四川省电子文档管理系统课件.ppt

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1、四川省电子文档管理系统,成都金档科技有限公司,系统简介,四川省电子文档管理系统 根据四川省电子政务建设的总体要求，大力推进四川省电子政务内网和外网建设，实现公文网上交换，对各级党政机关、事业单位网上交换下载后的电子公文按照国家档案局归档文件整理规则和国家质量监督检验检疫总局电子公文归档管理办法标准进行管理，建立全省统一的档案检索和管理系统，更好地开发利用档案信息资源，服务社会公众，四川省档案局、成都金档科技发展有限公司开发了四川省电子文档管理系统，以满足各级党政机关、事业单位公文交换和档案管理工作的需要。系统将功能性和可用性完美结合，既考虑到档案未来的发展对功能不断提升和变化的需求，又考虑到使

2、用人员使用是否方便，为用户提供了一套友好且功能强大的档案管理平台。,四川省电子文档管理系统,登录系统,输入用户名和密码登录系统。系统会记住所有成功登录过的用户，并显示在下拉列表中。,缺省用户：管理员,缺省用户密码：123,为了系统安全，首次登录后请修改缺省用户密码。,四川省电子文档管理系统,系统界面说明,数据区,顶行菜单,业务面板,系统主菜单,目录树,状态条,四川省电子文档管理系统,系统主菜单,帮助,四川省电子文档管理系统,帮助,系统主菜单,【用户管理】用于增加用户和修改当前登录用户的密码。,四川省电子文档管理系统,【系统设置】用于修改当前单位全宗号等。,【参数设置】用于增加修改当前系统参数。

3、,系统主菜单,【显示范围设置】用于结果集显示范围的参数指标指定。,四川省电子文档管理系统,【类目设置】用于增加修改“档案类别”和“二级类目”。,系统主菜单,四川省电子文档管理系统,【日志管理】显示操作人员使用该系统的操作时间和操作内容，可以对日志记录进行查询和排序，当日志记录满一万条时系统将给出提示，此时需进入“日志管理”模块导出日志到文本文件中备今后查询并清空日志记录。,【单位注册】注册软件和单位信息。,系统常用功能文件著录标引,一、文件著录标引,文件著录标引用于对归档文件的著录、查询、卡片打印和报表生成。单击“添加”后，录入相应的著录信息，单击“保存”则保存已录入的信息，单击“取消”则不保

4、存已录入的信息。单击著录信息中“原文编辑”挂接原文文件如：JPGPDFWORD等文件。说明：对于立卷改革后的文件著录，直接从“文件著录标引”窗口进入进行操作，不需要著录“档号”、“卷内页号”；对于立卷改革前的文件著录，从“案卷著录标引”窗口中的“卷内文件著录标引”中进行操作。查看著录信息：通过翻页按钮查找著录信息；也可单击“查询”，录入查询条件进行查找。找到某条著录记录后，单击“原文”，查看全文信息。修改著录信息：找到某条著录记录后，直接修改该文件的著录信息，单击“保存”则保存已修改的信息，单击“取消”则不保存已修改的信息。删除著录信息：找到某条著录记录后，单击 删除，是则删除该著录记录，否则

5、取消删除。,四川省电子文档管理系统,系统中凡是时间的录入格式一律采用8位阿拉伯数字表示，如2003年4月15日的录入格式为20030415。,系统常用功能文件著录标引,一、文件著录标引,文件件号调整：文件件号是在文件著录时，根据档案类别、保管期限、年度、机构或问题自动产生的，由于各种原因，需要对文件件号进行调整时，单击“件号调整”进入件号调整窗口后，当需对个别文件的件号进行调整时，通过“个别调整”完成；当需对某类文件的件号重新排序时，通过“排序调整”完成。打印：单击“打印”，打印文件的归档文件封面和归档文件目录。打印著录文件一览表：单击“输出”，在新弹出的窗口中选择要打印的项目，输出到EXCE

6、L中进行自定义报表的编辑、打印。选择或取消“文件重复性检查”可以对著录的文件进行查重或不查重处理，如果要进行重复性检查，那么著录中出现了重份文件，系统将给出提示并不于保存。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能案卷著录标引,二、案卷著录标引,“案卷著录标引”用于对归档案卷的著录、查询、卡片打印和报表生成。著录案卷信息：单击“添加”，录入相应的案卷著录信息，单击“保存”则保存已录入的信息，单击“取消”则不保存已录入的信息。其中档号由全宗号、目录号和案卷号组成，也可根据本地区的实际情况采用其它格式，但必须是三段式或四段式或五段式，每段用“-”隔开，最后一段是案卷号，案卷号必须由阿拉伯数字组成。著录

