常用行政机关公文写作资料课件.ppt

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1、常用行政 公文写作,2023/1/25,1,常用行政公文，是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常行政事务时常用的文书。具有实用性、事务性、格式化等特点，是国家行政机关公文之外的处理日常事务不可缺少的常用文书。,2023/1/25,2,第一节 计划,2023/1/25,3,一、计划的概念 计划是机关、单位或个人对将要进行的工作、生产与学习提出预想的目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施所使用的应用文。,4,二、计划的特点(一)目的性：计划都和具体的工作相联系，都有明确的目的和任务。(二)预见性：计划是为完成预定的目标或工作任务所作的预想性部署和安排。在全面掌握材料的基础上，科学分析事

2、物的发展规律与趋势，提出具有先见性的目标和措施。(三)可行性：任何计划都是为配合实际工作而提出的具有前瞻性工作安排，对工作的进行有可行的指导性。根据实际需要，制订完善、合理、可行的计划是实现预期目标的前提。(四)针对性：计划总是针对具体单位、人员、工作、目标、时限提出的，具有很强的针对性。,5,三、计划的种类按针对范围分：个人计划、班组计划、单位计划、国家计划。按性质分：综合计划、专题计划。按内容分：生产计划、工作计划、学习计划、实习计划。按时间分：年度计划、季度计划、月度计划等。,6,三、计划的作用(一)减少盲目性(二)工作合理性(三)可以预先估计可能出现的新情况和问题，订出措施，取得应变的

3、主动权。,7,四、计划的结构与写法(一)标题：通常由单位、时限、计划内容和文种组成。例：北京大学2009年招生工作计划”。有时，视具体情况相应的省略单位或时限。例：“2008-2009年度教学工作计划”“红旗厂改造产品生产工艺的计划”“关于进行量化管理的计划”。未定稿的计划，可在标题下一行用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”等。,四、常用命令的结构与写法,8,(二)正文：通常有前言、主体、结语等几部分。1.前言：主要写制订计划的依据、指导思想，也有的交待情况写出目标要求。2.主体：是计划的核心部分，包括两部分。(1)任务和要求：主要写出在一定时间内要完成的工作，要达到的指标，要写明完成任务

4、的数量、质量、程度。(2)方法和措施：写明完成某项工作采取的方法、措施、具体步骤、时间分配、人力、物力、财力的安排等，要具体可行。3.结语：可以重申计划的重大意义，也可以提出注意事项或发出号召，以鼓舞士气。(三)落款：执行标准公文格式。,9,XX学校文秘专业实习计划 为了贯彻理论联系实际的教学原则，加强实践性教学，使学生通过社会实践，运用课堂学到的知识，提高应用能力，现根据教学计划，本学期安排“秘书学概论”和“应用文写作”两门学科的专业实习。一、内容与要求 了解基层单位秘书部门(办公室)的一般性工作；了解机关文秘工作的内容及处理办法；了解机关文书的制发、运转程序；根据实习情况，学习编写简报；通

5、过社会调查，写出调查报告。二、时间安排 2008年 11月14日一12月3日共3周。分两阶段，第一阶段(11月14日一26日)两周校外实习；第二阶段(11月28日一12月3日)校内实习，整理材料，写出总结和调查报告，小组交流，选出优秀者(每组每人)班上宣读。三、实习安排 实习地点及分组安排表。(略)四、组织领导与实习管理(一)由文化基础课教研室负责实习领导，由三位老师带队并担任专业辅导。(二)聘请各实习点秘书为业务指导教师，协助完成实习中的教学工作。(三)校外实习期间，内实习单位统一领导，服从实习单位作息时间表。五、实习生注意事项(略)XX大学教务处 八二八年十月十五日,第二节 规划,2023

