大学干部人事档案材料收集、管理和使用制度.docx

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1、大学干部人事档案材料收集、管理和使用制度为进一步加强干部人事档案管理工作规范化、制度化建设，不断提高管理水平，更好地为学校干部人事工作服务，根据干部人事档案工作条例干部人事档案材料收集归档规定，结合我校实际情况，制定本制度。一、干部人事档案与干部人事档案工作的意义（一）干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。（二）干部人事档案工作是党和国家干部人事工作的重要组成部分，也是国家档案工

2、作的组成部分，是贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任的一项专业性工作。（三）干部人事档案工作，在国家档案行政部门宏观管理、组织协调下,由干部人事主管部门负责具体领导与指导,实行分级管理,同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。二、干部人事档案材料收集范围、责任部门和收集方法人事档案室要依据相关规定，本着实事求是的原则，按照干部管理权限及干部人事档案材料收集范围，经常向有关部门收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩情况的材料，充实档案内容。（-）收集范围和责任部门序号材料内容责任部门1在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料组织部人事处2

3、自传和属于自传性质的材料组织部3考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。组织部人事处4审计工作中形成的有关翻4：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核核国。审计处5国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表等材料。教务处、研究生处、继续教育学院、组织部、人事处6评审（考试）专业技术职称（

4、资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审人事处专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审表等材料。7创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。科技处8政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料、甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。组织部9更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党、入团时间

5、、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明称4、上级批复等材料。组织部人事处10党、团组织建设工作中形成的有关材料：（1）党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1-2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）;退党材料;组织部（2）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；团委（3

6、）加入民主党派的有关材料。统战部11表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党（团）员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表,立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。组织部、团委、工会、人事处、教务处、科技处12纪律检杳、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复等。纪委办公室13

7、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级等工资材料，退（离）休审批表等材料。组织部人事处14考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、延聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。组织部人事处15办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的

8、呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。人事处16办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。组织部、国际交流与合作处17党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。组织部、统战部、工会、团委18身体检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。人事处19办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣

9、告，非正常死亡的调查报告及遗书。组织部、人事处、离退休工作处20其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。相关部门（二）收集方法组织部、纪委办公室、人事处、审计处、科技处、工会、教务处、统战部、团委、离退休工作处、国际交流与合作处、继续教育学院等单位和部门，都应按照本规定，及时收集、送交干部人事档案材料。1 .送交制度干部人事档案材料形成部门对新形成的干部人事档案材料要及时主动送交人事档案室，组织、人事部门形成的干部人事档案材米顿在20天之内送达，其他部门形成的干部人事档案材料须在一个月之内送达。各部门要指定专人负责。2 .催要制度干部人事档案材料形成部门未能及时将应该归档的干部人事档案材料送交

10、人事档案室的，人事档案室有责任通过打电话、下催要通知单或登门等形式催要。3 .干部人事档案材料收集的基本要求（1）人事档案室应按照中组部干部人事档案收集归档规定等文件要求，注意跟踪形成干部人事档案称4的信息，及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的正式材料收集归档，不断充实干部人事档案内容。（2）收集补充的干部人事档案材料必须是办理完的正式材料，内容真实，文字清楚，手续完备，规格一致为A4纸，严禁将复印材料及使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水及复写纸书写的干部人事档案材料收集归档，凡属手续不完备、不符合要求的干部人事档案材料一律退回干部人事档案材料形成部门，限期重新补报。三、干部人事档案的提

11、供利用与转递人事档案室须服务和服从于干部人事工作的需要,做好干部人事档案提供利用工作和转递工作。要严格掌握利用范围，遵循规定的审批程序，履行严密的审批手续。在查（借）阅干部人事档案时，要注意干部人事档案内容的保密，确保干部人事档案的安全。（一）查阅范围1 .凡涉及干部考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、组织处理、案件审理、出国（境）审直、调整工资、评定职称、研究生报考、确定福利（职级）待遇，以及更改姓名、入党时间、参加工作时间、出生年月，办理退（离）休手续、治丧等工作，可以查阅干部人事档案。2 .与他人案件有密切联系,而本人已经死亡或因病不能口述、书写,无法直接提供情况,以及其它特殊原因

