嘉德国际组织结构调整方案.ppt

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1、中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案,2004年1月,机密,（讨论稿）,第2页,2023/1/30,说 明,本报告以提升嘉德拍卖的管理为最终目标；本报告旨在提高嘉德拍卖公司的经营管理水平，不针对任何部门和个人。,第3页,2023/1/30,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第4页,2023/1/30,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,办公室,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力

2、资源部,股东会,各地办事处,监事会,总经理助理2,珠宝部,刊物印刷,市场拓展,技术支持,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,保卫处,总经理助理1,第5页,2023/1/30,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主管,市场拓展主管,结算员,出纳,会计,市场拓展专员,市场分析专员,客户信息专员,客户服务专员,人力资源部专员,办公室主任,设备维护,行政秘书,技术支持主管,总经理,总经理助理2,副总经理,业务主管,业务员,司机,拍照专员,总经理助

3、理1,业务秘书,在部门业务有细分的情况下才有必要设立此岗位,第6页,2023/1/30,目录,一、组织结构调整方案二、部门职责界定,第7页,2023/1/30,董事会办公室部门职责,公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作。包括：会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等 拟定董事会的有关文件,会议组织及文件起草,第8页,2023/1/30,总经理助理2岗位职责,汇总公司内部市场、行业及竞争对手的信息，并组织进行战略分析，提出战略规划方案根据公司年度战略发展目标和各业务部门的历史业绩，将公司总体目标分解至部门进行年度完成业绩的实际情况和目标业绩的差异原因综合分析，并提出调整解决方案组织制定公司年

4、度运营计划,1、公司内部管理体系建设,建议并制定公司内部管理提升方案监督实施公司管理流程和相关规章制度,2、战略分析及规划,3、协助总经理工作,协助总经理开展其他工作,第9页,2023/1/30,业务部门部门职责,1、拍品征集,2、图录制作,3、客户联系和招商活动,征集拍品，签定拍卖委托合同负责拍品的筛选，必要时组织专家会审,制作图录版式、文字标注及英文翻译提出拍品照片要求，并协助市场部刊物编印安排拍品拍照时间校对图录样稿,就合同更改及其他事宜与卖方协商联系拍卖会前的招商活动,第10页,2023/1/30,业务部门部门职责（续）,向办公室和人力资源部提供有关拍卖会现场布展、人力等方面的需求并对

5、最终方案进行确认配合市场部需要，选择相关拍品图片和撰写媒体报道稿件配合财务部拍卖结算进行催款工作对市场部的招商活动及广告提出建议并配合实施,5、协助性工作,电脑录入拍品合同负责本部门名片库的更新维护及时填写拍品报损表，并根据不同情况按规定上报并进行处理,4、业务信息收集,第11页,2023/1/30,人力资源部部门职责,1、人力资源规划,2、培训工作,根据公司年度战略发展规划制定年度人力资源规划预算和培训预算制定公司的年度招聘计划，并组织实施岗位招聘、安排面试和考核工作；进行对员工试用、转正、定级、晋级的审查、登记和统计；办理员工辞退和离职手续建立公司人才储备库，包括正式员工、临时员工的储备根

6、据公司和各业务部门的需求，组织调配临时工作人员，其中包括翻译、外部专家等各种专业人才负责拍卖师的工作组织和管理,根据员工需求和公司预算制定公司年度培训计划，并组织实施组织安排新员工入职培训组织安排其他培训活动,第12页,2023/1/30,人力资源部部门职责（续）,负责工资奖金的核算负责人事档案和人事调动的管理，签订并管理员工劳动合同负责处理公司各部门发生的重大劳动纠纷负责出国人员的申报等工作关于劳动管理、工资管理等方面的统计工作负责员工社会保险和公积金的办理,3、考核激励,4、人事服务,负责制定公司的薪酬体系，包括建立健全公司的各项福利制度负责制定公司的激励机制，包括奖惩制度负责组织实施对公

7、司员工的选拔、任免和绩效考核工作负责员工职业生涯规划的制定,第13页,2023/1/30,财务部部门职责（一）：财务管理,定期编写财务分析报告，分析公司经营状况、资金使用情况、费用成本状况等方面内容,1、预算管理,2、财务分析,3、投融资,根据公司年度战略发展目标，制定公司详细预算参与制定公司年度计划定期编制公司预算执行情况阶段分析报告，并根据具体情况对公司预算予以调整协助公司领导进行预算执行情况差异分析和确定解决方案,拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效、合理地分配、使用公司资金进行投资机会分析，协助投资决策,第14页,2023/1/30,财务部部门职责（二）：日常会计管理,负责公司日常账