6、/1/25,11,一、规划的概念 规划是粗线条的长远计划，通常指一个地区、一个部门、一项事业需要在较长时期完成的工作。制订部门在周密调查、测量的基础上，充分汲取有关人员的意见，经过多种方案的论证、比较后，提出若干年内的全局性部署，制订出发展远景和总目标，及实现规划的阶段与步骤。,12,二、规划的种类经济发展规划精神文明建设规划教育发展规划人才培训规划等。,13,三、规划的特点(一)全局性：规划是从总体上、全局上考虑好，对所考虑的工作必须在全面调查、了解、分析、论证的基础上作出安排，因此具有全局性。(二)方向性：制订规划必须确定今后的努力方向和奋斗目标，规划中所提出的措施和制订的步骤都要紧紧围绕

7、这个大方向、大目标。(三)长期性：规划是一种粗线条的长远计划，是用来指导一个时期的工作的，一般至少在五年以上。,14,四、规划的写法 规划的写作方法与计划相似，所不同的是，规划的写法比较原则和概括，不可能像计划那样详细、具体。规划通常由标题、正文、结尾、日期等部分组成。(一)标题：由制订机关、规划内容、文种组成。例：邮电部门普及法律知识第三个五年规划”,15,(二)正文：是规划的核心部分，主要包括指导思想、基本情况、奋斗目标，步骤及措施。在写法上通常采用分章划节的方式。如XXX省电信发展五年规划，共分：前言，指导思想，奋斗目标，任务，实现规划的对策与措施五个部分。每个部分又分为若干节。如该规划

8、的第四部分“实现规划的对策与措施”就分为如下小节：(1)狠抓技术进步，加强人才培养;(2)积极扩大国际合作，加快设备引进;(3)深化电信企业改革，增强企业活力;(4)(5),16,(三)结尾：是整个规划的收尾部分，通常是发出号召，提出要求。结尾应简短有力，起到鼓舞斗志、增强信心的作用。例：XXX十五发展规划的结尾：“十五”规划的奋斗目标是明确的，任务是光荣艰巨的。全体干部职工要立即行动起来，继续发扬不怕困难，敢于拼搏，无私奉献的精神，团结一致，努力进取，为早日实现“十五”发展规划的目标而奋斗!,17,(四)日期：即制订规划的具体日期。日期可按行政公文的格式写在结尾的右下方。凡经会议审议通过的规

9、划，应在规划的标题之下注明“X X年X月X日第X次会议通过”，并用圆括号括起。(五)应注意的问题 1.制订规划要服从全局，这是应遵循的根本原则。2.制订规划一定要实事求是，根据客观实际与可能，提出奋斗目标。3.措施必须切实可行。,18,第三节 总结,2023/1/25,19,一、总结的概念 总结是对已经完成的某一时期内或某一类项工作进行检查、回顾，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。,20,二、总结的作用(一)有利于提高工作效率：总结是对以往的工作进行全面、系统的回顾，找出经验和差距，避免在今后工作中走弯路。(二)有利于克服工作中的盲目性：通过总结，可以从过去的实践中找出规律性的东西，去掉

10、盲目性，提高自觉性。,21,三、总结的种类按内容分：工作总结、教学总结、学习总结、思想总结等。按时间分：有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。按范围分：有全国总结、部门总结；单位总结、个人总结等。按性质分：有综合性总结、专题总结等。,22,四、决定的结构与写法(一)标题1.公文式标题：一般由单位名称、期限、总结对象和文种组成。例：“北京大学2007年教学工作总结2.展现观点式标题：例：“红旗无线电厂是怎样扭亏为盈的”。,23,(二)正文 正文通常有前言、主体、结语等几部分。1.前言 一般交代具体工作的政策依据、主客观条件等背景材料，也概括介绍总结的对象、范围、目的。,24,2.主体(1)

