会议主持培训PPT管理干部如何领导组织会议.ppt

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1、管理干部如何领导会议主持会议,1-1何谓会议：相关的人员集合于一定的场所，以口头交换个人的意见、想法、情报并努力去达到某些共通的结论，这一活动称为会议。1-2 会议的功能 促使经营体的众人步调一致。促使各人均能以整体的观点执行各自担当的任务。主管人员可透过会议将有关问题详如说明，促使 部属明了领会。透过会议听取属下意见做政策、方针拟订的参考。,一、会议的功能,2-1 依模式分类 正式的、非正式的。定期的、非定期的。商量型、协商型的。创意开发型。教育指导型。2-2 依目的分类 以传达命令为目的。为了联络协调。收集情报、听取意见。作决策起跑为目的。机能为中心的会议。,二、会议的种类,3-1以清新的

2、气氛参与会议泰然的陈述意见；3-2对民主主义的理解；3-3不要会而不议、议而不决、决而不行、行而不负责；3-4 要明确的决定何人、何时、何手续、何方法来执行决定事项。,三、对会议的再认识,4-1 具备有丰富的人性，成为任何人都喜欢的领导人；4-2 具有敏锐的分析、判断力、综合力及丰富的知识与经验；4-3 公平并有忍耐力，每一个人都会以同样的态度去接受；4-4 具有解决问题的热诚与适当的幽默感；4-5 备有良好的表达能力，说服能力之推销精神；4-6 很民主化，能多引导大家发表意见，并协助大家从中 道出良好结论。,四、会议领导人的资格条件,五、如何拟定会议计划,5-1 意义：计划不正确，准备不充分

3、，任何事 都不会顺利，如果只是 临时心血来潮，突然召开会议，没有什么计划准备，当然就不会 有什么好结果。5-2 如何拟订会议计划 A、议题要明确：1.事实的收集、整理。2.判断资料的提出。3.自己的想法之整理。B、弄清楚会议的目的：1.议题是什么。2.是否要做决定。3.是否要做协调。4.是否要提建议。C、是否一定要召开：1.用 文书可以吗。2.以自己的责任与权限是否可以处理。3.不开会用协商可以吗。,6-1 选定参加会议的人员：A、从与问题有关的人当中去选择。B、对该问题有丰富知识与经验而且有协力性的人。C、最后必须取得该人之同意者。D、上下阶段的幅度尽量要小。E、一定要以一体之讨论为中心去考

4、虑。6-2 决定会议的时日：A、有开始时间也设定结束时间。B、以2小时以内最佳，若超过则休息20分钟再开。C、会议中不要有任何干扰。,六、如何做好妥善的会议准备,六、如何做好妥善的会议准备,6-3 会议场所的决定方法 A、以参加人数多寡决定。B、不要在人员出入多的地方。C、不要在声音嘈杂的地方。D、不要离开洗手间太远。6-4 事前连络：A、例行的会议在开会前一、两天用电话或口头提醒。B、会议通知要记载、目的、议题、时、地、会议 进行要领，参加会议着之姓名。C、在公司外时要附上路线图。D、非例行会议一周前通知。,六、如何做好妥善的会议准备,6-5 会议资料之整理与准备：*参加者先将收到的会议资料

5、详加研究并整理出自己的看法6-6 会议室的点检：A、会议室的必要环境；B、议室的设备与备品；C、席位的配置。6-7 会议进行计划：A、看一遍参加人员就知道请谁先开口讲话最好。B、花多少时间来整理、归纳参加人员的意见。C、预定讨论多少时间然后做结论。D、是否延长时间至结论。E、要请谁做记录,7-1 会议进行四阶段：A、导入：和谐地将开会原因说明得很清楚。B、引出；不要说的太多要使得不要脱离主题。C、迈向结论：忽急忽慌要作无名英雄 D、总结：接受他人之助作会议记录7-2 会议如何进行：A、气氛温和，使任何人都很轻松的表示意见。B、会议目的要简单明了的加以说明。C、不要脱离会议主题。D、不要讲得太多

