应用写作教程第四章事务文书写作课件.ppt

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1、第四章 事务文书写作,01,计划,会议记录,调查报告,计划是党政机关、企事业单位、社会团体或个人在一定时期内，为了完成某项事务，预先制定的具体的行动安排，包括对数量、质量和时间的要求，也包括对完成任务所采取的措施等。,第一节 计划,计划包含的种类较多，常见的规划、设想、打算、要点、意见、方案、安排等都属于计划的范畴，由于内容等方面的要求不尽相同，因此所使用的名称也不相同。,计划的分类,计划的不同名称,（一）根据内容不同 有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、分配计划、销售计划等。（二）根据范围不同 有班组计划、单位计划、地区计划、国家计划等。（三）根据时限不同 有周计划、旬计划、

2、月计划、季计划、年计划等。（四）根据形式不同 有条文式计划、表格式计划、条文与表格结合的计划。（五）根据性质不同 有综合计划和专题计划。,（一）目标性（二）预见性（三）可行性（四）规范性,计划的特点,计划的结构一般由标题、正文、落款三部分构成。,计划的结构与写法,（一）标题1.完全式标题（公文式标题）由制订单位名称、计划时限、计划内容和文种四个部分组成，如大学20162017学年第一学期期末考试安排。2非完全式标题 计划的非完全式标题是在完全式标题之上的简化。,计划的结构与写法,（一）标题第一种由制定计划单位名称、计划内容和文种三部分组成，如省工业结构调整规划。第二种由计划时限、计划内容和文种

3、组成，如2016年防汛工作计划。第三种由内容和文种组成，如教师考核工作计划。,计划的结构与写法,（二）正文通常包括前言、目标和任务、措施和步骤、结语等。1前言简明扼要地写出制订计划的原因、依据，并对基本情况进行说明分析。语言力求简明，篇幅不宜过长，解决“为什么”的问题。,计划的结构与写法,（二）正文2目标和任务这一部分同下面的“措施和步骤”是计划的核心部分。解决“做什么”和“做到什么程度”的问题。3.措施和步骤措施主要是指达到既定目标需要采取什么方法，动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，人力财力物力如何调配、布局，各阶段如何配合、衔接等。步骤是指工作的程序和时间安排，每项目标和任务，在完

4、成过程中都有其阶段性。,计划的结构与写法,（二）正文 4结语 这是全文的总结，一般在正文的末尾提出希望和号召。有的计划也可不写结语，计划事项写完后自然结束。是否写结语，要根据计划的具体情况而定。（三）落款 落款是指计划正文完成之后，在正文的右下方要注明制订计划单位名称和制订计划的日期。如果标题中已出现单位名称，此处注明制订日期即可。,计划的结构与写法,（一）调查研究，实事求是（二）突出重点，兼顾一般（三）内容具体，语言简明（四）责任明确，留有余地,计划的写作要求,第二节 总结,总结是国家机关、企事业单位、社会团体或个人对前一阶段的实践活动加以回顾、检查、分析和评价，找出经验教训，形成规律性认识

5、，为今后的努力指明方向，用以指导下一阶段工作而形成的应用文体。,根据内容不同，有生产总结、工作总结、科研总结、学习总结、思想总结等。根据时间不同，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。根据范围不同，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。从总结的实际要求看，不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围分为全面总结、专题总结两种。,总结的分类,（一）实践性（二）说理性（三）客观性,总结的特点,总结的结构一般由标题、正文、落款三部分构成。,总结的结构与写法,（一）标题 1.公文式标题 由单位名称、时限、内容和文种构成。如 公司2015年销售工作总结。2正副标题 正标题主要是概括总结

6、的主要内容或基本观点。副标题是补充说明单位名称、时限、文种等，显示文体特点，如五优四讲三落实，新貌新风新气息2015年学校德育工作总结。这种标题多适用于经验总结。,总结的结构与写法,（一）标题 3.文章式标题 此标题虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容，如我们是怎样吸引客户的。,总结的结构与写法,（二）正文 通常包括前言、主体和结尾。1前言 是对总结对象基本情况的概述。一般用简洁的语言，概括交代完成工作的时间、地点、背景，点明主旨或说明成绩，主要回答“做了什么”的问题。,总结的结构与写法,（二）正文 2.主体 是总结的核心部分，要对前言的基本情况展开分析，主要总结工作中取得的