7、卷内文件信息：在对卷内文件进行著录前，首先必须著录案卷的档案类别和档号。在浏览状态下，通过翻页按钮找到某条案卷著录信息，单击“卷内文件著录标引”，进入文件著录标引窗口后，对该案卷内的文件进行逐份著录，著录完后单击“关闭”则返回到该案卷著录窗口。对卷内每份文件的操作与“文件著录标引”类似，对于卷内文件著录，卷内顺序号由系统自动递增生成，即可以按页号方式著录，也可以按页数方式著录，并且卷内顺序号可以进行调整，页号和页数可以互算。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能案卷著录标引,二、案卷著录标引(卷内),“查看著录信息”：通过翻页按钮查找著录信息；也可单击“查询”，录入查询条件进行查找。找到某条著

8、录记录后，单击“卷内文件著录标引”，查看卷内文件信息。修改著录信息：找到某条著录记录后，直接修改该案卷的著录信息，单击“保存”则保存已修改的信息，单击“取消”则不保存已修改的信息。要对卷内文件进行修改时，单击“卷内文件著录标引”，进入文件著录窗口后对卷内文件进行修改。删除著录信息：要删除某个案卷信息，首先找到该案卷著录记录，单击“删除”，“是”则删除该案卷著录记录及其卷内文件记录，“否”则取消删除。打印案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表、案卷目录和全引目录：单击“打印”，打印某份案卷的案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表或者某类档案的案卷目录，可以批量打印卷内文件目录。在进入卷内文件著录中还可以

9、打印卷内文件目录、专题目录和文号索引。打印案卷一览表：单击输出，在新弹出的窗口中选择要打印的项目，输出到EXCEL中进行自定义报表的编辑、打印。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能档案整理,一、档案存盘,（1）组织待存盘文档：单击“存盘”后，选择“档案类别”、保管期限“、”年度“、”机构或问题“，系统自动将该类文件显示到列表中（如左下图）。（2）将文件存入光盘：录入待存盘文件截止序号和光盘编号，单击保存则保存存盘信息，单击取消则不保存存盘信息。存盘方式有 新增和追加两种，以上是采用新增方式存盘。如果是在原有的光盘上继续添加文件，存盘方式选择追加，选择要追加到的光盘编号后保存即可。（3）删除已

10、存盘信息：找到某条存盘记录后单击 删除，是则删除该光盘编号和盘内序号，否 则取消删除。（4）制作光盘：单击 输出，单击 生成光盘文件，系统自动生成盘内文件目录和原文两个文件夹，将这两个文件夹刻录到光盘中，则完成光盘制作。（5）打印盘内文件目录封面、盘内文件目录和备考表：单击 打印打印相应内容。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能档案整理,二、档案组盒,（1）查找待组盒文档：单击 组盒，选择档案类别、保管期限、年度、机构或问题，系统自动将该类文件显示到列表中。（2）文档入盒：设置每盒最大页数和初始盒号后，单击 保存则系统根据文件的页数自动组盒并生成盒号,单击 取消则放弃组盒信息。组盒方式有 自

11、动和 手动两种，以上是采用自动方式组盒。如果是采用手工方式组盒，输入起至件号后保存即可。盒号在初次设置的基础上，以后每次添加时系统自动增加。（3）删除已组盒信息：找到某条组盒记录后单击 删除，是则删除该盒号，否则取消删除。（4）打印盒内目录封面、盒内文件目录、盒内备考表和归档文件封面：单击 打印打印相应内容。归档文件封面在文件著录标引和档案组盒模块中均可打印，前者适用于适时归档的情况，但在组盒前归档文件封面上无法生成盒号；后者适用于集中归档的情况，组盒后归档文件封面上自动生成盒号。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能档案检索,一、档案检索-包括分类查询和综合查询，用于对归档案卷的查询、检索和

