Office办公软件课件.ppt

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1、.,1,Office 办公软件,2011年11月,.,2,Word 基础教程,Excel 基础教程,Power Point 基础教程,.,3,Word基础教程,.,4,目录,Word快速入门编辑文本格式化文本图文混排设置页面版式网络功能打印文档,.,5,Word 快速入门,课程议题,.,6,1.1 Word 的操作界面,启动Word 后，就进入其主界面。Word 的操作界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏及文档编辑区等部分组成。标题栏菜单栏工具栏状态栏文档编辑区,.,7,1.2 菜单栏,标题栏下方是菜单栏，包括“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”、“加载

2、项”8个菜单，涵盖了用于Word文件管理、正文编辑的所有菜单命令。,.,8,1.3 文档的基本操作,文档的基本操作主要包括创建新文档、保存文档、打开文档以及关闭文档等。新建文档 保存文档 打开文档 关闭文档,.,9,1.3.1 新建文档,Word文档是文本、图片等对象的载体，要在文档中进行操作，必须先创建文档。创建的文档可以是空白文档，也可以是基于模板的文档。创建空白文档 根据现有文档创建文档,.,10,1.3.2 保存文档,对于新建的Word文档或正在编辑某个文档时，如果出现了计算机突然死机、停电等非正常关闭的情况，文档中的信息就会丢失，因此为了保护劳动成果，保存文档是十分重要的。保存新创建

3、的文档 保存已保存过的文档 另存为其他文档,.,11,1.3.3 打开文档,打开文档是Word的一项最基本的操作，对于任何文档来说都需要先将其打开，然后才能对其进行编辑。,.,12,1.3.4 关闭文档,对文档完成所有的操作后，要关闭时，可选择“文件”|“关闭”命令，或单击窗口右上角的“关闭”按钮。在关闭文档时，如果没有对文档进行编辑、修改，可直接关闭；如果对文档做了修改，但还没有保存，系统将会打开一个提示框，询问是否保存对文档所做的修改。单击“是”按钮即可保存并关闭该文档。,.,13,编辑文本,课程议题,.,14,2.3.1 复制文本,在文档中经常需要重复输入文本时，可以使用复制文本的方法进

4、行操作以节省时间，加快输入和编辑的速度。1、选取需要复制的文本，按Ctrl+C组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。2、选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“复制”按钮，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮。3、选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“复制到此位置”命令。4、选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。,.,15,2.3.2 移动文本,移动文本的操作与复制文本类似，唯一的区别在于，移动文本后，原位置的文本消失，而复制文本后，原位

5、置的文本仍在。1、选取需要移动的文本，按Ctrl+X组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。2、选取需要移动的文本，在“常用”工具栏上单击“剪切”按钮，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮。3、选取需要移动的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“称动到此位置”命令。4、选取需要移动的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。5、选取需要移动的文本，按下鼠标左键直接拖动到目标位置。,.,16,2.3.3 删除文本,在文档编辑的过程中，需要对多余或错误的文本进行删除操作。对文本进

6、行删除，可使用以下方法。1、按Back Space键删除光标左侧的文本。2、按Delete键删除光标右侧的文本。3、选取需要删除的文本，在“常用”工具栏中，单击“剪切”按钮。4、选取需要删除的文本，然后选择“编辑”|“清除”|“内容”命令。,.,17,2.4 查找与替换文本,在文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后，将其替换为其他内容，可以说是一项费时费力，又容易出错的工作。Word 提供了查找与替换功能，使用该功能可以非常轻松、快捷地完成操作。查找文本 替换文本,.,18,2.4.1 查找文本,在Word 中，不仅可以查找文档中的普通文本，还可以对特殊格式的文本、符号等进行查找。常规

7、查找 设置高级查找选项,.,19,2.4.2 替换文本,在查找到文档中特定的内容后，用户还可以对其进行统一替换。,.,20,格式化文本,课程议题,.,21,第3章 格式化文本,在文档中，文字是组成段落的最基本内容，任何一个文档都是从段落文本开始进行编辑的，当用户输入完所需的文本内容后就可以对相应的段落文本进行格式化操作，从而使文档更加美观。,.,22,3.1 设置文本样式,在Word中为了使文档更加美观、条理更加清晰，通常需要对文本样式进行设置。工具栏设置 通过“字体”对话框设置,.,23,3.1.1 工具栏设置,使用“开始”工具栏可以快速地设置文本的字体、字号、颜色、字形等。设置字体 设置字

