某某水单公司工程档案管理标准规定.doc

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1、某某水电开发有限公司工程档案管理标准规定 二一三年五月目 录第一章 基本建设工程档案管理标准11主题内容及适用范围12引用标准13管理职能14工程档案保证金45档案的编制具体要求和规定56工程竣工文件材料归档及移交8第二章 档案整理管理标准111主题内容及适用范围112引用标准113名词术语114档案整理工作的原则115档案整理工作的内容116整理工作的程序和要求117卷盒的规格14第三章 档案收集管理标准一五1主题内容及适用范围一五2引用标准一五3档案资料收集的分工一五4收集范围一五5. 收集方法216. 收集要求21第四章 档案分类细则211主题内容及适用范围212引用标准及政策文件213

2、名词术语224分类原则225分类要求226保管期限227案卷排列方法228类目及类号设置22第五章 附 则38附表1：云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准40附表2：建设工程文件归档范围和保管期限表（城建类）47附表3：建设项目文件归档范围和保管期限表（水电类）62附件1：竣工图章67附件2：已执行章（或未执行章）67附件3：档号章67附件4：案卷内封面68附件5：案卷脊背69附件6：卷内目录70附件7：卷内备考表71附件8：竣工资料整编审签表72附件9：验收合格证73附件10：公司部门档案移交签证78第一章 基本建设工程档案管理标准1主题内容及适用范围本标准规定了本公司基本建设工程档

3、案（下简称“工程档案”）工作管理职能，管理内容及要求，检查与考核等。本标准适用于某某某某水电开发有限公司（以下简称“某某某某公司”）及公司工程项目中参加工程建设的各设计、施工、调试、监理、质量监督、测量、试验、安全监测中心等全部单位的有关该工程项目的档案管理。2引用标准中华人民共和国档案法国家档案局、国家计委国档发19884号关于印发基本建设项目档案资料管理暂行规定的通知2002年5月1日实施的GB/50328-2001建设工程文件归档整理规范DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国家建委82建发施字50号关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知中华人民

4、共和国行业标准DL/T51232000水电站基本建设工程验收规程云南省交通运输厅关于发布云南省公路工程竣工文件编制实用范本的通知（云交基建2009484号）云南省档案局关于印发云南省企业事业单位档案工作规范化管理认定办法的通知云档发2011149号3管理职能3.1 本公司各水电建设项目部工程档案工作接受上级主管部门的领导，并在地方档案行政管理部门的监督和指导下开展工作。3.2 公司设立工程档案管理领导小组，组长为分管档案工作的公司副职，成员为各相关部门负责人，全面负责项目部工程档案工作的组织和领导。公司档案室在建设期间设在工程部，档案业务管理工作由工程部负责。公司工程档案管理领导小组下设办公室

5、，办公室主任由工程部负责人担任。办公室负责工程档案管理日常工作、制定公司工程档案管理标准及资料收集、发放、验收、接收等具体工作。其主要职能是：3.2.1组织贯彻实施中华人民共和国档案法和上级主管部门有关工程档案工作的法律法规，方针政策，促进“依法治档”。3.2.2 组织制定和完善公司档案工作的规章制度（管理标准），监督、检查和考核有关单位和人员的执行情况，保证工程档案工作责任制的落实。3.2.3 研究、解决基建档案工作中的重大事项和档案工作中的人、财、物等问题，确定工程档案工作的目标规划。3.2.4 组织协调和处理工程档案工作中的纠纷，依法保护公司的合法权益。3.2.5 对档案工作规章制度的执

6、行情况进行考核，对在工程档案工作中有突出贡献的单位和个人提出奖励，对违反档案法规的事件提出处置、意见和建议。3.2.6 负责向工程设计、施工、调试、监理、质量监督、测量、试验、安全监测中心等单位宣传工程档案工作的方针政策和规章制度，对工程档案的收集、积累、整理、分类、组卷和归档工作进行监督、检查和指导，明确分工，提出工作要求。3.2.7 负责收集工程全部设计档案材料，施工档案材料和监理档案材料。3.2.8 根据所收集设计、施工、监理档案材料的情况，负责工程竣工档案的接收工作。3.2.9 参加设备开箱验收，收集设备档案，并提供利用。3.2.10 组织工程技术人员对收集，接收的竣工档案进行审查，确

