函会议纪要.ppt

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1、行政公务文书 写 作,第五节 函、会议纪要,1.了解函的特点和类型 2.掌握函的写法和注意事项 3.能正确写作各种函,一、函写作知识要点 能力要求,【案例精选一】,五交公司关于商品运输被损索赔的函 市航运局：我公司向省彩电生产厂家购进一批彩电。厂家销售科将该批彩电交由贵局承运（承运号码10037号）。该批彩电于 3月15日 运出，3月20日 抵达市航运码头。在码头提货时，我们发现部分彩电的包装破损，即会同有关人员当场拆包检验，50台彩电被摔坏10台。经核实诚为贵局运输途中所致。为挽回损失，希贵局按有关规定赔偿该批商品的损失，计人民币元。特此函达，即请查照。附件：1 市航运码头管理处证明 2 彩

2、电厂销售科发货记录单 3 市检验所检验报告二一年三月二十五日,【案例解读】,这是一份商洽索赔事宜的去函。标题中已主旨鲜明。正文先简要说明事件经过、损失情况及所负责任，实际上这也是在间接交代去函缘由，然后提出索赔要求和具体金额，最后有针对性地选择“特此函达，即请查照”作结。文章用语准确，事实具体充分，尤其是提供了3份附件，使索赔更有理有据。,【案例精选二】,国务院办公厅关于同意宁波海关 升格为正厅（局）级直属海关问题的复函 国办200231号 浙江省人民政府、海关总署：浙江省人民政府关于宁波海关升格正厅级直属海关的请示（浙政200127号）收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意宁波海关升格

3、为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。二二年四月十八日,【案例解读】,这是一份答复请示事项的复函。按理下级向上级递送“请示”，上级要用“批复”来答复，但这里的答复机关是上级授权的部门，它与请示机关彼此是不相隶属的平行关系，所以只能用“函”来答复审批事项。不过，按新办法规定，这种“函”必须在正文中注明答复意见经上级同意，故本文注明了“经国务院领导同志同意”。在写作上，“函”有以下特点：一、回复缘由、依据清楚。（1）引述所收请示及其发文字号，这是回复缘由。（2）“经国务院领导同志同意”，这是回复依据。二、态度明朗，意见具体。三、用语得体。如用“

4、请”，体现了对平级单位、不相隶属机单位的礼待、谦逊。,一、函的用途、特点与类型,函适用于：1.不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；2.向不相隶属的有关主管部门请示批准和答复审批事项。函属事务性平行文。,（一）函的特点 1.适用性广。函可以知照说明情况，可以商洽讨论问题，可以咨询答疑，可以请求批准有关事项，也可以答复审批事项。2.事务性强。函就是用于解决具体事务的。,（二）函的类型 1.函根据功用，大致有六类：（1）商洽函，用于不相隶属机关之间商洽工作、讨论问题的函；（2）询问函，向受函者提出询问，并要求对方予以答复的函；（3）答复函，答复来函询问和被上级机关的公文办理部门用来 答复“请示

5、”的函；,（4）请批函，请求不相隶属的有关机关或主管部门批准事项的函；（5）审批函，机关或有关主管部门审批不相隶属单位有关请求批准事项的函；（6）知照函，告知受函者有关情况的函。2.根据行文程序，可分为致函和复函。致函，也叫去函或发函，主要指询问函、请批函、知照函；复函，有答复函、审批函；商洽函既可为去函，又可为复函。,二、函的写作格式,标题 去函的标题常用“发文机关事由文种”和“事由文种”两种形式。复函除上述两种形式外，还有用“发文机关事由行文对象文种”标题形式的。如国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函。实际上，这种标题是把“主送机关”移到标题上了。主送机关 函的主送机关

6、是具体明确的，有确定的主送机关。,函，一般由标题、主送机关、正文、日期等组成。在写法上，去函与复函有所差别。,正文 一般包括缘由、事项和结语三层。去函正文：开头扼要交代发函的缘由，再具体讲明要办或知照什么事，最后针对内容和要求选择恰当的结语作结。如“请函复”、“请同意”、“请批准”、“是否同意，请研究后予以及时函复”、“特此函达”等，但不能用“此致 敬礼”等用于个人的结语。,复函正文：开头引叙来文，常用“月日关于的函（请示）（200号）收悉”作引语。接着针对来函询问或请批的事项做出具体答复。若答复的事项较多，则分点写。最后有针对性地选用“此复”、“特此函复”、“专此函复”等语作结。成文日期 用

