电脑化管理信息系统业务需求报告(DOC99页).docx
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1、Error! Reference source not found.电脑化管理信息系统Error! Reference source not found.目录1摘要12项目背景介绍22.1公司简介22.2组织机构22.3企业宗旨与经营规划32.4信息系统规划的目标42.5KPMG工作方法53信息系统的现状63.1电脑硬件网络系统概况63.2企业综合管理系统-PM系统83.2.1PM系统销售模块93.2.2PM系统库存模块93.2.3PM系统财务模块93.3微机部概况104财务总帐系统114.1概述114.2ATG财务总帐系统的现况114.2.1概况114.2.2会计科目表124.2.3分录输入
2、及过帐124.2.4关帐134.2.5外币业务134.2.6帐务分摊/匹配134.2.7预算过程134.2.8关联公司144.3目前系统的缺陷及面临的主要问题144.3.1费用查询/分析144.3.2关帐报告期144.3.3关联公司交易144.3.4业务分摊及相应的汇兑损益计算144.3.5财务预算系统154.3.6报表编写工具154.4KPMG对财务总帐系统的建议154.4.1员工现金预支控制154.4.2会计期间154.4.3会计科目表154.4.4凭证处理154.4.5帐务审计164.5对ERP系统功能与特性的需求与期望164.5.1基本要求164.5.2会计科目表164.5.3分录录入
3、164.5.4过帐174.5.5外币业务174.5.6帐务分摊/匹配184.5.7预算184.5.8报表要求194.5.9审计稽核205固定资产管理系统215.1概述215.2ATG固定资产管理系统的现况215.2.1固定资产购买、清理与转移215.2.2固定资产折旧215.2.3固定资产编码结构及索引225.2.4固定资产盘点225.3目前系统的缺陷及面临的主要问题225.3.1多种折旧方法225.3.2缺乏信息共享225.3.3在建工程管理235.3.4固定资产改良235.4KPMG对固定资产管理系统的建议235.4.1统一固定资产编码235.4.2即时查询资产信息235.5对ERP系统功
4、能与特性的需求与期望235.5.1维护和查询235.5.2处理程序245.5.3接口245.5.4报表要求246销售系统276.1概述276.2ATG销售系统的现况276.2.1产品信息276.2.2订单系统286.2.3销售渠道286.2.4定价及行销286.2.5信用政策296.2.6销售分析296.3目前系统的缺陷及面临的主要问题296.3.1产品编码296.3.2未整体使用订单系统296.3.3数据接口306.3.4办事处数据处理306.3.5公式化计算306.3.6帐龄分析306.3.7销售分析报告306.4KPMG对销售系统的建议306.4.1建立客户衡量机制306.4.2建立价格
5、系统316.4.3加强财务部对应收帐款的监控316.5对ERP系统功能与特性的需求与期望316.5.1销售订单模块316.5.2应收帐款模块346.5.3销售分析模块367采购系统407.1概述407.2ATG采购系统的现况417.2.1概况417.2.2供应商信息417.2.3采购申请与定购417.2.4应付帐款427.3目前系统的缺陷及面临的主要问题427.3.1缺乏完善的供应商信息库427.3.2未实行完整的采购订单流程427.3.3与其他模块的数据接口437.3.4缺乏对应付帐款的分析管理437.4KPMG对采购系统的建议437.4.1合并采购职能437.4.2采用暂估入帐437.4.
