WORD操作常识与技巧(精心整理)★★ppt课件.ppt

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1、,Word操作常识与技巧提要,与,Word常识简介,Word实用小技巧,Word常用组合快捷键,F1F12快捷键,一、Word常识简介,认识Word 文档的编辑 文档的排版 和打印,（一）认识 Word,Word的启动 Word的退出 Word的窗口界面,台式电脑键盘示意图,Word启动,单击/双击桌面上Word的快捷图标 在桌面空白处点击右键，选择新建目录下的word,Word的退出,单击标题栏右上的铵钮；双击标题栏左侧的符号；单击/退出；按组合键 Alt+F4。,Word的窗口界面,（二）文档的编辑,新建文档 输入内容 保存文档 编辑文档,如何改变文件保存位置,（二）文档的编辑,先打开一个

2、文档再选择文件打开选择查找范围 目标文件夹 点击右上角工具 点击添加到我的位置，查找范围一列就添加一个新的位置就是新增加的保存位置。,如何改变文件默认保存位置,（二）文档的编辑,选择工具选项 文件位置 文件类型选为“文档”修改，选文档保存位置 确定按钮,（三）文档排版和打印,页面设置 页面排版 打印预览和打印,二、Word实用小技巧,同一文档页面有纵有横Word插入文件、表格、图片Word文档的修订与比较查找和替换批量删除软回车、空行保存的技巧 在多个文档中自由切换一篇文档设置不同的页眉页脚Word自动生成目录邮件合并功能妙用文本输入时插入几种线型,（一）同一文档页面有纵有横,“页面设置”。适

3、合于文档末尾插入横向表格。将光标移到表格之前，“文件”-“页面设置”-“纸张大小”-“横向”，从“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项，然后单击“确定”按钮。,（一）同一文档页面有纵有横,利用分隔符中设置，适用于文档页面中。需在文档中插入一个横向表格，保证表格前后的内容仍为纵向。“插入”-“分隔符”-“下一页”。设置后再按“文件”-“页面设置”-“本节”-“横向”。,（二）Word插入文件、图片、表格,插入文件：“插入”-“插入文件”-“查找范围”-“文件名”-“插入”；也可复制后“编辑”-“选择性粘贴”（文字或图片）均可。,OR,（二）Word插入文件、图片、表格,插入图片。“插入”-

4、“图片”-“来自文件”等路径进入，粘贴后需要调整大小、位置等。,（二）Word插入文件、图 片、表格,插入表格。“表格”-“插入”-“表格”；插入Excel表格（图片或文字形式粘贴）。,（三）Word文档的修订与比较,工具-修订。选中修订功能后，增添加文字时会现修订标记。删除文字时，删除的内容会出现在批注框中。单击“审阅窗格”按钮，在修订处单击右键，选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。“接受对文档所做的所有修订”就接受所做的修订。,（三）Word文档的修订与比较,打开两篇需要比较的文档后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有

5、三个按钮。,并排比较,（三）Word文档的修订与比较,首先打开需要比较的源文档，后执行“工具比较并合并文档”命令，在弹出的对话框中选择要比较的修改、审阅后的文档，选中“精确比较”以及“查找格式”复选框，然后单击“比较”按钮。,精确比较,（四）查找和替换,查找：Ctrl+F,替换：Ctrl+H 注意：“高级”按钮可对字体、段落、样式等进行设置,（四）查找和替换,（五）批量删除软回车、空行,删除软回车符。上网下载资源到WORD后会出现很多软回车符号“”，在“查找内容”栏输入“l”，“替换为”栏输入“p”或在“替换”栏留空格。l是小写的L，p为小写。删除段落符。”编辑”-“替换”-“查找和替换”-“

6、高级”-“查找内容”-“特殊字符”-“段落标记”，“p”出现在文本框内，再输入一个“p”，在“替换为”文本框中输入“p”或空格，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，多余的空行不见了。,（六）保存的技巧,一次保存多个文件（关闭同理）。想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可，按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。,（六）保存的技巧,快速保存。每次只保存改变过的内容执行“工具选项”，在“保存”选项卡中，选择“允许快速保存”。把“自动保存时间间隔”调小，一般改为一分钟。,（七）在多个文档中自由切换,在“窗口”菜单中选择文档名（常规

7、方法）在“文件”任务栏选择文档名快捷键：Ctrl+F（前），Ctrl+Shift+F6（后）,OR,（七）在多个文档中自由切换,“工具”-“自定义”-“命令”-“类别”-“所有命令”-WindowList，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上。多了一个“其他窗口”的按钮。,（八）一篇文档设置不同的页眉页脚,将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，然后执行“插入”菜单“分隔符”命令，选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮，并以此为例对整份文件进行分节处理。,（八）一篇文档设置不同的页眉页脚,文章分好节以后，点击“视图”菜单“页眉与页脚”第1节输入“2012年工作回顾”字

