办公文书的写作方课件.ppt

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1、办公文书的写作方法,公司常用办公文书的写作,及文本规范,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,2,一、前言,?,在现代生活中，办公应用文书已经成为国家机关、社会组织、企,事业单位或个人在社会活动中处理事务、交流信息的重要载体，,它把经济、政治、科学、文化等各个领域和行业像纽带一样连接,起来，广泛用于上传下达、发布信息、沟通商洽、交际礼仪等。,?,作为企业的一名管理人员，每天都要面对大量的文书写作和文书,处理工作。毫无疑问，每一个管理人员对于应用文书的概念和应,用都要有一定的了解。,?,但是，我们公司有很大一部分员工还不能准确区分不同事务适应,哪种文书，写作时虽然绞尽脑汁，写出来的

2、东西往往不准确、不,规范，应用文书写作已成为大部分员工难堪和头疼的事情。,?,为使广大员工快速理解和掌握常用文书的写作，以提升员工的写,作综合技能，今天本人就应用文书的分类、各类文书的基本概念,及常用文书的写作方法向大家做简要介绍。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,3,二、应用文书的分类（,1,）,?,应用文书的种类繁多，达数百种，目前较为常,用的文书格式也有百余种，大致分类如下：,?,1,、法定公文类：,有命令、决定、公告、通告、,通知、通报、批复、意见、会议纪要、函、议,案、报告、请示等。,?,2,、规约文书类：,有条例、章程、制度、规定、,办法、细则、规则、公约、守则

3、、规程等。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,4,二、应用文书的分类（,2,）,?,3,、事务文书类：,有计划、工作要点、总结、,规划、方案、调查报告、统计分析报告、简报、,大事记、条据、声明、启事、招标书、投标书、,索赔书、理赔书、典型材料等。,?,4,、会议文书类：,有会议方案、会议通知、会,议提案、会议开（闭）幕词、会议演讲稿、会,议工作报告、会议纪要、会议决议、会议简报,等。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,5,二、应用文书的分类（,3,）,?,5,、书信礼仪文书类：,有公开信、辞呈、介绍,信、推荐信、证明信、表扬信、感谢信、慰问,信、贺信、祝词、

4、倡议书、决心书、聘书及解,聘书、喜报、邀请函、悼词等。,?,6,、经济公文类：,有评估报告、审计报告、市,场调查报告、经济预测报告、经济活动分析报,告、可行性研究报告、财务分析报告、产品说,明书、意向书、经济合同、协议书等。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,6,二、应用文书的分类（,4,）,?,此外，还有法律文书类、宣传文书类等，,如起诉书、判决书、答辩书、公证书、,广告策划书、媒体文稿等。,?,每类文书如若细分，还可以分出若干种,格式。如经济合同可分为购销、加工、,采购、借款、抵押、租赁、运输合同等,.,方案可分为工作方案、建设方案、发展,方案等。,2020/1/24,湖

5、南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,7,三、常用文书的概念及写作方法,?,由于应用公文的种类繁多，若想全面掌,握，非一朝一夕之功，今天，只对几种,常用的、工作中必需的应用文书进行介,绍。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,8,1,、通知,?,（,1,）通知的概念：,?,通知多属下行文，用做转发上级机关指,示、传达要求下级机关办理的周知事项、,执行事项、人事任免，有时也用做同级,单位或不相隶属单位知道或参与的事项,的平行文。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,9,1,、通知,?,（,2,）通知的特点及写作要领：,?,在下行文中，通知的功能最为丰富。它可以用,来布置工

6、作、传达指示、晓谕事项、发布规章、,批转和转发文件、任免干部等。通知的运用十,分广泛，大到国家级的党政机关，小到基层的,企事业单位，都可以发布通知。需要注意：通,知的规格要低于命令、决议、决定、指示等文,件，且有明显的时间限制，即在规定时间办理,相应事务；通知的内容也很有针对性，目的要,求明确、具体。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,10,1,、通知,?,（,3,）注意不要混淆通知和通告：,?,通告和通知都属于告知类文书，我们很容易把二者混,淆。其实它们有明显的区别：通告的内容大多简明扼,要，而通知的内容要求详细具体；规格上通告也比通,知要高；告知方式也不尽相同，通告多用张

