图 附属工程竣工图 地下管线综合布置竣工图 机电设备出厂合格证 机电设备使用说明书 机电设备安装、调试报告 设备保修卡、保修协议,（一）、接管验收2、接管验收准备工作,置业工程部移交综合竣工验收资料（12 月20日-12月25日）地质报告书 全套设计图纸 图纸会审记录 设计变更通知单 工程预决算报告书 重要的施工会议纪要 隐蔽工程验收记录 沉降观测记录 其他可能影响将来管理的原始记录,（一）、接管验收2、接管验收准备工作,置业客服中心移交资料（12月15日 12月20日）已购房的业主姓名、位置、面积、联系电

4、话等 已购房业主的付款方式 提供该项目商品房合同样本（包括交工标准、合同附图及与合同约定不符 的统一说辞）销售移交资料（12月15日-12月20日）提供各类销售承诺，包括与合同不符的解释口径。置业工程移交（12月1日-12月10日）小区各种标示、信报箱、垃圾桶的设计安装图纸、合同。,1、对资料验收中发现的资料不全、不真实、不合格的问题，接管验收小组应当将问题逐项记录在接管验收遗留问题登记表中并交置业公司工程部人员签字确认；2、对物业硬件设施接管验收中发现的不合格等问题，接管验收小组应将问题逐项记录在接管验收遗留问题登记表中并请置业公司工程部人员签字确认。3、对资料遗留的问题，接管验收小组应当积

5、极同居安置业联系，必要时公司高层领导应当协助进行。4、对物业硬件设施、设备遗留问题，一般问题接管验收小组应当要求居安置业在两周内解决；重大问题接管验收小组应当要求居安置业在一个月内解决。必要时公司高层应当协助进行。5、对于长期解决不了。势必会影响物业管理的问题，物业公司应当以备忘录的形式将问题登记后交给居安置业进行备录。6、接管验收遗留问题登记表和备忘录交物业客服部归档长期保存。,（一）、接管验收3、接管验收遗留问题的处理：,二、入住准备工作2、各部准备工作,置业客服中心(1)商品房质量保证书、商品房使用说明书的准备面积误差的计算及与合同约定不符的统一说词。12月15日前 拟定客户分批入住时间

6、，数量12月10日前 入伙通知单印制12月5日前 寄发入伙通知单12月15日前 通知客户办理入住时间 12月15日-12月25日 置业销售部：提供各类销售承诺，包括与合同不符的解释口径12月15日前置业工程部：1)按楼号提供房屋接管验收计划进度表11月20日前 2)对设计不合理的部位进行改善12月15日前 3)提供水、电、气、暖、垃圾处理等各种配套的政府收费文件12月10日前 4)对一期园区进行封闭并使二期道路铺设完成12月20日前,置业综合管理部：对前期物业服务协议、业主手册、装修须知、装修管理协议、临时管理规约内容、版式确定。（11月30日前）置业策划部：对入伙现场的布置。（12月2812

7、月29日）确定入伙路线和入伙办理现场。入口挂横幅，内容应表达“欢迎入伙”的意思，插彩旗，营造热烈的气氛。插指路牌，由入口处到入伙办理现场，指路牌标明“入伙办理现场”字样。挂灯笼、飘小彩旗，摆放花篮、盆景等装饰物，给人以隆重、喜庆的感受 张贴醒目的“办理入住手续流程图”、“办理装修手续流程图”等，办理手续窗口要 求做到“一条龙”服务，各窗口标识清楚，一目了然。,物业公司：制定模拟验收方案，编制整体商品房交付使用计划并跟进落实。组织各部门预演。要求熟练掌握交房流程及统一口径。组织保洁对室内室外开荒。要求室内室外地面无杂物，玻璃擦干净。（4）物业客服部对业主临时公约、前期物业协议、装修责任书、业主手

8、册、业主资料卡，房屋验收单、入伙联系单、装修施工许可证、施工人员临时出入证、装修申请表、钥匙领用单文本的整理。（12月15日至12月25日）（5）组织现场交房。（12月31日开始）（6）物业总办对以上文本的印制。（11月15日）物业客服部对业主资料的归档整理（12月10日-12月20日）物业费的测算（物业财务）。（12月15日前）工程维修部制订接管验收计划。（11月21日前）,入伙阶段,责任人：郑强、客户助理,返修完成通知业主复验,验房合格,转到置业返修处理,物业维修、客服负责,物业维修、客服负责,办理入住注意事项：,1、营销中心发出入伙通知书；2、销售部核对入伙通知书、购房合同书、业主身份证

