奥组委物流管理信息系统软件业务需求说明书.docx

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1、奥组委物流管理信息系统业务需求说明书需求人：_奥组委财务部1引言31.1编写目的31.2背景31.3物流业务描述41.4参考资料62项目概述62.1名称62.2目标62.3用户62.4业务流程72.5业务职能描述83采购管理113.1业务描述113.2用户描述123.3业务流程123.4数据流程143.4功能点列表143.5功能详述153.5.1采购计划管理153.5.2采购流程跟踪管理163.5.3合同管理173.5.4订单管理183.5.5供应商管理194场馆物流管理（VMS）204.1业务描述204.2用户描述204.3业务流程204.3.1场馆物资追踪214.3.2场馆物流服务234.

2、4功能点列表234.5功能详述234.5.1场馆物资接收管理234.5.2场馆物资追踪管理254.5.3场馆物资回收管理264.5.4任务分配管理274.5.5人员信息管理285仓储管理（WMS）285.1业务描述285.2用户描述295.3业务流程295.4功能点列表305.5功能详述315.5.1入库管理315.5.2货区货位管理325.5.3出库管理335.5.4货区计划管理345.5.5系统信息管理356物资追踪管理366.1业务描述366.2用户描述366.3功能详述367配送计划管理377.1业务描述377.2用户描述377.3业务流程377.4功能详述388、资产管理9、捐赠工作

3、管理10、物流编码规则11、1引言1.1编写目的本说明是指奥组委采购物流管理信息综合系统的软件业务需求说明，主要着眼于物流部门承担的业务以及相关处理流程，为系统开发时编写用户需求、功能需求说明书做前期准备。1.2背景在第29届奥林匹克运动会准备及比赛期间，为履行采购项目和物流项目的工作职责，按照奥运会标准为各职能部门及其利益相关方提供采购/物流服务，需要对组委会的采购和物流工作实行信息化管理，以便正确、及时的记录和跟踪资产信息，合理安排货物配送，科学分配库容设施。物流部门的组织结构按最新组织结构修改，涉及到子系统的划分和需求确认。如下：物流部门组织结构图采购处的主要职责是：根据组委会各职能部门

4、提出的需求，借鉴往届奥运会的经验，综合考虑采购成本和使用需求，进行合理的物资规划。依照有关法规、政策和标准，本着勤俭办奥运的方针，公开、公正、高效的组织实施采购行为。对采购合同实行集中化管理，确保合同如期履行，制订与履行以上职能相关的政策和工作程序。物流处的主要职责是：负责对物资供应链进行全过程跟踪管理。保证物资及时采购、交付和归还，并按照有关政策进行资产处置。具体职责如下：物资采购、物资接收、仓储、配送、追踪、处置。处的主要职责是：1.3物流业务描述：委内部门或机构：非委内机构：信息流：物流 物流筹备组总部+场馆供应商供应商物资配送计划采购部门财务部门（VIK）捐赠部门第三方物流配送中心餐饮

5、、垃圾清运等其他业务物流业务物流、信息流描述图如上图所示，物流筹备组管理的物资主要包括三个来源：n 采购部门的采购物资n 财务部门VIK处获得的VIK物资n 市场部门的捐赠物资 2008年奥运会召开之前，各个场馆以及职能部门对物资的需求进行申报，这些物资将通过采购、VIK、捐赠等渠道获得。其中一部分在赛前运到物流中心与配送中心的关系储存，一部分物资在赛时由供应商直接送到场馆。在赛时及BUMP IN含义 阶段，物流中心根据各场馆、部门申报的物资需求量，以及第三方物流赞助商运输能力，场馆的吞吐能力等各种因素，制定物资配送计划，将所需物资按时、按质、按量运送到所需场馆，在配送任务实现过程中需要关注实

6、物流动（实物流）和信息相互交换（信息流）配送任务应该在信息流的。实物流主要关心物资实物在不同场馆或单位之间的流动，包括以下几个方面：n 奥组委配送中心向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送；n 供应商直接向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送n 供应商向配送中心的物资运送n 赛时餐饮等业务向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送n 赛时垃圾清运等业务从奥运场馆和奥组委总部机构的物资运出信息流主要是关注为顺利执行实物流动 从而引起各个部门之间存在信息交换的方面：n 采购部门采购物资信息与物资筹备组的信息交换n 财务部门VIK物资信息与物资筹备组的信息交换n 市场部门捐赠物资信息与物资筹备组的信息交换n