7、成绩和经验、问题和教训。（1）成绩和经验（2）问题和教训,总结的结构与写法,3.结尾 提出切实有效的改进措施，表明今后的打算和努力方向；提出新的奋斗目标，表明决心、展望前景、鼓舞斗志。可以自然结尾，即正文主体内容结束后，不再另结尾；也可总括式结尾，即对总结内容进行概括，或得出结论；也可谦虚式结尾，表示谦虚的态度。,总结的结构与写法,（三）落款 总结的落款包括署名和日期两项内容，位于正文右下方。如果标题中或标题下已注明单位名称，则此处可以省略。个人总结的署名一般写在正文的右下方。,总结的结构与写法,（一）叙述、议论相结合的表达方式（二）总结出个性（三）实事求是，一分为二,总结的写作要求,一、简答

8、简述总结与计划的区别与联系。二、写作训练请回顾你上大学以来的学习、生活情况，写一篇800字的总结。,思考练习,第三节 简报,简报是国家机关、企事业单位、社会团体内部在日常工作中用来沟通情况、汇报工作、传递信息、交流经验时编发的一种行文简明扼要的事务性文书。,简报是一个统称，不是正式公文，属于内部文件，在实际工作中，它常常以“工作动态”“信息快报”“情况反映”“内部参考”“简讯”“快报”等名称出现。其实质是对有关方面工作、活动及情况的简要汇报、通报。一般根据简报的功能可分为工作简报、会议简报、动态（情况）简报三种。,简报的分类,按功能分类：1工作简报工作简报是反映工作情况的情报，以解决工作中的问

9、题为目的，针对性很强。2会议简报会议简报主要用于报道会议情况和主要精神，是用简报的形式反映会议进展情况、会议精神、与会人员的意见、建议等事项。3动态简报动态简报是为反映本单位、本系统的思想、政治、经济、文化等方面的情况和信息而编写的综合性简报。,按内容分类1专题性简报专题性简报是针对某一情况、某一工作、某一问题或动态而编发的专门简报。如：住建部调研视察工作简报。2综合性简报综合性简报是指全面综合地反映本单位工作进展、思想动态、成绩缺点等情况的简报。如：学校工作简报。,（一）简（二）真（三）快（四）准（五）密,简报的特点,简报的结构一般由报头、报核、报尾三部分构成。,简报的结构与写法,（一）报头

10、简报的报头，又称版头，一般在首页上方，约占全页1/3篇幅，用一条醒目红色横线与正文隔开，类似公文的版头。报头一般包括如下内容。1简报名称常见的简报名称有“工作动态”“信息快报”情况反映”“内部参考”“简讯”“快报”等，也可以加上单位名称、专项工作等内容，如学校思想教育简报。为了醒目，简报名称一般在首页上方居中，用大号字体套红加粗印刷。,简报的结构与写法,（一）报头2期数简报期数一般放在简报名称下方居中，并加圆括号，如（第1期）。如果是综合性简报，一般以年度为单位统编顺排；如果是专题简报，按本专题统编顺排；如果是增刊，应标明“增刊”字样。3编发单位名称编发单位名称位于期数下面，红色间隔横线左上方

11、，顶格书写编发单位或负责部门的全称。,简报的结构与写法,（一）报头4印发日期印发日期位于编发单位右侧，右顶格书写，应标明年、月、日，如由领导签发，以领导签字日期为准。5密级简报如需标注密级与紧急程度，一般标在报头的左上角，其标识方法、密级和紧急程度同公文中“秘密等级与紧急程度”。如果有传阅范围限制、提醒事项等均需标识在左上角。比如“供级以上领导参阅”“内部资料，注意保存”等。,简报的结构与写法,（二）报核报头以下、报尾以上的部分就是报核，也称主体部分，一般由按语、标题、正文三部分构成。1按语 是指简报的编者针对简报的某些内容所写的说明性或评论性的文字。一般在文字开头之处写“编者按”“按语”或“