12、查询检索结果输出。,（1）查询归档案卷：在分类查询方式下，选择案卷类别和二级类目，列表中显示该类案卷信息；在综合查询方式下，设置已知的查询条件（各查询条件之间为且的关系），单击 查询，右上列表中显示同时满足已设置查询条件的案卷信息。需要对查询结果做进一步查询时，单击 查询，设置查询条件进一步查询。在右上列表中选择某条案卷著录信息，右下列表自动显示该案卷的卷内文件信息，单击原文，可以查看卷内文件原文信息。,四川省电子文档管理系统,数据管理,四川省电子文档管理系统,一、数据导出,“数据导出”用于对收发文和各类档案通过查询和排序把要导出的记录检索排列后导出，该功能可以实现安装了该系统的多台计算机间的

13、数据交换。点击查询，选择查询条件，查询出的结果再点击数据导出，实现导出功能。,数据管理,四川省电子文档管理系统,二、数据导入,数据导入包括导入当前版本数据和升级历史版本数据，前者用于将其它电脑上的V2.0版数据导入到本系统中，后者用于将历史版本（V2.0）的数据导入到本系统中。（1）导入当前版本数据：进入数据导入窗口选择所要导入的数据内容项单击选择按钮在弹出的目录选择框中选择被导入的数据库文件和全文的位置单击确定选择导入方式选择编码方式（如果选择了重新开始编号，系统将自动为相应的数据项重新编码，包括收文登记中的登记号、公文传阅中的 登记号、发文办理中的登记号）单击导入。（注意：在导入数据之前，

14、最好备份数据）（2）升级历史版本数据：将V3.0版安装好以后，进入数据导入窗口，选择所要升级的历史版本号（V2.0），单击选择按钮，在弹出的目录选择框中选择被升级的数据库文件和全文的位置，单击升级，系统自动将历史版本（V2.0）的数据导入到V3.0版的数据库中，并提示数据库升级成功。,系统常用功能批量处理,三、数据转换主要用于将EXCEL表格中的数据导入到本系统中。,转换步骤：选择源库和目标库选择字段设置转换规则设置档号取值条件设置排除条件设置全文转换规则,尚未归档的公文不存在档号，因此在收发文和其他文件中执行数据转换操作时没有“档号取值条件”一栏。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能批量处

15、理,1、选择源库数据转换时只能读取Excel表格中第一页的数据。2、选择目标库目标库的类别为当前编辑的文件或档案类别，用户只能选择数据表。数据表包括案卷表和文件表。3、选择源字段和目标字段源字段即Excel表格中的列，选择“档号”作为源字段时以“档号取值条件”中取出的值为源字段值。目标字段的备选字段为所选数据表中的所有字段。4、设置转换规则转换规则包括计算函数、取值范围和连接符。如果不需要转换格式则不选择任何计算函数，直接加入转换规则。选择“按长度取值”函数时需要设定取值范围。取值范围的格式为有两种：5(6)格式表示从第5个字符开始取6个字符；5(n)格式表示从第5个字符开始取到最末。选择”多

16、字段连接“函数时可以将多个源字段连接成一个目标字段，从第二个源字段开始添加连接符。缺省的连接符有“-”、“.”、“/”和“”四种，用户可以自己填入连接符。数据转换规则可以保存。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能批量处理,5、档号取值条件档号通常只存储在一个单元格。以行和列确定单元格位置。6、排除条件字段名等通常不需要转入系统。符合条件的以行为单位排除。7、全文规则转入全文路径时可选择相对路径或绝对路径：相对路径即相对于安装路径的全文路径；绝对路径即相对于整个硬盘的全文路径。,四川省电子文档管理系统,数据管理,四川省电子文档管理系统,四、数据备份,“数据备份”用于对本系统数据的手工备份管理。

17、选择数据备份的目标驱动器和文件夹后，单击“开始备份”，系统自动将所有的数据备份到目标驱动器和文件夹中。备份内容中可以选择是否要备份全文文件，缺省是要备份全文。,数据管理,四川省电子文档管理系统,五、数据恢复,数据恢复用于把备份数据恢复到本系统中来的管理。首先选择要恢复的数据目录，单击开始恢复，系统将用恢复的数据库内容覆盖当前数据库的内容。（注意：数据恢复前，最好备份数据）,数据管理,四川省电子文档管理系统,六、数据清除,数据恢复”用于把备份数据恢复到本系统中来的管理。首先选择要恢复的数据目录，单击“开始恢复”，系统将用恢复的数据库内容覆盖当前数据库的内容。恢复内容中可以选择是否要恢复全文文件，