6、。E、要做无名英雄。F、要会使用辅助材料。G、不要以单行道方式以独特的作风强做结论。H、探索实现的可能性。I、对付难处理的对象：不发言的人、发言太多的、固执己见的人。,七、会议的领导方法,8-1、事先拟订发问之腹稿。8-2、多用开放式问句澄清式问句。8-3、注意发问之时机。8-4、按平时对话之速度发问。8-5、尽量使用不指名答复的问题。8-6、必要时使用指名答复。8-7、提出敏感性的问题要附带说明发问的理由。8-8、由广泛问题入手再移向特定问题。8-9、发问后给予足够时间答复。8-10、对答复者之答复应表示竭诚的欢迎。,八、主持人说话的方法诀窍,9-1、集中于一个主题。9-2、究竟想讲什么。9

7、-3、结论先、理由后。9-4、用5W1H去检查：Who、What、Where、When、Why、How。9-5、整理成条列式的。9-6、废话要删除。,九、如何在短时间内讲得很得要领,10-1、经验多了就不会怯场。10-2、经验过3-7次就不会怯场。10-3、放弃使你不怯场的努力。10-4、将怯场认为是应该的。10-5、事前做充分准备。10-6、想通过改变态度就不怯场。,十、如何排除怯场,11-1 有人发言时须注意事项 A、有人发言时勿立即徵求反对或批评的发言。B、有人发言时勿马上转到其他主题。C、有人发言时底下聊天心不在焉时主席须巧妙制止。D、好意见予以肯定、赞美（口语身体语言）。,十一、如何

8、如何激起参加人员热烈发言讨论,11-2 激起热烈发言讨论的方法 A、脑力激荡术或KJ法等较具趣味性的方法引起 全员的发言。B、以适当的发问式诱导发言 对全体发问。指名发问。接力问答，以所发言的问题转问另一人。反问发言者自己的意见。C、先分小组讨论再全体集会。D、主席发言时间勿占太多能多听别人的意见。E、不要让一个人长时间发言。F、先来五分钟闻话家常，逐渐进入主题，孕育发言气氛。G、主席勿急着作结论。H、若有激烈争执可以暂时休息以冷却情绪。I、主席起带头作用造成肯定的温暖气氛。J、气氛太平淡无味时适时加入轻松幽默。K、适时转换话题给予参加者新刺激，促进思考。L、有人发言偏离主题，须及时委婉导回主

9、题。,十一、如何如何激起参加人员热烈发言讨论,12-1 参加者须知A、是否已有完全的准备,详阅会议通知。B、以谦虚正直、冷静、诚实、宽容的态度参加。C、积极发言,由讲话中增加自信,并积极参加讨论。D、发言不要装模作样要以日常用语来发言。E、不要独占发言对他人的意见也要倾听。F、整理自己的意见做要领的发言。G、对领导人的协力。H、勿破坏人际关系，要对事不对人。I、不要成为唯唯诺诺的人。J、不要为反对而反对。K、以正确发音、恳切的言词、认真的态度发言。L、要有问题意识。M、严守时间。N、不要忽视会议。O、具备民主的修养、修炼、说话的方法。P、真正的工作从会议终了力行开始。,十二、如何参加会议,12

10、-2 提出理想的意见A、先提结论、原因或经过有要求才讲。B、整理得简洁正确把握问题本质。C、庞大资料不要强行提出。D、见人说法，不断观察对方的反应来说话。E、配合会议四阶段、导入阶段提供所准备的情报。F、引出意见阶段，自动陈述自己的意见。G、迈向结论之阶段，针对自己主张作补充。H、作结论阶段好好加以确认以免遗漏。I、经常将会议主题放在脑中预防脱线。J、要有所主张时发言之前先确立话的逻辑。K、讲话时面向全体让大家都听的到。L、发言时间自我控制。M、一次一提案。N、嘴巴眼睛同样要说话。,十二、如何参加会议,12-3避免不理想的意见提出方法A、随便的、一时想到的。B、无定见盲从附和。C、话里有话会令

