如何填写岗位职责说明书文档课件.ppt

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1、人力资源部,目录,?,什么是岗位分析,?,为什么要进行岗位分析,?,如何进行岗位分析并撰写岗位说明书,?,下阶段工作安排,目录,?,什么是岗位分析,?,为什么要进行岗位分析,?,如何进行岗位分析并撰写岗位说明书,?,下阶段工作安排,岗位分析的定义,?,为确保企业战略目标的实现，企业需,要确定每个工作岗位如何支持组织。,这需要进行全面的岗位分析，以确定,每个岗位的角色和责任。,?,岗位分析主要是指通过,系统地收集、,确定与组织目标岗位有关的信息,，对,目标岗位进行研究分析，最终确定目,标岗位的工作任务、职责、工作环境、,任职要求以及与其他岗位的关系等。,岗位分析是采用系统性的方式，通过对岗位的研

2、究，明,确该岗位的存在目的、关键职责及任职要求,岗位分析的三原则,应该,?,?,针对,岗位,?,着重,应该,做的,不应该,?,?,针对,人,?,着重,目前正在,职责,?,考虑岗位的,职责,做的职责,?,考虑岗位的,明细,针对岗位，而非针对人,?,澄清部门经理,/,主管,/,专员三个岗位间的角色,公司业务部,总经理,示,例,根据银行整体发展战略和部门年度目标责任书,的要求，制定公司业务的发展纲要和规划，建,立、健全部门内部组织流程，组织、管理、指,导全行公司业务的日常营运工作，以达到提升,部门管理水平，推动全行公司业务健康、快速,向前发展。,存款业务室,经理,根据我行公司业务整体发展规划，拟订全

3、行对,公存款计划，管理对公存款，组织跨行存款，,通过对公存款检查督促，完成全行对公存款目,标。,根据全行存款目标和市场情况，分析全行各分,支行存款计划完成，了解同业存款工作的做法，,针对存在问题提出改进意见，针对先进经验提,出推广措施，为领导决策提供参考依据。,存款分析员,着重那些应该做的职责，而非目前正在做的,?,资金管理部经理,目前,?,示,例,应该,?,承接银行的财务策略，拟定并沟通部,督导费用编拟及检核准备金预估,与费用分析,规划与检视资金收付作业流程及,帐务处理,跨部门沟通协调,拟定各项有价证券交割保管业务，,并检视各项作业流程,部门内人员管理及行政工作,?,门策略及营运计划，以确保

4、目标的达,成,?,规划及制定资金配置与控管以及预算,?,?,管理的机制，以确保资金及预算的有,效运用与控制,?,偕同信息部门主管，架构整合性的财,?,务管理信息平台，提供重要的经营绩,效管理信息，以做为财务部总经理与,银行高管决策的依据,?,领导并发展本部门组织与员工发展，,以提供优质且及时的服务,考虑岗位的职责,，而非职务的明细,?,客户经理,工作项目,（职务明细）,?,?,示,例,?,?,?,?,拜访客户,准备银行产品信息、数据及相,关宣传资料,介绍银行产品功能,整理客户数据库,编制客户拜访记录,?,职责,?,了解客户财务需求，提供整合,性的金融产品服务，与客户建,立信赖关系，拓展潜在的销

5、售,机会。,岗位职责说明书,岗位信息文本化包括书面的与工作内容相关的信息，一般是来,自于岗位分析的结果。岗位信息文本化最主要的形式就是岗位,说明书。,?,岗位说明书是对岗位关键特征的描述性总结，包,括总体特征（义务和责任）以及工作的层级。,岗位职责说明书,?,一般来讲，岗位说明书还应特别包括岗位任职者,胜任岗位所应具备的能力。,?,岗位说明书应该侧重描述岗位本身，而非任何潜,在的岗位任职者。,目录,?,什么是岗位分析,?,为什么要进行岗位分析,?,如何进行岗位分析并撰写岗位说明书,?,下阶段工作安排,为什么要做岗位分析？,?,案例：机器清扫到底由,谁干？,头脑风暴,?,1,、职责不明，互相推委