7、汉字小写数字写明年、月、日。,写作注意事项 1.行文规范。一定要按公文规范写函。2.要一函一事。切忌一函多事。3.直陈其事、言简意明。函不能像个人书信那样问候、寒暄，搞感情投资，而要开门见山，直陈其事，力戒套话、空话。4.用语得体。函是平行文，用语要表现对对方的尊重，如称对方为“贵”，与对方商洽事宜，要用商量口吻，语言要符合行文关系，亲切自然得体。,【特别提醒】,【牛刀小试】,请根据下面提供的材料写一份函。市证券公司为了提高员工文化业务素质，拟将5名原来所学专业与现职工作不甚对口的大学毕业生，送大学有关专业全脱产进修一年，公司表示除支付学院规定的学员进修费用外，还愿意在学校建设方面给予一定资助

8、。,1.了解会议纪要的使用、特点和类型 2.掌握会议纪要的写法和注意事项 3.能正确区分会议纪要与会议记录的区别 4.学会行政和专题两种会议纪要的写作,二、会议纪要写作知识要点 能力要求,【案例精选一】,第五届现代应用文国际研讨会纪要 受第四届现代应用文国际研讨会与会专家和联络中心委员会的委托，由澳门理工学院、澳门行政及工作局主办，澳门写作学会、澳门公务华员职工会协办的第五届现代应用文国际研讨会于 2000年12月1日 至3日在澳门理工学院举行。来自内地、澳门、香港、台湾地区，以及澳洲、新加坡等国家的专家、学者一百余人参加了会议。澳门特别行政区政府行政法务司陈丽敏司长、社会文化司崔世安司长出席

9、了大会开幕式。出席开幕式的还有中联办代表彭道福副部长，以及澳门特区政府有关部门负责人、中国写作学会、澳门语言学会、澳门中国语文学会、澳门写作学会、澳门广告学会等有关学术团体的负责人。,【案例精选一】,本届会议是现代应用文国际研讨会历届会议中，筹备时间最短、效果最好的一次会议。从今年5月筹备工作正式开始，到12月初会议正式召开，只有不到半年的时间，但在澳门特区政府的关怀、支持下，4个主办和协办单位团结一致，通力合作，高质量、高效率地完成了各项筹备工作，使这样一次大型的国际学术会议如期在澳门回归祖国一周年的前夕举行，对此，与会专家、学者无不表示由衷的钦佩，并向澳门特区政府以及主办和协办单位表示衷心

10、的感谢，向担任本届会议的所有辛勤工作的筹备组工作人员表示衷心的感谢。,【案例精选一】,本届会议的主题是讨论公文写作理论与实践，同前几届研讨会相比，具有专题性、针对性强等显著特点。会议共收到论文50篇。有40余位专家、学者在会上宣读、交流了论文。围绕专家的发言，与会同仁开展了热烈、深入的讨论。探讨的问题内容广泛，涉及公文写作的各个领域，概括而言，研究内容可分以下三个方面。第一，是对华文公文沿革的研究。第二，是对现代华文公文分类、语体、语境、语言文采、结构，以及标准化、网络化等一系列重要问题的研究。（略）第三，是对如何推进各地区现代华文公文改革进行了研究，特别是对澳门公文的改革进行了比较深入的研究

11、。（略）,【案例精选一】,本次会议学术研讨取得了丰硕的成果。同时会议期间还召开了现代应用文国际研讨会联络中心委员会议。会议由本届研讨会负责人 盛炎 教授主持。会议决定邀澳洲 陈耀南 教授、澳门 陈祥徽 教授、内地 李孝华 教授、新加坡 谭慧敏 博士为联络中心委员。同时研究决定第六届现代应用文国际研讨会于明年适当时候在中国浙江省举行，联络中心分工 李孝华 教授负责下届研讨会联络工作。本届研讨会实现预定目标，圆满结束。会议希望各国、各地区有关专家、学者，以更优异的成果迎接第六届现代应用文国际研讨会的召开。现代应用文国际研讨会联络中心委员会 二年 十二月三日,【案例解读】,这是一篇概述式学术研讨会纪

12、要。本文结构完整、重点突出、主次分明、有详有略、语言概括性强，体现了概述式纪要的写法。,【案例精选二】,学院行政工作会议纪要 时间：2005年12月16日上午8时 地点：行政楼3号会议室主持人：彭院长参加人：会议内容：一、审查今年预算执行情况；二、讨论明年编制问题；三、研究办公室与学生宿舍调整问题；四、讨论公文档案管理问题。,【案例精选二】,决定的事项：一、关于预算执行开支情况 上半年预算开支基本合理。但某些开支如水电费等，比去年又有增加，值得注意。今后各项开支应按预算制度从严掌握使用。二、关于明年人员编制问题 明年编制人，即按现有学生人和明年招收名新生，共计名学生的规模、教职员工在今年名编制