7、保档案的齐全、完整、准确和系统。3.2.11 负责全部竣工档案的立卷归档工作和提供利用工作。3.2.12 负责工程档案工作中的情况，问题的反映和联系工作。3.3 各参建单位的职责：3.3.1 公司所属各水电站建设项目工程档案管理网络由建设各方共同组成，由公司档案领导小组统一领导。各参建单位分管领导、档案工作有关人员及公司档案室负责人、各部门指定的档案资料人员均为工程档案管理网络体系中的责任人。档案管理网络必须随工程建设情况及时进行必要的调整，任何新的参建单位加入必须在30天内纳入工程档案管理网络中。3.3.2 各参建单位的职责：某某某某公司：负责工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协

8、调；负责工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接收工程全部档案，或向其他单位移交。设计单位：提交工程各阶段的勘测、设计文件，提交全部设计修改通知单、设计总结、图纸总目录、设计说明书、主要工程图纸汇编等。施工单位（含制造单位）：负责收集、编制、整理、提交全部竣工图，施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录），工程联系单、机组启动试运行方案阶段方案、措施，试运行记录、验收签证书和移交试产生前的消缺记录、施工总结等。监理单位：负责收集、编制、整理、提交工程监理范围内形成的各项监理事项的全部文件材料和监理工作总结；督促、检查施工单位在工程建设中形成的文件材料的收集积累和完整、准确、

9、系统性情况；负责对施工单位竣工资料收集及整编工作进行业务监督和指导，并负责对施工单位工程竣工档案提交某某某某公司前进行全面审查、签署意见；负责对竣工图纸的审核、签署意见。质量监督：负责提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。试验中心：负责收集、整理、移交实验报告、月报、年报等测量资料测量中心：负责收集、整理、移交测量报告、检测成果等相关测量资料安全监测中心：负责收集、整理、移交检测月报、周报、年报等监测资料调试单位（包括由施工单位承担调试工作的单位）：负责收集、编制、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更资料

10、、设计工作总结等。生产运行单位：负责收集、整理、移交生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结）；提供设备命名，主系统起动及倒送电方案等。3.4 公司内部管理职责3.4.1 为加强工程档案管理、同时也是加强业主对工程施工过程及程序的监督、管理及考核，保证达标投产能顺利实现，公司除履行档案管理规定的自身职责外，增加了工程竣工资料（包含施工、监理）审核职责。具体职责及程序为：经监理审查签字通过的竣工资料先由相关部门负责审核其工程建设中文件材料的收集积累的完整

11、、准确、系统性情况（包括是否按相关规程、规范进行施工及按应该实行的管理体制运行）和竣工图准确性复核（是否准确、真实及设计修改的反映），再由工程部进行档案资料规范性审核。公司内部审查职责区分为：工程竣工资料组卷前由相关部门负责审核职责（如机电工程由机电物资部、土建工程由工程部、安全文明施工由质安部负责），组卷及归档的审查由工程部档案室负责；公司自己形成的档案由相关部门收集、整理、移交（各部门应负责自己移交的资料完整、齐全、规范），由公司档案室协助归档。3.4.2 公司各部门在档案工作中的职责、分工如下：3.4.2.1 公司档案室：工程部负责公司档案室的日常管理工作、代表公司开展档案业务、及工程档

12、案管理工作；制定公司档案工作相关标准、制度、工作计划、总结、汇报档案工作并负责对外开展联系；负责工程档案资料的收集、整编及归档工作（按工程项目验收后一个月内归档）；履行公司在档案业务上的指导、检查、考核职能，履行接收、汇总、利用、移交等职能。3.4.2.2 综合办公室：负责公司全部文书档案的收集、整理，负责人事档案收集、整理，负责工程征地、移民、拆迁文件、资料的收集、整理，按年度（第二年一季度内）向项目部档案室移交；3.4.2.3 财务部：负责公司会计档案、工程审计文件的收集、整理，按年度（第二年的上半年内）向项目部档案室移交；3.4.2.4 计划合同部：负责工程招投标过程中形成的全部文件资料

