人力资源管理公文的格式、会签、发文规范课件.ppt

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1、,2018年8月,人力资源管理公文的格式、会签、发文规范,1,2,提高人力资源管理公文办理质量,一、,3,一、提高人力资源管理公文办理质量,格式方面,内容方面,文风方面,4,人力资源管理公文格式是人力资源管理公文规范化、标准化、制度化的重要体现，是直观评价一份人力资源管理公文质量高低的主要内容和标准之一。人力资源管理公文格式不需要发挥，遵照相关规范执行即可。,格式方面,5,一、提高人力资源管理公文办理质量,版头六要素,份号,密级和保密期限,紧急程度,发文机关标志,发文字号,签发人,主体九要素,版记二要素,6,一、提高人力资源管理公文办理质量,版头六要素,份号,密级和保密期限,紧急程度,发文机关

2、标志,发文字号,签发人,版头示意图,7,一、提高人力资源管理公文办理质量,主体九要素,8,标题标题一般是发文机关全称（或规范化简称）+关于+事由+文种，是以发文机关名称和内容为限定修饰成分的偏正词组。标题要做到简明准确。,主体格式注意事项与常见问题,主体九要素,正式发文的人力资源管理公文种类：共12个文种：决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。,主体格式注意事项与常见问题,10,公司关于事项的申请,关于的汇报,关于降本增效的八项措施,主体格式注意事项与常见问题,关于的请示报告,关于转发号文件的通知,公司关于申请的请示,（生造文种）,（生造文种）,（不简洁）

3、,（文种重复）,（不简洁）,（不规范）,（无文种）,关于同意的批复,11,主送机关主送机关是人力资源管理公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。签报主送的是领导个人。,主体格式注意事项与常见问题,主体九要素,12,主体格式注意事项与常见问题,集团/股份公司普发文件：各企事业单位、股份公司各分（子）公司同类型机关统称：各企事业单位各分（子）公司公司机关各部门、各专业公司各油田企业其它文件：各有关单位,13,主体格式注意事项与常见问题,1.主送领导个人或个人并组织2.普发文件错用“各有关单位”3.党政交叉,“红头文件”不主送领导个人签报送领导个人，称谓用同志,14,主体

4、格式注意事项与常见问题,普发文件应用同类型机关的统称,1.主送领导个人或个人并组织2.普发文件错用“各有关单位”3.党政交叉,15,主体格式注意事项与常见问题,1.主送领导个人或个人并组织2.普发文件错用“各有关单位”3.党政交叉,16,主体格式注意事项与常见问题,正 文正文是人力资源管理公文的主体，用来表述人力资源管理公文的内容。正文要直接体现相关方针政策，反映行文意图，要观点鲜明，内容清楚、简洁通畅。,主体九要素,17,正文中格式不规范常见问题：,主体格式注意事项与常见问题,引用其他人力资源管理公文不规范文中夹带图表不规范结构层次序号不规范结尾用语标点不规范行文规则不规范,18,主体格式注

5、意事项与常见问题,首次引文要完整，按照“发文机关+人力资源管理公文标题+文号”的方式引用；人力资源管理公文标题中如能体现发文机关的，按照“人力资源管理公文标题+文号”方式引用。根据财政部关于的通知（财资发2017号）要求 根据国务院国有资产监督管理委员会关于的通知（国资发2017号）要求,1.引用其他人力资源管理公文2.文中夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,19,主体格式注意事项与常见问题,人力资源管理公文正文中不得夹带图表，能通过简短语言叙述的，用语言叙述解决，不易用语言叙述或相对复杂的，以附件形式解决。签报可以插入图表、图片。,1.引用其他人力资源管理公文2.文中

6、夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,20,主体格式要素常见问题,文中夹带图表不规范,图表可放在附件中,21,主体格式注意事项与常见问题,文中结构层次序号一般是：“一、”“（一）”“1”“（1）”如果只有两个层次，层次序号可以是：“一、”“（一）”或者“一、”“1”但是同一篇文稿中不能交叉使用。,1.引用其他人力资源管理公文2.文中夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,22,一、XXXXXX（一）XXXX。（二）XXXX。二、XXXXXX 1.XXXX。2.XXXX。,一、XXXXXX 1.XXXX。2.XXXX。二、XXXXXX 1.XXXX。（1

