会计电算化应用.ppt

《会计电算化应用.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计电算化应用.ppt（100页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、模块七 会计电算化应用,任务一 初始设置 任务二 凭证处理 任务三 账簿管理 任务四 期末处理,任务驱动,知识点账套的设置币别、会计科目和辅助核算等初始设置初始余额的录入技能点能够正确建立账套，进行辅助核算的设置和初始余额的失算平衡,模块七,任务一 初始设置,模块七,任务一 初始设置,建立账套，成功科技有限公司准备2008年1月使用财务软件进行会计电算化。成功科技有限公司为了进行会计电算化，购买了一套金蝶KIS7.5sp2版财务软件。该公司的行业属性是企业会计制度，应用模式采用标准模式，记账本位币采用人民币，会计期间采用自然月份。科技部张三与财务部李四和王五负责企业的电算化的前期准备工作。,模

2、块七,任务一 初始设置,初始设置，公司有外币核算，采用固定汇率，核算项目主要包括部门，人员，往来单位，会计科目的设置等,任务一 初始设置,初始余额的录入，在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账的本年累计发生额及期初余额。输入固定资产有关原值、累计折旧等数据的累计收入、累计发出、结余资料。,建立账套,初始设置,模块七,任务一 初始设置,初始余额的录入,模块七,任务一 初始设置,会计电算化的应用流程财务软件的初始设置日常会计业务处理月末处理,任务一 初始设置,会计电算化的设施过程制定会计信息系统实施计划配备计算机硬件和系统软件配置财务软件培训会计信息系统应用人员建立管理制度新旧

3、系统转换会计信息系统的实施咨询,模块七,任务一 初始设置,一、制定会计信息系统实施计划在会计信息系统具体实施过程中,必须制定一个详细的实施计划，对在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行,有利于合理安排人力、财力和物力,有利于会计电算化工作的实施与检查。,模块七,任务一 初始设置,二、配备计算机硬件和系统软件会计信息系统应用初期或核算简单的小型企事业可选用单机结构；会计业务量大、地理分布集中的大中型企事业单位可选用多用户结构；中小型企事业单位，待会计信息系统应用工作深入后，可沿用文件服务器（FS）网络结构；大型企事业单位可逐步建立客户机/服务器（C/S）网

4、络结构直至浏览器/Web服务器（B/S）网络体系。高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器（B/S）网络体系是会计信息系统比较理想的硬件结构。,模块七,任务一初始设置,三、配置财务软件财务软件的来源主要有通用商品化财务软件、定点开发（包括本单位自行开发、委托其他单位开发、联合开发）、通用与定点开发财务软件相结合三种渠道。通用财务软件与定点开发财务软件相结合是指：对于通用性比较好的部分模块，一般使用商品化财务软件，对于本单位特殊要求的核算和管理功能，在商品化财务软件不能满足的情况下自行开发，然后利用商品化财务软件提供的接口，将其连接起来。,模块七,任务一 基础设置,(2)大中型企业、事业

5、单位会计业务一般都有其特殊要求，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要，选择定点开发方式，以满足本单位的特殊要求。(3)一般地，大中型企事业单位待会计电算化工作深入后，通用财务软件不能完全满足其各种特殊的核算与管理要求时，可根据实际工作需要结合通用财务软件定点开发部分配套的模块。选择通用财务软件与定点开发财务软件相结合的方式。,模块七,任务一 基础设置,2.商品化财务软件的选择商品化财务软件是指经过评审通过的用于在市场销售的通用财务软件。商品化财务软件一般具有通用性、合法性和安全性等特点。选择通用商品化财务软件是企业实现会计电算化的一条捷径，是采用最多的一种方式。采用商品化财务

6、软件的优点：见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求；二是对会计人员要求较高，否则会计人员会感到使用不便。,模块七,任务一 基础设置,四、培训会计信息系统应用人员企事业单位会计信息系统应用人员的培训可分为初级、中级、高级三个层次:(1)大部分会计人员要通过初级培训，掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能。(2)一部分会计人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对财务软件进行参数设置，以及对会计核算信息进行简单地分析和利用。(3)一少部分会计人员要通过高级培训，能够进行财务软件的分析和设计。,模块七,任务一 基础设置,五、建立管理制度