8、务管理、会计凭证的制作等工作编制公司财务报表日常费用报销采购合同管理,1、日常帐务,2、保险,3、公司资产及税务管理,负责拍品的保险及索赔事宜，并每月制作拍品报损统计表负责公司其他财产的保险事宜,会同相关部门定期组织对公司资产的盘点工作，保证账物相符负责公司资产的报废处置计算并缴纳各项税费,第15页,2023/1/30,财务部部门职责（二）：日常会计管理（续）,4、客户信用管理,组织制定客户信用标准，并及时修订更新客户信用分类名单定期对重点客户进行资信调查，对异常状况提出预警报告,第16页,2023/1/30,财务部部门职责（三）：拍卖结算,负责拍卖会交易的结算工作，包括买方结算和卖方结算确认

9、并组织打印、发送买方及卖方结算通知单负责竞投牌押金的收取、退还以及竞投牌的发放和回收工作,1、结算工作,2、合同管理,3、收付款协调,审查拍卖委托合同，确保合同的填写和卖方佣金浮动幅度符合公司规定负责合同的发放登记、收回及保管,每次拍卖会结束后，按期制作买方结算状况统计表并交至总经理、副总经理和各业务部门每次拍卖会结束后，按期组织收付款协调会并讨论处理方案每季度统计客户交付款状况,第17页,2023/1/30,财务部部门职责（四）：采购价格审核,参与公司主要支出项目的合同谈判，包括与印刷厂、展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社、定点饭店餐厅等的合同谈判收集了解所需采购物品的市场价格状

10、况，定期制作与公司支出相关的询价表审核采购价格,第18页,2023/1/30,市场部部门职责（一）：市场拓展,1、市场信息收集及分析,2、市场推广及公关活动,根据客户信息数据库资料，分析整理客户购买兴趣等特点并定期形成客户分析报告定期制作市场分析报告，包括对潜在客户群特征、竞争对手动态、拍卖行业动态等市场信息的分析收集、汇总并分析新业务市场信息收集、汇总并分析潜在客户需求信息新闻媒体反馈信息收集,建议、策划并组织各种公共关系活动选择、建立与媒体之间的关系撰写、组织媒体报道文章和组织安排采访等活动建议、策划并组织艺术品鉴赏讲座等各种品牌宣传及市场推广活动建议、策划并组织外地巡展等拍卖会前招商活动

11、,第19页,2023/1/30,市场部部门职责（一）：市场拓展（续）,根据公司年度预算和战略发展需要，制定年度广告预算及计划负责组织品牌宣传广告的策划及实施负责组织与拍卖会相关的各种广告的策划及实施,3、广告宣传,4、公司形象维护,参与拍卖会布展设计等与公司公众形象相关的活动组织嘉德通讯等公司刊物所需报道的编写，并对稿件进行审核负责组织实施公司网站的版面设计和更新负责与公司形象相关载体的设计和维护,第20页,2023/1/30,市场部部门职责（二）：刊物编印,制定年度刊物印刷计划和预算根据公司印刷要求选择印刷厂，并与财务部共同进行合同谈判并签订印刷合同综合公司各方面需求和预算确定图录及其它刊物

12、的印刷数量组织图录、嘉德通讯等公司刊物的样稿校对负责图录、嘉德通讯等公司刊物的印刷工作负责公司其他印刷品的制作负责安排和组织各业务部门的拍品拍照工作,公司图录、刊物等资料的编印工作,第21页,2023/1/30,市场部部门职责（三）：客户服务,1、客户接待及服务,回答和接待一般性的客户咨询，包括一般性的拍品咨询、拍卖会信息咨询和公司信息咨询等向买方、卖方和相关方面寄送图录、拍卖会成交价格单、嘉德通讯等资料负责委托竞投的工作应客户要求，协助库房进行拍品的包装和运输等工作协助其他部门进行竞投登记等拍卖会现场的咨询及服务工作,2、客户通知及信息反馈,告知客户拍卖会变更、公司变化等信息在拍品筛选结束后

13、，通知卖方拍品处理情况在拍卖会结束后，通知卖方有关拍品的交易情况记录、汇总客户信息反馈，针对不同性质的信息反馈按公司规定进行处理；并每月制定客户信息反馈处理统计表,第22页,2023/1/30,市场部部门职责（三）：客户服务（续）,客户名片库信息录入、整理、更新和维护,3、客户信息管理,4、协助其他部门工作,协助财务部打印、发送买方及卖方结算通知单,第23页,2023/1/30,各地办事处职责,负责拍品的临时保管和转运负责公司内部及客户的接待服务,2、拍品征集,1、市场拓展,3、接待联络,拍品的初级鉴定协助业务人员进行当地及周边地区的拍品征集,拓展拍品征集渠道及其信息来源渠道收集潜在客户信息，

14、建议并组织当地及周边地区的市场及公关活动协助市场部在当地及周边地区的市场活动协助市场部和当地的广告媒体联络,第24页,2023/1/30,办公室部门职责,根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管,1、会务管理,2、拍卖会组织及报批工作,根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间负责拍卖会的组织协调工作并组织实施负责拍卖会的报批和拍品审签工作签订与展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社和定点饭店餐厅等的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作,第25页,2023/1/30,