7、贴、登报,或广播电视播发，而通知一般以文件形工印发，仅个,别普发性文件由新闻单位公布；通告没的严格的格式，,没有文件版头，没有秘密等级、急缓程度等附加标记，,而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版,头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,11,1,、通知,?,（,4,）通知常见的种类：,?,通知根据性质不同，我们常见的有发布,指示性通知、转发批示性通知、具体事,项性通知。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,12,2,、函,?,（,1,）函的概念：,?,函一般用在不相隶属机关之间（不相隶,属的平级机关，也是没有直接

8、领导关系,的不同级机关），用于相互商洽工作，,询问和答复审批事项。要注意除了作为,平行文种出现之外，函有时也可用于有,隶属关系的上下级机关之间。例如，上,级机关向下级机关询问有关情况或催办,有关事宜，就可以用函，但下级的答复,最好用报告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,13,2,、函,?,（,2,）函的特点及写作要领：,?,函的用途比较广泛，它广泛运用在各级行政机关、企,事业单位。函的格式一般包括标题、发文字号、主送,机关、正文、落款。它的标题多是发文机关,+,事由,+,文,种，也可以是事由,+,文种。公函要有正规的发文字号，,由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可

9、以,在发文字号中显示“函”字。正文要说明发函缘由和,致函事项。如果是复函，要先引用对方来函的标题、,发文字号，然后再交代缘由。正文写作要注意针对性,和明确性，如果内容多，可以分条列出，但必须一函,一事，这一特点和请示、批复相似。最后常以“特此,函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函,告”、“特此函复”、“致以敬礼”、“谨致谢枕”、,“为盼”、“为敬”等惯用结语结束，落款同样是署,名和发文时间。函是平行文，用语要讲究分寸和礼貌。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,14,2,、函,?,（,3,）注意区分函和通知：,?,函和通知都是用来传达事项的公文，但却不相,同。我们要从以

10、下几个方面区分：第一，函是,平行文，一般用在不相隶属的机关传达事项，,有时也用在上级向下级询问有关情况；而通知,是上级向下级传达有关单位共同执行或周知的,事项。第二，函注重平等性和沟通性；而通知,注重传达性和指导性。第三，函的形式灵活多,样：而通知有其固定的格式。第四，函的时效,性不及通知。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,15,2,、函,?,（,4,）函常见的种类：,?,我们常见的函有直发函和答复函,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,16,3,、报告,?,（,1,）报告的概念,?,报告是下级对上级的上行文，主要用于,汇报工作、反映情况、提出建议、答复,询

11、问。它能使上级随时了解、掌握下情，,从而进行及时的指导和督促，是上级机,关制定方针、政策的依据。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,17,3,、报告,?,（,2,）报告的特点及写作要领,?,报告不仅党政军机关可以使用，社会团体、企,事业单位也可以使用，它以反映情况为主，使,下情上达，不要求上级指示答复。它的标题可,以是发文机关,+,事由,+,文种的齐全式，也可以,省略发文机关，直接事由,+,文种或只写明文种。,正文要写明制发报告的缘由及报告的具体内容，,“特此报告”、“以上当否、请指正”、“如,有不妥，请指正”，或者“以上意见如无不妥，,请批转有关单位执行”等惯用语作结。落款

12、在,正文之后的右下角写明发文机关和日期，也可,把日期写在标题下面。由于它是下级对上级的,公文，因此写作时语气要谦恭，文字要精确。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,18,3,、报告,?,（,3,）注意区分报告与请示,?,报告与请示同属上行文，我们很容易混淆。应,该从以下几个方面对报告与请示加以区分：第,一，请示对应会有批复；而报告不要求一定有,批复。第二，请示是事前行文，请求上级指导,或决策；而报告多是事情进展中的及时汇报或,事后的总结报告。第三，请示重在对下一步的,工作请示指示，而报告重在对现有工作的陈述,汇报，不掺杂请示内容。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有