7、1.建立岗位责任制会计信息系统应用工作的岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。两者可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。,模块七,任务一 基础设置,2.操作管理制度和硬件软件维护制度(1)操作权限。主要内容：电算主管一般具有最高的权限；软件操作人员应严格按照特定的权限进行操作，凭证输入人员和审核记账人员不能是同一人；电算维护人员必须按有关的维护规定进行操作，除了系统维护员之外，其他人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；软件开发人员、专职电算维护员和档案保管员不允许进行系统性的操作。,模块七,任务一 基础设置,2.操作管

8、理制度和硬件软件维护制度(2)操作规程。主要内容：操作员在上机操作前后，应进行登记，填写姓名、上机时间和操作内容；操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露；操作人员必须严格按操作权限、操作步骤和方法进行操作，不得擅自上机操作；每次上机完毕，应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。(3)硬件和软件维护制度。主要内容：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。,模块七,任务一 基础设置,3.会计档案管理制度 会计信息系统应用后会计档案分为采用磁盘、光盘等介质存储和纸介质存储两种形式。可采取以一种形式为主另一种形式为辅

9、或者两种形式并重的方法管理，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。,模块七,任务一 基础设置,3.会计档案管理制度对档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；重要会计档案要备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同建筑物内；会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密，不得外借和拿出单位。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据具有不可见性，要定期进行检查，定期进行复制，防止磁性介质损坏。,模块七,任务一 基础设置,六、新旧系统转换1.数据转换 整理手工会计业务数据。建立会计科目体系 统一证、账、表的格式。规定操作过程和核算方法。,模块七,任务一 基

10、础设置,2.新旧系统并行新旧系统并行是指系统转换过程中，新系统与旧系统同时进行会计业务处理的过程。主要任务：一是检验两种方式下核算结果一致性；二是检查新系统是否充分满足要求；三是完善各项信息化管理制度。并行期间还要适当安排好实施进度、定期检查、及时总结，如果实施效果不理想，应向软件公司或有关方面的专家咨询，修订实施方案。及时发现解决问题，缩短并行时间。,模块七,任务一 基础设置,2.新旧系统并行 并行起始时间应放在年初或季初等特殊会计时期，并行时间长度为三个月。并行阶段，通过两种方式下的数据对比，主要检查各种核算方法的正确性、检验会计科目体系的正确性和完整性、考查操作熟练程度、纠正业务处理流程

11、错误。并行期间的会计档案应以手工方式下会计档案为主，计算机的会计档案为辅。如果计算机与手工核算结果不一致，要查明原因，纠正错误,模块七,任务一 基础设置,七、会计信息系统的实施咨询对于一般的小型财务软件，软件开发、经销、技术支持与运行维护一般可以由软件开发商完成，而对于大型财务及企业管理软件而言，软件开发和经销一般由软件开发商完成，而软件实施、技术支持与运行维护则需要一支专业化管理咨询服务机构来承担，由他们为企业应用大型管理提供专业化咨询服务。这是大型财务及企业管理软件实施过程的复杂性所要求的，它符合现代产业发展分工细化的原则，是国外企业管理软件发展的成功经验。,模块七,1.建立账套,2.初始

12、设置,3.初始数据录入,任务一 基础设置,模块七,任务一 基础设置,任务一建立账套账套文件名：创新科技 账套名称：创新科技股份有限公司 行业属性：企业会计制度 应用模式：标准模式 记账本位币人民币 科目级别：6-4-2-2-2-2-2 会计期间：自然月份 启用期间：2009年1月,模块七,任务一 基础设置,账套是会计电算化系统中的一组相互关联的数据。每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，把这样一种完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。,模块七,任务一 基础设置,账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，

13、所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。,模块七,任务一 基础设置,金蝶KIS7.5sp2版软件提供了强大的多种外币核算功能，根据财务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算。因此，在账套中必须指定一种货币作为记账本位币，其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。金蝶KIS7.5sp2中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法，并且记账汇率可与凭证期间保持一致，能满足操作员对于外币核算的不同要求。,模块七,任务一 基础设置,金蝶KIS7.5sp2中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。其中，科目编码的最大级别数为6级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字