6、3加强财务部对应付帐款的监控437.4.4建立采购价格体系447.5对ERP系统功能与特性的需求与期望447.5.1采购模块447.5.2应付帐款模块498库存控制系统588.1概述588.2ATG库存控制系统的现况588.2.1概况588.2.2仓库598.2.3成本核算598.2.4盘点598.3目前系统的缺陷及面临的主要问题598.3.1解决原辅材料负库存问题598.3.2最高、最低库存自动报警608.3.3批号跟踪管理608.4KPMG对库存控制系统的建议608.4.1采用存货ABC分类法608.4.2合并仓库管理职能608.4.3收货信息与订货信息缺乏沟通608.4.4编制盘盈/盘亏
7、原因分析调节表618.4.5建立在制品虚拟库618.5对ERP系统功能与特性的需求与期望618.5.1永续盘存618.5.2生产支持628.5.3盘点638.5.4成本638.5.5仓位控制638.5.6查询与报告要求648.5.7接口659生产计划/车间管理系统669.1概述669.2ATG生产计划/车间管理系统的现况679.2.1预测/主生产计划679.2.2制造过程679.2.3生产材料控制689.3目前系统的缺陷及面临的主要问题689.3.1生产排程与实际制造工程脱节689.3.2部分进口原材料短缺689.3.3存在设备瓶颈699.3.4报表及时性差699.4KPMG对生产计划/车间管
8、理系统的建议699.4.1建立多重计划系统699.4.2生产现场数据录入以四小时为单位699.4.3在现有工单管理模式的基础进行信息化709.5对ERP系统功能与特性的需求与期望709.5.1主生产计划模块709.5.2物料需求计划模块719.5.3物料清单7310成本管理系统7810.1概述7810.2ATG成本管理系统的现况7810.3目前系统的缺陷及对于成本管理的要求7810.4对ERP系统功能与特性的需求与期望7910.4.1基本要求7910.4.2接口8111技术/质量管理系统8211.1概述8211.2ATG技术/质量管理系统的现况8211.3技术/质量管理系统期望的计算机应用83
9、11.4技术/质量管理系统的其他要求8412人力资源管理系统8512.1概述8512.2ATG人力资源管理系统的现况8512.3人力资源系统期望的计算机应用8612.3.1人事信息体系8612.3.2报告要求8612.3.3安全性要求8612.4人力资源系统建设的优先级别871 摘要本报告是根据安庆帝伯格茨活塞环有限公司(以下简称“ATG”)企业经营与信息系统现况,结合毕马威华振会计师事务所企业资源计划(ERP)实施的专业经验与方法论,具体阐述了ATG各职能部门进行企业信息化改造的业务需求,并就相关的管理与技术方面提出了毕马威华振会计师事务所的专业建议。本报告共分十二章。其中:n 第一章为报告
10、摘要n 第二章为项目背景及ATG经营现状与规划n 第三章为ATG信息系统现状分析n 第四章至第十二章结合各职能部门的现况分析,提出了对信息系统的具体需求,并列示了未来ERP系统应具备的功能与特性本报告的作用是通过对ATG运营现状及需求的具体分析与专业建议,可以为将来ATG信息系统的选型提供参考与依据。同时又是ATG管理信息系统规划实施的纲领性文件。2 项目背景介绍2.1 公司简介ATG是中日美英德三方五国共同组建的合资企业,是中国目前最大的汽车、摩托车发动机用活塞环制造公司之一。ATG总投资为4,000万美元,注册资本为2,800万美元,其中安庆活塞环厂、日本TP公司及美国Federal Mo
11、gul公司分别出资800万美元、1000万美元和1000万美元。ATG建有具有现代化工艺装备的新型厂房,同时引进了多台(套)具有世界一流水准的生产、检测设备,使ATG接近了世界级的制造水平。ATG的主要生产线包括从德国Goetze引进的球铁活塞环生产线和从日本TP引进的绕制活塞环生产线。兼具东西方活塞环制造技术、工艺于一身的ATG公司目前已为国内18家汽车、发动机制造商和45家摩托车、发动机制造商提供各种型号的活塞环配套产品。2.2 组织机构ATG的最高决策层为董事会,由七人组成的董事会中有日方董事三人、美方董事二人、中方董事二人,董事长由中方派遣。ATG目前有近1,100名员工,并在全国21
