能源程序文件-12版.docx
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1、QB/DH NYCX-2012 QB唐山东海钢铁集团特钢有限公司企业标准QB/DH NYCX- 2012程序文件A 版2014-04-01 发布 2014-04-01 实施唐山东海钢铁集团特钢有限公司 发 布QB/DH NYCX-2012文件审批页 编制:审核:批准:IQB/DH NYCX- 2012前 言本标准依据 GB/T23331-2012能源管理体系 要求标准、QB/DHNYSC-2012能源管理手册的要求制定,同时结合本公司能源管理体系的实际情况进行编制。本标准由管理者代表提出。 本标准由企管部归口管理并负责解释。本标准起草单位:动力能源部、企管部。本标准主要起草人:高存峰、王亚平、
2、李英韬。 本标准审核人:林良容。本标准批准人:林国镜。本标准于 2014 年 04 月 01日发布,2014 年 04 月 01 日起实施。1QB/DH NYCX- 2012能源管理体系程序文件发布令本手册依据 GB/T23331-2012能源管理体系 要求标准、QB/DH NYSC- 2012能源管理手册编制,规定了能源管理体系各过程的方法,是本公司能源管理手册的支持性文件。本文件现准予发布,请全体员工遵照执行。总经理:林国镜2014 年 04 月 01 日1QB/DH NYCX-20121目 录01 文件控制程序 QB/DH NYCX01- 2012602 记录控制程序 QB/DH NYC
3、X02- 2012 903 法律法规及其他要求与合规性评价控制程序 QB/DH NYCX03- 2012 11 04 人力资源控制程序 QB/DH NYCX04- 2012 1305 能源绩效测量控制程序 QB/DH NYCX05- 2012 1506 能源基准和能源绩效参数控制程序 QB/DH NYCX06 -2012 1807信息交流控制程序 QB/DH NYCX07 -20121908 能源目标、能源指标与能源管理实施方案控制程序 QB/DH NYCX08- 20122109 内部审核控制程序 QB/DH NYCX09- 201222 10 不符合、 纠正、 纠正措施和预防措施控制程序
4、QB/DH NYCX10- 201224 11 管理评审控制程序 QB/DH NYCX11- 201226 12 采购控制程序 QB/DH NYCX12- 201228 13 应急准备和响应控制程序 QB/DH NYCX13-201229 14 监视测量控制程序 QB/DH NYCX14-201231 15 能源评审控制程序 QB/DH NYCX15-20123237 QB/DH NYCX- 2012文件控制程序QB/DH NYCX01- 20121 目的为规范能源管理体系各类文件的管理,特制定本程序。2 适用范围本程序适用于与能源管理体系覆盖范围内所有部门、生产厂文件的控制。3 职责3.1
5、总经理负责批准并颁布能源管理体系方针、目标、指标及能源管理手册。3.2 管理者代表负责审核能源管理手册、批准程序文件、作业文件。3.3 企管部为体系文件主管部门:1)负责体系文件的管理、更新、评审、文件发放及作废文件收回销毁;2)负责公司体系策划运行所需的外来文件的收集、送批、传阅督办和回收归档。3.4 企管部负责组织编写能源管理手册;3.5 各部门、生产厂负责主管程序文件编写、审核;本部门、生产厂作业文件和记录表式的编制、更改、审核、发放管理。4 内容4.1 文件编制公司内部编制的能源管理体系文件,包括:手册、方针、目标、指标、程序文件、作业文件(如公司专业管理的管理制度、管理办法、操作规程
6、、作业计划等)。4.1.1 能源管理手册的编制 能源管理手册由企管部组织编制。能源管理手册应符合能源管理体系标准的要求,并体现出标准要求在公司的实际管理过程和管理方法。4.1.2 程序文件的编制程序文件的编写策划方案由企管部提出,报管理者代表批准后进行编制。 4.1.3 作业文件的编制各部门、生产厂依职能提出作业文件的编写需求,报企管部备案,经管理者代表批准后编制。4.2 外来文件的收集与管理4.2.1 法律法规及其他要求按法律法规及其他要求与合规性评价控制程序进行。4.2.2 各级政府、协会及其相关行政主管部门的能源来文统一交企管部,企管部按照要求进行标识,建立台帐,及时呈公司领导审批后,送