6、扯皮；,?,2,、职责架空，工作无人管；,?,3,、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主,观判断；,?,4,、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励,员工。,?,5,、岗位因人设岗，职责因人而异,?,.,1.,为什么有些工作问题出现了，大家互相扯皮，,谁都不愿意去干？,2.,为什么有些人工作量很大，干也干不完，而,有些人却整天喝茶看报，无所事事？,3.,为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，,不知道这个岗位具体干什么？,4.,为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，,有责任没人担？,1.,为什么我们的主管很难评价下级工作,业绩的好与坏？,2.,为什么公司组织了一系列培训，而培,训效果一直不佳

7、？,3.,为什么我们招聘的员工常常不符合岗,位的要求？,4.,为什么在岗人员十分迷茫，通常被许,多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团,转？,我们并不了解每个人的工作量是多少？,我们并不了解到底需要多少工作人员？,我们并不了解如何有效地考核员工的工作？,我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？,我们并不了解员工的职业生涯？,？,我们并不了解到底需要什么样的员工？,我们到底该怎么办？！,是企业进行岗位价值评估、设计薪酬激励,体系的基础,是企业设计绩效管理体系的主要信息来源,岗位分析,岗位说明书,是岗位招聘选拔的前提条件,是员工培训和职业发展的主要依据,建立岗位说明书对组织的好处,?,营运及组织策略透过

8、人力资源制度,予以落实,?,透过岗位分析确认组织各层级的定,位及岗位之关键职责与绩效要求,?,使主管与部属间的主要角色能明确,区分,?,有助于组织中岗位之相对价值更加,明确化,?,促使员工与主管对于职责与绩效要,求获得共识,?,建立市场行情比较之基础,清楚的岗位职责是落实组织及人力资源策略的重要基础,企业愿景,运营战略,组织及人力资源策略,招聘与选拔,岗位管理,奖酬与激励,绩效管理,1.,岗位架构图,2.,岗位说明书,学习与发展,职业生涯与,继任人计划,组织与岗位,设计,为适应新的竞争环境，人力资源管理对员工和公司都提,出了新的要求,过去的关注焦点,如果,员工,?,忠诚,?,工作认真听话,?,

9、作交办事项,?,提供终身雇用,?,定时增加薪酬,?,提供生活保障,新的发展方向,?,发展公司需要的能力,?,运用这些能力帮助公司成,功落实经营战略,?,展现与公司一致的价值观,?,提供具挑战性的工作,?,协助员工能力的发展,?,奖励员工的贡献,员工,必须,公司,就会,公司,就会,结果,?,公司缺乏能力去应对环境,改变及激烈的商业竞争,?,员工是公司的“战略伙伴,”,结果,新的岗位管理呈现各岗位在组织中的相对定位，反映其,职责重点、能力需求与价值贡献,过去,?,职等,?,职责,?,职等,=,职称,=,人,?,不同层级的岗位在工作内容,方面重复较多,?,由主管分派职务，员工根据,其指示进行工作,?

10、,以职等和年资作为薪酬调整,及晋升的依据,未来,?,职等,=,职责,?,职等,=,职责重点,+,核心能力,?,各岗位目的与职责定义明确，,不同层级的岗位有清楚的分,工,?,主管的岗位必须对组织具有,附加价值，员工则在其岗位,上发挥所长,?,以岗位评估作为组织诊断的,工具,目录,?,什么是岗位分析,?,为什么要进行岗位分析,?,如何进行岗位分析并撰写岗位说明书,?,下阶段工作安排,岗位说明书模板,岗位说明书,?,部门名称,?,职位名称,?,岗位编码,?,岗位级别,?,工作环境,?,汇报上级,?,直属下级,?,主要服务对象,?,岗位目标,?,岗位职责,?,任职要求,1,、岗位目标,?,岗位目标,，

11、是指用非常,简洁,和,明确,的一句话来表述该岗位,存在的,价值,和,理由,。,部门目标,组织目标,分解,部门目标,部门目标,岗位目标,岗位目标,岗位目标,部门目标,分解,岗位目标,岗位目标,岗位目标,岗位目标,岗位目标,岗位目标,组织目标：,1,2,年内成为本省权威,的,XX,试验研究院；,3,5,年内成为华,Y,区权威,的,XX,科学研究院；,人力资源部部门目标,：,吸引、保留、激励与优化配置,公司的人力资源，确保人力资,源能支持组织目标；,进行组织优化和管理变革，以,提升竞争力，并满足电力科研,机构的要求；,薪酬主管的岗位目标,建立并管理科学的薪酬体系，,以确保公司对于核心人才的吸,引、保