12、个地区设有办事处。ATG现行组织机构图如下:ATG地区办事处由销售部负责管理,目前在北京、长春、上海、浙江、济南、重庆、天津、南京、西安、武汉、广州、郑州、太原、保定、昆明、哈尔滨、新疆、沈阳、成都及长沙设有办事机构,在兰州设有中转库,其中前八个地区的交易量较大。各办事处每月六日、十六日、二十六日分三次向ATG财务部传送交易资料。2.3 企业宗旨与经营规划ATG的企业宗旨为“中国第一,世界一流”。具体权释在产品质量、生产规模、服务水平及在确保上述目标下的成本控制能力方面达到市场领先地位。在上述企业宗旨的指导下,ATG在总体经营发展框架由董事会决定的基础上,由经营规划科具体负责企业三年规划的拟定
13、。该企业经营规划主要涉及ATG总体发展规模、销售额指标、损益实现情况及投资情况等方面,并作为其他具体预算与计划(如:财务预算、销售计划等)制定的主要依据。企业经营计划每年滚动编制,且每半年根据上半年的实际执行情况进行适当调整。现阶段ATG的主要经营与规划情况如下:n 企业经营规模在产量方面,据市场调查反映,国内市场对于各类活塞环的总需求量约为3亿片左右。根据ATG本身情况,产量达3,000万片以上才能产生规模经济效应。 ATG1999年总产量约为4,000余万片,2000年预计产量能达到约5,000余万片。但具有相当规模的国外厂商的年产量一般都在亿片以上,因此根据ATG力争世界一流的企业宗旨,
14、远期的产量目标应为亿片以上。在市场占有率方面,ATG的几大类产品的目前市场占有情况如下:摩托车环市场占有率:30%-40%汽车环市场占有率:30%-40%农机环市场占有率:10%n 目标市场根据与母公司的市场分层规划,ATG短期内不会创建自己的技术中心以求进入世界顶尖活塞环市场。而力求在巩固目前国内市场市场份额的基础上,通过国外母公司的关系进入国际中级活塞环市场。ATG预期三年内外销产量将达到总产量的10%(目前尚无大批量外销),其目标市场主要为亚洲市场。n 投资规划ATG1999年的全年销售额为人民币1.76亿元,利润为人民币3,600万元;2000年预计销售额为人民币2.5亿,实现利润人民
15、币6,000万元。ATG目前的投资与产生的销售额增量之比约为1:1,但考虑到人才供应的相应不足与质量控制的配套情况,ATG对于加速投资持相对谨慎态度。2.4 信息系统规划的目标ATG目前使用的信息系统是由北京英克公司开发并实施的财务、销售及库存系统。该软件在普通的帐务信息收集处理中基本能满足ATG的需要,也起到了一定的促进作用。但是该软件并不是一个根据现代企业管理理念发展而来的整合管理信息系统,因此已不能满足ATG对未来企业全面现代化、信息化管理的要求。ATG对将来信息系统规划的框架目标如下:n 第一年实施整个物流系统的电脑化管理缩短月底的管理报表编制时间(月结后5日内提供所有管理报表,包括办
16、事处)销售客户资料管理全国办事处与ATG主数据库联网及流动用户上网企业Intranet建设n 第二年实施整合的ERP管理信息系统,主要包括财务、生产和物流的电脑化管理n 第三年实施设备管理、质量管理、人力资源等信息系统实现对客户、供应商开放部分资源,提供连接根据以上初步规划,ATG将实施一个整体的ERP(企业资源计划)系统来支持其生产和业务的需求,预计此ERP系统将包括以下功能模块:1财务总帐系统1固定资产管理系统1产品销售系统1采购/收货系统1存货控制系统1生产计划管理系统1生产车间管理系统1成本管理系统1人力资源管理系统1技术/质量管理系统1决策支持系统根据以上分析,ATG委托毕马威华振会
17、计师事务所对上述系统的现状和需求进行详细调研,并据此提出未来选用之ERP系统所需具有的具体功能和特性。2.5 KPMG工作方法KPMG采用对管理层进行信息系统专业培训与展开实地调研相结合的方式提供专业服务。通过进行MRPII原理及信息系统规划的简要培训使ATG副部长级以上主管对信息系统有大致了解,并在此基础上举行了一系列以ERP系统功能模块为单位,由各职能部门负责人参与的研讨会以收集资料,了解业务需求,并籍此提出KPMG的专业建议。以下是企业SWOT分析研讨会的结论,其他各研讨会的分析将在本报告三至十二章详细讨论。SWOT分析即对企业的竞争优势与劣势,面临的机遇与威胁进行分析,针对ATG的实际
