《行政部规范化管理工具箱》.docx

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1、管理工具箱系列行政部规范化管理工具箱李艳 编著北 京目 录第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图二、行政部职责三、行政部权力四、行政总监岗位职责五、行政经理岗位职责第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程八、

2、前台接待流程九、来电处理流程第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印

3、章管理流程1制刻申请流程2使用流程十七、公司证照管理流程第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责二、行政人事管理专员职责三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表九、差旅费报销清单十、公司会议记录表1公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、会议工作评估表第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯

4、年维修保养记录五、值班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章 车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日

5、志表3车辆使用状况月报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章 总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍

6、管理方案制定流程2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章 公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管 二、

7、行政部职责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司总务后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他

8、部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责职责1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责3根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责7组织公司有关法律事务的处理

9、工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案五、行政经理岗位职责职责1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责3负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责7负责召集公司办公会

10、议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责9负责召集本部门的有关工作会议职责10负责组织编写公司年度大事记职责11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行

11、政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办

12、事件的处理二、接待专员岗位职责职责1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及

13、联络登记职责11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责12完成领导交办的其他或临时工作三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审核：2前台接待来访记录表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：3物业公司前台来客登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由时间备注进入离开12345编制： 审核：四、前台接待日志表日期年 月 日 记录

14、人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：五、函件收发登记表1 信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制： 填表人：2 信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制： 填表人：六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2来电转接流程开始拨通电话结束前台接待专员外部单

15、位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录七、收发文件管理流程1信函收发工作流程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政部经理前台接待专员各职能部门2接收信函、快件工作流程各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接 收记录存档3寄送信函、快件工作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求4传真发文工作流程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存

16、档填写申请表行政部经理前台接待专员员工5传真收文工作流程开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收行政部经理前台接待专员各部门或员工6收文背签流程开始递交文件结束签 字审核转 交存 档总经理前台接待专员各部门或员工八、前台接待流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束九、来电处理流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档 第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本

17、费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发

18、放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文

19、件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日五、办公用品台账 项 目物品名

20、称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：六、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：七、办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发

21、文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。对外行文单编号：日 期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总 经 理备 注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批

22、准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日十二、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公用品领用流程相关部门行政部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是十三、办公设备购买流程采购人员行政总监行政部相关部门办公设备购买审批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备询价流程行政总监 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开

23、始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十四、文书档案管理流程发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集

24、资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档十五、往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复 是否是开始来信结束十六、公司印章管理流程相关部门行政总监行政部印章制刻申请流程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申

25、请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档十七、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责职责1编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行职责3组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理职责4组织做好公司的来宾接待或相关外联工作职责5与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展职责6负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用职责7组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理职责8组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记职责9组织协调公司的后勤工

26、作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等职责2负责行政预算、费用管理与统计职责10根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评二、行政人事管理专员职责职责1负责办公用品的登记、采购、发放管理职责3协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责4协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责5各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计职责6收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议并及时向相关部门反馈职责7车辆的使用管理与日常维护与保养职责8负责员工人事资料的建立、维护和及时更新职责2负责文件、报刊、杂志等的收发管理三、费用报销标准单位：元

27、 职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的%硬卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日餐费早 餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内业务必要的开支实报实报实报实报四、员工考勤登记表 填表日期：姓名所属部门月 日月 日月 日 月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间五、年度考勤汇总表姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假（天数）迟到、早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间六、员工请假申请单姓名所属部门填表日期请假类别事假 病假 婚假 产假 丧假 其他（请注明）请假事由请假时间 年 月 日 年 月 日部门意见人力资源部意见总经理意见七、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段工作日加班 周末假日加班 法定节日加班预定加班时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分加班事由加班工作内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批八、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由