13、（包括各类合同文件）按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交；负责工程支付、变更及竣工结算资料的收集、整理，按工程项目完成一月内向公司档案室移交；3.4.2.5 机电物资部：机电安装工程、金属结构工程中考察、咨询、监造、运输、设备验收、调试、检验、试运行等文件；设备招投标文件、合同文件、图纸，设计设备技术、价格、质量、交货范围、交货时间有变化的文件，安装合同执行完后一个月内向公司档案室移交；材质证明书、材料结算资料等按年度（第二年一季度内）移交。3.4.2.5 质安部：公司在安全生产、文明施工工作中的各类文件资料的收集、整理，按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交。3.4.2.6 工程部:公

14、司在环保水保工作中形成的文件按年度（第二年一季度内）移交，及以部门名义下发的有必要归档的工程文件、文函等资料的收集、整理。按工程验收后一个月内向公司档案室移交。4工程档案保证金4.1 公司工程档案工作实行保证金制度。凡承揽、承包本公司工程的设计、施工、调试、监理、质量监督单位，均应按一定比例预留档案保证金。4.2 档案保证金包含在工程费用中，若在承揽、承包合同中明确了金额的，按合同金额预留。合同中没有明确金额的按合同中管理费的5%计提档案保证金。4.3 根据设计、施工、监理工作的进度，及时按要求编制、移交档案材料，符合档案编制要求的工程承揽、承包单位，依据竣工的（单位、单元工程）工程造价和预留

15、保证金比例全额支付保证金；否则，按以下标准进行考核。4.3.1 档案材料移交不及时，考核该项目保证金的1020%。4.3.2 档案的编制材料、编制质量不符合规定要求的，考核该项目保证金的1020%。4.3.3 档案材料移交不齐全，不完整的，按编制所缺档案资料费用的24倍考核。4.3.4 档案材料编制不准确的，按未移交该档案处理，全额考核保证金。4.3.5 以上考核的对应项目保证金不足时，在其它项目保证金或质保金中扣除。4.3.6 考核所得费用用于完善竣工档案材料或奖励工程档案工作中取得突出成绩的单位和个人，不再返还被考核单位。4.4 档案材料移交时间4.4.1 设计、前期文件材料按工程进度和公

16、司规定的时间移交。4.4.2 设备档案在开箱验收后移交。4.4.3 施工档案材料、及竣工档案等材料在竣工验收后移交。4.4.4 监理文件材料按年度及完成标段进行移交。4.5 档案资料的保管期限：各类竣工档案资料的保管期限详见附表2（城建类）、附表3（水电类）。5档案的编制具体要求和规定5.1 工程竣工文件材料原则上按合同段和单位工程组卷编制。5.2 某某某某公司工程执行三类档案验收、分类组卷标准：公路或桥梁按照国家公路验收标准执行，档案分类参照云南省（云交基建2009484号）执行；其他工程按水电行业验收标准执行，档案分类按电力工业企业档案分类规则中水电厂企业档案分类表（6-9大类）档案分类表

17、执行。5.3 档案管理工作按照云南省印发的“云南省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准”进行考核。详见附表2。5.3.1 纸张大小统一为A0，A1，A2，A3，A4幅面，特殊需要可以加长，严禁使用加宽纸张。纸质要求：图纸80g以上，文字图表60g以上，文件用纸按现行国家标准执行。5.3.2 编制档案材料须用黑色碳素墨水或中性笔，禁止使用圆珠笔、纯蓝水笔、复写纸及铅笔编制档案材料。5.3.3 编制档案材料须使用计算机绘制、打印（各项原始记录除外），并保存在光盘上，禁止使用热敏纸编制档案材料。5.4 档案材料编制质量和准确性要求5.4.1 无复印件、复写件档案材料。5.4.2 竣工档案材料须签

