项目2. 批量制作证书与批量发送邮件课件.ppt

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1、知识技能点,设置页面背景创建模板文件用文本框任意定位文字位置设置文本框格式利用邮件合并批量生成证书结合Excel和Outlook，利用邮件合并批量发送邮件邮件合并过程中的规则设置邮件客户端Outlook基本账户设置,2.1.项目背景,小王刚入职新公司，担任文秘的职位，临近年末，公司决定表彰一批优秀员工，要打印奖状，所有优秀员工的记录已经保存在Excel文档中，需要在最短的时间内准备好。同时，公司决定召开年末客户答谢会，需要向所有的客户发送邀请函，并通过邮件的形式传达。公司客户信息从客户关系管理系统中导出为Excel文件，包含了姓名、性别和邮箱地址等信息，需要快速准确的将邮件发给相应的客户，并且

2、在称呼之中，根据客户联系人的性别，分别加上“先生”或“女士”称呼。小王在学校期间，比较熟练的掌握的通过邮件合并的方法，批量生成文档和邀请函，并能结合Outlook、Excel群发邮件，准确快速的完成了工作任务。,邮件合并，是指在Office中，先建立两个文档：一个Word文档包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封、待发邮件的内容、未写邀请对象的的邀请函等）和一个包括变化信息的数据源（待填写的收件人、性别、职位、邮编等数据），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。通过邮件合并，可以解决批量分发文件或者邮

3、寄相似内容时的大量重复性问题。邮件合并中的“数据源”，可以来自于Word表格、Excel工作簿、Outlook联系人列表或者利用Access创建的数据表等。结合Office套件中的Outlook客户端，可以将邮件合并后的文档，通过邮件群发的方式，发给特定的人，减少在联络客户、发布邀请函、公告各种数据等情况下的大量重复性工作，极大的提高工作效率。,2.2.项目简介,本任务分为两部分，第一部分，通过邮件合并，制作批量的证书，掌握邮件合并的一般过程，制作效果如图2-1所示。第二部分，通过邮件合并，批量制作邀请函之后，通过邮件客户端Outlook2016群发邮件，并需要验证发送成功与否。,图2-1批量

4、制作证书效果,2.3.项目制作,2.3.1.创建证书模板文件步骤1：【文件】菜单-【新建】-【空白文档】。步骤2：【布局】菜单-【纸张大小】-【其他纸张大小】，自行设置纸张大小，如图2-2所示。步骤3：在弹出的【页面设置】对话框，设置页面的宽度为20厘米，高度为13厘米，如图2-3所示。步骤4：设置页面的上、下、左、右边距全为0，如图2-4所示。步骤5：设置页面方向。【布局】菜单-【纸张方向】-【横向】，如图2-5所示。步骤6：保存文件。,2.3.2.设置页面背景步骤1：【设计】菜单-【页面颜色】-【填充效果】，弹出页面填充效果对话框，如图2-6所示。步骤2：在【填充效果】对话框中，选择【图片

5、】选项卡，点击【选择图片】按钮，浏览到预先准备好的背景图片，确定，如图2-7所示。【小贴士】页面背景的设置，还可以通过设置水印、添加图片，并将图片设置为“置于文字下方”等方式来完成。除了用图片作为页面背景之外，还可以用渐变颜色、纹理和图案等多种方式来完成，读者可自行尝试。,图2-6 填充效果,图2-7选择图片作为背景,2.3.3.输入文字内容由于证书内容的位置比较灵活，采用传统的按行输入的方式来确定文字位置，不太方便，采用插入【文本框】方式，可以任意安排文字在页面中的位置，然后在文本框内输入文字来实现证书内容的布局。步骤1：【插入】菜单-【形状】-【文本框】，鼠标指针变成“十”字形，在页面的适

