办公自动化基础知识介绍课件.ppt

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1、1,办公自动化基础,2,办公自动化介绍,现代办公所处理的信息类型多种多样，有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。,3,办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件：文字处理软件Word 2003电子表格处理软件 Excel 2003演示文稿制作软件PowerPoint 2003,4,Word2003文字处理,如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？如何利用 word 2003对文档进行管理呢？如何对文档进行编辑？如何对文档进行排版呢？如何进行图文混排呢？如何插入并

2、制作表格呢？如何高效进行排版？如何进行打印？,5,启动Word 2003,常规启动 单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word 2003,6,退出Word 2003,单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单中的“退出”命令。按组合键Alt+F4。,7,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,Word 2003窗口介绍,8,文档管理,包括：如何创建一个新文档？如何在已有文档中输入内容？如何保存文档？如何将已有的文档打

3、开？,9,文档管理 创建新文档,创建新文档常有以下三种方法：单击“文件”菜单的“新建”命令。按组合键CtrlN。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。,10,利用“模板”创建新文档,例如：利用“现代型信函”模板生成一封信,11,输入与编辑正文,光标表示录入内容时的插入位置。键盘定位利用键盘方向键End、Home、Ctrl+End、Ctrl+Home鼠标定位在欲插入内容处单击鼠标左键。,12,输入正文途径,利用键盘利用“软键盘”插入菜单视图|页眉、页脚编辑|替换、剪切、复制,13,输入案例分析,点点日记 今天是2012年11月5日星期一，室内气温57之间。晚上，我正在看，突然铃声响起，原来是我的同

4、学Mary,她问我书中第的数学题，求“12+24+36+48+100200=?”有什么简便方法？我告诉了她，她很高兴，对我说：“Thank you！My best friend！”后来，她要我去图书馆为她借阅巴金的家、春、秋，并告诉我，她的Email地址是M，要我借到后写给她。,14,在输入过程中的状态：改写、插入，insert“Enter”产生段落标记：“shift+Enter”产生强制换行标记：“CtrlEnter”强制换页。Backspace键删除“插入点”前面的字符Delete键来删除“插入点”后面的字符,15,保存文档(1),文件|保存文件|SCtrl+SF2文件|另存为,16,保存

5、的特殊设置,自动保存功能菜单“工具|保存选项”安全性,17,打开已有文档,“常用工具栏”中打开按钮文件|打开文件|0“CtrlO”“CtrlF12”。,18,文档的编辑,选定文本,直接“拖拽”文本中双击（词）文本中三击（段）单击首，Shift+单击尾（连续）Ctrl“拖拽”（不连续）选定区：单击、双击、三击全选（Ctrl+A),19,文档移动和复制,拖拽到目标编辑|剪切：（目标）粘贴“CtrlX”:“CtrlV”,Ctrl拖拽到目标编辑|复制：（目标）粘贴“CtrlC”:“CtrlV”,20,撤销和恢复,:工具栏编辑|撤销“CtrlZ”,:工具栏编辑|恢复“CtrlY”,21,查找与替换,编辑

6、|查找“CtrlF”,编辑|替换“CtrlH”,22,查找高级功能,23,文档的排版,字体格式,字体：汉字字号 阿拉伯数字字号,字符间距：缩放、间距、位置,24,字体特殊格式,中文版式：拼音指南、带圈字符 边框和底纹：“文字”边框、底纹语言：中文繁简转换,25,段落格式,对齐方式 缩进间距,26,段落其它格式,项目符号和编号 边框和底纹分栏首字下沉,27,28,制表位,格式复制（格式刷）,单击 双击（取消）,29,页面设置,30,页眉或页脚“视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏,页码“插入|页码”,31,脚注和尾注“插入|引用|脚注和尾注”,超链接“插入|超链接”,32,图形处理,插入

7、图片,“插入|图片PrintScreenAlt+PrintScreen,图片格式化,33,34,文字环绕效果,35,绘图工具栏简单图形复杂图形,36,图形处理,缩放和旋转添加文字组合叠放次序设置自选图形格式。,文本框,艺术字,公式,37,表格制作,Word中的表格有3种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格。,38,要设置表格中文字的对齐方式,绘制斜线表头,增加或删除行、列和单元格,公式：Left、Above、单元格1：单元格2、单元格1，单元格2,39,“排序”拆分单元格合并单元格,40,高效排版,样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式。创建目录打印预览打印,41,电子表格处理基础,