14、符构成，最大40个字符或20个汉字。金蝶KIS7.5sp2的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目如无下级科目，则该级科目为最明细级科目。例如：“101银行存款”为一级科目，“10101工行”为二级科目，“1010101人民币”等则是最明细级科目，以此类推。,模块七,任务一 基础设置,按照会计准则的要求，会计核算必须分会计期间进行。金蝶KIS7.5sp2能满足操作员任何会计分期的需求，操作员可以按照自然年度的自然月份划分会计期间，也可以将自然年度划分为12个以上或以下的会计期间，还可以根据自己企业的需要自定义任意的会计期间等。因此，在建账前，企业需

15、要了解自身的财务核算采用的是哪一种会计分期，以及准备从哪一个会计期间开始启用金蝶KIS7.5sp2来处理账务数据。,模块七,任务一 基础设置,任务一 初始设置设置会计科目设置凭证类别其他设置,模块七,任务一 基础设置,一、设置会计科目1.设置会计科目的原则(1)会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。(2)会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。(3)会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。,模块七,任务一 基础设置,(4)会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除、不能直接增设下一级明细科目。(5)设置会计科目要考虑到与其他子系统的衔接。,模块七,任务一 基

16、础设置,2.设置会计科目的主要项目(1)会计科目编码。(2)会计科目名称，是指会计科目的汉字名称。(3)科目类型，即按会计科目性质对会计科目进行划分。(4)账页格式，即根据会计核算的需要规定每个科目的会计账页格式。(5)辅助账设置。,模块七,任务一 基础设置,现金和银行存款科目科目代码科目名称币别核算期末调汇1001现金100101人民币否否100102美元单一外币（美元）是1002银行存款100201建行高区分行121否否100202建行高区分行125单一外币（美元）是,模块七,任务一 基础设置,往来科目科目代码科目名称辅助核算核算项目1131应收账款单一核算项目往来单位（勾选往来业务算）2

17、121应付账款单一核算项目往来单位（勾选往来业务算）,模块七,任务一 基础设置,存货科目科目代码科目名称核算项目单位121101A材料数量金额辅助核算千克121102B材料数量金额辅助核算千克,模块七,任务一 基础设置,其他科目科目代码科目名称科目代码科目名称1501固定资产5502管理费用150101办公设备550201水电费150102机械设备550202差旅费150103运输类550203折旧4105制造费用550204办公费410501水电费550205工资410502折旧5204资产减值损失,模块七,任务一 基础设置,科目增加会计科目必须由上级至下级逐级增加。即必须首先增加上级科目，

18、只有上级科目存在才能增加下级科目，否则系统会提示上级科目不存在。由于会计科目的级别编码完全按照在新建账套时所设长度限制，因此操作员在进行科目编码时要符合所设定的各级长度。科目代码 是整个系统处理的核心内容，系统的全部账务系统的处理都是围绕着会计科目来进行的。会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了。会计科目编码允许最大长度为15个字符，建议您使用数字字符进行，其各级编码的长度要符合新建账套时所设置的值。助记码 帮助记忆会计科目的编码。允许长度为8个字符。在录入凭证时，为了提高会计科目录入的速度可以用助记码帮助科目录入。例如：将“库存现金”科目的助记码输为“xj”，则在输入

19、库存现金科目时输入“xj”，系统将会自动找到“库存现金”科目，以加快凭证处理速度。,模块七,任务一 基础设置,余额方向余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如：如果您将“库存现金”科目的余额方向改为“贷方”，则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。因此在新增科目时应注意这一点，尤其在自定义报表中取出数值反向后可重点检查该项选择。,模块七,任务一 基础设置,币别核算指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择。系统在处理核算外币

20、的会计科目时，会自动默认操作员在“货币处理”功能中输入的汇率，操作员可以根据企业的实际情况进行修改。不核算外币单选按钮：不进行外币核算，只核算本位币。核算所有外币单选按钮：对本账套中设定的所有货币进行核算。在处理到该科目时系统默认核算本位币，您可以选择其他币种进行核算。核算单一外币单选按钮：只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币，要求选择一种进行核算的外币的名称。期末调汇复选框：若进行外币核算，确定是否在期末进行汇率调整。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。一般核算设计外币科目要进行此项设置。,模块七,任务一 基础设置,核算项目职员类别选参与工资核算往来单