6、当位置拖动到适当大小，即画出了一个添加文本的位置。如图2-8所示。,图2-8插入文本框,步骤2：输入文字内容，设置文字字体、字号等，如图2-9所示。步骤3：设置文本框填充样式。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状填充】-【无填充颜色】，如图2-10所示。,图2-9 输入证书内容,图2-10形状填充,步骤4：设置文本框边框。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状轮廓】-【无轮廓】，如图2-11所示。步骤5：插入印章，并依次完成其他部分文本框的设置，最后效果如图2-12所示。,图2-11形状轮廓,图2-12设置效果,2.3.4.准备数据源“数据源”可以在“邮件合并分步向导”中第三步【选择收件人】

7、中通过输入新列表的方式来创建，也可以先创建好，然后通过选择文件的方式来实现。比较常用的方法是事先准备好“数据源”文件，特别是数据比较多的时候显得更为重要。“数据源”可以由Word表格、Excel工作簿、Access创建的数据表等来创建。本项目以实现创建好的Excel工作簿“获奖人员信息.xlsx”作为证书制作的“数据源”，数据内容如图2-13所示。,图2-13获奖人员信息表,2.3.5.利用邮件合并批量生成证书步骤1：打开刚创建好的“证书模板”文件，选择【邮件】-【开始邮件合并】按钮，如图2-14所示。,图2-14邮件合并分步选项,步骤2：在“选择文档类型”步骤，选择“信函”，点击“下一步，开

8、始文档”链接，如图2-15所示,图2-15选择文档类型,步骤3：在“选择开始文档”步骤，选择“使用当前文档”，点击“下一步：选择收件人”链接，如图2-16所示；,图2-16选择开始文档,步骤4：在“选择收件人”步骤，选择“使用现有列表”，并点击“浏览”链接，定位到保存“获奖人员信息.xlsx”文件位置，选中该文件，点击“下一步：撰写信函”链接，如2-17所示；,图2-17选择数据源,步骤5：弹出“选择表格”对话框中，选择Excel文件中的工作簿名称，由于本例中只有一个工作簿，所以在“名称”列，只显示出第一个工作簿“Sheet1”，由于表的结构中第一行包含了列的标题，所以将“数据首行包含列标题”

9、复选框勾选，如2-18所示。,图2-18选择表格,步骤6：在“邮件合并收件人”对话框中，确认信息是否正确，如图2-19所示。点击【确定】按钮，回到合并邮件的第3步，点击“下一步：撰写信函”链接。【小贴士】可以通过勾选复选框排除或选择加入到收件人，同时可以“调整收件人列表”，对数据进行排序、筛选、查找是否有重复收件人、查找收件人和验证地址等操作。,图2-19邮件合并收件人,步骤7：选择“其他项目”链接，弹出“插入合并域”对话框，鼠标定位到文档中的“编号”之后，在“插入合并域”对话框中选择“证书编号”项目，点击【插入】按钮。如图2-20所示,图2-20插入合并域,步骤8：用相同的方式插入其他合并域

10、，完成后如图2-21所示。,图2-21插入域完成后效果,步骤9：点击【下一步：预览信函】链接，如图2-22所示，可以点击右边的 查看前一个或 查看后一个合并后的文档，在左侧展示了将各项数据添加进入文档后的内容。确认无误后，点击【下一步：完成合并】链接。【小贴士】在该步骤，还可以修改合并的收件人信息，或者删除某个人。,图2-22预览信函,步骤10：如果要将证书打印出来，直接点击“打印”链接即可。如果要将所有合并后的文件保存下来，点击“编辑单个信函”按钮，并在弹出的选择文档范围的对话框中选择全部，即可将所有合并后的文件显示出来，并自动新建一个名为“信函1”的文件，保存备用,2.3.6.利用邮件合并