18、字完备、印章齐全（含各类会议纪要须附与会人员亲笔签名单或加盖主办单位印章）。5.4.3 图实须相符，设计更改通知单、工程联系单应是原件，变更内容须在图纸上反映；记录要及时，不得事后补记，记录须完整，无缺漏项；图面整洁，字迹工整、清楚。5.4.4凡按图施工的，由施工单位在施工图上标题栏附近空白处，加盖红色“竣工图”章（按相关行业规范刻制）作竣工图，凡有设计变更在原图上修改的，应注明修改范围及依据，设计变更通知单，监理通知单，商洽记录的编号。“竣工图”章中的内容应签字齐全；凡设计有重大变更的图纸或图面修改面积大于35%的，须重新绘制竣工图仍用原图编号，末尾加盖“竣”字，说明中简述更改内容及依据。5

19、.4.5 为确保竣工图的编制质量，编制竣工图前对工程的全部更改材料逐一进行审查核对，并分别加盖“已执行”或“未执行”章（见附图3）。如整份更改材料已执行则在该更改材料标题处加盖“已执行”章，如一份更改材料中有部分条款未执行，则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。5.5 档案材料完整性要求5.5.1 各类竣工档案资料的收集范围详见附表2及附表3。5.5.2 设计档案材料按设计图纸清册，设计修改通知，设计审查记录移交收集。5.5.3 竣工图纸材料按照施工图纸清册，设计修改通知，分部分项工程，系统及设施等移交收集。5.5.4 设备档案材料按设备清册，设备订购合同，安装、调试规

20、程规范等移交收集。5.5.5 监理档案材料按照系统，分部分项工程等移交收集。5.5.6 档案材料须按系统移交收集，讲究系统性，不得缺张少页，正文和定稿，正件和附件，正本和副本，请示与批复，报告与批复，函与复函等须完整、齐全。5.6 档案材料的整理要求5.6.1 竣工技术资料的编制应严格按照国家档案局印发的建设项目（工程）档案验收办法执行。一律由该单位负责技术的人员编制，即谁施工、谁编制、谁负责的原则。 各设计、施工、监理、质量监督、调试等单位可采用20mm、30mm、40mm的档案盒，并按公司档案分类细则中的分类项目将档案资料分门别类的分开，并按整理原则将各类材料分别分装成案卷。5.6.2 按

21、照竣工技术资料的编制规定和内容，各参建单位组织有关技术人员按照标准规格及时记录、积累、收集、汇总各项技术资料，然后加装标准封面，汇编成册。需要归档的文件资料应进行行科学组合、排列。管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事由）的指示、批复、合同、协议、来往文函均应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。5.6.3 按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录。仔细填写案卷背脊，案卷封面，案卷题名（外文资料题名应译出中文）。5.6.4 案卷内不同尺寸的科技文件材料，都要裁切或折叠成A4幅面（210mm297mm），案卷内图样折叠依照手风琴正反折叠整齐，标题栏要露在正面右下位置，外

22、翻图标。5.6.5 文字部分的书写，一律采用留出装订线。施工记录用纸规格统一为A4纸张（297210）。案卷的装订、装具和内外观质量应符合GBT1一八222000科学技术档案案卷构成的一般要求。装订时应将卷内文件的底边和右边取齐，大于公文纸的要折迭压平，未留装订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位置在左侧中部，距订口边10，装订长度120为宜，结头在背后中孔。装订时必须去掉金属物，三孔一线的方法，用线装订整齐。5.6.6 声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间地点、中心内容和责任者。5.6.7 光盘档案应用文字标明档案内容、时间、责任者。5.6.8 编制档案移交清册。5.

23、7 归档材料移交收集的数量参照档案分类细则中“水电项目工程竣工资料分类标准”。5.7.1需要移交地方的工程项目的竣工资料必须增加 ? 套。各类（除资料外）向公司移交归档的材料要求同时提交电子光盘一套（可采用扫描、拍照等方式进行数字化处理、制作）。5.7.2 合同中有另行规定的，依合同规定执行。5.8 工程档案材料的管理5.8.1 工程档案材料由档案室集中统一收集、管理和发放。5.8.2 设计、施工、监理、质量监督、调试等单位须将各自形成的所有工程档案材料和清册移交给档案室，并办理交接手续。5.8.3 档案室应将有关档案材料提交审查，并及时将审查后的工程档案材料加盖发放章后发到相关单位，同时做好