21、位部门职员代码名称代码名称代码姓名部门1001深圳科林01总经办01总经办1002东莞丽明02财务部02白雪公主财务部1003济南天龙03销售部03一休财务部1004北京白天鹅04采购部04猪八戒销售部2001威海大屋05人事部05机器猫采购部2002青岛飞达06运输部06美人鱼人事部2003北京新世界07生产部07大黄蜂运输部08品管部08豌豆公主品管部09沙僧生产部10柯南生产部职务管理人员管理人员管理人员销售员工一般员工管理人员一般员工一般员工生产人员生产人员,模块七,任务一 基础设置,辅助核算这是会计科目的一个延伸，可以选择单一核算项目，也可以选择多核算项目。核算项目名称就是在核算项目

22、中输入的核算类别名。如果选择单一核算项目类别则此类别下的所有核算项目都可参与该科目的核算。如果选择多核算项目辅助核算时，可同时选择其下的“往来单位”“部门”“职员”选项。需要注意的是当选择多核算项目后，再选择核算项目时，只能选择自定义核算项目类别。,模块七,任务一 基础设置,输入期初余额“期初余额”功能包括两个方面，一方面输入科目期初余额，即用于年初输入余额或调整余额；另一方面核对期初余额，并进行试算平衡。,模块七,任务一 基础设置,科目期初余额科目代码科目名称期初借方期初贷方1001现金 5,000.00100101人民币 5,000.001002银行存款1,200,000.00 10020

23、1建行高区分行121 800,000.00100202建行高区分行125$50,000.001101交易性金融资产200,000.001111应收票据20,000.001131应收账款 150,000.001141坏账准备 3,000.00 1211原材料 620,000.001243库存商品 460,000.001261委托代销商品 20,000.001401长期股权投资 160,000.00140101股票投资160,000.001501固定资产 720,000.001502累计折旧 24,000.00 1603在建工程 220,000.001801无形资产 60,000.002101短期

24、借款 250,000.00 2111应付票据 60,000.00 2121应付账款 620,000.00 2131预收账款 58,000.00 2141代销商品款 20,000.00 2301长期借款 750,000.00 3101股本 2,000,000.00 3141利润分配50,000.00314115未分配利润50,000.00,模块七,任务一 基础设置,确定方向输入余额当第一次使用总账系统时，首先应将原系统的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。输入的内容主要包括余额方向和余额。其主要要求如下：输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可

25、用“”符号表示。,模块七,任务一 基础设置,只需要录入一级和最低级科目的余额，中间级科目的余额系统自动计算,以便于检查上下级科目余额是否相符。如果年中某月开始建账，需要输入年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额。例如，假设为7月份建账，需录入7月初的期初余额以及1-6月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。,模块七,任务一 基础设置,在录入期初余额时，如果某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初余额。如部门核算科目应录入期初部门核算余额。又如，某科目为数量核算，系统会自动要求录入期初数量余额。但是，在输入余额和方向时,不能对科目进行增、删、改的操作。

26、如要增、删、改科目必须在设置会计科目功能中进行,模块七,任务一 基础设置,启用账套时，系统会自动进行总账数据的平衡校验以及固定资产数据与总账数据勾稽平衡的检查。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会出现提示信息，提示操作员修改有关错误，您在修改完成之后再重新执行“启用账套”功能。,模块七,知识点凭证录入和凭证审核凭证检查和凭证记账凭证查询、修改和删除技能点能够正确进行凭证录入、审核、查询、修改和删除,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,1月12日在建设银行提取现金1 000元。1月15日购买办公用品500元，以现金支

27、付。1月20日用现金支付销售费用600元。1月21日收到投资款500000元存入建行,模块七,凭证录入,凭证审核和记账,模块七,任务二 凭证处理,凭证查询、修改和删除,任务二 凭证处理,以张三的名义登陆，对本月发生的经济业务进行凭证录入,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,以李四本月发生的日常业务进行审核、记账,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,日期可通过上下箭头进行修改，也可手工直接录入；或者双击鼠标，弹出日历进行选择。需要注意的