8、号 设置字形及颜色,.,24,3.1.2 通过“字体”对话框设置,在“字体”对话框中不仅可以完成“格式”工具栏中所有字体设置功能，而且还能给文本添加特殊的效果，设置字符间距等。设置字符格式 设置字符间距,.,25,3.2 设置段落对齐方式,段落对齐指文档边缘的对齐方式，包括两端对齐、居中对齐、左对齐、右对齐和分散对齐。要设置段落对齐方式可以通过单击“开始”工具栏上的相应按钮来实现，也可以通过“段落”对话框来实现，通过“开始”工具栏是最快捷最方便的，因此也是最常使用的方法。,.,26,图文混排,课程议题,.,27,第4章 图文混排,如果一篇文章全部都是文字，没有任何修饰性的内容，这样的文档在阅读

9、时不仅缺乏吸引力，而且会使读者阅读起来劳累不堪。在文章中适当地插入一些图形和图片，不仅会使文章、报告显得生动有趣，还能帮助读者更快地理解文章内容。Word 具有强大的绘图和图形处理功能。,.,28,4.1 插入艺术字,在流行的报刊杂志上，常常会看到各种各样的美术字，这些美术字给文章增添了强烈的视觉效果。在Word 中可以创建出各种文字的艺术效果，甚至可以把文本扭曲成各种各样的形状设置为具有三维轮廓的效果。创建艺术字 编辑艺术字,.,29,4.1.1 创建艺术字,在Word 中可以创建带阴影的、扭曲的、旋转和拉伸的文字，也可以按预定义的形状来创建文字，由于这些艺术字是图形化的对象，可以使用“艺术

10、字”工具栏上的按钮来改变效果。,.,30,4.1.2 编辑艺术字,创建完艺术字后，选中艺术字，就会出现“艺术字”工具栏，如果用户对其样式不满意，可以通过该工具栏对其进行编辑修改。,.,31,4.2 插入自选图形,Word 包含一套可以手工绘制的现成图形，例如，直线、箭头、流程图、星与旗帜、标注等，这些图形称为自选图形。绘制自选图形 编辑自选图形,.,32,4.2.1 绘制自选图形,使用“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，可以制作各种图形及标志。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，将打开一个菜单，在其中选择一种图形类型，即可弹出子菜单。根据需要选择菜单上相应的图形按钮，在文档中拖动鼠标就可以

11、绘制出对应的图形。,.,33,4.3 插入图片,为了使文档更加美观、生动，可以在其中插入图片对象。在Word 中，不仅可以插入系统提供的图片，还可以从其他程序或位置导入图片，或者从扫描仪或数码相机中直接获取图片。插入剪贴画 插入来自文件的图片 编辑图片,.,34,4.3.1 插入剪贴画,Word 所提供的剪贴画库内容非常丰富，设计精美、构思巧妙，能够表达不同的主题，适合于制作各种文档，人地图到人物、从建筑到名胜风景，应有尽有。要插入剪贴画，可以选择“插入”“图片”“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗口。在任务窗口的“搜索文字”文本框中输入剪贴画的相关主题或文件名称后，单击“搜索”按钮，来查找电

12、脑与网络上的剪贴画文件。,.,35,4.3.2 插入来自文件的图片,在Word中不但可以插入剪贴画，还可以从磁盘的其他位置中选择要插入的图片文件。这些图片文件可以是Windows的标准BMP位图，也可以是其他应用程序所创建的图片，例如，JPEG压缩格式的图片，TIFF格式的图片等。选择“插入”“图片”“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，在其中选择图片文件，单击“插入”按钮即可将该图片插入到文档中。,.,36,4.3.3 编辑图片,插入到Word中的图片，双击图片，可以对其进行移动、复制、缩放、裁剪、旋转及调整亮度和对比度等编辑处理。,.,37,设置页面版式,课程议题,.,38,第5章 设