12、按”等字样。（1）题解性按语。（2）提示性按语。（3）批示性按语。,简报的结构与写法,（二）报核2标题简报的标题和新闻的标题相似。（1）单行标题单行标题是将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如今年政府应办几件实事我校通过教育部专家评审验收等。（2）双行标题 一是正题后面加副题，如再展宏图创全国一流市场农贸市场荣获市信誉市场称号。二是正题前面加引题，前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。,简报的结构与写法,（二）报核2标题（3）多行标题多行标题是指有三个或三个以上标题，一般引题说明背景，交代形势或揭示意义，正题概括正文的内容，突出主题，副题补充说明正

13、题，或简述结果。如：鼓励收粮人为卖粮人提供优质服务引题新乡粮食仓库设职业道德奖正题作风显著转变农民拍手欢迎副题,简报的结构与写法,3.正文简报正文一般分为导语、主体、结语、供稿单位四个部分。（1）导语导语是简报的开头部分，简洁明确总括全文中心或主要事实，一般要交代清楚人物或单位、时间、地点、事件、结果。简报的导语类似新闻导语的写法。（2）主体主体是简报的主要部分，是对开头部分概括内容的进一步具体化。这部分紧承导语，起着阐述说明的作用，要选择富有说服力的典型材料进行合理安排。,简报的结构与写法,3.正文（2）主体主体的写法有三种：叙述式：按事情发生、发展、结局的自然顺序进行表述。概括式：点面结合

14、概括反映，既包括典型材料，又兼顾共性问题。归纳式：将材料按性质分类，以一定的逻辑顺序排列组合。,简报的结构与写法,3.正文（3）结语结语是简报正文的结尾部分。正文可自然完结，也有一些简报在结尾部分用一句话或一段话概括正文的主要内容，或指明事件发展的趋势，或发出号召，或提出今后的打算，从而起到“画龙点睛”的作用。（4）供稿单位简报一般不具名，必要时在正文的右下方注明撰稿人姓名或供稿单位，如：“供稿”。,简报的结构与写法,简报的结构与写法,（三）报尾报尾部分印在简报末页的下端，用一条横线与报核隔开。一般包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位或领导；送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单

15、位；发，指简报发放的下级单位。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。印刷份数位于报送单位之下，一般用一条横线将报送单位与印发份数隔开。,（一）抓准问题，有的放矢（二）材料准确，内容真实（三）简明扼要，一目了然（四）讲究时效，反应迅速,简报的写作要求,第四节 会议记录,会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性文书，常借助录音、录像等手段，以求最全面地再现会议情境。,根据内容不同，有工作会议记录、座谈会议记录等；根据范围不同，有大会会议记录、小组会议记录等；根据性质不同，有党委会议记录、群众团体会议记录、企事业行政会议记录等；根据记录方法不同

16、，有摘要会议记录、详细会议记录等。,会议记录的分类,（一）真实性（二）现场性（三）完整性（四）凭证性,会议记录的特点,会议记录的结构一般由标题、会议组织概况、会议内容和结尾四个部分组成。,会议记录的结构与写法,（一）标题会议记录的标题一般由会议名称、文种组成，如会议记录。,会议记录的结构与写法,（二）会议组织概况1会议时间应写明举办会议的起止时间，有时要求精确到分钟。2会议地点如：会议室、礼堂等。3主持人的姓名、职务如：校党委书记。,会议记录的结构与写法,（二）会议组织概况4出席人出席人是会议的正式参加者，有发言权和表决权。有时只标明出席人的身份和人数，如“各部门理15人”“全体与会代表”等。

17、如果出席人身份复杂，最好将主要人员的姓名、职务一一列出，其他有关人员则分类列出。5列席人列席人不同于出席人，是由于工作需要而参加会议的人员，有发言权但没有表决权。会议记录中需标明列席人的姓名、身份，具体写法与“出席人”一致。,会议记录的结构与写法,（二）会议组织概况6缺席人如有重要人物缺席会议，会议记录中应做出记录。7记录人包括记录人的姓名和部门，如：（校党委办公室秘书）。,会议记录的结构与写法,（三）会议内容会议内容是随着会议的进程充实的，没有固定模式，记录时一般应包含以下方面。1会议的议题、主旨2会议议程3会议报告、讲话、讨论和发言会议记录的关键在于发言记录，记录方式一般有两种：一是摘要记

