会议记录与会议纪要培训课程课件.ppt

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1、会议记录与会议纪要,会议记录的含义,会议记录是开会时当场把会议的情况，如发言人姓名、会上报告与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。,会议记录的写法,会议记录一般分为三部分：1.记录会议的组织情况 包括标题、会议概况（含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人）等，这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。2.记录会议的内容 一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是我们常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。,3 记录的结尾部分 先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）

2、”。记录时应该注意以下问题：（1）如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。（2）记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。（3）会议决议事项应该分条列出。,党支部会议记录地点：*会议室或党员活动室 主持者：*记录者：*出席者：支部全体党员（详见点名簿）列席者：*（职务）、*（职务）缺席者：*（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等）会议主题：1、讨论支部工作报告 2、讨论通过预备党员*、*转正*（主持人、书记）：今天，我们召开支部全体党员大会，有*人出席，超过应到会人员半数，会议有效。今天我们还邀请*、*等几位同志参加，大家向他们表示热烈欢迎。今天会议是讨

3、论通过去年支部的工作报告和讨论*、*同志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。（书记做支部工作报告）请与会同志酝酿，充分发表意见。,*：详细记录每位同志的发言*（主持人）：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正（记录详见发展党员专用记录本）。会议到此结束。主持人：（签字）记录人：（签字）,一、会议纪要的含义 会议纪要是传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的一种有纪实性和指导性文种。会议纪要是记载、传达重要会议的会议情况及议定事项的行政公文。,二、种类,、办公会议纪要又称日常行政工作会议纪要。主要用来反映党政机关

4、、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况，其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据。、专项会议纪要这类纪要常通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实。它包括各种各样的交流会、座谈会、研讨会的会议纪要。,三、作用,一是纪实性。会议纪要是记载会议基本情况和主要精神的，它必须根据会议的目的和指导思想、会议的发言记录和会议研究决定的问题来写，具有很强的纪实性。二是纪要性。这是会议纪要同会议记录的根本区别。即它不是把会议中所涉及到的所有情况、所有问题无一遗漏地写出来，而是把那些重要的情况和研究决定的重大问题、决策意见写出来，是摘其要而记之，

5、切记不要面面俱到，搞材料堆砌。,三是指导性：这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。,三、会议纪要的写作要点（一）会议纪要标题的制作1.发文机关会议名称（会议）纪要的标题形式。学院行政工作会议纪要2.会议名称（会议）纪要的标题形式。第九次办公会议纪要,3.正标题副标题的标题形式。正标题反映会议的主要精神和内容；副标题反映会议名称及文种。探讨新时期文学的发展 中国当代文学研究会第二次学术讨

6、论会纪要,（二）会议纪要正文的内容及结构模式1内容会议基本情况的概述会议主要内容的陈述会议成效的简要评述,会议基本情况主要包括会议名称、内容概要、时间、地点、规模、参会人员，甚至会议召开的背景、意义、目的及主要任务和达成的成果等。,会议主要内容是根据会议的中心议题及会议的相关材料，综合整理出的会议讨论及决定的主要事项。会议成效的简要评述主要是针对会议进行情况及收效进行评价。,2结构模式。会议纪要的结构通常分为导言、主体和结尾三个构成部分。导言部分主要是以会议基本情况为内容，在结构模式上，可以采用段落式，也可以采用分条列写式。,主体部分结构模式：（）综合式，是大型或重大的会议常用的结构模式。（）

7、条项式，是日常的重要例会常用的结构模式。（）摘要式，是专题型会议常用的结构模式。,综合式是一种比较普遍的写法：将会议的内容，或议定事项，进行综合概括，分成若干个部分。写的几个事项定下来后，就会碰到各个事项的排列次序问题。,分清主次，一般把主要的、重要的放在前面，尽量写得详细、具体些。次要的和一般性的内容放在后面，可简略一些。特殊的，放在最后。,条项式：把主体内容，包括讨论的问题和议定的事项，按主次一条条列出来条理化，一目了然。例如：关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要的主体分5条写，每一条写一个问题：,第1条写电话亭的选点，第2条写电话亭的照明用电，第3条写电话亭的线路安装，第4条写开展精