7、各个场馆和总部机构与物资筹备组存在信息交换n 供应商与物资筹备组存在信息交换n 配送中心与物资筹备组存在信息交换？n 第三方物流等与物资筹备组存在信息交换n 餐饮、垃圾清运等其他业务执行单位与物资筹备组存在信息交换1.4参考资料l 采购物流管理信息系统立项申请书l 采购物流管理信息系统立项建议书l 物资管理办法2项目概述2.1名称项目名称：采购、物流综合管理信息系统2.2目标l 系统要实现采购的信息化管理l 系统实现物资仓储管理、资产追踪管理的信息化管理l 系统实现物资货运配送管理l 核心是记录功能、查询功能和为决策提供参考的功能。2.3用户物流系统用户。包括奥组委内部用户、物流赞助商、物流承

8、包商、采购供应商等，根据承担物流职责的不同，对访问系统有不同的要求。应能满足200-300人同时访问，并对用户权限进行设置或调整，例如实现授权等要求。用户类型用户描述用户数量项目员/项目助理终端基础信息数据输入，本岗位工作信息系统管理200项目主管审核上一级提交数据，整合计划，提报上一级领导100处长/部长系统验收、分配任务、有权查询本系统所有数据，20系统管理员支持和修改系统权限3物流承包商/赞助商在权限范围内双方进行物流工作上的沟通，无权删除、修改和更新信息数据20采购供应商订货信息与送货信息的沟通，待定政府相关机构一定权限范围内政策信息上的横向沟通，无权删除、修改和更新信息数据待定2.4

9、业务流程VIK物资捐赠物资仓储管理办理出库手续在用资产追踪管理场馆物资管理计划配送管理物资运送管理物资领用部门物资部门办理入库手续采购管理需求部门供应商物流部门操作流程图在奥运会赛前由各部门/场馆提出物资需求计划，审核、批准后的物资需求计划通过采购、VIK、捐赠等途径来获取。通常情况下，物资在采购定单或VIK定单阶段开始进行物资信息追踪，然后各种渠道获得的物资到物流部门办理入库手续后，进入物资仓储管理阶段物资信息记录管理，通过办理出库手续进入物资使用追踪阶段管理，出库后的物资要通过物资配送计划，确定物资信息和实物流向，赛时物资使用流向主要是场馆，赛前物资使用流向主要为各职能部门。在入库方面，物

10、资入库有两种情况，一是真入库，实物流与信息流并行，物资通过办理入库手续进入仓库保管状态，另一种是假入库，物资实物流与信息流分开，指物资并没有存放在库房中，而是直接进入使用状态，入库是履行物资归属信息记录的一种手段。在物资出库和使用中也会出现实物流与信息流分开的情况， 比如场馆间物资调配，实物直接在场馆之间移动，信息则通过物流中心的系统进行记录变更。因此，包括VIK物资和捐赠物资在内，所有物资从入库开始由物流处对物资进行追踪管理。通过办理出库手续，各种物资由第三方物流公司从物流配送中心运送到各物资领用部门（场馆），物资的管理和使用由各物资领用部门（场馆）负责；也可以由供应商直接送到奥组委总部或者

11、各个场馆使用。在整个过程中，贯穿了对物资的实物追踪管理，赛后物流部门牵头负责物资回收。2.5业务职能描述因此给出采购物流信息系统需要实现的采购管理职能和物流管理相关的管理职能，如下图所示：物流部门主要业务管理职能图采购管理接收奥组委各个部门对采购物资的需求，对采购合同实行集中化管理，确保合同如期履行。建立为履行以上职能所需要的团队，制订与履行以上职能相关的政策和工作程序。场馆物流管理对运送的场馆的物资进行管理，按照物资需求进行入场、存储管理、补货、出场等管理。对于场馆物资管理系统，是否跟踪到房间尚未确定，在物流中心对物资存在的信息控制只是到场馆、部门一级。仓储管理通过对仓储信息进行有效管理，基

12、本实时的反映仓储状态（比如货物的当前操作和货位信息），以便于全面控制库存和订单流动，提高仓储操作的效率，并为采购、配送提供必要的货物数据。例如，入库操作中利用当前的货位信息，系统自动做出货物的储存货位分配的建议等等。配送计划管理奥运物流信息系统中的管理层次，更为关注宏观层面的物资配送与管理，直接面对管理的对象为各第三方物流提供商，操作人员为奥组委物流部门及赞助商的工作人员。物流配送管理人员整合各相关部门或场馆的需求信息，交通、安检信息，赞助商服务能力信息，然后根据场馆、物流中心的“可用时间”制订物资配送计划，由物资流赞助商执行物资配送计划，即物流赞助商的配送车辆在计划的时间内、把正确的物资配送

