XX大学各类档案材料归档范围及保管期限表.docx
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1、XX大学各类档案材料归档范围及保管期限表为使我校档案管理工作逐步走向科学化、标准化、规范化,有效地提供档案材料为我校各项工作服务。现依据国家教育部发布的高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范,将我校各类文件材料归档范围及保管期限制定如下:一、校长办公室类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件永久2全校性的规章制度153学校年度、学年工作计划、报告、总结永久4校长办公会会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件507校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿308本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会
2、文件材料3011本校向上级的请示及其批复3012本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)3013有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记等永久18校史工作材料永久19校友工作材料3020校庆工作材料3021群众来信来访文件材料15/522简报、信息、动态1523各部门、各学院给本校的来文524各部门、各学院工作计划、总结、报告3025各部门、各学院开展各种学术活动的文件1526各部门、各学院与国内单位协作的材料3027各部门、各学院统计年报及重要材料5028本校有关档案工作的文件1529档案工作计划
3、、总结、请示、报告、批复1530档案工作发展规划、统计及统计年报50二、党办序号类目名称保管期限1党总支会议记录、党组成员的述职报告永久2党总支年度各项工作计划、总结永久3党组织关系介绍信及存根154党组向上级党组织的请示、报告及批复文件505(1)重要的505(2)一般的156党组制定的各项制度、规定、办法157党组织工作统计年报及党费收缴作用情况统计表508党组工作简报、大事记159本校党代会文件材料永久(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等。
4、50提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、(2)小组会议记录等。5参考文件:工作人员名单;工作证;代表证、列席永久(3)证及选票式样。永久党组扩大会、支部书记会纪要、决议及会议讨论的永久10文件党总支发布决定、办法、指示、批转、通报和通知3011党总支负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召30开会议发言稿1512重要的群众来信来访及处理材料15支部建设、支部书记任免50党总支形成的典型经验会议材料5013党支部开展各项活动的文件、材料永久14本校对党员的奖励、处分决定,申诉检举材料1515党总支在其他各项政治活动中形成的文件材料永久16重要的3017一般的永久本校对党员的处分决定,申诉
5、检举材料统计表等永久18总支、支部改选报告、审批材料3019总支、支部委员名册(1)党员名册3019关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员50(2)退党的文件材料3020发展新党员、预备党员转正的名册组织工作的重要统计报表教职工政治思想工作动态及调查材料三、团委序号类目名称保管期限1上级关于团的工作文件502本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、永久选举结果、领导讲话、大会发言和文件)3本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、永久选举结果、领导讲话、大会发言和文件)4团委年度、学期工作计划、报告、总结及规章制度15团委工作典型调查材料、优秀团员的材料155表彰和奖励先进团支部、
6、优秀团员的材料306处分团员的材料及复查材料157批准入团、离团材料及名单158团干部名单309团员名册3010团委会议记录、纪要1511学生会文件、材料1512本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料1513各分团支部的有关材料15研究生会的有关材料1514团委带头进行的重大活动的有关材料3015社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料1516会议记录、纪要5017大事记、信息、动态等15四、工会序号类目名称保管期限1上级有关工会工作的文件302工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、选举30结果、领导讲话、大会发言等文件)4表彰工会先进集
7、体个人的材料、名单505处分会员的有关材料306工会委员会会议记录、纪要157基层工会干部名册308会员名册509妇女工作材料3010家属工作材料30五、人事处序号类目名称保管期限1上级机关有关人事工作的文件502本校人事工作的规章制度303人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录304关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料158教职工动态月报159人事统计报表永久10教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久11教职工职称评定、聘任专业技术职称材料及上级3012批复(
8、按类立卷,要求附审批表)13教职工工资调整材料、名册3014教职工转正定级材料3015教职工校内调动材料1516教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、3017工资关系介绍信)18教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关3019系介绍信存根)20教职工签订劳动合同及上保险的材料5021教职工解聘、辞退、离职和出国的有关材料3022教职工商调函件3023使用临时工有关材料1524人民来信来访材料30/5六、教学类(教务处、基础部、各学院)(一)综合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料502本部门年度、学期工作计划、报告、总结153本部门会议记录、纪要154本部门大事记、信
9、息、动态等155教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久6学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议、记录、调研报告、简报、总结157教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料3089非学历教育的材料统计报表学生运动会材料15永久1511师资培养、管理工作计划、规定、总结1512教师进修计划、安排、总结1513教师工作量的规定及执行情况1514教师业务考核材料3015学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)30(二)学科与实验建设序号类目名称保管期限(三)学籍管理序号类目名称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍
10、变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)56学生处分材料307毕业生名册永久(四)课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排,校历表,课表303各系、科、专业课程试题库504典型教案、重要备课记录305教学实习、生产实习计划、总结及有关材料56社会调查、社会实践计划、总结及有关材料5(五)学位序号类目名称保管期限1上级有关学位工作文件材料502本校学位评定条例、办法及计划、总结303学位委员会会议记录、决定154学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文30(六)教材序号类目名称保管期限1自编、主编教材302各学院、各专业使用教
11、材目录503自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集304其他有保存价值的自编参考资料15(七)各学院保存教学类档案序号类目名称保管期限1本、专科生毕业论文及评审意见302课堂教学材料、课程进度表53教师任课安排、教案54优秀实习报告155本专业教学检查、调查材料及总结56教师工作量核算、登记材料15七、学生处序号类目名称保管期限1上级关于对学生工作的指示决定、规定、条例、办30法、通知、通报等2本部门大事记、信息、动态等503学生处关于学生工作向上级的请示报告及批复304(1)重要的永久4(2)一般的155本校制定的各种学生管理制度及有关规定永久6有关学生德育教育及政治思想工作形成的文件材永
12、久7料8学生处会议记录、纪要永久9学生品德记录、思想评语3010有关学生奖励和处分的材料永久11有关三好学生评定工作形成的材料5012有关奖学金和助学金使用规定及评定结果3013有关学生社会调查等活动的计划、总结15有关学生党团支部和学生会的组织情况及班主任514配备形成的材料15有关学生工作的各类统计报表(年度以上的)永久16在校学生名单及毕业生通讯录永久17学生工作简报1518学生处年度、学期工作计划、总结、报告、安排1519上级有关学生思想政治工作的文件3020本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久21学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久22学生思想政治工作典型调查材料
13、和统计5023关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件30各学院对学生政治工作人员名单50八、招生就业办公室序号类目名称保管期限1本部门上级有关招生工作的文件材料302本部门招生计划、规定、生源计划153本部门新生录取材料及新生名单304招生宣传、招生工作总结55上级有关毕业分配的文件材料506毕业生工作计划、简报、总结157毕业生供需统计、计划、合同308毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久9毕业证、派遣证存根领取签收册5010毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料15九、财务处(一)综合序号类目名称保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2财务管理规定、计划、总结、请示、批复等153本部门大事记
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