9、、委托人需携带委托书、本人和业主身份证及复印件；余款结算办理完毕，发放两书，填写入住通知单；3、对于不能按照正常程序办理入伙手续的业主，填写入住申请审批单，经允许后，方可直接入住；4、物业客服人员在业主前来办理入住手续时，应对入住通知单核对；5、物业客服人员核对无误后，填写入伙会签单；6、签约组查找并取出业主档案；7、协助业主签订业主临时公约、前期物业服务协议、装修责任书、车位使用协议、业主资料；填写完毕后在入伙会签单上签字；8、物业接待人员指引业主到收费处缴纳入住费用（物业服务费），并在业主交齐款项后填写入伙会签单；9、物业接待人员引领业主到钥匙交接组领取房屋钥匙，并在入伙会签单上签字；10

10、、领取钥匙后引领业主到房屋验收组，由维修人员带领业主到房屋验房，并在入伙会签单上签字；,11、房屋验收填写房屋设施验收单，物业维养人员将各种表的底数填写在房屋设施验收单内并请业主签字认可；12、验房过程中发现问题，物业维养部应填写房屋返修单并转至置业工程部，待维修后由维修人员再进行验收，验收合格的通知业主验收，验收不合格的继续要求置业工程部予以修复（遗留问题处理按相关规程执行）；13、验房完毕后物业工程维修人员将房屋设施验收单每天汇总交回物业客服部装修办理组负责遗留问题对接人处；14、业主验房有问题的，根据业主要求决定是否留一把大门钥匙以备维修时用；15、在发放钥匙的同时。将业主手册等一并发给

11、业主；16、所有组要负责把当天到访、办理手续的客户（业主）进行统计，记录在办理入伙统计单上。,联合入伙示意图：,入伙组织与任务分工说明,置业宣传企划组 由置业策划部负责，物业参与，主要职责为：1、二期入住前置宣传；2、欢迎二期业主入伙现场及小区内氛围布置；3、入伙仪式策划举办。置业手续办理组 由销售部负责，主要职责为向业主发出入伙通知及确认业主具备入伙资格，然后给具备入伙资格的业主发入住通知单，置业财务负责收取业主剩余房款及产权费用等各项费用。现场服务组 由物业负责，主要职责为提供入住手续办理现场的各项服务和形象展示，增强客户良好体验。物业签约组 由物业客户服务部负责，职责为：1、负责审验业主

12、入住会签单和证件，“一对一”接待业主、引导及协助业主办理各种手续；2、负责登记业主资料、与业主签定前期服务协议及其它手续办理；3、负责引领业主交费及到验房组验房及交接钥匙；4、负责引导和协助完成入伙后的业主进行装修手续办理；5、负责协助业主处理入住过程中的其他事宜。,财务收费组 由物业财务部负责，主要职责为：1、物业财务负责核对业主购房资料计算物业管理费用额度；2、物业财务负责收取业主交纳的物业管理费用和相关费用；钥匙交接组 由物业客服部负责，职责为负责给业主进行钥匙交接，业主签字确认。房屋验收组 由物业工程维养部负责，置业工程人员参与支持，主要 职责为：1、负责带领业主验收房屋；2、负责按流

13、程处理房屋遗留问题，与置业维修对接；3、负责要求验房合格业主在验房单上签字，完成验房手续；,置业维修组 由置业工程部负责，物业客服参与，主要职责为：1、处理业主入住验房时发现的遗留问题；2、负责联系业主复验入住；装修办理组 由物业维养部负责，主要职责为：为业主办理装修手续；专人负责登录房屋验收发现在问题（电子台帐）并负责每天传递给置业对接人。特别客户接待组由置业总经理负责，主要职责为：为问题客户释疑解惑，现场投诉处理并全程办理入伙手续：,入伙操作流程示意图：,入住宣传及氛围布置（宣传企划组负责）,通知入伙及资格确认（客户接待组负责）,现场服务及形象展示（现场服务组负责）,业主接待办理手续（物业