13、到正确的场馆。物资追踪管理物资追踪管理的目的是要体现物流部门管理物资的种类、数量、存在状态及所管理的这些物资的流向记录。根据奥运物资的流动特点，资产跟踪将在以下几个环节进行跟踪：采购阶段。采购订单下达后，资产跟踪系统实现订单的跟踪，直到采购物资入库。仓储阶段。物资进入仓库后，对库房物资进行货区、货位管理，物资出库后，记录物资出库的相关数据，进入物资使用追踪环节。配送阶段。对出库后的物资从装入配送车辆开始到送达需求部门/场馆止，进行配送过程中物资转移信息的跟踪记录。场馆/部门阶段。物资到达场馆/单位后，将被分配到各相关部门或场馆的人员使用，这一阶段对物资使用的状态及存在位置进行跟踪。回收阶段：物

14、资在各场馆/单位使用结束后，将被运回配送中心的仓库，系统需要记录回收过程的物资状况、物资转移记录，直到最后资产处置结束。物资追踪管理的阶段描述图根据正在修改的物流管理办法，物资管理可能形成二级管理体系：物流部门作为一级管理部门；以秘书行政部、技术部、医疗部门、体育部等物资归口管理部门为主的二级管理部门进行分类管理。入库状态的物资由仓储管理来细化追踪；出库状态的物资由场馆管理来细化追踪；在这个层面的物资追踪上，还可能记录到其他组委会外部个体（交管局、BOB、海关等）使用的物资。捐赠管理捐赠管理是市场部执行奥运捐赠的管理工作。其中对物资的管理纳入物流部门统一管理范畴内，其系统独立于采购物资信息系统

15、之外。VIK管理VIK管理是财务部VIK管理部门对现金等价物的管理工作。捐赠管理是市场部执行奥运捐赠的管理工作。其中对物资实物的管理纳入物流部门统一管理范畴内，其系统也独立于采购物资信息系统之外。运输管理运输管理赞助商作为第三方物流承运商对物资运输及其相关过程的管理工作。它不属于奥组委直接管理的非奥组委机构，但其运输以及相关信息需要由奥组委物流部门统筹了解、控制，并依据物流部门指定的物资运输计划执行物资运输任务。物资编码管理根据组委会物资管理工作的要求，参考悉尼、雅典奥运会的物资编码系统，物流部门与技术部就物资编码规则与物资编码管理进行了讨论，组委会物资编码规则初步确定如下：1物资编码主要是用

16、于物资标识，可直观的反应出物资的一些基本信息，不承载物资的属性信息及相关管理作用；2物资编码分为三级：种类码+供应商码+序列号：种类码由三位代码组成，表示物资所属种类，种类码由物流部门根据其管理要求，对管理的物资进行合理的分类划分，并通过有意义的代码描述；供应商码由三位代码组成，表示提供物资的供应商，供应商信息主要是由采购部门进行维护与管理；序列号是一个四位代码的流水号，以表示不同物资的区别；编码共计十位组成，可以数字、字母混用。3为了保障对物资编码的有效管理，尤其需要避免编码重复等问题，物资编码的管理和维护将由物流部门指派专人负责；4物资编码的使用贯穿物资管理和追踪的全过程，在物资采购阶段订

17、单环节就需要形成物资编码，因此可以考虑由采购/VIK部门负责管理物资编码。3采购管理3.1业务描述通过目录管理以及决策支持系统快速方便的建立采购计划、签订和维护采购合同和采购订单、协调供应商交货进度、安排采购接收、进行采购绩效评价等项功能，有效的管理整个采购管理业务，用以提高采购效率，控制和节约采购资金，降低采购成本。采购管理在物资追踪管理的位置3.2用户描述用例图描述3.3业务流程需求部门提交采购申请审核采购申请是否规范否是采购小组办理委托北京市政府采购中心办理不同意向委领导请示按照委领导批示意见办理同意否是否需要签订合同是法律部起草合同，需求部门与供应商谈判并签署合同实施采购，验收，办理出