12、留与激励。,岗位目标的书写有其严格的规范，具体如图,1-1,，实例见表,1-1,。,?,图,1-1,：岗位目的的写法及示例,电,网,规,划,研,究,工,程,师,工作依据,依,据,国,家,电,网,规,划,设,计,导,则,及,相,关,技,术标准,工作行动,工作对象,目的,负责湖北电网及下属地,市供电公司规划的编制、,指导、审核,表,1-1,某电网规划研究工程师的岗位目的,1.,岗位责任：,依据国家电网规划、设计导则及相关技术标准，负责湖北电,网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核，完成电网,规划报告。,2,、岗位职责,?,说明一项岗位所要求的最终结果。,为达到岗位的目的，工作主要在哪些领域中开

13、展？,?,说明该项岗位具有明确的成果或产出的主要部分以及为完成该,工作个人所负有的责任。,岗位在职人员所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么？,2.1,岗位职责说明的特点,?,总的来说代表了岗位的,主要产出,。,?,描述了工作的,成果,而非过程。,?,按照该岗位承担指责的重要性顺序进行撰写，先写宏观层面的，,再写微观层面的。,?,每一说明描述了单独的、不同的最终结果。,?,不是广义的，含糊的说明。,?,每一个说明都是,没有时限,的。如果岗位没有改变，职责不会改,变。,?,每一职责说明应不超过八项职责。,1.,明确列举必须执行的任务。,2.,指出每项工作的目的或目标。,3.,分析任务并归类相关

14、任务。,4.,简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述。,5.,指出工作频率，可能的情况下，说明时间的占用比率。,6.,合并相关行为的描述。,行政秘书,责任,工作职责,工作任务,提供董事长的要求进行速记,准备和保存月董事会记录,?,?,?,?,?,?,?,适合岗位说明,董事会速记,整理速记记录,打印董事会会议记录,复印会议记录，分发给董事会成员,可能不适合岗,会议记录保管归档,位说明,工作的基础要素,在打字印机中插入打印纸,确定打字机的边距,2.2.2,合并相关任务举例,招聘助理的任务,接收和记录辞职申请,?,?,确定空缺岗位,每周更新空缺岗位,职责,保管并定期查阅空缺岗位表，便于进行,招聘

15、及行使其他人事职能,?,?,查阅职务说明,请示上级批准,?,?,起草招聘广告,与广告代理联络,?,确认广告,?,准备招聘启事，请示上级批准，与,广告商联络，确保广告正确并及时,出版,2.3,撰写职责说明,2.3.1,书写的格式,示例,行动或角色,（动词）,具体对象,职责目标,（成果）,组织拟订、修改,和实施,公司的人力资源管理,政策、制度,公司的人力资源需求计,划,公司薪酬制度及经营,者年薪制管理办法,控股子公司的工资计,划,控股子公司的人员编,制、机构设置和人员,招聘情况,公司高级管理人员和,控股子公司总经理层,的考核、培训及办理,任免手续,以提高公司的人力资源管理,水平,使公司员工队伍结构

16、合理，素,质优良。,达到激励和约束经营者的目,的,监督其收入分配的程序,组织拟订、修改,示例,和实施,示例,组织拟订、修改,和实施,示例,核定,示例,审核,以控制公司系统员工总量和,素质结构,组织,以提高管理人员的素质和能,力,表,1-2,2.3.2,描述常用动词,1,、对计划、制度、方案、文件等,编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、,2,、针对信息、资料,调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、,3,、某项工作,(,上级,),主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督,4,、思考行为,研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、,5,、直接行动,组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、

17、,6,、上级行为,许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、,2.3.3,描述的书写规则,?,职责描述的书写规则,1,、必须采用“,动词,+,名词,+,目标,”,或者“,工作依据动词名词,目标,”的书写格式；,2,、必须尽量,避免采用模糊性的数量词,，如“许多”、“一些”等，而尽,可能表达为准确的数量；,3,、必须尽量避免采用任职者或其上级所,不熟悉,的专业化术语，,4,、当其存在着多个行动和多个对象时，,避免引起歧义,，需要进行分别表述。,图,1-2,：职责描述的书写规则,典型错误一,典型错误二,典型错误三,X,管理,MIS,系统,X,管理,内部银行的运作,.,X,管理,人事配置工作,X,领