14、签约组负责）,各项费用收取（财务收费组负责）,客户投诉及紧急情况处理（特别接待组负责）,装修手续办理（装修办理组负责）,钥匙交接及房屋验收（钥匙交接、房屋验收组负责）,12.30,面向业主服务,提供服务支持,入住,其他问题的处理入伙前置手续处理：业主入伙通知和身份确认由销售部负责，业主在销售部完成购房最终手续后，由销售部发出入住通知单，物业凭此确认业主具备入伙资格，审核业主身份证件和房屋买卖合同即可为其办理入住手续。对入伙日期的技术处理：为解决二期交房时间承诺问题，将交房日期进行如下处理：将二期业主按楼栋分为 批次（以12.30为起始日，分 2 天进行、平均每天 30 户）。由营销中心在12.

15、30前二周将房屋交付使用通知和入住须知邮寄给业主，其中在入住须知中即载明该业主具体的入住手续办理日期。,其他问题的处理,“一对一”入伙手续办理：一期入伙物业客服部将采用“一对一”服务模式，即一名物业接待人员专人接待一名业主，协助或引导业主处理所有入住手续，接待员负责接待业主、审核登记业主资料、与业主签定服务协议、带领业主到财务交纳物业费用、带领业主到钥匙交接组交接钥匙，带领业主到验房组验房最后完成所有入住手续。“一对一”模式可以避免一条龙入住模式任一环节产生业主纠纷造成堵塞而影响整个入住正常开展的情况，但“一对一”模式需要大量经验丰富的接待人员。按计划需要安排5名接待人员。统一口径的准备 针对

16、入伙时业主可能会提及的一些问题，我们反复推导，征询意见，现已初步汇集整理，客服中心成立后，统一口径将将进一步整理，最终形成最后的口径。以最终口径为标准对所有参与入伙的人员进行培训，使入伙时对业主的各种口径统一。投诉处理：为更好地做好二期入住期间客户投诉，避免矛盾激化产生纠纷，在入伙期间，物业对工程存在问题一般不做解释，及时转移到置业维修。,业主提出装修申请,物业公司审核业主与施工单位资料,填写室内装修审批表,审核装修设计图纸、说明等,签订房屋装修协议,业主与施工单位交纳装修保证金、垃圾清运费,通过审核发给开工许可证,施工单位办理临时出入证,进场装修,物业公司装修监管,完成装修通过三方共同验收,

17、3个月后无息退还装修保证金,装修管理流程图,装修管理分工与职责：1、项目经理负责组织安排装修审批及重大违章装修的处理工作。2、客服主管负责一般违章装修的处理工作。3、物业维养部负责装修申请的审核、审批。4、客户服务部负责接待装修申请并与当日转物业维养部；收费员负责核收装修施工押金、装修人员临时出入证办证费用及装修垃圾清运费等及制卡、发证工作。5、工程维修部负责审核装修方案，按照分片包干、责任到人的原则负责装修过程的检查监管工作。6、公共秩序部负责装修期间施工人员、材料出入及装修时间的控制工作、装修现场安全管理等。7、客户服务部负责装修期间垃圾的清运及装修施工人员的监督工作。,装修管理要点：,一

18、、装修的申请与审批：1、申请：业主装修需提前2天向物业客服部提出装修申请（租户必须持业主的委托书）：申请时需携带下列材料备查：a购房合同 b业主本人身份证原件及复印件 c变动建筑主体或承重结构，须提交房管局出具的相关部门；d装修施工队营业执照及复印件一份；申请时如实填写房屋装修申请单的各项内容：装修项目、范围、时间、施工队名称，由客服部书面审核，并同施工队与物业处签订装修责任书，并附装修设计图纸。业主办理装修申请后，按照各项目规定缴纳装修保证金，工程完工后，由物业除依据房屋安全使用管理规定、住宅室内装饰装修管理办法进行验收，无违章装修，填写房屋装修验收单，自验收合格之日起3个月后复验，合格办理