7、）XXXX。（2）XXXX。2.XXXX。,1.引用其他人力资源管理公文2.文中夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,主体格式注意事项与常见问题,23,结尾用语标点符号不宜用“？”或1个及多个“！”妥否？请批示。特此请示，望批准！请予支持！,1.引用其他人力资源管理公文2.文中夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,主体格式注意事项与常见问题,24,一文多事多头请示多个单位请示多个请示一并批复报告中夹带请示事项,1.引用其他人力资源管理公文2.文中夹带图表3.结构层次序号4.结尾用语标点5.行文规则不规范,主体格式注意事项与常见问题,25,主体格式注意

8、事项与常见问题,附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,主体九要素,26,主体格式注意事项与常见问题,附件：工作小组成员名单；,附件：工作小组成员名单,附件：领导小组工作规则,附件：领导小组工作规则,附件1：工作小组成员名单附件2：领导小组工作规则附件3：关于工作小组的通知（2017号）,附件：1.工作小组成员名单 2.领导小组工作规则 3.关于工作小组的 通知（2017号）,27,主体格式注意事项与常见问题,发文机关署

9、名、成文日期、印章成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年月日标全。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。签报无印章，只有发文机关署名和成文日期。,主体九要素,28,公司发文/函发文机关署名中共XX企业党委XX集团公司XX股份公司XX集团公司办公室,主体格式注意事项与常见问题,29,主体格式注意事项与常见问题,附 注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注是人力资源管理公文印发传达范围等需要说明的事项、请示件需注明联系人，附注不是对正文内容的解释。签报无附注。,主体九要素,30,（此件公开发布）（此件发至）（联系人：电话：）根据工作实践，请示、函这2个文种需要标注联系人、电话。,主体

10、格式注意事项与常见问题,31,主体格式注意事项与常见问题,附件附件应当另面编排，并在版记之前，与人力资源管理公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在左上角第一行，不加冒号。附件标题居中编排在第三行。附件标题应当与附件说明的表述一致。如不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排人力资源管理公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。,主体九要素,32,主体格式注意事项与常见问题,附件之后才是版记。,空1行,标题同正文一样要求,黑体三号字（包括数字）,附件：1.领导小组工作规则 2.工作小组成员名单,33,附件与正文一起装订时，附件要在版记之前,注意：印发、转发制

11、度或文件，该制度或文件不按附件处理。落实文件精神的通知，提出具体措施和其他要求，如需附该文件，则按附件处理。,主体格式注意事项与常见问题,34,印发规章制度,转发通知,主体格式注意事项与常见问题,35,落实文件精神通知,一、提高人力资源管理公文办理质量,版记二要素,版记示意图,36,版记格式注意事项与常见问题,规范的版记格式,印发机关是指人力资源管理公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室（室），而不是其他业务部门。,37,一、提高人力资源管理公文办理质量,格式方面,内容方面,文风方面,38,内容是人力资源管理公文的重点，关系着人力资源管理公文意图的表达和效用发挥。内容全面、条理清晰、表述准

12、确，有利于下级机关领会到位、执行落实到位，也有利于上级机关全面了解情况、及时正确决策。,内容方面,39,内容方面注意事项与常见问题,“我们的文字材料承载的是政策，代表中国企业的脸面，要像抓工业产品质量一样抓文字材料质量，做到观点过的硬，数据过的硬，文字过的硬。”,40,内容方面注意事项与常见问题,开 头 要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的、有关背景等，应该简洁明了，尽快切入主题。,叙述繁琐、套话多或绕弯子。批复类不必讲过程，态度鲜明。纪要类不必大篇幅肯定工作。,中 间 人力资源管理公文内容的主体，要根据办文的目的将情况、问题、要求阐述清楚，决定着文稿的成败。,结构、逻辑、语言、依

13、据、引用等问题。,结 尾 人力资源管理公文内容的结束部分，要求简洁、规范、妥贴得体。,语言累赘、过分拔高、要求失当。,41,内容方面注意事项与常见问题,主 题 正确：符合事实，不要出现偏颇错讹集中：始终围绕一个主题，不枝不蔓，不散不乱鲜明：赞成什么，反对什么，态度明朗,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,42,内容方面注意事项与常见问题,主题常见问题：重点不突出。上级要求报告公司相关工作的开展情况，部门代拟上行文却用三分之二篇幅肯定上级工作，未达到让上级了解公司工作情况、协调解决问题的目的。,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,43,内容方面注意事项与常见问题,结 构 人力资源管理公文结构相对稳定