18、入库手续结算备注：接办人：汤永辉/王有珩，负责人：鲁兵；附执行预算的领导批示文件及预算审核意见。 采购处经办人组织验收，到物流处办理入库手续，需求部门经办人到物流处办理出库手续。 需求部门经办人及部领导在供应商提供的正式发票上签字，需求部门经办人持发票、入库凭证及领导批示文件到会计处请款，将支票交采购处经办人转交供应商。 该业务流程主要描述了采购审批业务过程，即各需求部门提交采购申请后，采购处将审核需求部门的采购申请是否符合规范，是否在财务部门的预算范围之内，并给出审核意见。如果不能通过采购审核，则要返回需求部门重新申请。通过审核后采购申请，将提交采购小组或者委托北京市政府采购中心办理具体物资

19、采购的联系、询价和接洽等，确定采购方案，并将该方案提交，向委领导请示。按照委领导指示办理采购事宜，如需签定合同，则需要请法律部起草合同，需求部门与供应商谈判并签署合同，实施采购，验收，办理出入库手续，进入物流处管理职能。采购业务流程中，相关采购从采购申请最后到入库的过程构成一个人工审批的工作流程。根据实际工作情况，由信息系统实现工作流的流转，将导致不可控制的不可行性，因此采购业务的系统实现更关注与采购相关的管理功能，而不将采购流程纳入系统实现。但为了保证采购部门对采购全过程的查询、监控，需要记录各个阶段的实际状态。根据采购部门实际工作的情况，在流程中，签订合同之前，需要采购的物资清单称之为“采

20、购申请”，其标记关键字为“采购申请编号”。一个采购申请可以由若干个采购合同来执行，并根据合同执行情况下若干个订单给供应商，此时需要采购的物资清单称之为“订单”，其标记关键字为“订单号”。订单管理在业务上的是纳入合同管理的，因此合同标记的关键字为“合同编号”。实际操作中采购申请、合同、订单之间存在着关联关系，但有可能缺少某个环节以及，多对多的对应关系等复杂情况，在系统实现中可以通过虚建缺失环节等方式建立完整流程，保证系统实现业务的通用性，保证状态追踪和物资采购管理的完整性。3.4数据流程数据流说明/数据流图描述3.4功能点列表功能名描述基本操作关键字采购计划管理汇总采购需求，编制采购计划，查询采

21、购计划执行情况。新建、（提交/导入）、保存、注销、打开、打印、查询采购申请编号采购流程跟踪管理根据采购申请在各审批环节的流转过程，记录相关采购申请的状态。修改、查询、打印采购申请编号合同管理实现采购合同分类管理，根据物资分类，生成标准采购合同模版，并能查询合同条款。跟踪合同执行情况。新建、保存、查阅、打印合同编号订单管理根据产品编码、订单编码，生成订单和查询订单执行情况，并实现定单归档管理功能，与物流模块有信息接口，与财务模块有信息借口，以便向财务部门提供所采购信息的价值和在途物资价值。新建、保存、打开、注销、打印、查询订单号供应商管理可以建立供应商产品、价格、 资质、 信誉等级等信息数据库，

22、可以遴选供应商、查询有关商品情况和合同执行情况。新建、保存、修改、查询、打印预警提示在采购业务处理流程中，提供多方面的辅助提醒功能，例如：合同执行过程中的预警提示；订单计划中对库存量的预警提示。采用明确标志性的提醒方式统计报表执行与采购部门管理职能所需要的相关报表的制订、打印等业务新建、保存、打印3.5功能详述3.5.1采购计划管理输入需求部门的采购申请。 输出订单状态-“审核”；相关采购申请的查询内容；采购申请的需求汇总信息；采购计划的明细汇总。操作根据采购预算金额和领导的批示，物资采购的途径有两种方式：，一是由需求部门直接实施的分散采购；二是由采购部门实施的集中采购。在由采购部门负责的集中

23、采购中，一种情况由需求部门直接提出采购申请，通过采购部门整理汇总这些采购申请，统一制订采购订单，所有相关订单的新申请、修改、提交和删除的工作都不由需求部门操作，而由采购部门统一处理。为了减少采购部门工作人员处理订单输入的复杂度或者难度，采购部门制定采购申请表的电子文档格式，由需求部门填写并提交到采购处，采购处工作人员通过格式化文件的导入来实现订单输入工作。 建立“申请”状态。另一种情况是由采购部门根据组委会总体需求进行的统筹采购，没有相关需求部门提出的采购申请，可以把采购部门作为需求部门，提出采购申请，用于物资的采购跟踪。采购处工作人员输入订单数据后，可能存在相关修改、确认等工作，确认订单状况