8、样。“视图”“页眉与页脚”工具栏“显示下一项”页眉处由第1节变成第2节，右上角现“与上一节相同”的字样,占击“链接到前一个”切断第2节与前一节的页眉内容联系，然后在第2节页眉处输入“2013年主要目标任务”，余类推。,输入第2节页眉,（九）Word自动生成目录,用“格式”“段落”“大纲级别”设置后返回“页面”视图，然后“插入索引和目录”，根据需要设置目录级别。,（九）Word自动生成目录,在“格式”菜单中点击“样式”，设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等的字体、字号和缩进量等。把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1”和“标题2”等。设置好全文后，将光标移到希望插入目录的地方，点击

9、“插入”菜单中“（插入）索引和目录”的菜单项，目录设置完成。,（九）Word自动生成目录,插入-引用-索引和目录,正文内容变化时更新目录,（九）Word自动生成目录,统一设置目录样式和格式,（十）邮件合并功能的妙用,新建一个EXCEL文档，A1中输入“序号”两个字（也可以是任意字符），A2中输入000001，按住Ctrl键，拖动A2单元格边框的右下角小黑块（即填充柄），向下直至到A51格，就会取得000001-000050的自动编号，保存文件。,序号打印文本,（十）邮件合并功能的妙用,打开需要打印的word文档点击工具 信函与邮件 同时打开邮件合并显示邮件合并工具栏 邮件合并中信函下一步选取收

10、件人浏览 打开刚保存的excel文件确定 序列号 全选,序号打印文本,序号打印文本,（十）邮件合并功能的妙用,在你需要插入序号位置点击邮件合并工具栏 插入合并域 序号 插入 关闭。点击合并到打印机 从1到30 确定，就自动打印出从000001到000030份资料。,打印工资条,（十）邮件合并功能的妙用,新建一个EXCEL文档，输入“姓名”、“职务工资”、“级别工资”、“应发工资”、“实发工资”等项内容后保存文件。,（十）邮件合并功能的妙用,建立工资条word文档工具 选项 常规 勾选打开时确认转换关闭,打印工资条,（十）邮件合并功能的妙用,点击工具 信函与邮件 同时打开邮件合并显示邮件合并工具

11、栏 邮件合并中目录下一步正在启动文档使用当前文档选取收件人浏览 选取数据源 打开刚保存的excel文件MSexcel工作薄通过DDE（*.xls)确定 邮件合并收件人 全选 确定,打印工资条,（十）邮件合并功能的妙用,点击邮件合并工具栏 设置文档类型 目录 确定 点击邮件合并工具栏 插入域依次插入工资条中的内容点击邮件合并工具栏 合并到新文档 全选 确定 形成一个新文档目录1改名为4月份工资条,打印工资条,（十一）输入时插入几种线型,键入三个或更多的连字符并按下回车键，可以在一个段 落上面放一条直线。键入三个或更多的下划线并按下回车键，可以在一个段 落上面放一条粗线。键入三个或更多的“*”号并

12、按下回车键，可以在一个段落 上面放一条打点线。键入三个或更多的“#”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条装饰线。键入三个或更多的“”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条波浪线。键入三个或更多的“=”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条双线。,（十二）其他技巧,Ctrl+鼠标：放大或缩小 Word文件设密 预览时照样可编辑文件 Word中的快速粘贴 在Word精确移动对象 把Word文件变成JPG图片 Word二栏及以上文档页码设置,三、Word常用组合快捷键,保存：CTRL+S 复制：CTRL+C 粘贴：CTRL+V 剪切：CTRL+X 版权符：AltCtrlC 注册符：AltCt

13、rlR 关闭：Ctrl+W 撤消上一操作：Ctrl+Z 重复上一操作：Ctrl+Y,三、Word常用组合快捷键,上标：CTRL+SHIFT+=（方便输入平方立方N次方）下标：CTRL+=加粗：CTRL+B倾斜：CTRL+I下划线：CTRL+U选择：按住SHIFT然后按上下左右方向键选择选取光标所在的句子：trl+单击选取光标所在的一段话：shift+最后一字缩小字号：Ctrl+放大字号：Ctrl+,四、F1F12快捷键,F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到

14、需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shift+F2：保存文件F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写F4：重复上一步操作（文字、图片、表格等）。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word,四、F1F12快捷键,F5：打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。Alt+F5或 Ctrl+F5：将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5：写书签F6：在任务窗格与文档窗口之间切换。Al

15、t+F6或Ctrl+F6：在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。F7：实施拼写检查。Ctrl+F7：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口,四、F1F12快捷键,F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“”F10：激活菜单栏F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除对域的锁定(需要选中)F12：另存文档。Ctrl+F12：打开文档,知识的伟大在于可以分享与传承 技艺的提升源自不断创新与交流,Thanks!,