14、。集中：从内容到形式严谨有致。严密：顺序井然，不缺不漏。匀称：相对匀称，详略得当。连贯：线索清楚，剪裁合理。,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,44,内容方面注意事项与常见问题,结 构 请示类签报：明确问题、说明理由、提出解决的意见和办法。报告类签报：观点明确、条理清楚、详略得当、实事求是。会议纪要：会议概况（领导、何时何地何会议、出席人、何单位汇报何事）、议定事项及要求、下一步工作部署等。,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,45,内容方面注意事项与常见问题,语 言 人力资源管理公文语言要准确、朴实、严谨、规范。用语要能够准确表达概念的内涵和外延，用词炼句要力求大众化，避免用生僻晦涩的词句。,

15、1.主题2.结构3.语言4.逻辑,46,非人力资源管理公文用语：过于口语化、过于专业术语化，过于使用文学语言、新闻语言、外交语言。“统统在XX范围内考虑”“亲自挂帅”“考察、视察”语病：3万-8万不能写成3-8万，5%-15%，不能写成5-15%。XXXX办法（试行）不能写成XXXX试行办法。相邻两个数字并列连用表示概数时，须使用汉字，且之间不能用符号隔开，如“七八天”不能写成“七、八天”,内容方面注意事项与常见问题,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,47,内容方面注意事项与常见问题,逻 辑 概念明确、判断恰当、推理正确，这是人们在进行思维活动时必须遵循的逻辑要求，也是人们准确表述思想、正确思

16、维的前提条件，否则，就会出现思维错误。,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,48,代拟的党委发文原稿中，开头写此事项已经XX、XX部门同意/经过集团公司XXXX委员会讨论通过。代拟的集团公司或股份公司发文原稿中，该事项已征得某些综合部门或某些事业部同意，现印发执行。,内容方面注意事项与常见问题,1.主题2.结构3.语言4.逻辑,49,一、提高人力资源管理公文办理质量,格式方面,内容方面,文风方面,50,人力资源管理公文文风是直接与党风政风相关联，代表企业或部门的政策水平，文风问题反映工作作风，直接影响决策效果。,文风方面,51,文风方面注意事项与常见问题,1.严细程度不够：领导、单位、地名、日期

17、写错误，文件附件附错。部门、单位的名称任意简化，同一文稿中简称不一致。说法自相矛盾，前后表述意思相左等。2.口头语过多：图省事，人力资源管理公文、会议纪要等直接引用领导讲话。3.发文规格过高：发文就高不就低，认为规格高好办事。,52,文风方面注意事项与常见问题,4.浮夸、穿靴戴帽：重要讲话、指示、批示；亲自部署、安排、落实；在XXX大好形势下、在领导大力支持下5.篇幅冗长：红头文件正文不超过3000字，签报正文不超过2000字，工作表单正文不超过1000字。6.把关流于形式：把关环节不认真审核材料，直接签字放行。,53,规范人力资源管理公文办理程序,二、,54,人力资源管理公文处理是一项制度化

18、、程序化、精细化程度很高的工作，遵守人力资源管理公文流转程序和规范要求，有利于保障人力资源管理公文合规合理、防止不必要的流转过程、最大程度地缩短行文时间，提高机关工作整体效能。,办理程序,55,二、规范人力资源管理公文办理程序,落实“马上就办”要求，以“内部流程尽量短、环节尽量清晰”为原则，优化签报管理。内容：增加“制度依据”“急文原因”“签报类别”等内容 管理：将签报模块从部门级调整为公司级，专人负责签报全流程办理,56,制度依据,急文原因,签报类别,57,二、规范人力资源管理公文办理程序,二、规范人力资源管理公文办理程序,流程节点多、办理时间长,流程分段办理，无法显示当前办理环节,机要室返