8、神文明教育，爱护电话亭，第5条写广告收入的处理。内容清楚，重点突出，便于执行。,以上两式排序原则：主要的、重要的 次要的或一般性的内容 特殊的内容,摘要式：把与会者的具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质先后写出。这种写法的好处是，可尽量保留发言人谈话的风格，比较客观、具体。,结尾部分一般是提出希望、号召，或对会议成效作简要评述。,二、泛读例文,例文1企业集团办公会议纪要（年一月十一日）年1月21日下午，陈总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会议的有各部门负责人。会议议定事项如下：一、企业集团今年的工作思路是：“扶持

9、和培育1015家骨干企业；稳定30家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”，减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。二、今年的工作重点是建立“三库”，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良好形象。四、年初出台新的企业考核体系。对不同性质的企业出台不同的考核办法。,提示这是一篇分项式会议纪要。导言部分介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员。文种承启语后，分条列

10、项地写了会议议定的四方面的事项。文章指导思想明确，层次分明，语言明晰。,例文2学院学生思想状况分析座谈会纪要时间：年月日下午地点：本院小会议室主持人：主管政治思想教育工作副院长出席者：各系党总支书记、政治辅导员、班主任、学生会委员。现将座谈会情况纪要如下：一、副院长传达了省教育厅领导关于要认真加强学生政治思想工作，注重分析当前学生的思想状况的讲话精神，其后，副院长对学生思想状况作了分析，认为当前学生的思想状况总体是健康的，向上的，但也存在一些较突出的问题，如（略）二、人文系党总支书记同志说：当前青年学生思想比较活跃，愿意思考问题，这确是学生的主流，但当前在部分学生中也存在比较严重的拜金主义、重

11、技能轻理论、重实用轻人文的倾向。三、班党支部书记在汇报学生思想状况时，指出有些同学在思想上没有处理好学习与兼职的关系，严重影响了学习成绩。四、经贸系政治辅导员同志谈到个别学生存在怕露贫而不愿申请经济困难补助的心理。（略）,提示这是一则摘要式会议纪要，摘录了与会者符合会议中心的发言要点。这种写法最大的特点是把具有典型性、代表性的言论加以提要整理，按一定的排列关系排列成文。这种写法能较真实地反映会议的讨论情况和与会人员的意见，适用写座谈会、讨论会和研究性会议纪要。这种会议纪要的观点出自个人，具体而真实，具有较强的资料价值。,例文省人民政府办公厅关于食糖储备工作会议纪要 年月日，省政府办公厅召集省经

12、委、贸易厅、财政厅、工商银行研究了省级食糖储备问题。秘书长同志主持会议。参加会议的有、等同志。现将会议确定事项纪要如下：一、当前食糖资源短缺，供应紧张，为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行，加强对食糖的调控能力，一致同意建立省级食糖储备制度。二、省级食糖储备暂安排2吨，由省糖酒茶叶公司落实货源。三、食糖储备资金6 000万元，由省糖酒茶叶公司自筹500万元，省工商银行贷款5 500万元，贷款指标近期予以安排。四、储备费用年需730万元，由省财政厅和代储企业共同承担。其中，省财政拨付一部分资金作为铺底资金，周转使用。省级储备糖坚持全年储备和季节性更新相结合，销售差价部分先抵补储备费用，如有节