13、限公司,19,3,、报告,?,（,4,）报告常见的种类,?,报告按涉及的内容不同，我们常见的报,告有综合报告和专题报告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,20,4,、请示,?,（,1,）请示的概念,?,请示用于向上级机关请求指示、批准。,请示是对有关事项、问题等无权决定，,或是对现行方针、政策、法规、制度不,甚了解，有待上级明确答复；抑或事关,重大，请求上级机关给予明确、及时的,指示和批准。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,21,4,、请示,?,（,2,）请示的特点及写作要领,?,在批复部分，我们已经提到，批复对应请示，,一批一事，相应的，请示也是一文一

14、事，不可,将多项内容放在同一个请示里。它的标题可是,发文机关,+,事由,+,文种，或是事由,+,文种，但,不能省略到只写文种“请示”二字。正文一般,包含请示的缘由、事项和要求，缘由要写得充,分，具有说服力，事项和要求要写得明确、具,体。一般用“以上请示当否，请予批复”、,“妥否，请批示”、“如何，请审批”来结尾。,在正文右下角写明制发请示的机关和日期的落,款。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,22,4,、请示,?,（,3,）请示常见的种类,?,我们常见的请示有：批复性请示，指示,性请示和转批性指示。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,23,5,、制度,?,

15、（,1,）制度的概念,?,制度是党政机关、社会团体、企事业单,位为加强对某项工作的管理而制定的要,求有关人员共同遵守的规范性公文。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,24,5,、制度,?,（,2,）制度的特点及写作要领,?,制度有比较强的针对性，是党政机关、社会团体和企,事业单位为确保工作顺利进行，针对具体某事项或某,方面的工作而制定的。制度的发布方式也多种多样，,除作为文件存在之外，还可以张贴和悬挂在某一岗位,和某项工作的现场。它的标题常有制发机关,+,事由,+,文,种和事由,+,文种两种形式。制度常有题下标，在标题,下正中位置，加括号标明此制度的适用范围、发布机,关、发布

16、日期。正文一般要包括制发缘由、具体条文、,实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。制发,缘由后一般用“特制定本制度”引起下文，具体条文,要写得明确具体。落款注明制发单位和日期，已在标,题中或标题下出现的，这里可以省略。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,25,5,、制度,?,（,3,）注意区分制度与守则,?,制度和守则都是机关团体为了规范加强,工作，而制定的规约性文书。我们要注,意，制度是行为规范，本单位人员必须,遵守；而守则是道德准则，不具备强制,性。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,26,5,、制度,?,（,4,）制度常见的种类,?,制度按其内容分，

17、我们常见的有岗位性,制度和法规性制度。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,27,6,、规则,?,（,1,）规则的概念,?,规则是各级行政机关、社会团体、企事,业单位，针对某些局部范围，诸如学习、,工作、生产、生活等具体活动，进行具,体规定的公文，从而保证工作或活动有,序地进行。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,28,6,、规则,?,（,2,）规则的特点及写作要领,?,规则所规定的，是对局部范围作具体的要求和,规定，要以有关法令为根据，内容要具体明确，,简便易行。规则的标题是制发机关或适用范围,+,事宜,+,文种或者事由,+,文种，制发依据和时,间作为题下标

18、。正文通常先写发文缘由，再写,具体内容，内容比较复杂的多采用分章分条列,述法，内容简单的分条目陈述即可。落款注明,发文机关和日期或时间、单位及形式。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,29,7,、规划,?,（,1,）规划的概念,?,规划是各级行政机关较大、较长远、带战略性,的发展计划。,?,（,2,）规划的特点及写作要领,?,规划的内容一般事由重大，意义深远，用来统,筹全局。规划的标题包括制定机关、事由和文,种缺一不可，而且事由要写明时限与范围。正,文包括现状分析、规划内容、对策措施，语言,要平实简练。落款只签署制发日期即可。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公