13、置页面版式,字符和段落文本只会影响到某个页面的局部外观，影响文档外观的另一个重要因素是它的页面设置。页面设置包括页边距、纸张大小、页眉版式和页眉背景等。使用Word 能够排出清晰、美观的版面。,.,39,5.1 设置页面大小,在编辑文档时，直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等，但是这种方法不够精确。如果需要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用“页面设置”对话框来精确设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。“页面设置”对话框 使用对话框设置页面,.,40,5.1.1“页面设置”对话框,选择“页面布局”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，该对话框中4个选项卡。,.,41,5.2

14、设置页眉和页脚,页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。要在文档中添加页眉和页脚，只需要选择“插入”|“页眉和页脚”命令，激活页眉和页脚，就可以在其中输入文本、插入图形对象、设置边框和底纹等操作，同时打开“页眉和页脚”工具栏。为首页创建页眉页脚 为奇偶页创建不同的页眉页脚,.,42,5.3 设置页面背景,Word 提供了强大的背景功能，其颜色可以任意调制，可以给文本添加织物状的底纹，还

15、可以使用一个图片作为文档背景制作出水印效果等。设置背景颜色 设置填充效果 设置水印效果,.,43,网络功能,课程议题,.,44,第6章 网络功能,Word 不仅仅只是一个优秀的字处理软件，而且具有对Internet的良好支持，它提供了链接Internet网址及电子邮件地址等内容的功能，还可以发送电子邮件和文档。这些强大的Internet功能，使Word真正成为了信息时使人们的得力工具和助手。,.,45,6.1 创建和编辑超链接,所谓超链接，就是将不同应用程序、不同文档、甚至是网络中不同计算机之间的数据和信息通过一定的手段链接在一起的链接方式。在文档中，超链接通常以蓝色下划线显示，单击后就可以从

16、当前的文档跳转到另一个文档或当前文档的其他位置，也可以跳转到Internet上的网页上。插入超链接 使用自动更正功能 取消超链接 将已有的Internet网址转换为超链接 编辑超链接,.,46,6.1.1 插入超链接,使用Word提供的插入功能可以在文档中直接插入一个超链接。将鼠标指针定位在需要插入超链接的位置，选择“插入”|“超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。,.,47,6.1.2 取消超链接,在插入一个超链接后，可以随时将超链接转换为普通文本，其方法主要有以下两种。右击该超链接，从弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令。按Shift+Ctrl+F9组合键,取消该超链接。,.,48,6

17、.1.3 将已有的Internet网址转换为超链接,如果之前已经在Word文档中输入了Internet网址，可以使用“插入超链接”对话框将其转换为超链接。,.,49,打印文档,课程议题,.,50,第7章 打印文档,Word 提供了一个非常强大的打印功能，可以很轻松地按要求将文档打印出来，在打印文档前可以先预览文档、设置打印范围、一次打印多份、对版面进行缩放、逆序打印，也可以只打印文档的奇数页或偶数页，还可以后台打印以节省时间。,.,51,谢谢！,.,52,Excel基础教程,.,53,Excel工作界面,Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能

18、界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。,.,54,单元格,Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这些数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。,列标和行号,Excel使用字母标识列，从A到XFD，共16384列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到1048576，共1048576行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。,Excel工作界面,名称框和公式编辑框,名称框用来对Excel电子表格中的单元格进

19、行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。,.,55,工作薄,工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表。,工作表,工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由163841048576个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间

20、进行切换。,Excel工作界面,.,56,文件的操作,打开文件,最常用两种方法：双击xcel文件单击菜单【Office按钮】【打开】,.,57,保存文件,有三种方法：单击菜单【Office按钮】【保存】输入文件名单击标题栏上的【保存】按钮 按Ctrl+S保存,文件的操作,.,58,关闭文件,有三种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【Office按钮】【关闭】按Alt+F4键【关闭】,文件的操作,.,59,修改数据：直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容，会替换原单元格中的内容。修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改

21、的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：,Excel数据输入,.,60,自动填充:就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。,填充句柄：选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。,填充句柄,Excel数据输入,填充和自动填充,自动填充：,.,61,自动填充操作步骤:,当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“+”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作,Excel数据输入,.,62,单元格的编辑,我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、