24、为“审核”。接口根据财务部门预算审批采购申请3.5.2采购流程跟踪管理采购申请通常是以需求部门提交物资采购申请编号为关键字，以申请表采购物资内容为对象的一系列文件集。采购流程跟踪管理就是根据采购申请经过的各个流程审批阶段，对这个文件集的相关内容进行处理，这个处理过程可参考采购管理的业务流程。输入采购申请编号等采购申请关键字；采购申请目前的状态；相关审批流程中用到的文件（可以以扫描件的形式保存到文件集）输出采购申请查询的内容等；相关订单文件集变化的信息操作采购流程跟踪管理主要是处理申请订单，对在采购阶段经过的各项业务审批或者部门处理过程的管理。由于在系统实现的不实现工作流，因此订单管理在信息系统

25、的业务操作关注于订单状态的查询，修改。通过订单状态的记录来展示业务流程，并通过对订单关键字的查询最终体现订单处理的全部轨迹。目前总结的订单状态如下表所示：状态名称描述申请由物资需求部门提交的新订单时的状态，提交后进入审核审核等待审核的状态，审核通过后进入受理审核不通过采购部门审核订单不通过，记录不通过原因受理由北京市政府采购中心或采购小组采购的阶段，处理时记录相关信息请示等待委领导请示，处理时需要同时记录领导意见合同等待签合同的状态，处理时记录相关信息采购实施采购阶段的状态（该过程是否要细化）入库采购处记录物资采购业务的最终状态，实物物资已经由物流处管理。接口与财务、物流业务之间存在信息交换3

26、.5.3合同管理合同管理关注于监控合同执行过程。输入合同管理的需要输入的内容（合同编号等关键字的信息输入）输出合同查询内容、合同执行轨迹、相关统计报表等操作创建合同：通过输入合同关键信息来创建一个新的合同。同时提供合同的修改、保存、删除等功能。合同查询：通过对签约时间、交货时间、金额、交货地点、标的数量、规格、供应商、单价、总价和合同执行情况等进行合同查询。合同执行过程中的跟踪，主要通过由合同执行引起的若干个订单的执行状态组成。在对合同执行跟踪过程中，需要提供预警提示的功能，以保证采购部门工作人员可以前瞻性的控制、调整合同执行情况。例如在生产周期快结束前提示工作人员，联系供应商是否完成产品生产

27、等。相关统计分析方面的功能需求（有待于细化）。接口建立合同与采购申请、订单之间的联系。通过合同管理可以查询到相关采购申请、订单的情况。3.5.4订单管理订单管理关注于根据合同执行的订单管理过程。一个合同可能形成对应多个订单的管理要求。输入订单管理的需要输入的内容（订单号等关键字的信息输入）输出订单查询内容、合同执行轨迹、相关统计报表等操作创建订单：通过合同编号、订单信息等输入内容来创建一个新的订单。 同时提供订单的修改、保存、删除等功能。订单查询：通过对提交订单的时间、交货时间、金额、交货地点、标的数量、规格、供应商、单价、总价和合同执行情况等进行订单查询。订单执行过程中的跟踪：确定几个跟踪状

28、态（是否在生产周期内、是否在运输周期内、交货等状态），通过对历史数据的查询建立订单执行轨迹。状态名称描述新订单根据合同创建的新订单生产供应商提供的物资正在生产周期内运输供应商提供的物资正在运输周期内交货订单物资已经交付接口建立订单与合同之间的联系。通过订单管理可以查询到相关采购申请、合同的情况。3.5.5供应商管理管理供应商的相关信息。输入供应商相关信息输出相关供应商的查询内容、例如商品情况和合同执行等操作新建，输入供应商相关信息创建新供应商。包括提供对供应商信息的修改、删除、查询功能。建立供应商产品、价格、 资质、 信誉等级等信息数据库，可以遴选供应商、查询有关商品情况和合同执行情况。接口通