19、司,30,7,、规划,?,（,3,）规划与方案的区分：,?,两者密不可分，我们要注意区分。规划,是长远性、战略性的发展计划；而方案,是针对规划的具体实施方法。,?,（,4,）规划的种类：,?,规划按其内容不同分类，常见的有工作,规划、建设规划、发展规划等。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,31,8,、方案,?,（,1,）方案的概念,?,我们撰写的方案通常是针对规划所涉及,的发展目标，提出比较具体的、有较强,的操作性的实施方法。,?,（,2,）方案的特点及写作要领,?,方案的结构形式与规划十分相似，往往,在正文中明确提出其直接根据、操作方,法等。,2020/1/24,湖南益鑫

20、泰麻业纺织服饰有限公司,32,9,、招标书和投标书,?,（,1,）招标书和投标书的概念,?,当兴建工程或者进行大宗商品交易时，招标书,与投标书就成为我们广泛采用的一种公开竞争,的文书。招标书是招标单位为了征招承包者或,合作者而公布标的条件，利用投标者之间的竞,争优选投标人，向有关部门提出招标申请和进,行招标的一种专门文书。,?,如果所在单位见到招标书以后，准备参加投标,竞争活动，就要写投标书。它是对招标提出的,要约的响应或承诺，同时提出具体的标价和有,关事宜参加竞标。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,33,9,、招标书和投标书,?,（,2,）招标书和投标书的特点及写作要领,

21、?,要注意一份完整的招标书应当载明标题、引言、正文、,结尾。标题通常由招标单位名称、招标项目和文种三,个要素组成。引言应交待出招标单位的简要情况以及,招标的目的、依据、项目名称、范围等诸项要素，要,写得简明扼要，精练概括。正文用简要语句将招标项,目名称、型号、地址、工程总量或者购置物品的品名、,数量以及各种条件、要求等如实予以载明，要写得完,整、准确、具体。结尾应主要写明招标单位的名称、,地址、电话、传真、电子邮箱等，并署上日期，加盖,公章。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,34,9,、招标书和投标书,?,在撰写投标书时要注意，一份完整的投标书包括标题、,致送单位、引言、正

22、文、结尾。标题一般由项目名称,和文种组成。致送单位即投标书的致送对象，要写其,全称或者规范化简称，以示郑重。引言要用较为概括,的语句，简要明确地交代出投标的目的或依据。正文,要紧紧围绕招标文件的具体要求进行表述，充分展示,出本企业的实力和竞争能力，从而取得竞标成功。正,文可以采取表格形式，也可采取分条列项的形式，将,有关内容依次陈述清楚即可。结尾部分应当写明投标,单位的名称、地址、邮编、联系人姓名和电话以及电,子邮箱等，并署上日期，加盖公章。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,35,9,、招标书和投标书,?,（,3,）注意区分招标书和投标书,?,招标书与投标书是招投标活动都要

23、用到,的文书，我们要注意区分。第一、二者,发文机关不同。招标书是由招标单位制,发；而投标书是由竞标单位制发的。第,二，二者内容不同。招标书主要写招标,项目要求等情况；而投标书主要写自己,优势来争取中标。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,36,9,、招标书和投标书,?,（,4,）招标书和投标书常见的种类,?,依性质和内容不同划分，常见的招标书有工程,建设招标书、大宗商品交易招标生、企业承包,招标书、企业租赁招标书以及选聘企业经营者,招标书等。,?,与招标书对应，我们常见的投标书有工程建设,项目投标书、大宗商品交易投标书、企业承包,投标书、企业租赁投标书、选聘企业经营者投,标书