22、复制、插入、删除等操作。,移动单元格,单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。,复制单元格,传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。,提示：在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。,.,63,清除与删除,清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快

23、捷菜单中选择【清除内容】命令。,单元格的编辑,删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。,.,64,插入行/列,在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令。单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令。,行、列的基本操作,删除行、列：,在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。,行高和列宽,调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。,

24、调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。,.,65,选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。,行、列隐藏,行、列的基本操作,.,66,格式设置,选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项。Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格

25、式。例：输入电话号码的区号“010”。如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。,单元格属性的设置,.,67,工作表的基本操作,表间切换,单击表标签，可以进行表格间的切换。,Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。,.,68,若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击

26、实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。,工作表的基本操作,多表的选择,选择相邻的多张工作表,选择不相邻的多张工作表,.,69,标签的重命名,在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。,工作表的基本操作,.,70,更改标签的颜色,在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图,在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图,工作表的基本操作,.,71,添加工作表,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】

27、即可直接点击快捷键插入工作表。,工作表的基本操作,.,72,工作表的基本操作,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令,删除工作表,.,73,移动、复制工作表,在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框。,单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。,如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。,工作表的基本操作,.,74,在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。,调整工作表显示顺序,工作表的基本操作,拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插

28、入的位置。,.,75,数据的处理,排序,排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值，Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。,简单排序,选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。,升序排列按钮,降序排列按钮,.,76,数据的处理,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图,提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。,.,77,数据的简单运算,求和：,选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和

29、按钮。,求平均值、计数等操作如此类推。,.,78,打印工作表,打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图,页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。,.,79,页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。,打印工作表,.,80,页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。,打印工作表,我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。,.,81,工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。,打印工作表,.,82,有三种方法：,文件菜单下的打印命令,工具栏

30、上的打印按钮,打印工作表,快捷键Ctrl+P,.,83,谢谢！,.,84,Power Point 基础教程,.,85,PowerPoint 的功能,多样化的幻灯片版式与配色方案。每张幻灯片可以有自己的幻灯片设计与配色方案。幻灯片与幻灯片上文本、图片等对象均可设置显示动画与声音。多样化的动画效果与时间轴设置。适用各行各业的幻灯片模板。,.,86,PowerPoint 2007的窗口界面,.,87,演示文稿的创建,创建空白演示文稿使用设计模板创建空白演示文稿单击设计模板创建空白演示文稿,.,88,文档内容的输入,标题内容的输入幻灯片的备注幻灯片的批注,.,89,文档内容的编辑,段落格式的设置项目符

31、号和编号文本框的设置,.,90,图形绘制和对象的插入,图片的插入和编辑自选图形的插入和编辑其他图片的插入和编辑基本图形的绘制填充颜色、线条颜色、线型、虚线线型、阴影样式、自由旋转、叠放次序,.,91,图形绘制和对象的插入,建立表格使用内容占位符直接插入表格添加图表建立组织结构图添加声音和视频对象,.,92,幻灯片的编排,幻灯片的插入幻灯片的删除幻灯片的移动幻灯片的复制隐藏幻灯片幻灯片的版式设置,.,93,动作按钮与超链接,建立与幻灯片超链接与外部文件的链接与内部文件的链接与电子邮件的链接使用动作按钮建立超链接,.,94,幻灯片的模板设置,设计模板预定义的格式、配色方案、背景图案内容模板还提供主

32、题相关的文本内容,.,95,幻灯片的配色方案,标准配色方案背景、文本和线条、标题文本、阴影、填充、强调、强调文字和超链接自定义配色方案,.,96,幻灯片的背景设置,使用单色填充背景使用渐变方式填充使用纹理方式填充使用图案方式填充使用外部图片填充,.,97,母版设计与应用,幻灯片占位符设计标题、文本、日期、页脚和数字背景、动画效果的设计母版的保存保存为pot文件格式多模板应用,.,98,幻灯片的切换设置,幻灯片切换动画方案的使用自定义动画进入、强调、退出、动作路径播放设置、效果选项、计时设置,.,99,幻灯片的放映方式,设置放映方式放映类型、放映幻灯片、放映选项、换片方式自定义放映排练计时,.,100,谢谢！,