11、人讨厌。D、追随意见。E、提出自我意识而不是意见。F、利己本位论阵。G、自我宣传。H、不要做断定性发言，要略作保留。I、不要打岔发言。J、不要做多线居士。K、要做讨论不要做竞赛。,十二、如何参加会议,13-1开朝会要有好的计划A、为何要决定做好什么。C、何人做担任工作者给予规定。D、顺序如何将顺序清楚地定下来。E、花多少时间决定朝会总共要多少时间。F、在何处决定开会地点。G、举行的频度如何每天、每周一次。H、举行的方法讲话、报告、指示要明白的决定。,十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理,13-2生产部门的朝会重点A、规律意识的高扬 提高按照标准或计划去完成工作的意识。B、加强安全意识 将今天

12、的安全重点明确指出使全体具有危险意识。C、成本意识及提高生产力的意原 要促使部门内的合理化改善降低成本及提出生产力。D、团队精神的唤起 团结努力使能期待大的效果。E、业务指示的再强调 强调公告或传闻事项的要点详细说明务使重视且彻底执行。,十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理,13-3检讨过去策励当前A、昨日各种缺乏之检讨。B、有效对策的提出。C、今天的工作重点。D、今天的注意事项。E、工作分配、工作支援。F、问题咨询解答。G、各就各位全力以赴。,十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理,13-4 朝会与公司内举行的运动密切结合A、TQC运动诉说TQC的真正目的。B、安全运动工作安全是有各种小小

13、的注意累积而成。C、提案改善制度为何提案少，大家一起来想。D、降低成本运动降低成本的最终结果是为了自己本身。E、整理整顿5S运动不要因为不得已而做。,十三、管理干部如何善用朝会做好现场管理,14-1 齐唱公司歌。14-2 朗诵公司、创立宗旨经营方针经营理念。14-3 齐呼口号加油、加油、加油。14-4 配合动作活动身体使精神活泼做体操。,十四、善用呼口号提升士气,15-1 朝会完了一定要反省检讨。15-2 跟催交辩事项进行过程与结果。15-3 确实执行：PLAN-计划、DO-实行、CHECK-检讨、ACTION 改善的管理循环。15-4 持之以恒永续不辍。15-5 养成习惯企业文化之塑造。,十

14、五、会后的跟催,16-1 开会准备：A、编组4-6人一组。B、选小组长。C、由小组长指定记录、发表人。D、各种文具资料准备齐全。E、座位分配妥当。16-2 选定主题：A、各组选定一个主题为开会讨论题目。B、各组不可以重复同一组题先选先采用，后选者需该主题。C、主题如下所列 人事：加班意愿低落。老员工与新员工沟通不顺畅。人员招募困难。,十六：实际演练,16-2 选定主题如下所列：生产：A、订单无法限时完成。B、生产力太低。C、生产机器当机率过高。D、制程不良率过高。E、技术不能落实。品质：A、产品品质不稳定。B、现场人员缺乏品质意识。C、退货率太高。D、品管制度未建立。交期：A、交货达成率不高。

15、B、出货交期不稳定。C、交货期过长。成本：A、呆料太多。B、制造成本太高。C、无效工时过多。业务：A、客户抱怨件数太多。B、生产销售无法配合。C、业绩无法突破。D、新产品营业额太低。E、铺货率太低。,十六：实际演练,16-3 问题原因之探讨：A、把选定之主题做特性要因图解析。B、运用脑力激荡术充分发挥脑力资料。C、圈选4-6项要因。D、作完整之记录。,最后，请用黑色粗签字笔圈选46项重要要因,为何,十六：实际演练,16-4 针对重要原因下对策：A、将圈选之要因一一列出。B、再做原因细分。C、各项要因下对策。,十六：实际演练,16-5 分组报告：A、将讨论成果整理；B、将讨论成果影印在投影片上。C、各组派代表上台发表报告。D、交流。16-6 各组讲评、评分。,十六：实际演练,