18、录，记录重点讲话，适用于一般性会议；二是详细记录，有闻必录，适用于重要会议。,会议记录的结构与写法,（三）会议内容4会议的议定事项记录会议的表决情况以及有无形成决议。如有，则需形成正式决议；如无，仅由主持人归纳，记录在主持人名下。5会议未解决的问题以上内容项目根据会议侧重点或议程安排的不同，可以进行次序调换。,会议记录的结构与写法,（四）结尾会议结束，记录随之完毕，将主持人宣布散会一项记录进去，需注意的是，如果中途休会，应注明“休会”二字。会议记录完成后，由主持人与记录人对记录内容认真校对后，分别签署姓名，以示负责。,会议记录的结构与写法,（一）快速、择要记录（二）真实、准确，突出重点（三）格

19、式规范,会议记录的写作要求,第五节 调查报告,调查报告，就是党政机关、企事业单位或个人对某项工作、某个事件或某个问题调查研究后，将所得的材料和形成的结论加以整理而写成的书面报告。,一、调查报告的分类,调查报告所反映的对象，是世界上千差万别的事物，因而它的内容也随着事物的不同而呈现出不同的类型。,从调查研究的对象和内容上可分为新生事物的调查报告、典型经验的调查报告、历史进程的调查报告、揭露问题的调查报告；从调查所涉及的领域来划分可分为政治性调查报告、经济性调查报告和社会生活性调查报告；从涉及的范围层次上可分为综合性调查报告和专题性调查报告。,（一）综合性调查报告,综合性调查报告所反映的内容比较广

20、泛，可以包括社会的政治、经济、军事、文化、教育、卫生等各方面的状况，以及社会各阶级、阶层的状况。,（二）专题性调查报告,专题性调查报告是针对某一具体事物进行细致入微的调查研究，找出它形成、发展或消失的根本原因，科学地阐明其自身的运动规律，指出这种规律的价值。,二、调查报告的特点,（一）明确的目的性（二）内容的真实性（三）分析的理论性（四）语言的简洁性,（一）明确的目的性,调查报告的写作者必须以研究为目的，根据社会或工作的需要，制定出切实可行的调研计划。写作者应从明确的追求出发，经常深入到社会第一线，不断了解新情况、新问题，有意识地探索和研究，写出有价值的调查报告。,（二）内容的真实性,调查报告

21、讲求实事求是。它通过调查得来的事实材料说明问题，阐明观点，揭示出规律性的东西，引出符合客观实际的结论。,（三）分析的理论性,调查报告的主要表述方法是叙述事实，但最终目的是从这些事实中概括出观点，观点才是调查报告的灵魂。因此，占有大量材料，不一定就能写好调查报告，还需要把调查的东西加以分析综合，进而提炼出观点。对材料的研究，要在正确思想指导下，用科学方法经过“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的过程，从事物发展的不同阶段中，找出起支配作用的、本质的东西，把握事物内在的规律，运用最能说明问题的材料并合理安排，做到既要弄清事实，又要说明观点。调查报告紧紧围绕事实进行议论，要求有叙有议、叙议结合

22、。,（四）语言的简洁性,调查报告的语言应做到简洁明快。这种文体是充足的材料加少量议论的，不要求细腻的甚至是华丽的描述，只要用简明朴素的语言报告客观情况。但由于调查报告也涉及可读性问题，所以语言有时可以生动活泼，适当采用生动而形象的语言。,三、调查报告的结构与写法,调查报告的结构一般由标题、正文和结尾三部分构成。具体写法如下：,（一）调查报告的标题,标题是调查报告的眼睛，应准确明了地揭示报告的中心内容。报告中的段落小标题也要与大标题有机呼应。标题具体写法有以下几种:,1.公文式标题,调查报告公文式标题多数由事由和文种构成，平实沉稳。如关于知识分子经济生活状况的调查报告；也有一些由调查对象和“调查

23、”二字组成，如甘肃青年农民工调查等。,2.文章式标题,文章式标题是指直接揭示调查报告的中心，十分简洁，一般不出现“调查与报告”等文种名称。如本市老年人各有所好。,3.综合式标题,综合式标题是比较普遍的一种调查报告标题。正标题揭示调查报告的思想意义，副标题表明调查报告的事项和范围。如深化厂务公开机制 创新思想政治工作方法关于武汉分局江岸车辆段深化厂务公开制度的调查。,（二）调查报告的正文,调查报告的正文在结构上相对固定，这是它“公文性”的体现，也是它不同于一般论文格式之处。调查报告的正文一般包括前言、主体两部分。,1.调查报告的前言部分,调查报告的前言简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物