15、办公室部门职责（续）,3、公司日常运作支持,采购、入账登记、管理公司日常办公用品负责公司行政档案及相关资料的管理负责拍品库房管理负责公司办公设备的日常维护负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作建议并组织公司内部活动负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作负责公司的接待工作负责公司的车辆管理工作,第26页,2023/1/30,法律事务室职责,负责起草、审核公司所需的各种法律文件审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性对长期欠款的客户进行催款，并提出警告负责对公司员工进行加强法律意识的培训在出现突发事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施处理公司其他法律事务,第2

16、7页,2023/1/30,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第28页,2023/1/30,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,综合管理部,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力资源部,股东会,各地办事处,监事会,珠宝部,刊物印刷,市场拓展,技术支持,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,总经理办公室,保卫处,将原来的办公室拆成总经理办公室和综合管理部,总经理助理2,总经

17、理助理1,第29页,2023/1/30,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主管,市场拓展主管,结算员,出纳,会计,市场拓展专员,市场分析专员,客户信息专员,客户服务专员,人力资源部专员,综合管理部经理,设备维护,行政秘书,技术支持主管,总经理,副总经理,司机,办公室主任,拍照专员,总经理助理2,总经理助理1,业务主管,业务员,业务秘书,第30页,2023/1/30,总经理办公室部门职责,负责公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作，包括会议通知、会议记录

18、、会议相关材料的准备等 拟定董事会的有关文件负责公司年度总结或阶段小结报告负责起草公司所需的各种文书,1、协助公司领导的工作,3、公司内部管理建设工作,根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管,2、会务管理,建立完善公司各项规章制度并协助总经理助理监督实施负责公司行政档案管理建立并负责管理公司档案资料室,第31页,2023/1/30,总经理办公室部门职责（续）,4、法律事务,负责起草、审核公司所需的各种法律文件审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性对长期欠款的客户进行催款，并提出警告负责对公司员工进行加强法律意识的培训在出现突发

19、事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施处理公司其他法律事务,第32页,2023/1/30,综合管理部部门职责,1、拍卖会组织及报批工作,根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间负责拍卖会的组织协调工作并组织实施负责拍卖会的报批工作签订与展览公司的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作,第33页,2023/1/30,综合管理部部门职责（续）,2、公司日常运作支持,根据公司员工使用需求，组织进行IT信息系统的使用功能调整、改变和升级采购、入账登记、管理公司日常办公用品负责拍品库房管理负责公司办公设备（包括I

20、T信息系统硬件）的日常维护负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作建议并组织公司内部活动负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作负责公司的接待工作,第34页,2023/1/30,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第35页,2023/1/30,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,综合管理部,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力资源部,股东会,各地办事处,监事会,珠宝部,刊物印刷,市场拓展

21、,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,总经理办公室,保卫处,新成立知识管理部,总经理助理2,总经理助理1,知识管理部,技术支持,信息分析,研究开发,第36页,2023/1/30,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主管,市场拓展主管,结算员,出纳,会计,市场拓展专员,市场分析专员,客户信息专员,客户服务专员,人力资源部专员,综合管理部经理,设备维护,行政秘书,总经理,副总经理,司机,办公室主任,拍照专员,总经理助理2,总经理助理1,业务主

22、管,业务员,业务秘书,知识管理部经理,技术支持主管,信息分析,业务专家,第37页,2023/1/30,知识管理部部门职责（一）：研究开发,由业务专家进行组织对相关艺术品和古董鉴别鉴赏的经验总结和专业研究并形成研究报告,1、专业研究,2、建设外部专家支持系统,3、业务支持及人才培训,由业务专家协助业务部门鉴定重要拍品、收集整理相关历史背景资料并予以考证由业务专家培训业务人员由业务专家进行经验介绍由业务专家编制公司内部专业培训材料,在办公室的协助下，由业务专家与国内外博物馆、考古机构、相关专业高等院校等专业机构建立固定的专业研究联系由业务专家组织进行与国内外博物馆、考古机构、相关专业高等院校等专业机构的学术交流,第38页,2023/1/30,知识管理部部门职责（二）：信息分析,根据拍品成交记录，分析整理拍品市场行情，并定期形成拍品成交价分析报告收集并分类整理与图录标注相关的背景资料,第39页,2023/1/30,知识管理部部门职责（三）：IT技术支持,将知识管理部研究成果及时纳入为可供公司员工共享的知识管理系统根据公司规定，设立查询修改权限根据公司员工使用需求，组织进行知识管理系统的使用功能调整、改变和升级建设并管理公司内部专业书籍的电子目录查询系统,1、知识管理体系建设,2、公司IT系统维护,维护公司IT系统,第40页,2023/1/30,