24、发放登记工作。5.9 工程档案材料的整理归档要求5.9.1 工程档案材料的整理和归档工作按档案室具体要求负责执行。5.9.2 整理和归档工作的具体要求按照DL/T51232000水电站基本建设工程验收规程执行。5.9.3 整理和归档须符合公司档案整理管理标准和公司档案分类细则。5.9.4 案卷质量须符合GB/T1一八222000科学技术档案案卷构成的一般要求和DA/T222000归档文件整理规则等标准要求。5.9.5 图纸折叠须符合GB10609_03-1989技术制图 复制图的折叠方法要求6工程竣工文件材料归档及移交6.1 工程竣工文件材料的归档凡是反映与工程有关的重要职能活动、具有查考价值

25、的各种载体的文件，包括纸字文件、图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等，均应收集齐全，均应归入工程建设项目档案。6.1.1 工程竣工文件材料原则上按合同段和单位工程组卷编制。各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。6.1.2 对工程所用原材料进场时必须有产品出厂合格证，并加盖鲜章，当产品出厂合格证上确无盖鲜章时，必须由经销商加盖鲜章。6.1.3 归档的技术文件资料，应编制移交目录，在归档时按目录点清，交接双方在目录上签字。6.1.4 项目文件质量要求6.1.5 归档文件材料必须完整、准确、系

26、统。依据性文件、重要会议纪要等必须收集齐全，并以原件归档。施工原始记录必须真实准确，不可追记。6.1.6 归档文件材料必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备。签名必须签全名，不能以盖章或打印代替签名。6.1.7 永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（细、蓝黑水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写，须用黑色中性笔或碳素墨水书写、绘制。6.1.8 凡是归档的图纸折叠规格297210，采用手风琴式的方法折叠，标题栏部分应露在右下角的外面以利查阅。6.1.9 施工、安装记录、签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单等）、调试措施、方案与报告等均应原件移交和归档，不可

27、复印或用不合格的书写材料书写的技术文件移交归档。本单位发文，打印件与底稿同时归档，不可归复印件或少底稿。6.2 声像档案的归档6.2.1 录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型磁盘或光盘。6.2.2 磁性载体文件执行国家标准照片档案管理规范（GBT 1一八212002）和电子文件归档与管理规范（GBT 1一八242002），各单位形成磁性载体的部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、归档。6.2.3 各单位在产生照片、磁性载体过程中应将资料的形成积累和组卷同步进行。6.2.4 入卷的照片必须清晰，具有实用和历史价值。6.2.5 照片档案的文字说明应包括事由、时间

28、、人物、背景、摄影者六要素。所有入卷的照片，每张均必须附有六要素卡片。6.2.6 录像档案的案卷，原则上以12录像带（或光盘）为准，录音档案以盒式录音带（或光盘）为归档单位。6.2.7 已载有录像材料的载体，必须加贴有标志的题目卡和内容说明卡，并用碳素墨水工整填写。6.2.8 录像卡片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间，同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。6.2.9 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。6.2.10 归档的磁性载体文件（如计算机软磁盘、录像带、录音带、光盘），必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常、无病毒、清洁、

29、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。6.2.11 同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。6.2.12 磁带（光盘）需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性。6.2.一三 磁性载体文件应一套，与相应的纸质文件同时归档。6.3 归档时间6.3.1 工程建设项目的文件积累整理与完成，实行与项目施工进程三同步的方式进行。即项目-开始就与建立竣工文件同步进行，项目进行中就与竣工文件的积累、整编、审定工作同步进行，项目工程交工验收时，必须向公司档案部门交出合格的竣工文件，一式两套。凡竣工文件不完整、不准确、不系统，不算工程完工，财务处不得进行

30、竣工决算的支付。6.3.2 各施工单位负责收集、编制、整理所施工的工程竣工图纸资料，交其工程监理单位审查、鉴定，由监理部门提出审查意见，责成施工单位限期整改，并由监理单位审定合格后移交建设单位汇总。6.3.4 由某某某某公司组织进行全部项目档案的汇总整理，其内容包括：6.3.4.1 根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。6.3.4.2 对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。6.3.4.3 负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。6.4 项目档案的移交6.4.1 项目档案验收合格后，建设单