11、取得成绩的经验：这部分是总结的主要内容，重点分析取得的成绩以及取得成绩的原因和作法，总结出带有规律性的经验。(2)存在问题和教训：工作中的主要问题和教训，要写得具体真实，以利于今后工作中改进。3.结语 结语的内容主要是对下步工作的设想、安排意见等。(三)落款：同标准公文格式。,第四节 调查报告,2023/1/25,26,一、调查报告的概念 调查报告是对某项工作、某个事件或某个问题，经过深人细致的调查后，将调查中搜集到的材料加以系统地整理，分析研究，并概括出规律和本质，提出对策与观点的书面报告。,一、决定的概念,27,二、调查报告的特点(一)典型性：调查报告是通过反映典型事例来说明问题的。在写调

12、查报告中，一般都选取典型事例，具有一定的代表性和说服力。(二)准确性：真实是调查报告的生命。调查报告中的事实必须真实准确。不能有任何虚假伪造。(三)指导性：调查报告一般都是选取典型事实，对工作都有推动和指导作用，特别是经验调查报告，就是把新经验、新典型介绍给大家，用于指导实际工作。,28,三、调查报告的种类(一)按内容来分：1.情况调查报告：这种调查报告能够系统地反映各个方面的情况，能为有关部门了解情况、研究问题、制定措施提供参考作用。2.经验调查报告：这种调查报告目的在于总结先进典型的经验，推动全面工作。3.问题调查报告：这类调查报告针对某一方面的典型问题，用确凿的事实揭露问题的严重性，以引

13、起社会或有关方面、有关部门的重视，达到解决问题的目的。,29,(二)按调查对象的性质来分 1.综合性调查报告：这种报告一般是对调查对象的全过程、全面状况进行系统调查，提炼出具有普遍意义的规律。2.专题性调查报告：是对某项具体工作或工作中的一些侧面和环节进行专门调查，有很强的针对性。,30,四、调查报告的结构与写法(一)标题 1.直述式标题：直接写出调查内容或对象，如“虚假广告何时了”。2.公文式标题：由调查对象、内容和文种组成例：关于邯郸钢铁总厂管理经验的调查报告 3.复合式标题：主、副标题结合，主标题点明调查结论或核心问题，副标题点明调查内容与对象例：改变旧体制、赢得第二春 北京市邮政局内部

14、调整增效的调查报告,31,(二)主体：1.前言：调查报告的开头，一般是用一段话概括全文写作背景、主要内容，目的是为了让读者对全文有一个总的印象。2.正文：这一部分详细叙述调查研究的具体情况、做法和经验。通过具体、全面、翔实的调查材料，发现工作中潜在的规律，得出正确的结论。3.结语：可以总结全文的主要观点，进一步深化主题；可以提出问题，引人深思；可以展望前景，给人以鼓舞；也可以提出改进工作的措施和办法。（三）落款：执行标准公文格式。,32,第五节 简报,2023/1/25,33,一、简报的概念 简报是简要工作情况报告的简称，是党政机关、企事业单位、社会团体为指导工作、沟通情况、反映问题、交流经验

15、而单独编发的一种内部公文。机关、团体、企事业单位编发的“信息”、“动态”、“情况反映”等均属于简报类。,34,二、简报的特点(一)及时性：简报是传递信息的重要方法和途径，所以，迅速、及时的反映重要信息是简报的生命力和价值的重要体现。(二)真实性：简报最基本的要求就是真实。简报是群众了解全局工作发展的参考，也是领导决策指示的重要依据。所以，简报所反映的情况必须是真实的，不能丝毫的虚构和夸张，更不能歪曲和捏造。(三)简练性：简报的一大特征就是“简”。不论是材料的选择，还是语言的表达上，都要强调简明扼要。(四)具体性：简报必须是反映实际工作中的具体问题。,35,三、简报的种类从内容上分：工作简报、会