18、缺省是不恢复全文。,数据管理,四川省电子文档管理系统,七、批量处理,“批量处理”用于对收发文、公文传阅和各类档案记录进行批量删除或全部删除处理，并可对有文件编号的记录进行文号排序。可以通过查询和排序把要处理的记录检索排列出来进行操作处理。（注意：进行批量处理前，先备份数据）,系统常用功能1、批量处理,1、批量修改对当前数据范围内所有数据项的某一字段进行修改。,批量修改针对字段进行，必须先选择一个字段。批量修改有三种情况：修改替换格式转换日期格式转换补零格式转换时不能同时修改或替换字段值。,修改：不填入“原有内容”时，将所有数据项的该字段都修改为指定内容。替换：填入“原有内容”时，将该字段中包含

19、“原有内容”的部分替换为指定内容。转换日期格式：去掉日期之间的“.”或“-”分隔符，转换时不会自动补零。补零：将字段内容为数字且不足指定位数的，前面补零至指定位数。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能2、批量输出,自定义输出数据中包含的字段信息。,批量输出操作将当前范围内所有数据项中所选字段的内容输出到Excel表格中。用户可以根据需要选择字段，自定义特殊格式的报表。,四川省电子文档管理系统,重点功能说明3、查询,一、一般查询将检索内容与每个字段进行匹配，检索出符合条件的条目。,一般查询不分字段，如查找“金档”，则查询结果中既可能有“来文单位”字段含“金档”的数据项，也可能有“备注”字段含“

20、金档”的数据项。可输入多个查询内容，各查询内容之间用空格隔开，检索结果是符合所有条件的数据项。多个检索内容不一定在同一个字段中。,四川省电子文档管理系统,二、分类查询分类查询针对特定字段进行查询，只有该字段含查询内容的数据项才被检索出来。,可同时为多个字段设置查询条件，检索结果是符合所有条件的数据项。字符型字段按“匹配”关系查询，只要字段值包含查询条件即可。整数型字段必须完全等于查询条件才能被检索出来。,系统常用功能 3、查询,四川省电子文档管理系统,三、组合查询组合查询模拟数据库命令，不但可以按字段进行查询，还可以为查询条件设置运算。,系统常用功能 3、查询,组合查询的运算符包括：“等于”、

21、“大于”、“大于”、“等于”、“小于”、“小于等于”、“不等于”、“匹配”、“左匹配”、“右匹配”、“是空值”和“非空值”。查询条件可以有多个，用“并且”、“或者”、“非”及左右括号“(”、“)”来改变各查询条件之间的逻辑关系。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能 4、排序,将当前列表中的数据项按选中的字段进行排序。设置多个字段组合排序时，排在上面的优先。,从备选字段中选择一个或多个字段进行排序。排序字段的优先顺序可以用 和 按钮进行调整。排序字段前面的 表示按升序排列，表示按降序排列。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能 5、原文编辑,“原文管理”用于对系统原文实现批量入库，但不与条目进

22、行对应，也可以对未与条目进行对应的原文执行出库删除操作，在“原文管理”中出现的原文一定是没与任何条目实现对应的原文。点击“文件入库”实现文件如库的操作。点击“文件出库”实现删除文件操作。点击“全部出库”实现文件全部删除操作,联机浏览：用该文件格式默认的程序浏览文件。如.doc文件用word程序浏览。脱机浏览：用本机自带的浏览器浏览文件。图像连续浏览：用本机自带的浏览器，在同一页面中连续浏览所有图像文件。,四川省电子文档管理系统,系统常用功能 6、打印,报表由系统管理员预设，用户可以从下拉列表中进行选择。当报表针对的是条目明细时，通常选择“当前记录”，如果选择“全部记录”，则每条数据项分别打印一张报表。当报表针对的是目录时，通常选择“全部记录”。需要打印部分数据项，可以先进行查询操作。生成的报表是Excel文件，预览和打印均通过Excel程序执行。,打印卷内文件有两种方式，一是在案卷级打印，二是在文件级打印。在案卷级打印卷内文件目录时，需要创建一个“主子表”类型的报表。在案卷级打印主子表时，不是打印案卷目录，而是打印卷内文件目录。选择“当前记录”则打印当前案卷中的所有卷内文件；选择“所有记录”时则打印当前数据区内所有案卷的卷内文件。,四川省电子文档管理系统,Thank You!,成都金档科技有限公司,