19、回部门办理时不灵活,部门修改再次提报时产生多条记录,优化环节，核稿人员直接提交秘书,全流程办理，部门全程了解办理进度,呈报部门根据领导批示，通过“送部门办理”方式，选择相应部门进行办理,部门确认办结并进行线上归档,涉密件收取登记，领导签批后，呈报部门签字领取纸质件，按批示要求进行办理并归档,机要室确认是否办结不合理,唯一记录，记录修改环节,改造前,改造后,58,处室领导审核,部门领导审签,文书编号,办公室审核,办公室核稿,领导秘书办理,公司领导批示,流程结束预归档,拟稿人拟稿,上会流程,会签流程,总师审核流程,部门办理,摘录领导批示意见流程,二、规范人力资源管理公文办理程序,送部门办理流程,签

20、报流程,59,二、规范人力资源管理公文办理程序,处室领导审核,部门领导审签,文书办理,办公室审核,办公室核稿、编号,领导秘书办理,公司领导批示,流程结束预归档,拟稿人拟稿,上会流程,会签流程,总师审核流程,办公室排版、分发,摘录领导批示意见流程,送部门办理流程,公司级发文流程,校对流程,60,部门办理,1拟稿主办部门起草签报，文稿做到准确、清晰、简洁、完整。有内控、“三重一大”、相关制度等制度要求的，勾选制度依据栏，并在正文末尾详细列出内控点编号或者制度条款。确定密级和保密期限、急缓程度。急文需写明原因。如需部门会签、总师/总监联签，在人力资源管理公文系统中勾选相应选项。如有多个文件，需按阅读

21、顺序对所有文件名进行编号。,流转方面注意事项与常见问题,拟稿人拟稿,61,2部门审核处室领导、办公室主任审核文稿是否达意、合规、有无缺漏以及格式是否规范，审核制度依据是否准确、密级是否准确、会签部门是否准确完整、是否需要总师/总监联签等。部门领导在“呈报部门”处签字，保证文稿合法合规、文字准确、格式规范、部门内流程完整。签署时一般只签署负责人姓名和时间，以示负责。,流转方面注意事项与常见问题,处室领导审核,部门领导审签,办公室审核,62,3会签会签部门收到会签文稿后应于3个工作日内完成，如需讨论研究，应于3个工作日内反馈主办部门，并告知预计会签时间。会签部门负责人在“会签部门”处签字，以示负责

22、。如超时未反馈，则系统会显示“超时视同同意”并结束会签，反馈主办部门。,流转方面注意事项与常见问题,会签流程,63,4总师/总监联签根据内控制度要求，需要总师、财务总监履行审核职责的事项，需提交总师、财务总监联签。办公室总师办服务的总师，主办部门将签报提交至总师办，由总师办负责协调总师审核。相关部门服务的总师，由相关部门协调总师审核。,流转方面注意事项与常见问题,总师审核流程,64,5办公室核稿审核政策法规、行文规范、内容格式是否合规，以及附件、背景材料是否齐全。制度依据是否准确、密级是否准确、是否需要部门会签以及会签是否完整、是否履行总师/总监审核程序等。确定上会建议或主管领导审定，在“办公

23、室核稿处”签字。,流转方面注意事项与常见问题,办公室核稿,65,6校对主办部门收到校对提醒通知后，在1个工作日内完成文件清样校对。拟稿人务必认真校对，点击完成校对后，文件将于规定时限内正式印发。拟稿人员无法及时校对时，主办部门需安排其他人员代为校对。,流转方面注意事项与常见问题,校对流程,66,常见问题,三、,67,签报、发文重复报送,1,三、常见问题,如果最终制发公司层级的文件，选择党委/集团/股份发文流程。并插入“人力资源管理公文办理情况说明”。勿使用签报流程。签报仅限于向领导请示、报告事项。发文、签报均可报党委会、董事长办公会、总裁办公会等会议审议。均适用于总师审核、财务总监联签流程。,

24、68,签 报,公司发文,三、常见问题,69,三、常见问题,70,三、常见问题,71,会签,2,三、常见问题,签报内容涉及其他部门业务范围的，要先行会签。如意见不一致，会签部门要及时反馈，由主办部门牵头协商，待意见一致后呈报。如最终无法取得一致意见，主办部门需在正文中写明征求意见过程，并附会签部门意见。突出问题：未会签或会签不到位、不全；已协商未达成一致意见且没有说明情况；对会签部门提出的意见不置可否等。3个工作日完成会签，如不能按时完成，需反馈预计会签时间。如不反馈，将显示“超时视同同意”。,72,领导批示落实情况的报送方式,3,三、常见问题,如果领导批示多个部门办理，办公室将签报退回给主办部