16、议简报;从时间上分：定期和不定期的简报;从性质上分：综合简报、专题简报。,36,四、简报的结构和写法 简报由报头、正文、报尾三部分组成。(一)报头：包括简报的名称、期号、密级、编印单位、印发日期等内容，相当于报纸的报名区域。报头设计要求突出醒目，在简报首页上方占据三分之一位置。1.报名：在报头正中位置，字体最大，为了突出，往往还用套红印刷。2.期号：在报名的正下方，按出版次序号编列。3.密级：在报头的左上方，表明秘密等级。4.编印单位：在报头的左下方位置。5.印发日期：在报头的右下方位置。,37,(二)正文：一般由标题、导语、主体、结尾四部分组成。(有时也加按语)1.标题：要求以简洁的词句概括

17、全文的核心内容。2.导语：概括的叙述简报的主要内容，提出全文的中心或主要事实。3.主体：是简报的主干，它主要是反映情况、成绩，提出问题。4.结尾：重申观点，揭示意义，发出号召。(三)报尾：报尾位于简报最后一页下方。要写明发送范围和印刷份数。,38,第六节 述职报告,2023/1/25,39,一、述职报告的概念 述职报告是指各级机关、团体和企事业单位的工作人员，就自己任职期间的岗位职责执行情况进行自我总结和评估，向上级领导和群众汇报的一种文体。,40,二、述职报告的特点(一)专用性：述职报告一般是单位工作人员对自己政绩的归纳、总结，具有专用性。(二)严肃性：述职者要严格按照国家或单位统一规定的工

18、作标准做总结汇报，因此职者必须严肃认真对待，实事求是、用语准确、评价中肯。(三)简朴性：述职报告应做到文字简明扼要，观点明确，语言朴实无华。(四)自述性：述职者使用第一人称，本着对个人、组织负责的态度，采用自述的方式面对听众或读者，做恰当的自我评估。,41,三、述职报告的种类从内容上：综合性述职报告和专题性述职报告;从表达形式上：口头述职报告和书面述职报告;从述职范围上：部门述职报告和个人述职报告。,42,四、述职报告的作用(一)有利于提高述职者的自身素质：通过述职，对过去的工作进行回顾，总结经验，吸取教训，改进工作方法，以便今后更好的完成各项任务。(二)有利于考核：上级机关和群众可以根据述职

19、报告，全面掌握述职者的工作情况，对其进行考核，做出评价。(三)是现代管理的重要内容：成为组织对有关人员进行考核的重要途径。,43,五、述职报告的结构与写法(一)标题 标题有以下三种不同的写法。1.文种式：直接写“述职报告”。2.公文式：包括述职者、时间、内容、文种例：“李忠1998-1999年任局长职务的述职报告”。3.复合式：采用正副标题，正标题是对述职报告内容的概括，副标题写述职者及职务例：“思想政治工作要结合经济工作一起抓 北京邮电大学党委副书记李虎的述职报告,44,(二)署名：在标题下居中署上单位名称和述职者姓名。如果是在大会上讲，开头顶格写上称谓。(三)正文 1.前言：概括说明任职背

20、景、任职时间与任期岗位的责任、目标与实绩等内容。对工作首先做一整体评价。2.主体：具体报告职责的履行情况，要抓住任期期间的主要工作，取得的成绩、成果。3.问题：简要指出存在的问题，问题产生的原因，改进的措施。力求客观公正，实事求是。4.建议：主要写今后工作的设想、意见和建议。5.结语：一般写“以上报告，请领导和同志们批评指正”;口头述职报告一般为“述职到此，谢谢大家”等。(四)署名、日期,45,第七节 规章制度,2023/1/25,46,一、规章制度的概念 规章制度是国家机关、社会团体、企事业单位为了建立正确的工作、劳动、学习、生活秩序，依照法律、法令、政策而制订的。具体有法规性、指导性和约束

21、力的文件，它是法规、章程、制度、公约的总称。,47,二、规章制度的特点(一)约束力强：规章制度是依照法律、法令、政策制定的法规性文书，它起到某些行政法规的作用。它一经公布，对有关方面及有关人员就有强制力或约束力，必须贯彻实施，不得违反。(二)内容的具体性：规章制度是人们行动的准则，它所涉及的方方面面，都必须作出全面具体的规定。,48,(三)应用范围广：规章制度的应用范围广，党、政、军机关，企事业单位，社会团体为了保证各项工作顺利进行，保证国民经济持续、快速、健康发展，他们在各自的职责范围内制订了不少规章制度，小到一个企业的生产班组的岗位责任、安全生产、工作流程、设备维护、请假等都订立了相应的规