31、位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。6.4.2 公司、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。6.4.2 项目档案检查移交流程： 公司项目部相关部门进行完整、齐全、准确性检查并签署意见公司项目部档案室进行规范性检查并签署意见施工单位收集、整理并进行全面自检，提交竣工资料整编审签表签署竣工资料档案验收合格证监理单位进行全面检查并签署意见合格 合格 合格 不合格 不合格第二章 档案整理

32、管理标准1主题内容及适用范围本标准规定了本公司档案整理工作的原则、内容、程序、要求、检查与考核等。本标准适用于本公司的档案整理工作。2引用标准DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则中华人民共和国国家标准GBTll8222000科学技术档案案卷构成的一般要求财会字（1998）第32号会计档案管理办法3名词术语档案整理：通常指档案实体整理，是将零散的和需进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目、组成有序的档案整体的工作过程。4档案整理工作的原则4.1 坚持以全宗整理档案的原则。即将一个立档单

33、位形成的全部材料进行整理。4.2 整理档案必须保持文件之间的有机联系，否则将破坏文件体系的本来面貌和利用价值。4.3 整理档案应充分利用原有的整理基础，不要轻易打乱，破坏以往整理和保存的历史状况。4.4 整理档案必须坚持便于保管和利用的原则。5档案整理工作的内容5.1 分类，即将全宗内的材料分别按有关分类方法和分类细则分门别类的分开。5.2 立卷，即按整理原则将各类材料分别分装成案卷。5.3 案卷排列，将立成的案卷和卷内文件按规定顺序进行排列。5.4 编号，按照排列顺序，对卷内文件打印页号；对案卷编写档号。5.5 编制目录，按卷内文件排列顺序编制卷内目录，按案卷属类和顺序编制案卷目录。6整理工

34、作的程序和要求6.1 分类6.1.l 对收集来的材料进行清理，判定其保存价值，剔除无保存价值的材料和重份材料。6.1.2 对归档材料进行完整性审查，补充收集缺张页的材料和应归档的帐外文件。6.1.3 按照本公司档案分类细则规定的分类方法，对照分类表逐份逐件对号分类，细分到每个相应类目中。6.1.4 在分类过程中，以文件材料的主题内容为依据，不得拆件。6.2 立卷6.2.1 将分到各类目中和不同保管期限的材料分别装入不同盒，每一类或每一个问题及不同保管期限分别装盒，不得混问题、混保管期限装入同一盒内；材料较多的分装成若干盒。6.2.2 分装材料入盒时，不得拆件，必须保持其自然形成规律和材料间的有

35、机联系，坚持密不可分的原则。6.2.3 涉及前后两年工作的一份材料，一般装入前一年的卷盒中，为便查询，可复印一份装入后一年的卷盒中。6.3 排序6.3.1 归档文书文件以“件”为单位整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。 6.3.2 案卷排列按本公司档案分类细则的规定执行。6.3.3 基建工程档案按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。6.3.4 设备档案按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、随机图样等排列。6.3.5 案卷内科技文件材料排列

36、要求文字材料在前、图样在后。6.4 编页号6.4.1 档案页数为每一件归档文件的页数，文件中有图文的页面为一页。若来文与复文、正文与定稿等作为一件时，统计页数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。6.4.2 档案每卷页号应从1开始编流水号，单面书写的科技文件材料在右下角，双面书写的科技材料，正面在右下角，背面在左下角。 6.4.3 案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。6.4.4 科技档案中向已有案卷中补充材料，应放在案卷的最后，并按照排列顺序按原有案卷中档案材料的最后一页页号依次编号。6.5 填写卷内目录6.5.1按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录，目录

37、格式统一由公司档案室印制。6.5.2序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。6.5.3 文件材料题名亦称文件标题，应填写科技文件材料标题的全称，多份标题相同、内容不同的文件应写清事件的问题、部位等。6.5.4 文件编号应填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。6.5.5 责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。6.5.6 日期应填写科技文件材料的形成日期。6.5.7 页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。6.6 填写案卷封面（本公司采用内封面形式）6.6.1 案卷题名要求文字简练、内容明了易懂，并准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或