13、的基础上，再增加人。其中教师人，工勤人员人。此外幼儿园今年编制人（未满员），明年可增加人。,【案例精选二】,三、关于办公用房和学生宿舍调整问题 参加深圳办学的职工，一概不保留办公室。学院办公室作部分调整：学生处仍搬回南楼办公；档案室和机要室分开房间办公，由院长办公室、教务处、政治理论教研室、经济研究所4个单位各调出一间解决。各单位要加强办公室与库房的安全保卫工作。学生宿舍楼按级分配：一年级住东楼，二年级住北楼，三年级住西楼。各楼增改厕所两间供学生使用。四、公文档案管理等问题 要加强公文档案管理工作。各处室要指定一人（无专职则指定一人兼管）负责公文收发和立卷存档工作。公文档案管理制度由院长办公室

14、负责召集各单位指定管理公文人员讨论制定。此外，收发室和传达室合并，移交总务处领导；对去深圳的职工家属，各单位要派人常去看看，协助解决生活上的有关问题；学院建立信箱代号。院办公室 二年月日,【案例解读】,这是一份用条项式写的行政会议纪要，写得条理清晰，简明扼要，符合条项式纪要的写法。,一、会议纪要的用途、特点与类型,会议纪要适用于：记载、传达会议情况和议定事项 它既可上呈，也可下发，还可平行，甚至被批转或转发，是一种具有告知性和指导性的会议公文。,（一）会议纪要的特点 1.纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项。这样，才能起到传达会议精神、为有关单位提供工作依据，指导开展有关工作的作用。

15、2.概要性。会议纪要是对会议内容、会议决议和会议精神等作高度的、全面的、要点式概括。不像会议记录有闻必录，而是须对会议繁杂的情况和内容进行综合整理，概括出主要精神，归纳出主要事项，体现主题思想，使人一目了然，把握精髓。,3.约束性。会议纪要一经下发，便要求与会单位和有关人员遵守、执行。4.称谓的特殊性。会议纪要采用第三人称写法。因会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等是其称谓特殊性的表现。,（二）会议纪要的类型根据会议性质，可分为两类：1.办公会议纪要，是指记载和传达机关、单位 行政办公会议的纪

16、要。2.专题会议纪要，是指各种交流会、座谈会、研讨会的纪要。,二、会议纪要的写作格式,会议纪要，一般由标题、正文、落款 和成文日期组成。,标题 会议纪要标题主要有下列形式。1.由“会议名称文种”组成。如：第五届现代应用文国际研讨会纪要 2.采用正、副标题形式，如：探讨新时期文学的发展 中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要 3.由“单位名称会议名称文种”组成。如：学院行政工作会议纪要,正文 会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾构成。前言，一般概括会议基本情况，包括会议名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。前言不能过长，要简明扼要，让人读后能总体了解就行。,主体，是

17、会议纪要的核心部分。一般根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对会议工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、做出的决定、提出的要求等。主体的写法有三种。一是条项式，就是把主体内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次一条条写作。这种写法条理清晰，内容清楚，一目了然.,二是概述式，就是把会议的内容或议定的事项进行综合概括，分成若干部分写作。这种写法较普遍。它有利于突出重点，分清主次。它一般是把主要的、重点的内容放在前面写，而且尽量写得详细具体，而次要的和一般性的内容放在后面写，也往往写得较简略。三是摘录式，就是把与会者的具有代表性的、独创性的发言要点摘录，按发言顺序或内容性

18、质先后写作。这种写法可尽量保留发言人的谈话风格，避免一般化和千篇一律，比较客观、具体。结尾，一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要省写结尾。,写作注意事项 1.掌握会议的全部情况。写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的、任务、内容和形式，掌握会议的所有文件材料，参加会议的全过程，并认真做好记录，尤其要注意阅读会议的主要文件和材料、领导发言，掌握会议的主要精神。2.抓住要点，突出会议主题。会议纪要是会议结果的反映，不能面面俱到、照搬会议记录，而应围绕会议主题，抓住要点、突出重点，简明扼要地反映会议的主要情况和精神。3.文字简洁明快。写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅，要简明扼要。在语言表达上应以概述为主，尽可能简短、通俗，切忌长篇大论。在结构层次安排上，要条理清楚。,【特别提醒】,知识链接,联系：会议纪要与会议记录都属会议文书。区别：1）会议纪要的写作要以会议记录为基础和依据来表现会议的主要内容，它只表现会议概貌和重点。会议记录则是会议全过程的如实记录，它反映会议的原始面貌。2）会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布。会议纪要则在一定范围内公布传达，作为法定行政公文使用。3）会议纪要报送上级时，会议主办单位还需另拟一份报送报告与会议纪要一并报上。,会议纪要与会议记录的联系与区别,