22、章制度，以保证工作正常进行；大到执行党和国家的各项方针、政策，都要结合本地区、部门的实际制订规章制度，以保证国家计划的完成。(四)分条款式写法：国务院办公厅发布的行政法规制定程序暂行条例中规定:“行政法规的内容用条文表达，每条可分为款、项、目，款不冠数字，项和目冠数字。法规条文较多的，可以分章，章还可以分节。”,一、决定的概念,49,三、规章制度的分类规章制度包括条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、规程、守则、须知、公约；另外，标准、准则、补充规定等也属规章制度范畴。不同的规章制度，适用不同的范围，满足不同的需要，起着不同的作用，它们的制发者也不一样。规章制度都有行动准则的意思，但它们之

23、间也存在着细微的差别。如：办法、条例、规定是比较具体的规章制度；细则是详尽而具体的规章制度；守则、规则、制度则是各级机关，企事业单位内部针对某项工作或行动制订的规章制度。,四、规章制度的结构与写法(一)标题：通常由发文单位、事由和文种组成。如中华人民共和国交通管理条例，也有的省略发文机关，如“汽车驾驶员守则”、“考生须知”等。,51,(二)正文 内容复杂的规章制度，诸如条例、章程、办法、规定等，正文的写法有两种格式。1.条例式正文：即由总则、分则、附则三部分组成。每一部分可根据内容多少，分若干章，每章可分若干条。总则：常常是第一章，简要说明该规章制度的宗旨、任务、性质，对全文起统领作用。分则：

24、是规章制度的主要部分，分章、分条写明有关内容。附则：多是最后一章，一般说明规章制度的生效日期、适用范围，修改、解释、批准的权限，以及未尽事宜的 补充说明。附则可以单独成章，也可附在最后 不单独成章。,52,2.条目式正文：即先写一个前言，说明依据、目的，然后用“特制定本条例(制度、守则)”作过渡语，引起下文。条目是主要部分，一般按先主后次、先原则后具体的顺序，逐条写来。内容简单的规章制度，诸如守则、公约、须知、制度等，正文多由前言、主体、结尾组成。前言说明目的意义，主体分条叙述，结尾提出执行要求。,53,(三)落款 落款在末尾签署制定本规章制度的单位或机关名称(也可写在标题下方)和发文日期(也

25、可写在标题下方)。,54,五、注意(一)规章制度必须符合党和国家的法律、法规和政策。(二)要从实际出发：规章制度，是针对工作、业务的实际所做出的具体规定，因此，一定要从本单位、本部门的工作实际出发，做到切实可行。否则就会成为一纸空文。(三)文字要简洁、准确：规章制度是政策性很强的文件，一般情况下若无大变化，一经制订将施行很长一段时间。因此，文字表述较行政公文更加严谨、简洁、准确。在起草规章制度时要深人调查研究，弄清上级机关的有关要求和本部门的意图，起草时要认真推敲，反复斟酌，力争严谨、简洁、准确。,55,五、注意(一)规章制度必须符合党和国家的法律、法规和政策。(二)要从实际出发：规章制度，是

26、针对工作、业务的实际所做出的具体规定，因此，一定要从本单位、本部门的工作实际出发，做到切实可行。否则就会成为一纸空文。(三)文字要简洁、准确：规章制度是政策性很强的文件，一般情况下若无大变化，一经制订将施行很长一段时间。因此，文字表述较行政公文更加严谨、简洁、准确。在起草规章制度时要深人调查研究，弄清上级机关的有关要求和本部门的意图，起草时要认真推敲，反复斟酌，力争严谨、简洁、准确。另外，规章制度中尽量不用“大概”、“可能”、“或许”等一类模糊用语，应用“应当”、“必 须”等表示判断确切的词。,56,(四)遵守已颁布过的法律、法规：订立规章制度，一定要以国家的法律、法规为依据，不能违反。凡与法