8、42,数据处理科学分析计算图形、图表功能数据组织。,43,窗 口,44,编辑栏,45,数 据 输 入,单击,单元格内容的输入,汉字,文字分段,西文字符,日期,分数,公式,数字作为文字输入前要加单引号,按Alt+Enter组合键,直接输入,日期输入可用“/”分隔符,分数的输入应先输入“0”和空格,先输入“=”,46,数 据 填 充,填充柄,47,运算符 是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。算术运算符+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方）关系运算符=、=、文本运算符（&)引用运算符，：空格,48,关系运算符=、=、,49,文本运算符（&),

9、引用运算符，：空格A3,B2,D4B2:E5A1:E5 C3:D6,50,2、在展开的函数列表中进行选择,1、在需要使用函数的单元格中输入“”号,利用“公式”计算数据,51,函数功能说明,3、选择或输入函数参数,52,相对引用 单元格地址随着位置的不同而变化，例如：A1。绝对引用指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：$A$1。混合引用 指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：$A1,A$1。,53,选 定,3、单击列标可用于选择某列,2、单击行标可用于选择某行,1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格,54,55,粘贴单元格数据,方法是：先复制数据，再选择

10、待粘贴区域中的第一个单元格，选择“编辑|选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中进行相应设置，,56,单元格格式化,通过“格式|单元格”命令,57,设置单元格格式还可以通过Excel的“格式”工具栏来进行。,58,自动套用格式,单击“格式”菜单后，再选择“自动套用格式”命令，会弹出一个自动套用格式对话框。“格式|条件格式”命令,59,图 表 制 作,60,选定的数据源。单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导。,61,图表向导之一：图表类型,1、选择图表类型,2、选择子图表类型,3、单击“下一步”进入步骤二对话框,62,图表向导之二：图表源数据,1、选择数据源区域,2、选择行或列作为

11、系列,3、单击“下一步”进入步骤3对话框,63,图表向导之三：图表选项,3、单击“下一步”进入步骤4对话框,1、输入标题名称,2、输入分类轴名称,64,1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中,2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕,图表向导之四：图表位置,65,数据管理和分析,包括：如何建立数据清单？如何对数据排序？如何进行数据筛选？如何分类汇总？如何制作数据透视表？,66,建立数据清单,使用“数据|记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑,67,数 据 排 序,单击数据区域的任意单元格。单击菜单“数据|排序”命令，打开“排序”对话框。选择“主要关键字”,“次要关键字”“第三关键字

12、”。单击“确定”按钮。,68,数 据 筛 选,1.自动筛选通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现,2.高级筛选然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择,69,2.高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示,70,1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或,2、执行“数据”

13、“筛选”“高级筛选”命令,3、打开高级筛选对话框,4、选择数据区域和条件区域,5、单击“确定”按钮,71,数据管理和分析分类汇总,提示：先对“分类”字段排序,72,数据管理和分析数据透视表,分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。例4.42统计各系男女生的人数。本例既要按“系别”分类，又要按“性别”分类。,73,演 示 文 稿 制 作 基 础,74,制作演讲稿的过程,75,PowerPoint 2003 窗口,76,PowerPoint 2003 视图方式,PowerPoint有五种视图模式：,77,利用“内容提示向导”

14、利用“设计模板”建立“空演示文稿”,我们如何新建演示文稿呢？,78,在幻灯片中添加各种图形、文本框、艺术字、图表、Word表格等。另外，对选定的对象可以进行移动、复制、删除等操作。对于用“绘图”按钮制作的各种图形，可单击选中后进行修改或删除。,79,插入声音和动画文件：插入|影片和声音 插入超级链接：插入|超级链接,我们如何在幻灯片中添加对象？,插入幻灯片:插入/新幻灯片。删除幻灯片:编辑/删除幻灯片。移动幻灯片 复制幻灯片:移动幻灯片的同时按下Ctrl控制键。,我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？,80,PowerPoint 2003 格式化,母版,设计模板,81,82,放映演示文稿动画

15、,幻灯片内动画设计即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果。通过“幻灯片放映|动画方案”命令，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择需要的动画方案来实现,83,2.自定义动画 利用“幻灯片放映|自定义动画”命令，在其任务窗格中进行相应设置。,84,3.设置幻灯片间切换效果 通过“幻灯片放映|幻灯片切换”命令，在“幻灯片切换”任务窗格中操作,85,放映演示文稿 设置放映方式,设置放映方式演讲者放映观众自行浏览在展台放映（全屏）,86,本节小结,本章主要介绍PowerPoint制作和播放。内容包括：建立和编辑演示文稿，美化演示文稿，放映和打印演示文稿。,87,本章小结,本章主要介绍目前常用的文字处理软件

16、word2003、电子表格处理软件excel 2003和演示文稿制作软件powerpoint 2003的基本功能和使用方法。,88,Thank You!,5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封

17、顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩

18、。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别

19、人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能

20、算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不

21、公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。,