38、代字、代号及其结构、阶段的名称等。6.6.2 立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门。6.6.3 起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。6.6.4 保管期限应依据公司分类细则中划定的保管期限填写。6.6.5 档号填写档案的目录代号、分类号和案卷顺序号。6.6.6 案卷封面置于卷首。6.7 填写案卷备考表。6.7.1 说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。6.7.2 立卷人应由责任立卷人签名。6.7.3 立卷日期应填写完成立卷的日期。6.7.4 审核人应由案卷质量审核者签名。6.7.5 检查日期应填写审核的日期。6.7.6 互见号应填写反映

39、同一内容而形式不同且另行保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。6.7.7 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。6.8 填写案卷背脊。将案卷封面的对应内容填写在案卷背脊上。6.9 装订6.9.l 档案材料在装订前要去掉金属物，对破损的材料应托裱，字迹扩散的应复印并与原件一并立卷。6.9.2 会计档案装订成卷，采用三孔一线的方法装订。6.9.3 文书档案、科技档案按件装订，不装订成卷，文书档案使用缝纫机装订；科技档案用细棉线装订，采用三孔一线的方法，两孔之间距离为6cm,距装订边1cm。单张材料不装订，但需按琴键式折叠成A4幅面大小，材料名称露外，同时在每份材料的右上方加盖档号章，

40、并填写档号。6.10 编制检索工具6.10.1 检索工具的格式，由公司档案室统一印制并按要求执行。6.10.2 文书档案须编制全引目录、会计档案须编制案卷目录、科技档案必须编制案卷目录，总目录和全引目录。7卷盒的规格 7.1 公司科技档案盒可采用卷盒的外表面规格为：305mm220mm，厚度为20mm、30mm、40mm。第三章 档案收集管理标准1主题内容及适用范围本标准规定了档案收集工作的分工、收集范围、收集方法、收集要求、检查与考核等。本标准适用于武汉某某水电有限公司档案的收集工作。2引用标准国家档案局、国家经贸委、国家计委档发20025号企业档案管理规定国家档案局国档发198727号机关

41、档案工作业务建设规范国家档案局、国家计委国档发19884号基本建设项目档案资料管理暂行规定中华人民共和国行业标准DL/T5123-2000水电站基本建设工程验收规程3档案资料收集的分工3.l 文书档案由综合办公室收集。3.2 科技档案由档案室收集。3.3 会计档案由财务部门收集。3.4 收集的文中材料，按规定定期向档案室移交。4收集范围4.1 公司职能活动中形成并办理完毕的具有保存和利用价值的各种文件材料，包括：收发文、会议记录、技术文件、图纸图表、出版物原稿、印模、照片、底片、录音带、录像带、实物、计算机软盘等。4.2 收集的具体内容见归档范围。4.3 归档范围4.3.1 文书文件归档范围序

42、号项 目归 档 文 件1234上级机关的文件材料公司的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件 材料1.1 上级机关召开的需要贯彻执行的主要文件材料1.2 上级机关颁发的属于分公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非公司主管业务但需要贯彻执行的法规文件1.3 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本l.5 上级机关转发公司的文件2.1 党政工团代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件和各种声像材料2.2 公司党委、行政领导会议文件材料，公司召开的

43、工作会议、专业会议材料2.3 公司颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿2.4 公司的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与公司的批复文件2.5 公司及其内部职能部门活动形成的工作计划总结、报告2.6 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料2.7 公司检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料2.8 公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（含计算机盘片等）2.9 公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料2.10 公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的主要文件材料2.11 内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和公司处理人民来信、来访形成的记录、摘

44、要单、调查处理报告、统计分析材料等2.12 公司领导人公务活动形成的重要信件、电报电话记录、从外机关带回的与分公司有关的未经文书处理登记的文件材料2.一三 公司及分公司批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料。公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料2.14 公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料2.一五 公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料2.16 公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件

45、材料2.17 公司（包括上报和下批）干部任免（包括备案调配、培训、专业技术职务评定、聘任）、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料2.一八 公司及公司办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根2.19 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册2.20 公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本2.21 公司与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料2.22 公司与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、