25、门，由主办部门通过“送部门办理”方式，选择相关部门继续办理。一般情况下，由主办部门统一汇总分办部门落实情况，向领导汇报。特殊情况下，需要专报的按领导要求办理。,73,密级不准确,4,三、常见问题,“涉密不上网、上网不涉密”国家秘密和集团公司核心商密文件须纸质件办理，不得在人力资源管理公文系统中线上办理，不上传电子文档，不填写完整标题。例如“关于*的请示”，线上仅用于编号、留痕。集团公司核心商业秘密事项（22项），集团公司普通商业秘密事项（64项）。不得将领导在签报、发文稿纸上的批示转给非相关人员。,74,主送领导不准确，范围过大或过小,5,三、常见问题,普通事项仅需报分管领导，不得扩大范围。涉

26、及其他领导分管业务 其他领导交办事项 审批权限 涉及全局的重要事项，需同时报主要领导,75,发文缺少“人力资源管理公文办理情况说明”,6,三、常见问题,如果需要向公司领导说明发文情况，应插入“人力资源管理公文办理情况说明”。“人力资源管理公文办理情况说明”要重点突出，不得与正文重复，要起到说明的作用。包括并不仅限于以下情况：非日常性工作有可能涉及多位领导批示需要履行总师审核、财务总监联签、上会审议等程序,76,制度依据、内控点描述不全,7,三、常见问题,认真阅读并执行内控权限指引和相关制度，如所请示事项有适用的内控或制度，勾选“制度依据”栏。在正文末尾说明制度依据及内控点的具体条款、审批层级、

27、审议建议。例如：根据内控权限指引JT1.1.1规定，该项目需分管领导审批/总经理审批/提交党委会审议。,77,缺少办文依据,8,三、常见问题,批复类：企业的请示来文。复函类：外单位的来函。上报文件类：上级单位的通知。落实领导交办事项类：前期领导关于此项工作的批示情况。,在正文区上载办文依据，以保证归档时要素齐全，符合归档工作要求。,78,正文区附件的处理，命名，删除,9,三、常见问题,按阅读顺序对所有文件进行流水编号，例如1-，2-，超过10个以上的文件，请按01-，02-进行编号。一般顺序为1-人力资源管理公文办理情况说明名称、2-正文名称、3-附件名称等。办公室核稿环节返回的文档，请在线修

28、改，勿删除。正文应为DOC格式，附件应为DOC、PDF、XLS、TIF等通用格式，正文与附件均不得使用压缩文件。符合归档、审签、修改的需要。,79,请示类、报告类签报混用,10,三、常见问题,报告类签报：类似于阅件。请示类签报：属于办件，需要领导提出明确意见。结束语“妥否，请批示。”报告中不得夹带请示事项。,80,增强协同办公意识,11,三、常见问题,增强主动办理意识、催办意识、协调意识。给领导签批环节留出必要的时间。会议纪要3日内印发。专题会会议纪要2个工作日内提交办公室核稿。超越时限办理的会议纪要，部门需作出书面说明，同纪要一同报送公司领导。,81,增强服务企业意识,12,三、常见问题,文

29、件多。要求企业的报送方式欠妥：建议要求企业报送的简报、情况等，可不用企业红头文件报送。如需企业填写报表，请将报表作为单独附件，保留DOC格式或XLS格式，方便企业填报。,82,其他,13,三、常见问题,部门收到外部单位送集团公司的来函、文件等，要送到机要室做收文登记后，再按公司收文流程办理，不宜直接签报领导。特殊情况下，按领导要求办理。各单位在机要箱投送急件、限时办件，需提前告知收文单位。机要室线上/线下给总师级领导、部门负责人阅办的文件，要及时阅处并退回机要室，不得自行扩大范围，不得滞留原件。确因工作需要，可按照相关规定复印使用和管理。,83,建议,熟悉基本业务,加强学习,做好传帮带,谢 谢！,85,