29、过供应商管理可以了解其合同执行情况。4场馆物流管理（VMS）4.1业务描述在以资产追踪为核心的物流管理中，场馆物流管理是在场馆化阶段的物资追踪，作为物资追踪管理的延伸，是对场馆使用物资的管理与跟踪。场馆物流管理在物资追踪管理的位置结合场馆物流管理的要求，包括两个层面的含义：场馆物资追踪和场馆物流服务。场馆物资追踪的实质是对实物存在和使用状况的管理，包括RDS、物资仓储、物资接收信息反馈等；场馆物流服务关注于场馆内物资的装卸、搬运、位移等这些场馆物流工作任务的管理，包括场馆物流工作计划表，物资搬运任务派遣单、赛时场馆物流工作排班等，是场馆物流信息管理的次要部分，是否通过系统实现这部分功能尚需讨论

30、。4.2用户描述场馆物流管理的用户包括场馆物流经理和其他物流工作人员。4.3业务流程场馆物资追踪是由对场馆物资的接收、日常管理、回收进行跟踪和管理4.3.1场馆物资追踪能够通过系统追踪所有物资的流向、分布状态、使用部门、责任人等，可以进行仓储查询、物资信息统计，并建立赛时RDS（room data sheet ）信息管理模块，定期进行RDS信息更新，明确物资的存在定位。需要与财务系统中的库存帐经常进行数据的核对，保持数据的一致场馆对物资的管理是通过分类管理来实现的，例如计算机等设备是由技术经理来管理，医疗设施是由场馆医疗负责人来管理，场馆物流部门只负责追踪场馆内物资种类、数量、存在地点以及存在

31、状况，并不直接对物资实物的使用进行管理。因此，场馆物资追踪需要了解：哪些物资进入了场馆，哪些物资离开了场馆，目前场馆有哪些物资，这些物资分别由哪些部门归口分类管理，这些物资的所在位置，位置发生过什么变化等情况等。根据以上物资追踪的要求，给出场馆物资追踪的业务流程图，如下所示：场馆物资追踪业务流程图根据物流配送计划，第三方物流将场馆所需要的物资运送到场馆，开始了场馆物资追踪管理。场馆物流部门根据货运配送单（通过email等手段得到的格式文件或纸制单据），进行场馆接收物资处理，包括两个方面：物资实物接收处理和接收单据处理。对进入场馆的物资，物流部门要进行日常管理，这些管理主要包括对物资在场馆的位置

32、进行跟踪，对于发生变化的物资需要做变化记录，以便于查询或者了解到目前场馆物资的状况，日常管理的重点是RDS更新管理。赛后，物资回收阶段，场馆物流部门需要根据物流部的回收规划，将所有回收物资按照分类运送到指定地方（物流配送中心）。4.3.2场馆物流服务场馆物流服务是指为场馆其他职能部门提供相关物流方面的服务。包括场馆内物资的装卸、搬运、位移，以及为完成上述任务采取的管理措施，如赛时排班、任务派遣单、物流工作问题库等，一系列保障物流工作顺利完成的方法措施，是场馆物流信息管理的次要部分，是否通过系统实现这部分功能尚需讨论。4.4功能点列表功能名描述基本操作场馆物资接收管理根据物流配送计划接收第三方物

33、流运送到场馆的物资。并根据物资分类管理将物资安排到相关位置。新建、（提交/导入）、保存、注销、打开、打印、查询场馆物资追踪管理日常物资位置以及相关管理。修改、查询、打印场馆物资回收管理在赛事转换或者赛后回收的要求，根据场馆物资分类方式，将场馆物资离开场馆。新建、保存、查阅、打印任务分配管理主要对为场馆提供的物流服务进行管理。新建、保存、打开、注销、打印、查询人员信息管理对场馆物流人员及其相关信息的管理新建、保存、修改、查询、打印统计报表执行与场馆物流部门管理职能所需要的相关报表的制订、打印等业务新建、保存、打印4.5功能详述4.5.1场馆物资接收管理根据场馆物资接收的业务要求，一方面是实物物资

34、接收，需要接收第三方物流运送的实物物资并根据分类管理要求送到指定的使用位置；另一方面是接货单的处理，根据对接收的物资进行确认，并根据接货单反馈相关的接货信息。实物物资接收场馆物流经理与物资归口管理部门负责人共同接收相关物资，对正确运送到场馆的物资接收下来，对于不符合要求的物资不予接收。接货单的处理第三方物流运送的货物是通过配送中心统筹规划的，因此，在第三方物流配送的同时，配送中心会将配送物资形成接货单发送到相应的接收场馆，场馆根据接货单核销运送到场物资，结合实物物资接收的情况，需要形成反馈单：接货单与实物物资是否相符，记录哪些物资已经被场馆接收，哪些物资没有被场馆接收，为什么没被接收等状况信息