27、律、法规或以前订立的规章制度相矛盾的地方，一定要及时更正或作出说明，否则，下级组织无法执行。(五)反复讨论、力争完善,57,例1：公约 首都市民文明公约为了发扬共产主义精神，树立新的道德风尚特制订本公约。一、热爱祖国热爱人民民族和睦维护稳定二、热爱劳动爱岗敬业诚实守信勤俭节约三、遵纪守法维护秩序见义勇为弘扬正气四、美化市容讲究卫生绿化首都保护环境五、关心集体爱护公物热心公益保护文物六、崇尚科学尊师重教自强不息提高素质七、敬老爱幼拥军爱民尊重妇女助残济贫八、移风易俗一健康生活计划生育增强体质九、举止文明礼待宾客胸襟大度助人为乐 首都精神文明建设委员会 2002年X月X日,58,例2：XX部办公厅

28、职工请销假制度 第一条职工因事外出实行请销假制度。第二条处级干部外出应向厅领导请假。第三条处以下干部外出向本处领导请假。第四条所有干部外出的一次请假时间不超过三天。第五条因特殊情况无法按期返回时，应采用其他方式及时向部门领导报告，凡未及时报告者，其逾期限时间按旷工处理。,59,例3：外汇、贵金属和外汇票证进出国境管理实施细则(1981年8月10日国家外汇管理总局公布)一、为贯彻执行中华人民共和国外汇管理暂行条例第二十七条、第二十八条、第二十九条和第三十条的规定，特制定本细则。二、入境人员携带外汇、人民币外汇票证，携带黄金、白银、白金等贵金属及其制品，进入中国国境，数量不受限制；但是，必须向入境

29、地海关申报。三、入境人员将携入的外汇及人民币外汇票证，携入的黄金、白银、白金等贵金属及其制品，复带出境，海关凭原入境申报单查验放行。四、入境人员将携入的外汇、人民币外汇票证，或者将汇入的外汇，兑成人民币，在离境前可以按规定将未用完的人民币兑回外汇；出境时，海关凭中国银行发给的兑出外汇的证明查验放行。五、入境人员携带在中国境内购买的黄金、白银、白金等贵金属制品出境，十二、香港、澳门同胞携带外汇、人民币外汇集证、携带黄金、白银、白金等贵金属及其制品出境、入境，都按照本细则规定办理十三、本细则由国家外汇管理总局公布实施。,60,例4：国务院工作人员守则 1982年7月8日 一、拥护中国共产党的领导，

30、努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，坚持人民民主专政，坚持社会主义道路，全心全意为人民服务。二、模范执行国家的宪法、法律、法令和行政法规，严格遵守纪律，廉洁奉公，不殉私情，勇于同不良倾向作斗争，特别要同官僚主义作斗争。三、注重调查研究，一切从实际出发，实事求是地反映情况和处理问题。四、办事认真、负责、准确、迅速，注重质量，讲究效率。自己职责以内的事或上级交办的事，要按规定的时限完成；紧急的事，及时处理。五、坚持民主集中制，服从组织领导，密切联系群众，虚心倾听人民群众和下级机关的意见和建议。六、树立全局观念，主动同兄弟单位配合，团结协作，不扯皮，不推诱，共同搞好有关工作。七、努力学习文化科学知识，积极钻研业务，不断提高知识水平和工作能力。八、生活艰苦朴素，遵守社会公德，讲究文明礼貌。九、谦虚谨慎，不骄不躁，坚持真理，修正错误，经常开展批评与自我批评。十、提高革命警惕，严守国家秘密，维护祖国的尊严和荣誉。,61,