7、有关部门、生产厂承办。各承办部门、生产厂按要求承办完毕后,将文件交还企管部。4.3 体系文件的标识4. 3. 1 文件的编号规定4.3.1.1 能源管理手册的编号: QB/DH NYSC-2012 QB企业标准;DH“唐山东海钢铁集团特钢有限公司”的缩写;NYSC能源手册;2012发布年份4.3.1.2 程序文件的编号:QB/DH NYCX01- 2012NYCX01能源程序 编号 014.3.1.3 外来文件沿用原文件的编号4.3.2 文件受控状态标识 4.3.2.1 对已经确定的文件发放范围内的部门、生产厂或人员,采用“受控”发放,使用“受控”状态发放文件的部门、生产厂或人员,持有文件被修
8、改或换版时,均须得到有效内容;QB/DH NYCX-20124.3.2.2 除上述发放范围内的任何部门或人员需用文件时,均采用“非受控”发放,使用“非受控” 文件的部门或人员,其文件被修改或换版时,不必得到有效内容。4.3.2.3 以“受控”状态发放纸质文件时,须按顺序编好受控号(受控号以两位阿拉伯数字表示,从 “01”开始,使用红色字体,受控号应是唯一的),以便文件管理控制。文件以“非受控”状态发放时,不编受控号。受控状态及受控号均采用红色图章盖印。4.3.2.4 图纸、 技术、工艺文件采用图号、标准号、工程号或合同号等唯一性编号为标识。图纸、 技术、工艺文件修改以修改人的盖章签名和修改日期
9、为受控状态的标识。4.4 文件审批4.4.1 能源管理手册的审批 a. 能源管理手册初稿及相关记录表式,由企管部组织编制复印发往管理者代表、公司领导、体系覆盖的各部门、用能单位征求意见;b. 企管部汇总分析各反馈意见,修改完善初稿,形成送审稿;c. 企管部组织人员对手册中的不适宜处讨论修改处理措施,必要时组织被征求意见的人员召开文件审定会;d.汇总审定意见,并据此修改完善形成手册报批稿,经管理者代表审核后,报总经理批准。 4.4.2 程序文件、作业文件的审批a. 初稿经文件编制部门、用能单位主管领导初审后,复印初稿及相关记录、管理流程送公司主管领导、文件涉及的职能部门、生产厂征求意见; b.
10、汇总分析各反馈意见,修改完善初稿,形成送审稿,对争议较大的申请召开审定会;c. 将送审稿送原征求意见部门、生产厂确认。必要时召开审定会,对文件中的不适宜处讨论修改处理措施;d.根据确认或审定会结果汇总审定意见,并据此形成报批稿,经部门、生产厂审核签字后,报管理者代表批准。4.5 文件发放4.5.1 手册、程序文件、作业文件统一由企管部负责发放;4.5.2 文件发放方式4.5.2.1 手册、程序文件、作业文件用电子文件或纸质文件发放。4.5.2.2 为使用、控制方便,工艺规程、岗位说明书、操作规程等文件以电子文件或纸质文件发放。文件发放时,应填写“文件发放、回收登记表”,进行双方交接签字。企管部
11、应妥善保存已经审批的文件原件。4.6 文件有效性评审企管部每年年初组织体系文件的主管部门、 生产厂对其主管的体系文件实施一次系统性的适宜性评审,并汇总评审结果,对发现的不适宜处依照规定进行更新与修改(包括标准变更) ,文件的适宜性由管理者代表组织评审。4.7 文件更改4.7.1 企管部随时收集各相关部门、生产厂对能源手册、程序文件、作业文件等文件的各类有效性评审意见,及时组织对文件更改申请或建议进行评价,确定修改方式;4.7.2 企管部根据评价结果、有效评审结果的处置措施等,及时对文件进行局部更改或换版,以符合实际情况及有效执行文件的要求。4.7.3 文件修改或换版后,将作废的文件或文件的修订
12、部分按如下要求收回:作废文件或文件的修订作废部分,在发放新版或新修改部门文件时,进行回收,并做好回收记录,确保在使用文件的所有场合都使用有效的版本。 4.7.4 收回的作废文件按如下要求处置:回收的作废文件,由文件的主管部门集中销毁,并作好文件销毁记录。为法律或其它目的所需保留的任何作废文件和资料,由主管部门批准后,加盖“作废”章,防止误用。1 QB/DH NYCX- 20124.8 文件的保存、归档4.8.1 各部门、生产厂建立“受控文件清单”,对使用的体系文件和资料实行动态管理,按规定期限保存或归档。4.8.2 各文件主管部门、生产厂每季对各使用部门、生产厂的文件和资料进行定期检查,使之保
13、持有效状态。4.8.3 能源手册、程序文件原件及各种规定归档的体系文件、技术文件和资料原件归档保存,企管部每年年底进行归档保存。5 相关文件5.1 QB/DH NYCX03-2012 法律法规及其他要求与合规性评价控制程序1QB/DH NYCX-2012记录控制程序QB/DH NYCX02- 20121 目的为明确公司内部各类记录的归口部门及其标识、形成、保管、使用、检索、留存和处置等环节的管理方法与要求。2 适用范围本程序适用于公司能源管理体系覆盖范围内所有部门的记录控制,包括来自相关方的有关记录。3 职责3. 1 企管部是记录的归口管理部门。负责建立公司的“记录清单”,负责记录的审定、备案