35、，这些信息形成的反馈单将回送到配送中心，进行相关的业务处理。输入相关第三方物流运送物资的接货单和场馆物资分配信息输出接货情况反馈单、场馆物资信息操作创建新的物资接收记录，输入（导入）接货单信息。包括提供对物资接收记录的修改、删除、查询的功能。根据接货单创建的接货信息还不能作为场馆物资管理的依据，需要根据场馆分类管理和物资分配方案，指定相关物资由哪个归口管理部门管理，将放到哪个场馆的哪个房间。结合接货单的核销状况，为正确物资输入这些信息，并提交最终完成场馆对物资的接收。接口配送中心提供配送物资的接货单及其他相关信息场馆接收物资状况的反馈单信息4.5.2场馆物资追踪管理场馆物资追踪管理主要是体现物

36、资在场馆的状况。场馆物资管理采取粗放式管理，对场馆物资实行分类归口管理，不同类别物资由不同归口管理经理负责，无归口管理部门的由场馆经理负责管理，目前存在的分类有：物资分类归口管理部门技术设备类技术部门体育器材类体育部门开闭幕式类文化活动部门临时设施类场地管理部门(Site Management)清洁与废弃物管理设备及其消耗品环境活动部医疗器材医疗部服装劳保用品人事部特殊专用物资设备通用家具电器采购物流部其他类临时仓库/物流部门为了实现对场馆物资的追踪，还需要对场馆每个房间的物资管理，管理需要RDS（Room Data Sheet）房间物资登记单来实现。输入场馆物资查询的相关信息输出相关场馆物资

37、的查询内容，RDS（房间物资登记单）形式的查询输出操作根据场馆物流部门对日常场馆物资的管理，能够给出多种查询要求的场馆物资信息,例如分类部门，接收时间，当前位置等等。RDS查询，为了保障场馆物流部门对场馆物资的追踪，如果采取房间物资登记的形式，就需要根据当前所有房间的RDS状况，并作为场馆每次（日）清点的依据。根据每次（日）场馆物资清点后，需要修改物资分配信息，也就是物资在场馆的分配信息。接口: 场馆技术部门物资管理系统、体育器材管理系统4.5.3场馆物资回收管理对场馆物资出场的管理，主要管理重点是保存物资分类回收记录，该业务管理职能是保障物资正确、及时的回收。输入相关回收物资的关键信息输出物

38、资分类清单、回收物资运送计划单操作奥运会赛时转换期和赛后回收期，场馆物资有可能会根据物流部门的回收计划离开原场馆，由于某些特殊原因，部分物资也可能转移到其他场馆，这些通过系统来记录转移或回收的物资。根据物资管理办法，场馆物资的回收是根据物资分类，按类别逐步回收，贵重或特殊物资会先回收。回收步骤，首先根据物资分类制订物资分类清单，根据物资分类清单，收集回收实物物资，并生成每批次回收的物资运送单，将回收运送单发送到接收回收物资的部门，作为接货单。另一方面，场馆运出操作，由第三方物流将物资运送到指定地点。接口与物资接收地之间存在出货运送的物资清单信息4.5.4任务分配管理场馆物流部门为场馆内相关职能

39、部门提供物流服务，这些服务主要与物资日常管理相关，因此，场馆经理需要根据目前的人力、任务要求做好物流服务计划，并保存服务记录。输入场馆物流服务信息、人员安排信息输出赛时排班计划表、任务派遣单，相关物流服务的查询内容操作赛时排班计划，根据场馆物流人员配置情况，为场馆物流人员制定值班工作安排的计划，按照分时段，将相关人员合理的安排其工作时段。排班计划时段可能有日计划、周计划、月计划等，并允许场馆物流经理根据实际情况手工调整。因此其操作涉及新建赛时排班计划，同时应包括修改、查询、删除、打印等功能。任务派遣，汇总场馆其他各部门提出的物流服务要求，安排适当的人员负责提供服务任务，并记录人员执行任务状况等

40、。其操作包括新建新任务单，以及相关的修改、查询、删除、打印等功能。接口需要人员信息管理来配合任务分配管理的功能。4.5.5人员信息管理管理场馆内物流工作人员和物流服务人员的信息。输入场馆人员相关信息输出相关场馆人员的查询内容操作新建，输入场馆人员相关信息创建新的人员记录。包括提供对场馆人员信息记录的修改、删除、查询的功能。接口考虑场馆人事部门的人员管理系统数据调用5仓储管理（WMS）5.1业务描述在以资产追踪为核心的物流管理中，仓储管理是在仓储阶段的物资追踪，作为物资追踪管理的延伸，是对仓储物资的管理与跟踪。仓储管理在物资追踪管理的位置仓储管理主要通过对仓储信息进行有效管理，基本实时的反应仓储