18、导,公司的企业文化建设工作,X,领导,组织的薪酬与福利管理工作,X,领导,公司的对外宣传工作,X,无条件完成领导交办的其他工作,2.3.4,描述的格式规范,，必须根据职责,在对职责进行描述时之间的内在逻辑关系确定职责的书写,次序，如图,1-1,所示；,?,描述格式,格式说明,根据重要性排序，依次列出,所有职责。,目的,并列式,列出全部职责的组合,流程式,将某些职责依所在流程的顺,序或位置进行排列。,描述操作类职责，,调试,/,实验,/,计量,/,质检等,3,、职位要求,职位要求，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了,完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的,知识、

19、技能、能力、,以及个性特征要求。关于任职资格的主要组成部分及其与工作的内在关系参,见图,1-4,任职者能够做什么？,知识,技能,能力,岗位要求,工作,满意,高绩效,任职者乐意做什么？,态度,价值观,动机,兴趣,人事,匹配,显,性,任,职,资,格,与,隐,性,任,职,资,格,任职资格可以区分为显性任职资格与隐性任职资格两大部分，关于这两大部分,的特点及其关系请参见图,1-5,。,?,通过背景审查、资格证书,或者工作样本等方法来进,行证明或衡量；,?,具有很高的准确性,“,显性”,任职资格,教育程度、工作经验、,培训与工作技能,“,隐性”,任职资格,能力（或称为素质）,?,难以测量或者测量的准确,

20、性较低；,?,与工作绩效相关性更高,包括：,学历要求、专业要求、职业资格、工作经验、专业知识、,工作技能、能力要求,；它们是任职资格体系的基础部分,3.1,学历要求,指所取得的最高学历，包含全日制国民教育系列的文凭学历,3.2,专业要求,是指岗位对新任职者的学历专业要求,；,某职位的学历要求、专业要求的实例请参见表,1-3,。,任职资格：,学历要求：,专业要求：,全日制大学本科及以上学历,电力系统专业为主，技术经济等相关专业为,辅,3.3,专业资格,指专业技术职称、证书,3.4,工作经验,工作经验，包括任职者的所有工作经历。,管,专,理,业,经,验,工,验,作,经,相,关,经,专,验,业,工,

21、作,一,般,工,作,经,验,图,1-5,：工作经验的层次及其包含关系,任职资格：,专业资格：,工作经验：,助理工程师及以上,三年以上电力规划研究工作经验，能够独立承担电网规划研,究工作，独立完成规划报告的撰写。,3.3,专业知识,履行本岗位不可缺少的专业知识；,中层以上岗位应包含管理基础知识,专业岗位、操作岗位（隶属于专业所或多经实体）仅指专业,/,操作,范围内知识；管理科室岗位的专业知识往往包含行政管理或宣传或,党务等特定知识；,3.4,工作技能,工作技能，是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用，包,含通用技能、专业技能（专业岗位、操作岗位、市场部岗位均有特,定的专业技能项目）。,通用技能

22、是少数几项对所有岗位均通用的技能，一般包括：计,算机技能、外语技能与公文处理技能。,3.5,能力要求,包含一般能力、管理能力和特殊能力。,一般能力包含：学习能力、分析判断能力、协调能力、,表达能力、沟通能力、人际交往能力等能力项目。,管理能力：决策能力（适用于高层）、经营管理能力,（适用于高层）,、计划与组织能力、领导能力、指挥能力、,控制与协调能力、人员管理能力、项目管理能力等能力项目。,特殊能力：谈判能力（适用于市场部岗位）。,任职资格：,能力要求：,?,沟通能力：具备较强的人际沟通能力；,?,协调能力：能够完成部门内外部的工作协调；,?,分析判断能力：能够通过对资料及数据做出科学分析判断，保证项目的,研究方向正确性。,?,表达能力：具备较强的文字表达及口头表达能力。,现填写的岗位职责说明书样例,岗位职责说明书,职位名称：,所属部门：,汇报上级：,薪资级别：,主要服务对象：（包括对内和对外）,工作时间：行政班,工作时间与地点,工作地点：办公室,职位责任：,岗位工作内容,学历：,职位要求,工作经验,专业资格,技能,