14、、编号标识、处置,确保记录的保存期限符合规定要求。并负责记录印刷的审批。3.2 各专业管理部门、生产厂负责本专业管理的记录管理及对记录的规范性、准确性、有效性行进定期检查。3.3 记录使用部门、生产厂按要求形成记录,建立本部门、生产厂“体系记录清单”,按规定渠道传递记录,并进行记录规范性自查。4 内容4.1 记录表式的标识与管理4.1.1 记录包括原始记录、台帐、报表(报告)等,以综合反映公司能源管理活动等的实施情况,为管理体系运行情况提供证据。4.1.2 记录表式由各主管部门、生产厂编制,企管部审核。按要求统一标识,每份记录给与唯一编号。并建立总的“记录清单”,保存有效表式。编号备案后由各主
15、管部门、生产厂归口管理。4.1.3 记录的标识 记录采用编号标识,编号方法如下:JL4.3.101JL记录;4.3.1对应标准的条款号;01序号;4.1.4 修改或新增加的记录表式,由主管部室设计,部室负责人审批后,报企管部给与唯一编号,纳入“记录清单”管理。4.1.5 作废记录表式,由使用部室提出,归口管理部室审核认可后,报企管部取消其编号。 4.1.6 记录表式的控制与管理办法按文件控制程序执行。4.2 记录的形成4.2.1 记录除采用纸质形式外,可以磁带、磁盘、胶片、照片、光盘等多种媒体形式存在。4.2.2 各部门、生产厂应按各体系文件的要求,收集保存本部门、生产厂所需的所有记录的有效版
16、表式,并按其所属体系文件规定的媒体形式。4.2.3 各项记录均应使用有效表式,按其所属体系文件规定的要求进行填写,填写人应确保数据准确、字迹清晰、内容完整和形成及时。凡纸质记录需要更改,必须使用划改方法,并由更改责任人签名或盖章。各类纸质原始记录一经形成不允许转化为电子版。电子记录内容一旦形成,就不允许更改,当确需更改时,应按记录所属体系文件的要求,报部门领导批准后更改。4.3 记录的传递4.3.1 已形成的记录按体系文件规定的途径及时进行传递。4. 4 记录的保管与查阅 4.4. 1 企管部统一汇总记录表式,并确定责任部室、保管部室,形成目录总清单下发执行。4.4.2 各部门、生产厂对本部门
17、、生产厂形成的记录分类收集汇总,并定期整理装订,建立目录和标识,按规定的保管期限妥善保存,保存期间内应确保其完整无损。记录至少要保存3 年。1 QB/DH NYCX- 20124.4.3 具有重要保存价值的记录及需长期保存的记录, 各部门、 生产厂应在下年第一季度归档保存。4.4.4 记录归档前在公司内的查阅、借出需经各部门、生产厂一把手确认后方可供其他部门查阅、借出。4.4.5 记录保存在良好的贮存环境内,防止变质和遗失,做到专人保管,便于查阅。4.4.6 来自相关方的记录由相关责任部门保存。4.4.7 电子介质存贮的记录应有备份且具有保护措施,并作好明确标识。其中数据库与办公自动化系统等采
18、用计算机直接存贮的记录,由信息中心做好防病毒、防入侵及数据定期备份等信息安全工作。4.4.8 需向公司相关方提供记录时,应经管理者代表批准。4.5 记录销毁 4.5.1 对超过保管期限的记录,各保管责任部门、生产厂应进行清理,根据实际需要,采取归档长期保存或进行销毁,采取的措施要经部门、生产厂主管批准。4.5.2 纸质记录销毁应采取撕毁、粉碎,焚烧等不致信息外漏的方式;其它媒体形式的记录销毁按媒体形式主管部门建议的方式进行,确保信息不外漏,应填写“记录销毁清单”。4.6 外来记录控制4.6.1 来自相关方的记录,由其主管部室负责收集保管。4.6.2 外来记录的传递、分析、利用和保管按本程序4.
19、3-4.5 条款的要求,由收集部门按相关体系文件的规定或外来记录涉及部门等在公司内部进行传递,收到记录的部门按要求进行分析、利用和保管。5 相关文件5.1 QB/DH NYCX01-2012 文件控制程序1QB/DH NYCX-2012法律法规及其他要求与合规性评价控制程序QB/DH NYCX03- 20121 目的为获取、识别节能方面有关的法律法规及其他要求,建立和保持获取识别、更新的渠道,进行合规性评价,并将这些信息传达给员工和其他有关的相关方,为体系提供相关的法律依据,特制定本程序。2 适用范围本程序适用于公司能源管理体系覆盖范围内所有的部门、 生产厂的法律法规及其他要求的获取及管理。3
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