41、状态（比如货物的当前操作和货位信息），以便于全面控制物资库存和物资运送流动，提高仓储操作的效率，并为采购、配送提供必要的货物数据。仓储管理主要包括货位查询、库容管理、进出库物资管理、可以生成各种库存报表、出入库单。需要建立与物资追踪管理之间的数据关联，以便进行在仓储阶段对物资的统计和跟踪。5.2用户描述仓储管理的用户包括仓储管理经理、库房经理和其他工作人员。5.3业务流程仓储管理业务流程图仓储管理的业务是从供应商送货开始进行物资入库，到赛前运送物资到需求部门活场馆的物资出库。物资仓储过程中主要包括三个阶段：入库管理、货区管理和出库管理。为保障物资的仓储管理，还需要对仓储中心货区规划的货区计划管

42、理，月台管理、仓储设施使用管理，并提供相关数据汇总、明细的统计分析，包括人员信息、赞助商信息等其他信息的系统信息管理。5.4功能点列表功能名描述基本操作入库管理提供物资进入仓储中心的入库的管理，包括入库物资信息、物资货位管理信息等的维护新建、（提交/导入）、保存、注销、打开、打印、查询出库管理提供对物资离开仓储中心的出库管理。新建、保存、查阅、打印货区、货位、月台计划管理对仓储中心储备物资的货区、货位、月台进行规划和管理。新建、保存、打开、注销、打印、查询系统信息管理仓储管理需要涉及到的人员、赞助商等基本系统信息的维护。新建、保存、修改、查询、打印统计报表执行与仓储中心管理职能所需要的相关报表

43、的制订、打印等业务新建、保存、打印5.5功能详述5.5.1入库管理采购物资、VIK物资、捐赠物资都有可能运送到仓储中心，进行统一管理，并在赛前运送到相关场馆。因此入库管理是这些物资进入仓储中心的第一环节。一般来讲，物资供应商会先将物资送货单发到物流部门，物流部门汇总这些送货单信息，向仓储中心提供送货通知，仓储中心根据送货通知接收物资供应商运来的物资。入库包括两个方面的内容，其一是对实物物资的接收，根据当前仓储中心货区规划，将物资送到相应货区或月台，并制定相关任务派遣单，指定人员将物资搬送到货位；另一个方面就是对物资实物入库存储信息做记录，作为信息系统管理的基本数据来源，也是物资采购结算的一个必

44、要凭证。输入入库单、物资数据库基本信息、建立数据库对应关系等输出入库物资的接收反馈单、各种统计表单和查询相关信息等操作创建新的物资入库记录，输入（导入）送货通知单上物资信息。提供对物资入库记录的修改、删除、查询的功能。接口由物流管理部门提供的送货通知单5.5.2货区货位管理根据送货通知单创建的入库单信息作为仓储物资管理的依据还有一定局限，还需要根据货区货位计划管理原则，定义货区、货位管理与物资分类管理的对应关系，建立货区、货位与月台的对应关系规则，即根据物资种类确定在哪个月台装卸货，归属哪个库房货区管理，放在相应货位储存，这些仓储信息是物资配送和接货的基本规则，货区管理的职能主要是对仓储的日常

45、管理，包括货位信息和库房操作等两个方面。货位信息的管理是对库房物资存储位置的记录，具体表现仓储中心的库存物资及剩余库房空间的状况。库房操作主要是仓储任务管理，执行仓储中心与物资相关的入库、出库、物资搬运等任务的管理职能。输入相关货区管理规则、建立查询信息条件，例如根据货位查询相关物资信息，库存信息等；任务单基本信息。输出任务单查询、相关货区管理查询信息等操作创建新的任务单记录。包括提供对任务单记录的修改、删除、查询的功能。对货区物资存储信息的修改等。库存管理有待于根据物流部门明确工作职能后的进一步细化。接口5.5.3出库管理赛前物流部门将根据各个场馆及物资单位的物资需求，制订物资配送计划，由第三方物流赞助商承担这个过程的物资运输任务，将相关物资从配送中心运送到各