28、是：凭证录入的日期一定大于等于系统当前期间。如果录入的日期小于当前期间，系统不允许保存凭证。,模块七,任务二 凭证处理,摘要可手工输入，也可通过按键盘的F7键，通过弹出的摘要库窗口中提取。在F7调出界面中，操作员还可以对凭证库进行维护，增加相应的摘要类别，输入具体的摘要。,模块七,任务二 凭证处理,会计科目的录入有3种方式：一，输入科目代码回车，系统自动弹出科目名称；二，可输入科目的助记码，系统自动弹出科目代码及科目名称；三，可通过按F7键或上方的获取按钮进行获取。,模块七,任务二 凭证处理,分别在“内容”“比较关系”“比较值”列选择或填值，接着可继续输入类似条件，并且在最左边选项窗口选择且或

29、或。同时，操作员还可以选择“已过账”“未过账”和“全部”三选项中之一，“审核”“已审核”和“全部”三选项中之一。在“会计分录序时簿”窗口中，操作员可以进行增加、修改、审核、查看、删除凭证和凭证打印的操作，也可以查找或复制记账凭证。,模块七,任务二 凭证处理,以张三的名义登陆，对本月发生的经济业务进行查询,模块七,任务二 凭证处理,模块七,任务二 凭证处理,在“会计分录序时簿”窗口中，操作员可以进行增加、修改、审核、查看、删除凭证和凭证打印的操作，也可以查找或复制记账凭证。,模块七,知识点账簿的查询账簿的输出和打印技能点能够熟练地进行各种账表的查询,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,本

30、月总账查询本月试算平衡表查询本月科目余额表查询各种明细账查询各类辅助账查询,模块七,总账查询及管理,明细账查询及管理,模块七,任务三 账簿管理,辅助账查询及管理,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,模块七,任务三 账簿管理,会计期间：选择要查询的总账会计期间的范围，可以为一个期间，也可以为多个期间。科目级别：选择要查询到哪一级会计科目的总账数据。包括核算项目：若选择此选项，则在输出总账数据时，会将科目下设的核算项目数据一并输出。币别：在这个选项中可以选择不同币别输出总账数据，系统提供了本位币、外币、综合本位币

31、等币别选项。会计科目范围：选择总账输出的会计科目范围，可以直接输入起始和终止的会计科目的代码，或用会计科目窗口边的获取按钮从会计科目代码表中获取科目代码。无发生额不显示：若选择此项，则在输出总账时，对无发生额的记录不显示。,模块七,知识点汇兑损益结转期间损益结转月末结账技能点能够正确进行汇兑损益和期间损益的结转，并能正确地进行月末结账,模块七,任务四 期末处理,任务四 期末处理,在2009年1月底，会计张三要对当月的账目进行电算化期末业务处理。以下列经济业务为例：根据本期应付职工薪酬的14%计提福利费，并把计提的福利费转入到“管理费用福利费”科目中。,模块七,自动转账,自动结转损益,模块七,任

32、务四 期末处理,月末结账,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,模块七,任务四 期末处理,自动转账名称：可以手工输入，也可以选择。转账期间：系统自动为1-12，表示每个期间都可以按照此设置进行自动转账，也可以根据企业需要进行修改。凭证字：在下拉菜单中进行选择。摘要：同凭证输入方式相同，F7选择或手工输入。会计科目：与凭证输入方式相同，F7选择或手工输入；公式可以通过公式向导输入。,模块七,任务四 期末处理,向导可以引导有关损益处理的过程，如果不想进行损益结转，可单击“取消”按钮，系统将

33、放弃自动结转损益。,模块七,任务四 期末处理,系统在过账之前要对账务处理进行检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。,模块七,任务四 期末处理,系统在进行结账之前，还要检查“期末调汇”、“结转损益”、“出纳轧账”以及“计提折旧”四项处理事项是否已经完成。如果其中有一件事项未完成，则系统会提示操作员还有哪些事项没有完成，要求确认是否要继续结账。,模块七,任务四 期末处理,在此对话框中，系统提示注意事项，要求应当将所有的凭证都过账之后再执行此功能；否则，结转的损益数额可能会不正确。如果不想此时结转损益，单击“取消”按钮即放弃自动结转损益处理。,模块七,