13、余，除适当留给储备单位作留利外，主要用于充实储备资金；如出现亏损，先从基金中补贴，超过部分由省糖酒茶叶公司负担。省人民政府办公厅(印章)年月日,提示这也是一篇分项式会议纪要。导言简要地介绍了会议的基本情况。主体部分写会议研究确定的四个主要内容。文章指导思想明确，层次分明，任务明确具体。例文最大的特点是没有用段旨句，而是直接叙述重要事项，对重要事项“有什么写什么”，这也是一种很值得借鉴的写法。,四、会议纪要的写作要求,1掌握会议的全部情况。弄清楚会议的目的、任务、内容和形式，掌握会议的所有文件材料，参加会议的全过程，并认真做好记录，特别要注意阅读会议的主体文件、材料、领导同志的发言，掌握会议的主

14、要精神。,2抓住要点，突出会议主题。虽然是反映会议情况和结果，但也不能面面俱到，写成会议记录。要围绕会议主题，抓住要点，突出重点，简明扼要地反映会议的主要情况，一一叙述清楚会议议定的事项。,3文字简洁明快。要简明扼要。语言尽可能简短、通俗，切忌长篇大论，应以叙述为主；在层次结构、段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。,其他注意问题：1会议纪要不用主送单位和落款。2成文时间多写在标题下方。3会议纪要不盖公章。,五、会议纪要与会议记录的异同,会议纪要与会议记录都是有关会议情况的书面材料，都是会议的产物。它们的不同之处在于：1性质不同。会议纪要是行政公文。会议记录是事务性文书。,2成文方式不同,

15、会议纪要是将包括会议记录在内的有关会议材料经过加工整理而形成的，它是记载和传达会议情况和议定事项的文件。会议记录用流水帐的方式全面、自然地实录会议的进程和会议中的发言，它是有关会议情况的原始记录。,3成文时机不同。会议纪要只有重要的会议才有。会议记录是凡会需有的原始性记录。,请阅读下文，分析其毛病，并写出修改稿。,学会会议纪要 时间：年月日 参加人员：常务副会长，副会长、，办公室主任、副主任，活动中心主任。会议内容：一、确定了学会的办公地点。根据年月日会议决定，、同志对学会办公地点进行了考察，经过比较，认为 X X大学办公条件优越，适合作学会的办公地点。会议决定，从即日起学会迁到大学，挂牌办公

16、。通信地址：市区路号。联系电话：。二、学会与大学商定，由大学给学会提供办公室、办公桌椅、电话和必要的办公费用。利用大学的教学条件，双方共同组织举办秘书培训班等。三、增补了学会副会长。为便于开展工作，建议增补为学会副会长，负责学会的后勤保障和日常管理，先开展工作，以后提请月份常务理事会确认。四、制定了今年的活动计划。（略）学会年月日,答案这篇会议纪要的主要毛病如下：标题不能加书名号。标题中缺会议主题。导言不合规范。缺写会议主持人。以“会议内容”作过渡句也不规范。第三条“增补了学会副会长”的表述与后文不一致，或不清楚。增补“副会长”需经常务理事会确认。本文第一、三、四条均采用段旨句领起表述法，开门

17、见山，继而展开阐述，脉络分明。独第二条采用了直接叙述方式，有损于行文的整体和谐，不便于读根据前文形成的阅读惯性及时把握该条内容，最好能改为也用段旨句领起的写法。语言不够准确、精炼。,【修改稿】学会办公会议纪要 年月日下午，会长在学会办公室主持召开了办公会议。参加会议的人员有：常务副会长，副会长、，办公室主任、副主任，活动中心主任。现将会议议定事项纪要如下：一、确定了学会的办公新址。根据年月日会议决定，、同志对学会办公地点进行了考察，经过比较，认为大学办公条件优越，适合作学会的办公地点。会议决定，从即日起学会迁到大学办公。二、讨论了有关单位对学会的支持和合作事项。学会与大学商定，由大学给学会提供办公室、办公桌椅、电话和必要的办公费用。利用大学的教学条件，共同举办秘书培训班等。三、讨论了增补学会副会长事宜。为便于开展工作，建议增补为学会副会长，负责学会的后勤保障和日常管理，先开展工作，待月再提请份常务理事会确认。四、制定了今年的活动计划。（略）学会 年月日,