项目系统档案管理培训PPT.ppt
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1、项目系统档案管理培训,二O一O年五月,目录,第一章、档案管理体系与制度,总经理,项目公司行政部应设专职档案管理员,项目公司各部门设兼职档案管理员,项目公司应当建立的档案制度,归档范围及保管期限,档案分类编号方案,档案管理员岗位职责,档案借阅及库房管理制度,以上制度需报商业地产公司办公室备案。,第一章、档案管理体系与制度,第二章、档案的收集与整理,第一节、归档范围与时间,一、项目公司向集团移交档案时点,第一节、归档范围与时间,二、项目公司内部档案收集时点,第一节、归档范围与时间,三、特殊文件的归档时间1、以项目公司名义签署的合同、协议、对外公函等文件,应在签署后3个工作日内报送项目公司行政部一份
2、原件。2、重要证照、获得荣誉等有关资料、照片、声像档案等随时归档。3、对已归档文件进行变更、修改、补充的,应随时归档。4、员工调离职时,应由部门档案管理员、部门总经理共同对其文件进行清点接收,办理交接手续后,人事部门方可为其办理离职手续。出现问题,追究当事人责任。,第一节、归档范围与时间,四、归档范围1、项目公司归档范围指在公司筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的记录。2、是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性。3、所有加盖公司公章的文件应重点保管4、以我为主,第一节、归档范围与时间,
3、五、不归档范围 1.上级公司普发的供参阅、不需办理的文件;2.上级公司征求意见未定稿的文件;3.无查考价值的事务性、临时性文件;4.未经会议讨论、未经公司领导审阅、签发的、未生效的文件;一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(公司主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);5.为参考目的从各方面收集的文件材料不属于归档范围的文件或资料,应另备卷盒单独存放,也可以仅保存电子文本,不保存纸本。,第一节、归档范围与时间,六、收集中应注意的问题 1.以集团或商业地产公司名义普发的文件,作为资料短期保存。2.集团或商业地产公司针对本项目公司的发文,由文件要求的事项承办者负责归档。3.多套文件、
4、图纸,多个部室均有保存的,由发出部门负责收集整理并移交,接收部门作为资料短期保存利用。(合同除外)4、对同一事件的正文和附件、来函和回函、请示和批复、原文和译文等,应作为一件装订保管。5、归档文件一般应为原件,确无原件的,应注明原件保存地,并保存对方签收凭证。,收存文件的凭证:,第二节、分类与编号,各公司应根据实际情况,建立本公司档案资料分类编号方案,并向商业地产公司办公室备案。,第二节、分类与编号,第三节、整理规则,第三节、整理规则,一、按件整理 一般适用于日常管理类文件,以件为单位整理:是按照文件的形成和处理的基本单位进行整理,概念,第三节、整理规则,一、按件整理,整理流程,检查,第三节、
5、整理规则,一、按件整理,1、积累:人人有责,时时有活儿;件件登记,年年整理.功夫在平时。各级档案管理人员均应建立接收登记及借阅登记台帐,对借出未还的文件,及时催还,销账归卷。,第三节、整理规则,一、按件整理,2、排序(1)卷盒内文件材料按文号顺序或时间顺序排列;(2)同一件文件材料,按正件在前,附件在后;结论、决定、判决性材料在前,依据性材料在后排列;(3)请示与批复、来函与回函排列在一起,复文在前,来文在后。来文可以在来文单位目录中做参见。,第三节、整理规则,一、按件整理,3、编号格式为:项目号+分类号+盒号+盒内流水号,将编号标在文件首页上端的空白位置。项目编号由项目建设伊始,向商业地产公
6、司办公室申请。例:行政类文件第一盒第一件编号为:*-XZ-01-01,第三节、整理规则,一、按件整理,编目,第三节、整理规则,一、按件整理,1)序号:填写盒内流水号。2)文件编号:填写原文编号。3)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机构或署名者。4)文件题名:照实抄录,无标题或标题不能说明文件内容的,(比如标题为会议纪要,或协议书等)应自拟标题,加“【】”号。例:原文标题为“会议纪要”,应在文件题名栏内录入:“会议纪要【证照管理制度研讨】”。5)日期:填写文件形成日期,以8位数字表示,例如:“20100528”6)页数:填写所有有文字的页面数量。7)册数:对装订成册的文件,可以加“册数
7、”栏,填写册数即可。8)备注:填写需要说明的文字,比如文件正本、副本,原件、复印件,份数等。,第三节、整理规则,一、按件整理,4、装订,(1)先检查归档的文件是否按A4规格,小于A4的,应粘贴在A4纸上;大于A4的,需折叠成A4大小。对破损的文件要进行修补和裱糊。文件折好后,所编页码应露在外面。(2)尽量拆除文件上的金属装订物,每份文件用一个不锈钢订书钉装订即可,较厚的文件用燕尾夹固定。(3)装订位置在文件左上角的,要求文件左侧、上侧要对齐;在文件左侧中间位置的,要求文件左侧、下侧对齐。,第三节、整理规则,一、按件整理,5、装盒,装盒:档案盒推荐使用蓝色塑料档案盒。厚度根据需要选择5575mm
8、均可。不建议使用低于40mm档案盒。,第三节、整理规则,一、按件整理,6、填写盒内备考表,盒内备考表位于盒内文件之后,必须用钢笔或签字笔填写。1.情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2.立卷人:由组成本卷的专、兼职档案员填写。3.检查人:由对案卷进行审核的责任者签名。4.立卷时间:填写立卷的时间。,第三节、整理规则,一、按件整理,7、打印盒脊背,第三节、整理规则,一、按件整理,8、检查,(1)检查收集的文件是否齐全、完整,不全的联系承办人补齐,剔除不需归档的材料。(2)检查卷盒内文件的联系,纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。(3)检查归档的文件材料有无加盖公章,要签
9、名的栏目有无漏签。(4)检查卷盒内文件的数量,一般不超过200页,对同一卷盒内文件数量较多的酌情分盒,问题单一、文件数量少的可将相近问题所形成的材料合并装盒。(5)检查保管期限、密级划分是否恰当,文件材料中不能有圆珠笔、铅笔等字迹。(6)检查文件编号有无错漏现象。,字迹模糊或易褪变的应予复制。对传真件、复印件应确保文字清晰可辨。不能使用热敏纸。,第三节、整理规则,一、按件整理,第三节、整理规则,二、按卷整理 一般适用于工程竣工资料,案卷,是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。,概念,职责划分,第三节、整理规则,二、按卷整理,第三节、整理规则,二、按卷整理,档号编制竣工资料档号格式为:项
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