12、，须通过其档案取得证明材料的，可以查阅干部人事档案的有关内容。（二）查阅手续1 .查阅干部人事档案，需要按照查阅干部人事档案的规定到组织部、人事处填写杳阅干部人事档案审批表（简称审批表）,经组织部、人事处主管副处长（部长），办公室主管副主任、档案馆馆长审批后到人事档案室查阅。2 .查阅处级以上干部档案，审批表由组织部主要负责人签署意见,并加盖组织部公章。杳阅科级以上干部档案，审批表由组织部分管干部工作的副部长签署意见，并加盖组织部公章。3 .查阅具有副高职以上专业技术人员档案，审批表由人事处主要负责人签署意见，加盖人事处公章；查阅一般干部及工人档案，审批表由人事处分管干部工作的副处长签署意见，

13、并加盖人事处公章。4 .外单位因工作需要必须直阅干部人事档案时，须经所在单位党组织的主要负责人同意并签署意见，经学校组织或人事部门审批。（）借阅干部人事档案干部人事档案一般不外借必须借阅时须说明理由并严格按规定程序办理借阅手续。下列情况，可酌情借阅：1 .干部审查部门对干部本人历史问题进行复查,靠简单查阅不能解决实际问题，需分析研判的；2 .上级组织部门进行任免、调动、考察等工作，需要审查干部本人档案的；3 .其它特殊情况。借阅干部人事档案必须进行严格的登记，其借阅审批手续与杳阅档案审批手续相同。（四）查、借阅注意事项1 .不准电话查询干部人事档案内容,需要查阅时,查阅单位派2名以上（一般均为

14、党员）办理完备相关审批手续后，携带本人工作证（工作证须与审批表所填查阅人相符），到人事档案室查阅。2 .人事档案室须按规定提供干部人事档案材料。干部直系亲属因参加工作、升学、参军、入党、入团进行政治审查,需要了解干部本人情况时，可以由组织部门出面直阅干部人事档案。3 .阅档人员必须严格遵守阅档规定和保密制度，不准泄漏或擅自公布干部人事档案内容，严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、增添、撤换干部人事档案材料。4 .任何人不准查（借）阅本人及其直系亲属的档案，也不得以个人名义查阅其他干部的档案。5 .任何查（借）阅干部人事档案的单位或个人，不得随意摘录、复制（拍摄）干部人事档案内容。因工作需要

15、从干部人事档案中取证的必须经组织人事部门审查批准后才能摘录、复制(拍摄)干部人事档案内容，摘录、复制(拍摄)的干部人事档案材料必须保密，用毕由组织人事部门监督销毁。6 .借阅干部人事档案须在规定的时间内返还，时间一般不超过一周，最长不准超过半个月。借阅期间，设专人保管，不准擅自将干部人事档案转借他人,或将干部人事档案带入公共场所，以防干部人事档案损坏或丢失。(五)干部人事档案的转递1.转递原因人事档案室在遇到下列情况时,应及时、完整、准确、安全地将干部人事档案转递给新的主管单位,做到“档随人走。(1)干部管理权限调整变化；(2)干部跨单位人事调动；(3)干部所在单位改变上下级行政隶属关系、撤消或并入新单位；(4)干部辞职、退职、离职及被开除公职后,另行就业；(5)干部受刑事处分和劳动教养后，重新参加工作；(6)军队干部转业到地方安置工作；(7)干部死亡五年之后，干部人事档案需移交综合档案室保存；(8)外单位错寄误转档案，需查清退返；(9)干部流动及其他需要转递干部人事档案等情况。2.转递要求干部人事档案须通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄(含特快专递)或交干部本人自带。转出干部人事档案由人事档案室封档并加盖公章。四、本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释。