18、情况,SWOT分析的结果如下:n 竞争优势技术优势,结合日本TP与德国GOETZE技术质量管理与成本管理市场营销,尤其在网络渠道和品牌上信息资料来源广,速度快能源成本低良好的地方经营环境n 竞争劣势由于所处地理位置缘故对人才的吸引力不强合资企业的管理费用相对较高本地供应商的服务能力不强技术支持对国外依赖过大,本地技术支持力量较弱n 面临的机遇成本再降低的潜力大本地员工的技术能力有大幅度提高的潜能管理手段的现代化、信息化将为ATG创造新的效益合资各方进一步的磨合、沟通能产生更大的合力n 面临的威胁客户结构及市场风险(如受主机厂的影响较大)目前较高的毛利率在竞争加剧时有下降的可能中国加入WTO的负
19、面影响市场不公平竞争及品牌侵权活塞环行业新竞争者的进入3 信息系统的现状3.1 电脑硬件网络系统概况ATG的网络架构为星形结构,采用传统的客户端/服务器方式,主要分为老厂与新厂两个网段。其连接通过租用的DDN专线实现,目前使用的专线带宽为64K,另一根带宽为256K的专线正在建设中。ATG的主体网络结构图如下:如上图所示中软硬件的详细配置如下:n 服务器ATG采用的惠普NetServerLH4服务器,是全面满足关键任务的企业级服务器。LH4的原本设计是针对金融、证券、保险等行业的用户,由于他们的任务都非常关键,因此系统的性能、可靠性、冗余性都有非常高的标准。LH4至多可支持四路PIIXeon4
20、00MHz处理器,并在各个子系统上都采用了非常先进的技术:高达4GB的ECC校错内存,集成两个支持80MB/s传输率的Ultra2SCSI控制器,可内置12个热交换Ultra2硬盘。LH4还集成了高性能的RAID阵列控制器,支持64位PCI总线,采用了智能I/O(即I2O)技术,LH4/4r还支持冗余的电源及风扇系统。ATG使用的LH4的主要配置如下:i)处理器:Intel PentiumII Xeon 400MHz,带有512KB高速缓存ii)内存:256MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAM,支持 内存清理iii)存储器:4*9G Ultra2 SCSI硬盘驱动器iv)硬盘阵列控制器
21、:集成的双通道HP NetRAID控制器v)I/O扩展槽:总共8个PCI插槽,包括2个64位插槽vi)管理软件:基于浏览器界面的HP Toptools for Servers适用于设备管理 HP OpenView ManageX/SE适用于网络操作系统和应用程序管理vii)电源:3个标准的热替换的电源viii)风扇:总共8个标准的冷却用热交换风扇根据目前的使用状况,计划中对服务器的扩展方案如下:i)处理器:扩展为双Intel PentiumII Xeon400MHz CPU结构ii)内存:扩展为512MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAMiii)存储器:增加硬盘驱动器添置磁带备份机添置光
22、盘刻录机n 终端ATG目前使用的终端数为85台各式微机,其中约60%为租赁电脑,另40%为自购电脑。租赁电脑与自购电脑的主要配置分别如下:i) 租赁电脑处理器:非Intel处理器,主频=233MHz 内存:32M 存储器:硬盘存储器,容量=4.3G租入电脑主要由安庆三超电脑租赁公司提供,租赁期为一年半至两年,租赁费为170元/台/月。租赁期间ATG不需支付押金,电脑的基本维护由出租方负责。ii) 自购电脑(台式机)处理器:Intel Pentium 133MHz 内存:32M 存储器:硬盘储存器,容量=1Giii) 自购电脑(便携机)486至PentiumIII主频的各种档次目前,ATG在全国
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