19、无息退款手续，如有违章装修，对于重大拆改，物业处将上报至有关主管部门处理，对于轻微拆改，业主须与物业处签订装修违章责任承担书后方可退回保证金。装修施工队申请进场，需提供详细施工人员名单，办理施工人员临时出入证“，在装修施工队人员登记表中登记，并凭此证进场施工。装修较大商业商铺、娱乐场所时，须提供公安、消防等相应管辖部门的审批文件。,2、审核与审批：物业维养部接到装修申请当日，依据房屋安全使用管理规定、住宅室内装饰装修管理办法的条款给与审核：a检查装修设计是否对房屋结构、外墙立面、公共设施设备造成改动、破坏；b检查装修设计是否有严重的消防隐患；c检查是否有其他违章情况；审核装修设计时：a在确认装

20、修设计不会对楼宇安全、公共设施设备正常使用及房屋外观造成不良影响、无任何拆改或经房管部门审批同意后的拆改时，应及时给出同意意见；b在确认业主提出的影响楼宇安全、影响公共设施设备正常使用及破坏房屋外观的或出现房屋安全使用管理规定明文规定不允许拆改的部位，应及时请业主修改装修设计，待修改后按（1）处理；c在确认业主提出的装修设计及拆改部位属房屋安全使用管理规定范围内，请业主填写装修拆改申请表到区房管部门办理审批手续，经区房管部门同意后，方可按（1）办理；办理装修许可证 a装修申请获得审批后，应及时为业主办理装修许可证，告知业主须将装修许可证张贴于户门上；b装修申请获得审批后，客服部应通知维修部、安

21、全部及环境管理部，各部门做好装修巡查的相应准备；,装修施工期间的管理 A、工程维修部：接到客服部通知后，填写该户装修过程检查表、并安排相应责任区维修人员案“装修注意事项”进行定时巡查；a、巡查时发现违章，进行巡查的维修人员填写违章通知单；b、装修违章操作单元按照违章通知单要求进行工程修复；c、装修违章操作单元不按照我方通知执行，物业处要求其签订装修违章责任承担书；B、公共秩序部：a、接到客服部的通知后，负责对施工人员的出入控制，查看是否办理“出入证”，对无“出入证的施工人员严格控制，要求其办理”出入证“后方可进出；b、每天有巡逻人员对装修时间按“装修注意事项”进行巡查控制，避免扰民现象发生；c

22、、门岗安全员须对每日离开项目的大件工具进行检查，须有携带工具人员提供管理处开具的物品出门检查放行单，核对无误后方可进行，避免业主财产的丢失。C、环境管理部：a、负责装修期间施工垃圾及时清运或配合环卫部门清运出小区；b、负责监督装修户将装修垃圾倾倒在非物业指定地点，一经发现要求其清理，严重者按关于施工人员治安管理规定及处理办法报管理处处理。,入伙工作领导小组人员架构：,入伙工作领导小组（组长:赖国强）销售部 置业客服部 工程部 策划部 置业综合管理部 物业公司 入伙工作小组(组长:李俊奇)宣传 置业手续办理组 服务组 签约组 收费组 钥匙组 验收组 维修组 办理组,入住工作领导小组应于每周组织各

23、部召开工作协调会。入住实施期间，入住工作领导小组应于每天组织各部召开工作协调会，协调会要针对需协调解决的问题给与明确，形成会议纪要，发给各部门执行。,统一口径需完善的内容：,一、销售部门说辞及承诺：1、户口所在区域性质办理时间客户意见2、配套设施的承诺（商、住、行、煤、水电、邮政、环卫、消防等）3、产权的土地性质隶属交付时间4、园林、景观、通道的统一说辞及承诺5、智能化及安防的管理模式6、与合同约定不符的统一口径7、变更户及重点户是否通知客户，客户意见反馈，如有意见采取怎样的方法解决及说辞8、是否各种减免各种费用的承诺及详细资料9、一期整体模式及二期未来规划的说辞10、车位的承诺及说辞11、房屋整体的综合描述12、配套设施的影响客户居住环境的汇总及意见（解释口径及解决方法）,二、置业工程部门说辞及承诺1、气、水（上下水暖）、消防、强电、弱电等交付时间及性质、隶属、管理方式2、邮政设施、环卫交付时间、隶属、管理方式3、地名、楼宇名称、及楼房号完成时间、隶属4、商品房交付使用证完成时间,入住通知书 房屋两书,