11、群发邮件利用邮件合并，结合Office办公套件Outlook邮件客户端，可以将合并后的文档，分别批量发给相应的联系人，从而大大提高工作效率。本部分在邮件合并过程与2.3.5的类似，不再详述，主要讲解在批量发送邮件过程中的不一样的设置。具体步骤如下：步骤1：制作邀请函模板文件，保存为“邀请函模板.docx”,步骤2：根据收集到的联系人“数据源”，命名为“客户通讯录.xlsx”步骤3：打开“邀请函模板.docx”文件，选择【邮件】菜单-【邮件合并分步向导】，邮件合并【选择文档类型】选择【电子邮件】，【选择开始文档】步骤选择【使用当前文档】选项，【选择收件人】步骤选择【使用现有列表】选项，点击【浏览

12、】链接，定位到“客户通讯录.xlsx”文件所在位置，选择表格和联系人后确定。在【撰写电子邮件】步骤，选择【其他项目】，在“邀请函模板.docx”文件的相应位置，插入相应的域。设置完毕效果如图2-26所示,图2-26邀请函的邮件合并,步骤4：根据联系人的性别自动设置“先生”或“女士”称呼。将鼠标定位到联系人域之后，选择【邮件】菜单-【规则】按钮-【如果那么否则】选项，如图2-27所示。,图2-27选择规则,步骤5：在弹出的“插入Word域 IF”对话框中，在【域名】下拉列表选择“性别”，【比较对象】输入“男”，在【则插入此文字】文本框中输入“先生”，在【否则插入此文字】文本框，输入“女士”，确定

13、。如图2-28所示。设置完毕后的效果如图2-29所示，为让设置后的称谓与文档主体字号、字体一致，需要设置“先生”二字的字体字号。,图2-28插入IF域,步骤6：设置完毕后，可以【预览电子邮件】，确认无误后，点击【下一步，完成合并】，选择【电子邮件】超链接，自动开始发送邮件。为验证发送是否成功，可以在“客户通讯录.xlsx”文件中添加一条自己可以确认能否正确收到邮件的邮箱地址，也可以进入在Outlook中设置的邮箱账户，查看发送的结果，以判断哪些发送，哪些发送失败。,【小贴士】若第一次使用Outlook客户端收发邮件，需要对Outlook进行设置，本项目以通过QQ邮箱作为收发邮件服务器为例，介绍

14、如何正确设置Outlook。步骤1：启动Outlook，自动进入“添加账户”窗口，选择“手动设置或其他服务器类型”，点击“下一步”按钮，如图2-30所示。,图2-30添加Outlook账户,步骤2：选择“POP或IMAP”选项，点击“下一步”按钮,图2-31选择服务,步骤3：设置服务器账户信息。在“电子邮件地址”文本框填写自己的完整邮件地址，“服务器信息”按QQ邮箱官方网站要求填写，“登录信息”的“用户名”填写登录QQ邮箱的用户名，“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定的授权码，以保证账户的安全。确定无误后点击“其他设置”按钮，如图2-32所示,图2-32 POP和IMAP账户设

15、置,步骤4：设置发送服务器参数。勾选“我的发送服务器（SMTP）需要验证”复选框，“用户名”处填写QQ邮箱账户名，“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定的授权码，选择记住密码，如图2-33所示。,图2-33设置发送服务器,步骤5：选择“高级”选项卡，设置服务器端口信息。“接收服务器POP3”，输入995，勾选“此服务器要求加密连接（SSL）”前的复选框,在“发送服务器（SMTP）”端口输入465，在“使用以下加密连接类型”下拉表中选中SSL，清除“14天后删除服务器上的邮件副本”复选框，这点相当重要，如果勾选该选项，邮件服务器将在14天后自动删除服务器上的邮件。确认无误后，点击“确定按钮”。如图2-34所示。,图2-34服务器端口设置,步骤6：测试账户信息。通过点击“测试账户设置”或者“下一步“测试账户设置是否正确，如图2-35所示,图2-35点击测试账户设置是否正确,如果测试结果状态显示“已完成”，配置即为正确，点击下一步或关闭，完成配置,图2-36成功完成配置,