24、和劳务投标书等。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,37,10,、市场调查报告,?,（,1,）市场调查报告的概念,?,为了更好地进行生产经营活动，更有效地从事,经济管理工作，我们常常运用科学的方法，深,入实际，对市场商品供应与需求信息、市场营,销活动、消费信息等进行搜集、记录、整理、,研究分析，在得出合乎客观事物发展规律的结,论之后，写出书面文字材料，这就是市场调查,报告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,38,10,、市场调查报告,?,（,2,）市场调查报告的特点及写作要领,?,撰写市场调查报告，都有明确的调查目的和调查对象，,有很强的针对性，而且要及时

25、反映市场动态，有很强,的时效性。它的格式一般包括标题、目录、正文、落,款。标题可以是调查事由,+,文种，可以是正副标题，,还可以是新闻式标题；目录是为了方便读者阅读，要,注明标题、章节和页码；正文交代调查目的、调查对,象、调查内容，分析研究收集到的材料，得出客观结,论，提出科学建议，有些调查报告还需要用附件来做,补充；落款注明报告单位或报告人及日期。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,39,10,、市场调查报告,?,（,3,）市场调查报告常见的种类,?,按调查范围不同，常见的市场调查报告,有综合市场调查报告和专题市场调查报,告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限

26、公司,40,11,、可行性研究报告,?,（,1,）可行性研究报告的概念,?,我们撰写可行性研究报告，是为投资决,策提供可靠依据而制订的关于生产、基,建、科研计划等的前期报告，对项目实,施的可能性进行全面、深入地科学分析,论证后，撰写的书面报告。可行性研究,报告一般用于投资量较大、周期较长、,过程较复杂的经济活动。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,41,11,、可行性研究报告,?,（,2,）可行性研报告的特点和写作要领,?,我们撰写可行性研究报告，要理由充分，分析科学，使其有很强,的说服力。它的基本结构包括标题、正文，一般还带附件。它的,标题由撰写报告的单位名称和文种两部分构

27、成。正文通常包括总,论（前言）、分析、结论。总论（前言）有的写出项目提出的背,景，投资的必要性和经济意义，并说明分析的依据和范围；有的,简单说明可行性分析工作的依据、开展该项工作的有关上级指示,或委托单位的具体要求，现在基础资料情况，研究工作的范围、,目的及研究工作的简单经过；有的简述调查分析的几个方面，并,概括说明研究结论等。分析主要是写对生产的论证、市场的论证、,盈亏的论证和社会影响的论证。结论部分应写出财务评价、市场,评价、国民经济评价、最后结论和建议等。通常为了使报告更有,说服力，会再加诸如试验数据、论证材料、计算附表、附图等的,附件。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公

28、司,42,11,、可行性研究报告,?,（,3,）可行性研究报告的种类：,?,常用的可行性研究报告有建设项目的可,行性研究报告和开发新产品的可行性研,究报告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,43,12,、统计分析报告,?,（,1,）统计分析报告的概念：,?,统计分析报告是统计活动的最终成果，,是我们在拥有大量数据、情况的基础上，,运用科学的统计方法和技术，对统计资,料进行的深加工。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,44,12,、统计分析报告,?,（,2,）统计分析报告的特点及写作要领：,?,统计分析报告的基础是综合事情总体数量的统,计信息，具有明显的数量

29、性特征。结构一般由,标题、前言、主体和结尾四个部分组成。标题,可以是单位、时限、内容和文种组成的标题，,也可以是新闻标题。前言用简洁明晰的文字介,绍分析对象的基本情况或者是分析的结论。主,体根据统计分析报告的类别，写法多种多样，,没有固定的模式。结尾可归结全文，也可补充,说明有关问题。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,45,12,、统计分析报告,?,（,3,）区分统计分析报告与调查报告：,?,都是对具体情况做出的书面报告，但区,分很大：,?,第一，二者依据不同。统计分析报告是,是客观的实际情况和大量的数据；而调,查报告依据是典型的问题、事件。,?,第二，二者侧重点不同。统计分析报告,侧重分析；而调查报告侧重调查。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,46,12,、统计分析报告,?,（,4,）统计分析报告的种类：,?,根据统计分析报告内容的不同划分，常,用的有综合统计分析报告和专题统计分,析报告。,2020/1/24,湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司,47,