24、)进行调查，调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用的方法，调查对象的基本情况、历史背景以及调查后的结论等。目的在于首先给读者一个大致而又清晰的印象，便于接受下文所表述的事实和道理，以提高阅读效果。这些方面的侧重点由写作者根据调查目的来确定，不必面面俱到。其写作方法很多，有的引起读者注意，有的采用设问手法，有的开门见山，往往没有固定形式，但一般要求紧扣主旨，为主体部分做展开准备。此外，前言部分要做到文字简练，概括性强。,2.调查报告的主体部分,主体部分是调查报告的主干和核心，是前言的引申，是结论的依据。这部分主要写明事实的真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么会是这样。作者

25、占有材料的多寡、观点的正确与否、层次是否清楚、理由是否充足等都在这部分体现出来。,常见的主体结构有以下三种形式：,横式结构纵式结构综合式结构,横式结构,即把调查的内容紧紧围绕主旨加以综合分析，按照不同的类别分别归纳成几个问题来写，每个问题可加小标题，且每个问题里往往还有若干个小问题。这种调查报告观点鲜明，中心突出，使人一目了然。全面性调查报告多采用这种形式。,纵式结构,一般有两种形式，一是按调查事件的起因、发展和先后次序进行叙述和议论。这种结构有助于读者对事物发展有深入全面的了解。一是按成绩、原因、结论层层递进的方式安排结构。专题性调查报告多按事物发展的时间先后或事物发展的规律为顺序，多采用纵

26、式结构。这种结构的优点是脉络清楚，符合人们的思维规律，易于掌握；缺点是容易写成“流水帐”，失之于平淡。,综合式结构,这种结构形式兼有纵式和横式两种特点，以纵为经、以横为纬、纵横交错，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种写法，一般是在叙述事件发展过程时用纵式结构，而分析收获、认识和经验教训时采用横式结构。即从纵的方面叙述事件，交待过程，从横的方面分析、比较，提炼升华。,（三）调查报告的结尾部分,结尾部分是调查报告分析问题、得出结论、解决问题的部分。不同的调查报告，结尾写法各不相同。一般来说，调查报告的结尾有以下几种：对调查报告归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识；对事物发展做出展望

27、，提出努力的方向，启发人们进一步去探索；提出建议，供领导参考；写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决；补充交代正文没有涉及而又值得重视的情况或问题。,四、调查报告的写作要求,（一）主题鲜明（二）材料详实（三）分析规律（四）了解需求,（一）主题鲜明,调查报告关键是要有一个鲜明的主题贯穿始终，统率全文。目的明确了，主题才能不跑偏。为了突出主题，常常运用对比的方法，新旧对比、正反对比、今昔对比、成败对比等；通过对比突出事物的特点，揭示事物的本质，从而达到突出主题的效果。,（二）材料详实,写作调查报告，详实的材料至关重要。写作者既要通过亲自调查获得各种调查数据和资料，也要善于应用图书馆和互联网上

28、发布的资料。借助真实材料，准确地说明一项工作、一个问题、一项政策、一种事物的来龙去脉，向人们揭示出它的本质和规律，这就是调查报告的要旨所在。,（三）分析规律,调查报告并非仅仅是材料的堆砌和罗列，并非是简单地获取一些数据资料。它要求写作者要通过调查、分析和研究，找出规律性的东西指导实践。因此，作者要对收集材料认真研究分析，去粗取精，去伪存真，揭示事物内部的规律性，得出合乎实际的正确结论，才能推动指导当前的实际工作。,（四）了解需求,写调查报告是为了影响读者，产生指导意义，因此必须明确调查报告的用途，根据需求设计调查、根据需求分析研究。如党政机关写的调查报告，大部分是为同级或上级领导决策服务的，要求站在一定的高度，针对热点难点问题，提出见解和思路，使领导从中了解真实情况，受到启迪，有利于提高科学决策与民主决策的水平。,